| Organisatie | Hillegom |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Hillegom houdende regels omtrent Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Hillegom 2018 |
| Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Hillegom 2018 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning vastgesteld bij raadsbesluit van 22 mei 2014.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 23-11-2018 | 01-04-2018 | nieuwe regeling | 08-11-2018 | Z-18-045952 |
De bijstand, bedoeld in het eerste lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie, met inachtneming van het bepaalde in artikel 4. Als de gevraagde bijstand niet door hen kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Aldus besloten door de raad in zijn vergadering van 8 november 2018.
drs. P.M. Hulspas-Jordaan
griffier
A. van Erk
voorzitter
TOELICHTING OP DE VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel luidt:
De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Dit betekent dat in aanvulling op deze verordening ook titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 11) vatbaar is voor bezwaar en beroep.
Omdat deze subsidie niet door burgemeester en wethouders wordt verleend, is de Algemene subsidieverordening Hillegom niet van toepassing.
In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. Hij is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vormt, via de gemeentesecretaris, de schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.
De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak.
Dat de raad beschikt over een griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie, zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar moeten aanwijzen die de bijstand verleent.
Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale taakuitoefening van de ambtenaar. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, heeft het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
Alleen de artikelen die toelichting behoeven worden hieronder behandeld.
Waar in deze verordening “raadslid” staat, kan dit ook een burgerlid zijn dat namens een raadslid optreedt. Burgerleden zijn door de raad benoemd op voordracht van een fractie.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet erop toe dat er voortgang blijft in het proces.
De griffier en griffiemedewerkers zijn in dienst van de raad. Om redenen genoemd in artikel 4, eerste lid, kunnen zij echter een verzoek om bijstand weigeren. In artikel 5 is aangegeven dat in een dergelijk geval de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan het presidium. Hoewel hierbij ook gedacht kan worden aan de werkgeverscommissie, is in deze verordening gekozen voor het presidium omdat het niet zozeer gaat om een rechtspositionele zaak als wel om een beoordeling van wat tot de taken van de raad behoort.
Bij weigering door de secretaris is de uiteindelijke beslissing voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook met het betrokken raadslid). Bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester wordt hij vervangen door een door het college aan te wijzen wethouder (artikel 77, lid 1 Gemeentewet). Een beslissing van de burgemeester in dit verband is niet vatbaar voor beroep. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg de burgemeester verzoeken over zijn beslissing verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Bij een geschil over bijstand die verleend is door de griffie, is de werkgeverscommissie de instantie die uiteindelijk beslist. Het gaat dan immers om de vraag of de griffie haar taak naar behoren heeft vervuld.
Bij een geschil over bijstand die verleend is door de reguliere ambtelijke organisatie, is de burgemeester, gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur, de meest aangewezen instantie om te beslissen
Het betrokken collegelid heeft er belang bij op de hoogte zijn van de bijstand die is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.
Het tweede lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen college en raad terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om dit te waarborgen is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar.
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. Deze bestaat uit een bedrag per fractie en een bedrag per raadszetel. Het bedrag per fractie garandeert dat elke fractie zich op gelijkwaardig niveau kan laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij een hogere vergoeding krijgen. Hierin voorziet het bedrag per raadszetel.
De fracties hebben een grote vrijheid gelaten bij de besteding van de fractieondersteuning. Voorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden.
Het tweede lid noemt een aantal doelen waarvoor de bijdrage in elk geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief. Het presidium neemt besluiten bij geschillen over de besteding van het fractiebudget en vormt hiermee de lokale ‘jurisprudentie’.
Bij uitgaven die op grond van een andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege (onder d) kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een computer en internetverbinding en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet.
Uit het overzicht van de griffie moet blijken of de budgetten conform de verordening zijn besteed. De raad stelt de hoogte van de bijdragen vast. Hiermee ontstaat een onvoorwaardelijke aanspraak op het vastgestelde bedrag. Dit bedrag kan afwijken van het verstrekte bedrag. In dit geval dient een verrekening plaats te vinden die ook door de raad wordt vastgesteld. Als het verstrekte bedrag hoger is dan de vastgestelde financiële bijdrage, kan het onverschuldigde bedrag teruggevorderd worden volgens artikel 4:57, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht. De beslissing tot terugvordering is – evenals het besluit waarmee de financiële bijdrage wordt vastgesteld – een voor bezwaar en beroep vatbaar besluit.
Om te voorkomen dat achteraf verrekening nodig is, is in artikel 9, derde lid, een rol weggelegd voor het presidium.