Organisatie | Eersel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit informatiebeheer Gemeente Eersel |
Citeertitel | Besluit informatiebeheer gemeente Eersel 2018 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Automatisering en informatisering |
Externe bijlage | Toelichting informatiebeheer 2018 |
geen
Onbekend
geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
23-10-2018 | vervanging van Besluit informatiebeheer 2006 | 16-10-2018 | 17.12044 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Eersel,
Gelet op artikel 6 van de Archiefverordening gemeente Eersel 2018
Besluiten vast te stellen het navolgende
Besluit informatiebeheer gemeente Eersel 2018
Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover die archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk II Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
Hoofdstuk III Archiefvorming en archiefordening
Documenten worden beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. De beheerder draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De beheerder draagt zorg voor opstelling van procedures voor de behandeling van ingekomen en uitgaande documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
De beheerder draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak of werkproces het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en bewaard en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende ordeningsstructuur, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
De beheerder ziet erop toe dat overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin documenten worden beschreven met inachtneming van artikel 19 van de Archiefregeling. Uit de inventaris blijkt te allen tijde, waar de documenten zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.
Van de in het vierde lid bedoelde conversie of migratie wordt een verklaring opgemaakt als bedoeld in artikel 25, derde lid van de Archiefregeling. De verklaring bevat tenminste een specificatie van de digitale archiefbescheiden die zijn geconverteerd of gemigreerd, en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat kan worden voldaan.
Bij gebruik van externe online informatiesystemen, zorgt de beheerder voor het afstemmen van documenttypen en bestandsformaten die in het eigen informatiesysteem worden ontvangen of gecreëerd op de documenttypen en bestandsformaten die in het externe online informatiesysteem kunnen worden toegevoegd.
Hoofdstuk IV Beheer van documenten
De beheerder draagt er zorg voor dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Beveiliging en raadpleging van documenten
De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
De beheerder laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op het tijdige terugbezorgen ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van een aangelegenheid waarvoor uitlening noodzakelijk is, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de beheerder.
Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
De beheerder is bij het in Artikel 11 van dit Besluit informatiebeheer genoemde gegevensbeheer middels externe online informatiesystemen, verantwoordelijk voor de overdracht van de gegevens naar het eigen informatiesysteem ten behoeve van archivering.
Bij de in Artikel 11 van dit Besluit informatiebeheer genoemde gegevensbeheer middels externe online informatiesystemen, is de beheerder verantwoordelijk voor de synchronisatie van de aanwezige informatie in het externe online informatiesysteem met het eigen informatiesysteem. Hij doet dit aan de hand van een protocol dat, onder verantwoordelijkheid van het college als zorgdrager, is opgesteld door de beheerder en de streekarchivaris.