Organisatie | Purmerend |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | MANDAAT- EN MACHTIGINGSBESLUIT PURMEREND 2018 |
Citeertitel | Mandaat- en machtigingsbesluit Purmerend 2018 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Bestuur |
Op grond van artikel 10 kan ondermandaat verleend worden. Deze besluiten worden separaat bekendgemaakt.
Is ook vastgesteld door de burgemeester
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-05-2019 | 01-01-2020 | Bijlage 4 | 09-04-2019 | 1474109 | |
01-11-2018 | 01-05-2019 | Nieuwe regeling | 04-09-2018 | 1446028 |
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Purmerend, ieder voor zover het de eigen bevoegdheid betreft,
gelet op de Gemeentewet en afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb),
gezien het advies van de Ondernemingsraad,
Dit besluit is niet van toepassing op besluiten waarop de Klachtenregeling Purmerend 2011 toepassing is.
Tenzij anders is aangegeven in de bijlagen, is de medewerker die door dit mandaatbesluit bevoegd is namens het college dan wel de burgemeester een besluit te nemen ook bevoegd dit besluit te ondertekenen.
Artikel 4 Volmacht en machtiging
In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt onder het verlenen van mandaat ook het geven van een volmacht of machtiging verstaan.
Artikel 5 Mandaat gemeentesecretaris/algemeen directeur
De gemeentesecretaris is bevoegd om mandaten die bij dit besluit aan onder hem ressorterende medewerkers zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, in te trekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd en bekendgemaakt, tenzij het om een concrete, individuele en eenmalige aangelegenheid gaat.
Artikel 6 Mandaat domeindirecteuren
De domeindirecteuren maken van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot het werkterrein van het betreffende domein en/of het tot aan hen opgedragen aandachtsgebied, een en ander slechts voor zover de uitoefening van de bevoegdheid in overeenstemming is met de taken en verantwoordelijkheden van de domeindirecteur en met de gemaakte afspraken binnen de directie.
De domeindirecteuren zijn bevoegd om mandaten die bij dit besluit aan onder hen ressorterende medewerkers zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, in te trekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd en bekendgemaakt, tenzij het om een concrete, individuele en eenmalige aangelegenheid gaat.
Artikel 7 Mandaat teammanagers
De teammanagers maken van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot het werkterrein van het betreffende team of groep en/of tot het aan hen opgedragen aandachtsgebied, een en ander slechts voor zover de uitoefening van de bevoegdheid in overeenstemming is met de taken en verantwoordelijkheden van de teammanager en de gemaakte afspraken binnen het domein waar de teammanager werkzaam is en zijn budget niet overschrijdt.
Artikel 8 Mandaat overige medewerkers
Aan de medewerkers vermeld op de bij dit besluit behorende bijlage 4 wordt mandaat verleend om de in die bijlage genoemde handelingen te verrichten.
Mandaat aan personen die niet werkzaam zijn onder de verantwoordelijkheid van het college of de burgemeester wordt opgenomen in bijlage 5.
De vervanger van de gemandateerde medewerker oefent dezelfde bevoegdheid uit als degene die hij vervangt, met dien verstande dat de loco-gemeentesecretaris als vervanger van de gemeentesecretaris zoals bedoeld in het eerste lid onder b. niet bevoegd is besluiten te nemen die de gemeentesecretaris als leidinggevende of als naasthogere leidinggevende bevoegd is te nemen.
Artikel 15 Regeling budgethouders
In geval van strijd tussen dit besluiten de Regeling budgethouders 2007/1, heeft dit besluit voorrang.
Artikel 16 Redactie, wijzigingen en beheer
Team Juridische en Veiligheidszaken draagt zorg voor het redigeren, wijzigen, intrekken en beheren van dit besluit en eventuele ondermandaatbesluiten.
Purmerend, 4 september 2018
Het college van burgemeester en wethouders,
de secretaris,
G. Blom
de burgemeester,
D. Bijl
De burgemeester,
D. Bijl
Toelichting Mandaat- en machtigingsbesluit Purmerend 2018
Een mandaatbesluit is per definitie een besluit dat actueel moet zijn. Door wijziging van functiebenamingen, nieuwe werkwijzen, organisatiewijzigingen en veranderende onderliggende regelgeving, wijzigen of vervallen bevoegdheden of komen er juist bevoegdheden bij. In de afgelopen jaren is hier in Purmerend ook sprake van geweest, denk bijvoorbeeld aan de decentralisaties maar vooral ook aan de nieuwe organisatiestructuur als gevolg van de behoefte anders te werken. Reden temeer om niet te volstaan met een actualisering van de Mandaat- en machtigingslijst 2012, die de zoveelste wijziging zou betekenen, maar over te gaan tot het vaststellen van een geheel nieuw mandaatbesluit.
De methodiek die bij het Mandaat- en machtigingsbesluit Purmerend 2018 (dit mandaatbesluit) wordt toegepast, is de zogenoemde omgekeerde methodiek. Deze methodiek wijkt af van de methodiek die tot nu toe in Purmerend is toegepast. In voorgaande mandaatbesluiten zijn alle gemandateerde bevoegdheden expliciet en gedetailleerd beschreven, vaak met verwijzing naar wet- en regelgeving, soms zelfs op artikelniveau. Komen er nieuwe taken naar de gemeente en/of wijzigt wet- en regelgeving, moet ook direct het mandaatbesluit aangepast worden. Staat een bevoegdheid immers niet of niet juist beschreven in de lijst van bevoegdheden, dan is de bevoegdheid niet gemandateerd. Dergelijke mandaatbesluiten verouderen daarom snel en zijn erg onderhoudsgevoelig. En hoe vaker een besluit moet worden aangepast, hoe meer kans er is op fouten.
Bij de omgekeerde methodiek worden alle bevoegdheden van het college en de burgemeester gemandateerd tot op het laagste (leidinggevende) niveau, tenzijde bevoegdheid expliciet wordt voorbehouden aan een ander leidinggevend niveau of het college of de burgemeester zelf. Deze voorbehouden bevoegdheden zijn opgenomen in bij het mandaatbesluit behorende bijlagen.
Uitgangspunt is dat de medewerkers mandaat hebben dat nodig is om de taken te verrichten die behoren tot hun werkterrein en functie en/of het tot aan hen opgedragen aandachtsgebied en maken van het mandaat slechts gebruik voor zover de uitoefening van het mandaat overeenstemt met hun taken en verantwoordelijkheden. De bevoegdheid volgt de taak: de medewerker krijgt de bevoegdheden die voor de uitoefening van zijn taak onontbeerlijk zijn. De omgekeerde methodiek past daarmee goed bij een organisatie die uitgaat van vertrouwen. Bij de omgekeerde methodiek wordt zo min mogelijk verwezen naar wetsartikelen en specifieke handelingen en dat maakt het Mandaat- en machtigingsbesluit Purmerend 2018 veel minder onderhoudsgevoelig dan voorgaande besluiten. Er wordt meer gesproken in termen van aangelegenheden, en veel minder in termen van uitvoering van artikelen van wet- en regelgeving. Het risico niet actueel te zijn en daardoor bevoegdheidsgebreken op te lopen is er daarom niet.
Bevoegdheden laag in de organisatie
Bij de voorgaande mandaatbesluiten was het uitgangspunt al dat bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd. Door besluiten zoveel mogelijk in mandaat te nemen en de uitoefening van bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie te leggen wordt de organisatie slagvaardiger. Bij de vraag hóe laag speelt de aard van de te nemen beslissing een rol. Beleidsmatige en politiek gevoelige zaken vereisen een hoog niveau, terwijl uitvoerende en (door regels) ingekaderde beslissingen makkelijk op het laagst leidinggevende niveau genomen kunnen worden.
Bij de omgekeerde methodiek komt de verdeling en/of uitoefening van bevoegdheden logischerwijs voort uit de verdeling van taken binnen de domeinen en/of teams. Dit betekent dat het mandaat ligt bij het domein of team dat in hoofdzaak verantwoordelijk is voor de taak.
Geen aparte regeling meer voor personele aangelegenheden
De Regeling mandaat en volmacht personeel en organisatie aangelegenheden 2016 regelt de mandatering van bevoegdheden betreffende de uitvoering van arbeidsvoorwaarden- en rechtspositieregelingen en overige personele en organisatie aangelegenheden. Die regeling wordt ingetrokken en in dit mandaatbesluit worden ook de bevoegdheden ten aanzien van personele aangelegenheden geregeld. Dat betekent dat ook bij de personele aangelegenheden de omgekeerde methodiek wordt toegepast en de bovengenoemde uitgangspunten gelden. Het uitgangspunt dat mandaten zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd houdt in dat personeelsbesluiten niet perse door de naasthogere leidinggevende van de betreffende medewerker worden genomen, maar door de leidinggevende van die medewerker. In de praktijk wordt het merendeel van de personeelsbesluiten dus door de teammanagers genomen.
Vertrouwen versus instructies – uitoefenen van gemandateerde bevoegdheden
Het college en de burgemeester blijven altijd verantwoordelijk en juridisch aanspreekbaar voor een in mandaat genomen besluit en het is dus belangrijk dat met mandaat zorgvuldig wordt omgegaan. Zij moeten er op kunnen vertrouwen dat degene die het mandaat uitoefent handelt in de geest van college dan wel burgemeester en dat bij twijfel de zaak aan hen wordt voorgelegd. De beslissing moet in ieder geval bij het college of de burgemeester worden neergelegd als er met een zaak iets aan de hand is dat voor het bestuur van betekenis is of kan worden. Tegelijkertijd moet de gemandateerde medewerker zich altijd afvragen of hij voor de in mandaat te nemen beslissing verantwoordelijkheid kan nemen.
Vaak worden in mandaatbesluiten daarom spelregels opgenomen, instructies genoemd. Er worden in die instructies dan situaties beschreven waarin geen gebruik gemaakt mag worden van het mandaat of pas na overleg met bijvoorbeeld de portefeuillehouder, bijvoorbeeld bij besluiten die politiek/bestuurlijke consequenties kunnen hebben of wanneer ingewonnen adviezen tegenstrijdig zijn aan elkaar. Deze instructies ontbreken in dit mandaatbesluit omdat er vanuit wordt gegaan dat de medewerkers zorgvuldig met hun mandaat omgaan en geen regels nodig hebben bij de inschatting of mandaat in een specifiek geval kan worden uitgeoefend en/of overleg nodig is. De zwaardere bevoegdheden blijven bovendien aan college cq. burgemeester, de gemeentesecretaris of de domeindirecteuren voorbehouden.
Artikelen die geen toelichting nodig hebben, worden niet genoemd.
In dit mandaatbesluit worden zowel publiekrechtelijke - als privaatrechtelijke bevoegdheden
aan medewerkers toegekend. Dat betekent dat mandaat wordt verleend om publiekrechtelijke beslissingen te nemen, volmacht om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten en machtiging om handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. De schakelbepaling van artikel 10:12 Awb zorgt ervoor dat de publiekrechtelijke vereisten die gelden voor mandaatverlening overeenkomstig gelden voor het verlenen van volmachten (en machtigingen).
De verdeling van de bevoegdheden verloopt (deels) getrechterd: de bevoegdheden van het college en de burgemeester gaan via de gemeentesecretaris naar de domeindirecteuren en via hen naar de overige ‘lagen’ in de organisatie.
De aan de gemeentesecretaris gemandateerde bevoegdheden worden gemandateerd aan de domeindirecteuren, op een aantal bevoegdheden na die bij de gemeentesecretaris blijven. En de aan de domeindirecteuren gemandateerde bevoegdheden worden gemandateerd aan de teammanagers, op een aantal bevoegdheden na die bij de domeindirecteuren blijven. De bevoegdheden die blijven voorbehouden aan resp. college/burgemeester, gemeentesecretaris en domeindirecteuren zijn opgenomen in de bijlagen 1 tot en met 3.
De getrechterde mandaatverlening betekent dat de domeindirecteuren dezelfde bevoegdheden hebben als de teammanagers. Het betekent ook dat de gemeentesecretaris resp. de domeindirecteuren bevoegd zijn om mandaten die aan onder hen ressorterende medewerkers zijn verleend (geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk) in te trekken.
De domeindirecteuren en teammanagers maken van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot het werkterrein van het betreffende domein of team en/of het tot aan hen opgedragen aandachtsgebied. Het uitgangspunt is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd dat het slechts in bijzondere gevallen nodig is om terug te vallen op een hoger bevoegdhedenniveau.
De bevoegdheden genoemd in bijlage 4 worden door het college en/of burgemeester rechtstreeks aan de in deze bijlage genoemde medewerkers gemandateerd. De bevoegdheidsverdeling verloopt hier niet getrechterd.
De teammanager kan aan de onder hem ressorterende medewerkers ondermandaat verlenen, mits het voornemen ondermandaat te verlenen is voorgelegd aan de domeindirecteur van het domein waar de teammanager werkzaam is. Ook bij ondermandaat binnen het team wordt gekeken naar de concrete taakuitoefening: bevoegdheid volgt taak. De medewerker krijgt de bevoegdheden die voor de uitoefening van zijn taak onontbeerlijk zijn.
Om het verlenen van ondermandaat te vergemakkelijken én te uniformeren, is het gebruik van het model zoals opgenomen in bijlage 6 verplicht.
Ook bij de personele mandaten wordt de omgekeerde methodiek toegepast en gelden de in de Toelichting Algemeen genoemde uitgangspunten. Personeelsbesluiten worden door de leidinggevende van die medewerker genomen. In een aantal nog geldende personeelsregelingen is een afwijkende bepaling opgenomen.
Relatie met andere mandaatbesluiten
Naast dit mandaatbesluit zijn er nog andere mandaatbesluiten waarbij bevoegdheden van het college en de burgemeester aan medewerkers zijn verleend. Die besluiten kunnen in bepaalde gevallen met elkaar botsen. Om te voorkomen dat in zo’n geval niet duidelijk is wie bevoegd is, is in dit mandaatbesluit een voorrangsbepaling opgenomen.
- De Regeling budgethouders 2007/1 regelt o.a. wie budgethouder is en bepaalt dat budgethouders bevoegd zijn de gemeente te binden door het aangaan van financiële verplichtingen. In het nieuwe mandaatbesluit zijn in bepaalde gevallen ook de domeindirecteuren en de gemeentesecretaris/algemeen directeur bevoegd overeenkomsten aan te gaan. In geval van strijd tussen het mandaatbesluit en de Regeling budgethouders 2007/, heeft het mandaatbesluit voorrang.
- Het Machtigingsbesluit portefeuillehouders 2009 regelt mandaat en volmacht aan de portefeuillehouders voor aangelegenheden die niet aan de medewerkers zijn gemandateerd. Het betreft hier dus alleen bevoegdheden die in bijlage 1 bij het nieuwe mandaatbesluit zijn opgenomen. Het Machtigingsbesluit portefeuillehouders kan dus zonder problemen naast het nieuwe mandaatbesluit bestaan.
Bijlage 1 Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan het college of de burgemeester.
A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden
Algemeen plaatselijke verordening Purmerend 2003 (Apv)
het nemen van besluiten als bedoeld in:
artikel 8 (samenscholing en ongeregeldheden), 8a (verblijfsontzegging), 9 (betogingen e.d.), 28b (grow-, smart- en headshops), 29 (ontheffing verbod betreden gesloten woning/lokaal), 44 (vrijstelling verplichting verkoopregister), 49 (ontheffing vuurwerkverbod) en 67 (verbod incidentele festiviteiten) alsmede het toepassing geven aan de bepalingen van Hoofdstuk 3 Seksinrichtingen, straatprostitutie e.d. van de Apv (vergunning seksinrichting e.d.)
Artikel 30b (vergunning kansspelautomaat)
- Weigeren van een verzoek van een ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand om elders binnen de gemeente ambtsbezigheden te verrichten.
Artikel 3 (opbrengst algemeen belang) en 7c (klein kansspel)
Besluiten tot het aangaan en ondertekenen van overeenkomsten indien:
a. op grond van de Gemeentewet het college de raad vooraf over de overeenkomst moet informeren, omdat de raad daarom heeft verzocht;
b. op grond van de Gemeentewet de raad in de gelegenheid moet worden gesteld zijn wensen en bedenkingen ten aanzien van de overeenkomst ter kennis van het college te brengen omdat deze ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben;
Bijlage 2 Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris
Zie ook de Uitvoeringsregeling beloningen Hoofdstuk 3 CAR UWO en/of het Beoordelingsreglement 1993
Bijlage 3 Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de domeindirecteuren
Zie ook de Uitvoeringsregeling beloningen Hoofdstuk 3 CAR UWO en/of het Beoordelingsreglement 1993
Bijlage 4 Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de in deze bijlage genoemde medewerkers
Functionaris Gegevensbescherming
Coördinator Informatiebeveiliging
DOMEIN BEDRIJFSVOERING EN DIENSTEN
Team Juridische en Veiligheidszaken (JVZ)
Coördinator Functioneel Beheer
Teammanager Beleid en Projecten
Het aangaan en ondertekenen van verwerkersovereenkomsten als bedoeld in artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming.
De Wkpb-beheerder en beheerder basisregistraties
Uitvoeren van en toezien op de Wet basisregistratie adressen en gebouwen (Wet bag).
(Aanwijzing van ambtenaren die zijn belast met de vaststelling van definitieve geometrie van panden en verblijfsobjecten en aanwijzing van ambtenaren belast met het opmaken van een proces-verbaal van constatering in apart aanwijzingsbesluit)
Adviseur OOV en beleidsmedewerkers Jeugd
Het versturen van berichten en het ontvangen van notificaties via CORV (inclusief berichten en notificaties in het kader van kinderbeschermingsmaatregelen).
(Coördinator) Medewerkers Toezicht en Handhaving
Het toepassing geven aan artikel 5.17 Wabo en afdeling 5.3.1 Awb: het staken van bouwen, gebruiken en slopen van een bouwwerk vanwege gevaar voor veiligheid.- het uitvoeren en toepassing geven aan het Convenant integrale aanpak hennepkwekerijen Zaanstreek-Waterland: het opleggen en uitvoeren van spoedeisende bestuursdwang inhoudende het ontmantelen van hennepkwekerijen bij gevaarzetting.
Woningcorporaties – de directeur (ondermandaat is toegestaan)
Politie Zaanstreek-Waterland - executieve politieambtenaren
Politie Zaanstreek-Waterland - horeca-coördinatoren
Stichting Spurd – de directeur van de stichting (ondermandaat is toegestaan)
Stichting Algemeen Opvangcentrum Purmerend (AOP) - De directeur en de teamleiders van het AOP
Het nemen van beschikkingen inzake de bijdrage als bedoeld in artikel 12 van de Verordening maatschappelijke ondersteuning Purmerend 2015 en artikel 2.3 van het Besluit maatschappelijke ondersteuning Purmerend 2015.
(voor instructies met betrekking tot gebruik van de mandaten zie besluit met nummer 1242406, Gemeenteblad 2013, 61
SPIRIT - jeugd maatschappelijk werker van Spirit
Het via CORV doen van een verzoek tot onderzoek (VTO) dat mogelijk leidt tot het treffen van een kinderbeschermingsmaatregel bij de raad voor de kinderbescherming op grond van artikel 2.4 van de Jeugdwet.
(voor de aan deze machtiging verbonden instructie: zie Gemeenteblad 2016, 65841)
Veilig Thuis - De medewerkers van Veilig Thuis
Het afhandelen van zorgmeldingen over vermoedens van kindermishandeling via CORV.
(voor de aan deze machtiging verbonden instructie: zie Gemeenteblad 2015, 3843)
Veiligheidsregio Zaanstreek Waterland (VrZW) – het dagelijks bestuur (DB), met de mogelijkheid van ondermandaat aan de directeur
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2018-121630
Stadsbank Midden Nederland – de directeur (ondermandaat toegestaan)
Erik Modder (directeur van fa. Modder & Zn, kramenverhuur) – markt
Gemeenschappelijke regeling Halte Werk – de directeur
Zie het Mandaatbesluit Zelfstandigenloket, gemeente Purmerend, Gemeenteblad 2017, 178707
(Vol)machtiging op grond van artikel 171 Gemeentewet – medewerkers Purmerendse notariskantoren
(dit betreft de vertegenwoordiging van de gemeente)
Het vertegenwoordigen van de gemeente bij notariële standaard akten, waarin erfpachters van particuliere huispercelen waarvan de canon maximaal is vooruitbetaald overstappen naar nieuwere Algemene Erfpachtvoorwaarden van de gemeente Purmerend en/ of volle eigendom; tot het aangaan van welke rechtshandelingen de gemeente in het algemeen heeft besloten bij raadsbesluiten van 17 december 1992, nummer 92-165, en 24 november 1994, nummer 94-136, en het op laatstgemeld besluit gebaseerde besluit van B en W van 9 december 1994, een en ander zoals sindsdien gewijzigd.
Firma Cees Jonk en Zn - De leden van de directie van de firma Cees Jonk en Zn
Bijlage 6 Model ondermandaatbesluit
De teammanager < … >, van Domein < … >
Gelet op artikel 10:9 van de Algemene wet bestuursrecht,
dat door burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Purmerend aan de teammanagers mandaat, volmacht en machtiging is verleend om de in het Mandaat- en machtigingsbesluit Purmerend 2018 bedoelde besluiten te nemen en andere handelingen te verrichten;
dat bij bovengenoemd besluit ondermandaat, ondervolmacht en ondermachtiging is toegestaan;
Ondermandaat < en ondervolmacht > te verlenen aan < functie > om, met inachtneming van de in het Mandaat- en machtigingsbesluit Purmerend 2018 opgenomen instructies: