Organisatie | Hulst |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Hulst 2018 |
Citeertitel | Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Hulst 2018 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
De datum van inwerkingtreding van deze regeling wijkt af van de tekst van artikel 4
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
25-10-2018 | 01-09-2017 | Nieuwe regeling | 16-10-2018 | besluitenlijst B&W d.d. 16-10-2018 |
Op 5 september 2017 is het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hulst akkoord gegaan met het besluit tot vervanging van analoge archiefbescheiden. Tevens is het ‘Handboek vervanging gemeente Hulst’ vastgesteld waarin procedures zijn vastgelegd die gevolgd dienen te worden alvorens analoge inkomende, uitgaande en interne archiefstukken vervangen mogen worden. Vervanging betekent dat analoge, gedigitaliseerde archiefstukken na inscannen worden vernietigd. De digitale bestanden worden na vernietiging van de analoge archiefstukken beschouwd als de originele archiefstukken.
Alvorens de daadwerkelijke vervanging plaatsvindt, wordt het college van burgemeester en wethouders telkens op de hoogte gebracht van het voornemen om vervanging toe te passen op analoge archiefbescheiden van de in artikel 1, tweede lid, bedoelde processen.
Tegen dit besluit kunnen belanghebbenden, ingevolge de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), binnen zes weken na de dag van deze bekendmaking, bezwaar maken, door het schrijven van een bezwaarschrift aan het college van burgemeester en wethouders, per adres postbus 49, 4560 AA Hulst. Het bezwaarschrift moet op grond van artikel 6:5 van de Awb zijn ondertekend en dient tenminste te bevatten: naam en adres van de indiener, de dagtekening, een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht en de gronden waarop het bezwaarschrift rust.
Daarenboven kan, op grond van het bepaalde in artikel 8:81 van de Awb, de voorzieningenrechter van de Rechtbank Zeeland-West-Brabant, Team Bestuursrecht, Postbus 90006, 4800 PA Breda, verzocht worden een voorlopige voorziening te treffen indien onverwijlde spoed, gelet op de betrokken belangen, dat vereist. Van de verzoeker van een voorlopige voorziening wordt een griffierecht geheven. U wordt door de griffie van de rechtbank geïnformeerd over de hoogte van het griffierecht en de wijze van betaling.
De gemeente Hulst neemt het besluit tot vervanging om daarmee het digitaal werken binnen de gemeentelijke organisatie een impuls te geven. Tevens heeft het besluit als doel om de hybride dossiervorming (het naast elkaar bestaan van analoge en digitale dossiers) te verminderen vanwege risico’s rondom vindbaarheid, toegankelijkheid en volledigheid.
Het besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 die zijn ontvangen of opgemaakt in processen van de gemeente Hulst. Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden waarvan de originelen na inscannen niet worden vernietigd) zijn beschreven in het handboek.
Het besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden.
De uitvoering van de in artikel 2, lid 2, genoemde vernietiging vindt periodiek plaats, met in acht neming van de termijn van minimaal één jaar na ontvangst of opmaken van het archiefstuk.
Bij het scannen van analoge archiefbescheiden is het uiteraard belangrijk dat de daarin opgenomen gegevens blijven behouden. Ook moeten de digitale bestanden toegankelijk zijn en blijven. De gemeente Hulst heeft hiertoe een reeks waarborgen georganiseerd die zijn beschreven in het handboek. Onderdeel van het gehele proces is een periodieke interne monitoring door de archivaris of een aangewezen (externe) auditor om de werkwijze te controleren en evalueren. Voordat er wordt overgegaan tot daadwerkelijke vernietiging van te vervangen archiefbescheiden, wordt er een steekproefsgewijze controle gehouden.