Organisatie | Hardenberg |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling Oriënterende Rondes |
Citeertitel | Regeling oriënterende rondes |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
17-10-2018 | nieuwe regeling | 16-10-2018 | 2305678 |
De raad van de gemeente Hardenberg;
gelezen het voorstel van het presidium d.d. 17 juli 2018;
gelet op artikel 16 van de Gemeentewet;
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
agendacommissie: commissie bestaande uit de voorzitters van de oriënterende rondes en de griffier en/of diens vervanger, die de voorlopige agenda van de oriënterende rondes en de raadsvergadering opstelt. De voorzitter van de raad neemt -gevraagd of op diens verzoek- deel aan de vergaderingen van de agendacommissie;
College en ambtelijke organisatie hebben de mogelijkheid tijdens de oriënterende rondes informatie over te dragen aan de deelnemers. Er is ruimte voor een open en informatief gesprek en opiniërend debat. Het gaat de deelnemers erom een goed inzicht in een situatie, een onderwerp of een voorstel te krijgen, zodat in de raadsvergadering tot een gewogen oordeel gekomen kan worden.
Voor plaatsvervangende leden, die geen lid zijn van de raad, komen uitsluitend in aanmerking personen, die op de kandidatenlijst van de desbetreffende politieke partij staan. Plaatsvervulling dient zoveel mogelijk te geschieden volgens de volgorde, waarop die kandidaten op die kandidatenlijst zijn vermeld.
Artikel 4 Taken oriënterende ronde en rollen deelnemers
De deelnemers inventariseren meningen, ideeën, voor- en nadelen of argumenten pro en contra van een onderwerp of voorstel. Zij luisteren actief naar elkaar en andere deelnemers en stellen relevante vragen. Zij dragen bij aan een zo volledig mogelijk beeld van een onderwerp en stellen informatieve vragen. Daarbij is een opiniërend debat toegestaan. Het echte politieke debat vindt plaats in de raadsvergadering.
het verlenen van het woord aan de deelnemers. Daarvoor hanteert de voorzitter, voor zover relevant, de volgende basisvolgorde: belanghebbenden/adviseur (kort betoog); college/ambtenaar /deskundige (kort betoog); deelnemers (vragen); belanghebbenden/adviseur (antwoord); college/ambtenaar/deskundige (antwoord);
Ter ondersteuning van iedere oriënterende ronde fungeert de griffier, de loco-griffier of een griffiemedewerker als griffier.
Artikel 8 Plaats en tijdstip vergadering
De oriënterende rondes vinden in de regel eens per twee weken op dinsdagavond in het gemeentehuis plaats.
Artikel 10 De agenda(commissie)
Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de agendacommissie de voorlopige agenda van de oriënterende ronde vast, op voorzet van de griffie, aan de hand van door het college aangedragen voorstellen aan de raad, de beleidskalender, voorstellen vanuit de fracties en eventuele andere initiatieven.
Wie van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit voor de aanvang van de vergadering bij de voorzitter, dan wel de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam en hoedanigheid, alsmede het onderwerp waarover hij het woord wil voeren. Als de spreker het woord wil voeren namens een ander, overlegt hij - als de voorzitter daarom vraagt - tevens een schriftelijke en getekende machtiging van die ander.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Hardenberg d.d. 16 oktober 2018.
De griffier, De voorzitter,
F.G.S. Droste, P.H. Snijders
Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de regeling moeten worden herhaald, is in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.
In dit artikel wordt het doel van het houden van oriënterende rondes benoemd. Het doel is tweeledig: informatievergaring en meningsvorming. Daarnaast is het spreekrecht bij de oriënterende ronde neergelegd. Dit wordt m.n. gebruikt door belanghebbenden die - tijdens de informerende/ meningsvormende fase - nog iets willen toelichten/hun mening willen ventileren over bepaalde raadsvoorstellen, zodat de raadsleden daar rekening mee kunnen houden.
Met dit artikel wordt de benoeming van schaduwfractieleden mogelijk gemaakt.
Ter voorbereiding op een raadsvergadering worden raadsvoorstellen eerst besproken in een oriënterende ronde. Er kan sprake zijn van twee parallelle oriënterende rondes. Eenmansfracties moeten dan een keuze maken bij welke o-ronde zij aanwezig willen zijn. Tussentijds wisselen van o-ronde is ook mogelijk maar feit is dat zij aan beide o-rondes niet gelijktijdig kunnen deelnemen. Dat wordt door eenmansfracties als een (groot) gemis ervaren. Ook bij tweemansfracties kan dit vrij snel gaan knellen. Een gekozen vergadersysteem mag het niet onmogelijk maken dat een eenmansfractie geen inbreng kan leveren tijdens een o-ronde. Daarom wordt het mogelijk gemaakt om schaduwfractieleden te benoemen zodat zij ook deel kunnen nemen aan een o-ronde bij afwezigheid van een raadslid. Er mag maximaal een schaduwfractielid per fractie benoemd worden. Kandidaten voor de functie van schaduwfractielid moeten op de kandidatenlijst bij de laatste gemeenteraadsverkiezingen hebben gestaan. Ook moeten zij eerst de eed of de verklaring en belofte hebben afgelegd alvorens benoemd te kunnen worden.
Behoeft geen nadere toelichting.
Juist omdat de rondes een zeer open, informeel en uitnodigend karakter hebben, is de rol van de voorzitters belangrijk. Aan hen de taak om het geheel in goede banen te leiden. Voor de voorzitters is daarom ook wat uitgebreider beschreven wat hun taak is. Op basis van het tweede lid is de voorzitter geen deelnemer aan de ronde.Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de oriënterende ronde. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de oriënterende ronde. Deze bepaling maakt het mogelijk iemand, die normaliter deelnemer is, te benoemen als voorzitter.
Iedere ronde wordt ondersteund door de griffier, de loco-griffier of een griffiemedewerker. Als er twee rondes parallel plaatsvinden zijn er dus minstens twee personen nodig.
Tijdens de oriënterende ronde kunnen anderen dan raadsleden aan de vergadering deelnemen. Dat kunnen wethouders of ambtenaren zijn, maar kunnen ook burgers, belangenbehartigers of instellingen zijn. De agendacommissie kan besluiten deze laatste groepen – al dan niet op hun verzoek – uit te nodigen om mee te doen aan de vergadering.
Behoeft geen nadere toelichting.
Alle deelnemers ontvangen een oproep inclusief de voorlopige agenda voor een oriënterende ronde en de stukken, tenminste zes dagen voor de ronde, spoedeisende gevallen uitgezonderd. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende voorlopige agenda wordt vastgesteld, worden de stukken "zo spoedig mogelijk" nagezonden. Ook is neergelegd dat 'schriftelijke' (digitale) informatie (denk daarbij bijvoorbeeld aan sheets) over te houden presentaties zoveel als mogelijk vooraf wordt rondgestuurd. Op die wijze kunnen deelnemers bepalen of het voor hen interessant is om bij de presentatie aanwezig te zijn. De fracties bepalen zelf wie er naar de oriënterende ronde(s) wordt afgevaardigd. "Zoveel als mogelijk" is bedoeld als inspanningsverplichting en mag niet als vrijblijvend worden beschouwd. Door artikel 82, lid 5 van de Gemeentewet toe te passen op de oriënterende rondes wordt een aantal bepalingen uit de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard.
Hierdoor worden de volgende zaken geregeld: de oproeping voor de vergadering door de voorzitter, de toegang van de burgemeester en de wethouders tot de vergaderingen, de immuniteit en het verschoningsrecht van degenen die deelnemen aan beraadslagingen in de ronde en de openbaarheid van de vergaderingen. De stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen bij de griffier worden ingezien (zoals dit in het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad ook voor raadsstukken is bepaald).
In artikel 8, lid 2, wordt verwezen naar artikel 86, lid 1 en 2, van de Gemeentewet. Lid 1 (van artikel 86 Gemeentewet) gaat over het opleggen van geheimhouding over wat in besloten vergaderingen is behandeld. Lid 2 gaat over stukken, ten aanzien waarvan de voorzitter van een oriënterende ronde, het college en de burgemeester, o.g.v. een belang genoemd in artikel 10 Wob, geheimhouding kan opleggen. Ieder die bij de behandeling aanwezig is, moet die dan in acht nemen. Voor het sluiten van de deuren geldt artikel 82, lid 5 jo artikel 23 Gemeentewet.
De deelnemers bepalen de agenda van de ronde.
Ter voorbereiding is er een agendacommissie (zie artikel 1). De agendacommissie heeft een vergaande rol bij de agendering. De commissie bepaalt welke onderwerpen wel of niet op de agenda van de oriënterende ronde komen en welke onderwerpen rechtstreeks worden geagendeerd als hamerstuk. Hiermee wordt beoogd dat onderwerpen die slechts een formeel besluit inhouden rechtstreeks als hamerstuk naar de raad gaan, zodat geen tijd wordt verloren aan de behandeling daarvan. Eventuele technische vragen over dergelijke stukken worden zoveel mogelijk vooraf via de ambtelijke organisatie afgedaan. Daarvoor is geen vergadertijd nodig. Verder kan de agenda bestaan uit een informerend deel en een meningsvormende deel. Het informerende deel is in beginsel bestemd voor informatieoverdracht / presentaties van het college. Maar ook fracties en/of derden zouden van deze gelegenheid gebruik kunnen maken. Uiteraard is het aan de vergadering zelf om de agenda definitief vast te stellen. Het behoeft geen betoog dat afwijking van het voorstel van de agendacommissie daarbij uitzondering moet zijn.
Spreekrecht is ook mogelijk voor de hamerstukken. Mocht daarover een inspreker komen, dan kunnen de deelnemers bij het vaststellen van de agenda besluiten het onderwerp te agenderen als agendapunt, zodat er over gesproken kan worden. Het is overigens niet de bedoeling dat fracties regelmatig aangeven een hamerstuk alsnog op de agenda te willen plaatsen (uitzonderingen daargelaten).
In verband met het informele karakter is de regeling over de besluitenlijst simpel gehouden. Ook al omdat de vergaderingen via de website geheel zijn terug te zien. Uiteraard moet kort kunnen worden teruggevonden wie er aanwezig waren, welke beslissingen er uiteindelijk zijn genomen of welke conclusies er zijn getrokken. Tevens worden de toezeggingen van de portefeuillehouder genoteerd.