FINANCIËLE VERORDENING GEMEENTE VENLO 2018

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• •

  Directe kosten: kosten welke rechtstreeks aan een product of dienst kunnen worden toegerekend (oorzakelijk verband en duidelijke 1 op 1 relatie). Het zijn kosten waarbij reeds bij hun ontstaan het oorzakelijke verband met het product bekend is. Voorbeelden: Subsidies, uitkeringen, bijdragen aan maatschappelijke partners.

• •

  Extracomptabele administratie: bij extracomptabele verwerking van gegevens worden deze niet in de boekhouding verwerkt, maar op een andere manier, bijvoorbeeld in afzonderlijke lijsten, of in een spreadsheetprogramma. Het gaat buiten de centrale boekhouding om. De (financiële) gegevens van het bedrijf of organisatie worden buiten het grootboeksysteem om verwerkt (buiten de verslaglegging om).

• •

  Indirecte kosten: kosten welke niet rechtstreeks aan een product of dienst kunnen worden toegerekend. Voorbeelden: de overheadkosten, financieringskosten.

• •

  Overhead: overhead omvat alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces.

• •

  Overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt;

Artikel 2 Planning P&C-cyclus

De momenten van raadsbehandeling van de P&C documenten maken onderdeel uit van de jaarlijks op te stellen raadsagenda. Deze wordt voor aanvang van het nieuwe jaar door de raad vastgesteld. Tussentijdse afwijkingen hierop worden tijdig voorgelegd aan het presidium.

Artikel 3 Kadernota

Het college biedt voorafgaande aan de nieuwe bestuurlijke planning- en controlcyclus aan de raad jaarlijks een nota aan waarin de beleidsmatige en budgettaire kaders worden bepaald voor de ontwerpbegroting. De raad stelt de Kadernota vast.

Artikel 4 Voortgangsrapportage en informatie

• 1.

  Het college informeert de raad jaarlijks door middel van minimaal één rapportage over de voortgang van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar.

• 2.

  Een voortgangsrapportage kan voorstellen bevatten tot wijziging van de programmabudgetten.

• 3.

  Het college informeert de raad via de voortgangsrapportage als ze verwacht dat de lasten op programmaniveau aan het eind van het jaar de geautoriseerde lasten mogelijk overschrijden als gevolg van kostenoverschrijdingen die passen binnen bestaand beleid. Deze prognose wordt niet vertaald in een begrotingswijziging.

• 4.

  De raad stelt de voortgangsrapportage vast.

• 5.

  Het college informeert de raad twee keer per jaar over de voortgang van de majeure projecten.

Artikel 5 Informatieplicht

• 1.

  Het college draagt zorg voor door de raad vast te stellen ‘richtlijnen voor de toepassing van de bijzondere – en actieve informatieplicht van het college aan de raad’.

• 2.

  Aanvullend op de hiervoor genoemde richtlijnen informeert het college de raad via de voortgangsrapportages en jaarrekening in ieder geval over:

  • a.

    afwijkingen > € 100.000 op zowel lasten als baten per collegeproduct

  • b.

    alle overschrijdingen op investeringskredieten

Artikel 6 Herziening verordeningen en beleidsnota’s

Voor alle in deze verordening genoemde andere verordeningen en beleidsnota’s geldt dat tenminste éénmaal per vier jaar in afstemming met de auditcommissie of een afvaardiging van de raad een advies wordt uitgebracht of en zo ja, op welke onderdelen een evaluatie of actualisatie gewenst is.

Artikel 7 Beleidsverantwoording

In beleidsnota’s wordt standaard ingegaan op de beantwoording van de 3 W-vragen: wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen en wat mag het kosten. Hiermee wordt het verband met de (structuur) visies en de raadsprogramma’s zichtbaar. Dit draagt bij aan het goed kunnen verantwoorden van beleidskeuzes aan de samenleving.

Artikel 8 Investerings- en afschrijvingsbeleid

Het college biedt een beleidsnota ‘Investeringsbeleid’ aan. De nota wordt vastgesteld door de raad en bevat in ieder geval:

• a.

  het afwegingskader voor investeringen

• b.

  de wijze van autorisatie van investeringen

• c.

  de uitgangspunten voor de waardering en de afschrijving van vaste activa;

• d.

  welke informatie over investeringen wordt gepresenteerd in de P&C producten;

• e.

  de wijze van toerekening van kapitaallasten

• f.

  regels voor het afsluiten van investeringen

Artikel 9 Reserves en voorzieningen

Het college biedt een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt in ieder geval:

• a.

  de vorming en besteding van reserves;

• b.

  de vorming en besteding van voorzieningen;

• c.

  de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen, mede in relatie tot de nota weerstandsvermogen bedoeld in artikel 15;

Het college verschaft de raad bij vaststelling van de Programmabegroting, jaarrekening en de voortgangsrapportages inzicht in het verloop van de reserves en voorzieningen.

Artikel 10 Fiscaal beleid

Het college stelt een nota fiscaal beleid vast.

Artikel 11 Kostprijsberekening en kostentoerekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa (de zogenaamde indirecte kosten) betrokken.

• 2.

  Voor de toerekening van de overheadkosten wordt uitgegaan van een vaste opslag per uur, waarbij de toe te rekenen overhead aan een product/taakveld is gebaseerd op het aantal fte per product/taakveld.

• 3.

  De hoogte van de opslag per uur wordt jaarlijks bepaald door de raad bij vaststelling van de begroting en is gebaseerd op de totale overhead, gerelateerd aan het totaal aantal productieve uren.

• 4.

  Voor grondexploitaties en investeringen wordt het principe gehanteerd dat alle kosten die samenhangen met de vervaardiging van een investering of die bijdragen aan een grondexploitatie, hieraan worden toegerekend. Voor toerekening van overhead geldt de methode zoals beschreven in lid 2 en 3.

• 5.

  Voor het leveren van werken en diensten aan overheidsbedrijven en derden, of het afstoten van taken, worden naast de directe kosten ook de van toepassing zijnde indirecte kosten door het college vastgesteld.

• 6.

  Het college draagt er zorg voor dat de uitgangspunten voor kostentoerekening nader worden uitgewerkt.

• 7.

  De berekeningsmethodiek voor de toerekening van de kapitaallasten wordt vastgesteld in de door de raad vast te stellen beleidsnota ‘Investerings- en afschrijvingsbeleid’

• 8.

  Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijnde activa, wordt jaarlijks met de Kadernota of begroting vastgesteld.

• 9.

  Over het eigen vermogen en voorzieningen wordt bespaarde rente berekend. Het rentepercentage voor de rentevergoeding over de reserves en voorzieningen in de omslagrente voor de kostprijsberekening als bedoeld in het zevende lid, wordt jaarlijks met de Kadernota of begroting vastgesteld.

• 10.

  In afwijking van het achtste lid wordt bij een verstrekte lening voor de bepaling van de rentekosten van de inzet van vreemd vermogen in de kostprijs uitgegaan van de rente van de lening die voor de financiering van de verstrekte lening is aangetrokken. Deze rente wordt verhoogd met een opslag voor het debiteurenrisico.

• 11.

  In afwijking van het eerste lid worden bij grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Hierbij wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.

Artikel 12 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1.

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, heffingen, leges en retributies

• 2.

  De kaderstelling van de tarieven maakt onderdeel uit van de integrale afwegingen bij Kadernota en begroting.

Artikel 13 Financieringsfunctie

• 1.

  Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

  • a.

    Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

  • b.

    Het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s;

  • c.

    Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

  • d.

    Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet Financiering decentrale overheden respectievelijk de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut.

• 2.

  Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende kaders in acht:

  • a.

    het verstrekken van geldleningen en het garanderen van geldleningen uit hoofde van de publieke taak gelijk aan of hoger dan € 200.000 vindt niet plaats voordat de raad hierover is geconsulteerd;

  • b.

    de raad bepaalt de publieke taak;

  • c.

    voor het aantrekken en uitzetten van kort- en langlopende financiering worden minimaal drie offertes bij verschillende financiële instellingen opgevraagd.

• 3.

  Het college informeert de raad vooraf als de wettelijke kasgeldlimiet, bedoeld in artikel 1, onder f, van de Wet financiering decentrale overheden, of de wettelijke renterisiconorm, bedoeld in artikel 1, onder h, van de Wet financiering decentrale overheden, dreigt te worden overschreden.

• 4.

  Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het college indien mogelijk zekerheden.

• 5.

  Het college stelt aanvullend op het gestelde onder lid 1 t/m 4 regels op ter uitvoering van de financieringsfunctie en legt deze regels, alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit treasurystatuut. Dit statuut wordt ter kennisgeving verzonden aan de raad.

• 6.

  Het college biedt de raad ter vaststelling beleid aan omtrent garantstellingen en het verstrekken van leningen.

Artikel 14 Financiële kengetallen

Voor de in het BBV opgenomen financiële kengetallen gelden onderstaande streefwaarden:

De kengetallen zullen altijd in samenhang bezien moeten worden, omdat ze alleen gezamenlijk en in hun onderlinge verhouding een beeld geven van de financiële positie. De kengetallen moeten dan ook niet gebruikt worden als norm maar vooral als streefwaarde waarbij een ambitie op hoofdlijn wordt uitgesproken. Dit laatste is vooral bedoeld om een gefundeerd debat met elkaar te kunnen voeren voor het bereiken van de maatschappelijke doelstellingen in relatie tot de financiële positie.

Artikel 15 Weerstandsvermogen en risicomanagement

Het college biedt een nota risicomanagement en weerstandsvermogen aan. De raad stelt de nota vast.

Artikel 16 Samenwerkingspartners

• 1.

  De paragraaf verbonden partijen is uitgebreid tot de paragraaf Samenwerkingspartners. Hierin worden aanvullend op de verbonden partijen ook opgenomen de zwaar gesubsidieerde instellingen (>€ 0,25 miljoen per jaar) en/of instellingen die een belangrijke unieke maatschappelijke functie vervullen.

• 2.

  De raad stelt het beleid rond samenwerkingspartners vast. Dit beleid wordt opgenomen in het dashboard Samenwerkingswijzer gemeente Venlo. Zie https://venlo.samenwerkingswijzer.nl.

• 3.

  De informatie voor begroting en jaarrekening zoals opgenomen in artikel 15 van het BBV, wordt opgenomen in de programmabegroting en het jaarverslag. Voor verdere toelichting op de samenwerkingspartners wordt verwezen naar het dashboard samenwerking: https://venlo.dashboardsamenwerking.nl/Dashboard.

Artikel 17 Grond- en vastgoedbeleid

• 1.

  Het college biedt de raad jaarlijks, gelijktijdig met de begrotingsbehandeling, een geactualiseerde nota grondbedrijf en vastgoed ter vaststelling aan. In de nota grondbedrijf en vastgoed wordt aandacht besteed aan:

  • a.

    het te voeren grondbeleid van de gemeente;

  • b.

    het te voeren overig vastgoedbeleid;

  • c.

    te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten, de omvang van reserves en voorzieningen en het risicoprofiel;

  • d.

    het te voeren grond- en vastgoedprijsbeleid en inzicht in de verwerving en uitgifte van gronden en overig vastgoed;

  • e.

    de relatie met de programma’s van de begroting.

• 2.

  Tenminste eenmaal per vier jaar - in ieder geval na aanvang van een nieuwe raadsperiode - biedt het college de raad ter vaststelling een aanvullende beleidsnota aan, waarin de strategische visie wordt beschreven hoe het grond- en overig vastgoedbeleid wordt ingezet om gemeentelijke doelstellingen te realiseren.

• 3.

  Grondexploitaties. Voor de voorbereiding en uitvoering van grondexploitaties met investeringen onder een bepaald plafondbedrag worden via de programmabegroting verzamelkredieten beschikbaar gesteld. In de nota grondbedrijf en vastgoed worden zowel het plafondbedrag als de omvang van de verzamelkredieten nader onderbouwd.

• 4.

  Strategische aankopen. Voor strategische aankopen, of om te anticiperen op een planontwikkeling wordt door de raad via de programmabegroting een jaarlijks krediet beschikbaar gesteld. De hoogte van het krediet wordt nader onderbouwd in de nota grondbedrijf en vastgoed.

Artikel 18 Sociaal domein

Het college neemt in de Programmabegroting en Jaarstukken een paragraaf Sociaal domein op, tot het moment waarop de raad besluit het budgettair kader sociaal domein los te laten.

Artikel 19 Interne controle

Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 20 Financiële organisatie en administratie

Het college draagt zorg voor de inrichting van de financiële organisatie en legt in ieder geval in een besluit vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatie-eenheden;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

Artikel 21 Financiële uitgangspunten

Bij het opstellen van de Programmabegroting gelden de volgende financiële uitgangspunten:

• •

  Materieel en structureel sluitende (meerjaren)begroting. Structurele uitgaven worden gedekt door structurele inkomsten;

• •

  De uitkeringen uit het gemeentefonds zijn algemeen dekkingsmiddel;

• •

  Specifieke rijksbezuinigingen worden doorgezet naar de doelgroep of gemeenschap, er vindt in principe geen ‘reparatie’ plaats uit de algemene middelen;

• •

  Specifiek toe te rekenen bezuinigingen en efficiencykortingen welke concreet het gevolg zijn van taakmutaties worden financieel doorvertaald ten laste van de beleidsposten in de begroting;

• •

  Indien het Rijk bezuinigingen en efficiencykortingen terugdraait dan worden deze ‘teruggegeven ‘ aan het betreffende beleidsterrein.

Artikel 22 Budgettaire spelregels

Het college draagt zorg voor het opstellen van budgettaire spelregels, waarin in ieder geval de volgende onderdelen worden meegenomen:

• •

  Meevallers mogen dienen als compensatie voor tegenvallers op basis van bestaand beleid, niet voor beleidsintensiveringen of nieuw beleid;

• •

  (Dreigende) overschrijdingen op de lasten en onderschrijdingen op de baten dienen in eerste aanleg te worden bijgestuurd door het treffen van tijdige en passende (beleids)maatregelen;

• •

  Overschrijdingen van de lasten en onderschrijdingen van de baten worden in eerste aanleg gecompenseerd binnen het raadsprogramma;

• •

  Voorstellen die buiten de P&C producten aan de raad worden voorgelegd, zijn voorzien van een sluitende begrotingswijziging;

• •

  Vastleggen van budgettaire verantwoordelijkheden.

Artikel 23 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking.

• 2.

  Met ingang van de inwerkingtreding van deze verordening komen de “Financiële verordening gemeente Venlo 2016”, vastgesteld bij raadsbesluit van 28 september 2016, en de “Beheersverordening ontwikkelbedrijf 2009”, vastgesteld bij raadsbesluit van 29 januari 2009, te vervallen.

Artikel 24 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Venlo 2018”.