Organisatie | Westland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Westland houdende regels omtrent raadsinformatieavonden en raadscommissies verordening op de raadsinformatieavonden en raadscommissies van de Raad van de gemeente Westland 2018 |
Citeertitel | Verordening op de raadsinformatieavonden en raadscommissies van de Raad van de gemeente Westland 2018 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt elke eerdere versie van deze verordening.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
10-10-2018 | 15-10-2020 | nieuwe regeling | 18-09-2018 |
Verordening op de raadsinformatieavonden en raadscommissie van de Raad van
De raad van de gemeente Westland
gelet op de te dezer zake relevante wet- en regelgeving
gehoord de voorstellen te dezer zake van de gezamenlijke fractievoorzitters
vast te stellen de Verordening op de raadsinformatievonden en raadscommissies van de raad van de gemeente Westland 2018
Artikel 2 Raadsinformatieavonden en raadscommissies
Er zijn raadsinformatieavonden (RIA's) en raadscommissies ten behoeve van de informatiepositie van de Raad. De raadscommissies hebben een kernfunctie in het informatieproces ten behoeve van de informatievoorziening voor de Raad. De raadscommissies vormen de laatste fase van het voorbereidingsproces voor de besluitvorming in de raadsvergaderingen.
Artikel 3 Karakter van de Raadsinformatieavonden
van een raadscommissie dienen welke niet passen in het vergadermodel van een raads- commissie. Voor een goed vergaderverloop van de RIA's zijn de bepalingen van deze verordening of die van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Westland 2018 zoveel mogelijk van toepassing.
Artikel 5 Evenwichtige vertegenwoordiging
Deze verordening regelt in artikel 9 lid 3 de samenstelling van de raadscommissies, waarbij overeenkomstig artikel 82 lid 3 Gemeentewet de Raad zorgdraagt dat, voor zover het benoemingen betreft van leden van de Raad, er sprake is van een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de Raad vertegenwoordigde groeperingen, inhoudende een spreiding van raadscommissiezetels over de raadsfracties, teneinde het voor alle in de Raad vertegenwoordigde fracties mogelijk te maken om met hun raadsleden of steunraadsleden aan de werkzaamheden en beraadslagingen van de raadscommissies deel te nemen.
Ingevolge artikel 82 lid 2 Gemeentewet zijn de burgemeester en de wethouders geen lid van een raadscommissie maar geldt voor hen, zoals ook geldt voor de vergaderingen van de Raad, een doorlopende uitnodiging ("standing invitation") voor de raadscommissies en de RIA's, onverlet latend dat een raadscommissie of haar voorzitter de burgemeester en wethouders kan verzoeken bij een raadscommissievergadering of RIA aanwezig te zijn om vragen te beantwoorden of aan de beraadslagingen deel te nemen alsmede over bepaalde onderwerpen overleg te voeren met de raadscommissie, zoals artikel 7 van deze verordening bepaalt.
Artikel 7 Grondslag en algemene taakstelling van de raadscommissie
De raadscommissies dragen in het kader van hun informatie- en overlegtaken ingevolge artikel 82 lid 1 Gemeentewet op de aan hen door de Raad bij deze verordening toegewezen beleidsterreinen en taakvelden zorg voor de voorbereiding van de besluitvorming van de Raad. Zij kunnen op die beleidsterreinen overleg plegen met het college of de burgemeester (of de afzonderlijke wethouders).
De raadscommissies hebben tot taak de informatiepositie van de Raad voor al zijn werkzaamheden te bevorderen en te dienen. Zij vormen het sluitstuk van het informatieproces ten behoeve van de besluitvorming door de Raad. Een hoofdtaak is, om in de raadscommissies ten aanzien van de voor behandeling in de raadsvergadering voorgedragen onderwerpen te adviseren of deze door kunnen naar de voorlopige raadsagenda.
De adviestaak van de raadscommissies betreft de agendeerbaarheid op technisch-procedurele aspecten, onverminderd de rechten tot agendering van de leden en de fracties van de Raad en onverminderd de bevoegdheid van de Raad, op grond van de Gemeentewet en artikel 15 en de andere bepalingen in het Reglement van Orde van de Raad, zijn agenda vast te stellen.
Artikel 8 Beleidsterreinen raadscommissies
De verdeling van de beleidsterreinen over de raadscommissies wordt als volgt geregeld, waarnaast deze verdeling, de instelling en de naamgeving van de raadscommissies op ieder moment aangepast of gewijzigd kan worden door een besluit van de Raad, onverminderd het bepaalde in artikel 4 lid 2 van deze verordening.
a. Raadscommissie Maatschappelijke Omgeving:
Zorg en welzijn (WMO en ouderen)
Sociale zaken (Werk en inkomen)
Kunst, cultuur en historisch erfgoed
b. Raadscommissie Economie Financieel beleid en Organisatie:
Economische zaken, Westland-infra en Agri-business (Greenport)
Vastgoed (uitgezonderd: de culturele accommodaties; die vallen onder Kunst, cultuur en historisch erfgoed)
Gebiedsmarketing en Internationalisering
Communicatie en Dienstverlening
Huisvesting gemeentelijke organisatie/nieuw gemeentehuis
Algemene en bestuurlijke zaken
Openbare Orde en Veiligheid, inclusief de APV
Handhaving (Ruimtelijke ordening, Bouw- en woningtoezicht en Milieu)
Metropoolregio Rotterdam Den Haag, intergemeentelijke samenwerking en regionale aangelegenheden
Artikel 9 Samenstelling en plaatsvervanging incl. voorzitters en plaatsvervangend voorzitters
De leden van de raadscommissies worden op voordracht van de fracties uit de kring van raadsleden en steunraadsleden door de Raad benoemd overeenkomstig artikel 31 en artikel 82 lid 3 van de Gemeentewet. Dit geschiedt naar evenredigheid aan de vertegenwoordigers van de fracties in de Raad, met dien verstande dat voor de raadscommissies Maatschappelijke Omgeving, raadscommissie Ruimte en raadscommissie Economie, Financieel beleid en Organisatie en Bestuur, de fractie CDA Westland vijf leden per raadscommissie mag voordragen; de fracties Westland Verstandig, LPF Westland en GemeenteBelang Westland vier leden per raadscommissie mogen voordragen; de fracties VVD Westland en ChristenUnie-SGP Westland drie leden per raadscommissie mogen voordragen en de fracties GroenLinks Westland, D66 Westland en PvdA Westland twee leden per raadscommissie mogen voordragen.
De Raad kan de getalsmatige verhouding in en de samenstelling van de raadscommissies op elk moment wijzigen; in ieder geval geschiedt dit wanneer de politieke verhoudingen wijzigen in de Raad. Tevens kan de verhouding en samenstelling van de raadscommissies wijzigen wanneer er vacatures in de raadscommissies ontstaan. Aan het begin van elke nieuwe raadsperiode worden de samenstelling en indeling van de raadscommissies door de Raad in nieuwe samenstelling opnieuw besloten.
Artikel 11 Taken van de raadscommissie
Onverminderd het bepaalde in artikel 7 van deze verordening hebben elk van de in artikel 4 van deze verordening genoemde raadscommissies de volgende taken:
Artikel 13 Raadsleden, burgemeester, wethouders, ambtenaren, deskundigen en derden
Onverminderd en overeenkomstig het bepaalde in artikel 6 van deze verordening kunnen raadscommissies, leden van het college en de burgemeester voor overleg dan wel voor het verstrekken van informatie in de raadscommissievergadering uitnodigen. De wethouders en de burgemeester kunnen zich daarbij door ambtenaren doen vergezellen.
De voorzitter van de raadscommissie is bestuurlijk verantwoordelijk voor de voorlopige raadscommissieagenda, alsmede voor de activiteitenplanning en het programma en de agenda's betreffende de aan de raadscommissie voorafgaande RIA's, zoals de presentaties, werkbijeenkomsten en andere informatieve bijeenkomsten op de beleidsvelden van zijn raadscommissie.
Elke maand vindt er per raadscommissieveld Bestuurlijk Vooroverleg (BVO) ten behoeve van de agendavorming van de raadscommissies en RIA's plaats, waarin participeren: de voorzitter van de raadscommissie, bijgestaan door de betrokken commissiegriffier, de burgemeester en/of de betrokken wethouders, bijgestaan door hun adviseurs. Voorafgaand aan het Bestuurlijk Vooroverleg (BVO) hebben de raadsleden de gelegenheid om te verzoeken om LIS-stukken of de beantwoording van artikel 42-vragen te agenderen voor de daaropvolgende commissiecyclus. Na verwerking van deze agenderingsverzoeken wordt de aangepaste LIS vastgesteld in de raadsvergadering.
De leden van de raadscommissies kunnen agendapunten stellen voor de agenda van hun raadscommissie en kunnen agendapunten aan de voorlopige agenda van de raadscommissie toevoegen voorafgaand aan de vergadering of uiterlijk in de vergadering bij de vaststelling van de agenda. Zij doen hiervan vooraf melding aan de voorzitter van de raadscommissie en de commissiegriffier. De onderliggende stukken worden via de commissiegriffier naar de commissieleden gezonden. Ingeval van een openbare agendering worden de stukken naar externen (pers en belangstellenden) gezonden met de aangevulde agenda en eveneens op de site gepubliceerd met de aangevulde agenda. Op verzoek van het raadscommissielid geeft de commissiegriffier verdere technische ondersteuning aan de agendering, bijvoorbeeld met betrekking tot het samenstellen van het dossier.
De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86 eerste en tweede lid van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden verzonden of zodanig ter kennis gebracht en toegankelijk gemaakt dat zij zonder beletsel raadpleegbaar zijn.
Een raadscommissievergadering wordt op voorstel van de voorzitter geannuleerd indien alle benoemde leden van de raadscommissie het hiermee unaniem eens zijn. Dit laatste wordt in een telefonische, mondelinge peiling of mailconsultatie aangenomen indien één namens elke fractie in de raadscommissie benoemd lid te kennen heeft gegeven het met het annuleren van de raadscommissievergadering eens te zijn.
Artikel 16 Openbaarheid van vergaderingen
De vergaderingen van de raadscommissies en de RIA's zijn openbaar, tenzij op grond van artikel 25 van de Gemeentewet anders wordt besloten.
Indien op grond van de voorgaande leden van dit artikel niet met een quorum vergaderd kan worden en de voorzitter van de vergadering de behandeling van één of meer op de voorlopige agenda staande onderwerpen met de wel aanwezige raadsleden en steunraadsleden in het belang acht van de informatiepositie van de Raad of de externe beeldvorming kan hij besluiten dat hierover toch beraadslaagd wordt. Deze vergadering en zijn uitkomst heeft een informele status.
De commissiegriffier zal op een lijst de gedane toezeggingen van wethouders, college of burgemeester registreren. Overeenkomstig artikel 11 onder e van deze verordening wordt genoteerd per fractie of zij in adviserende zin wel of niet akkoord waren met plaatsing op de voorlopige raadsagenda van de voor vervolgbehandeling en besluitvorming in Raad voorgelegde onderwerpen of voorstellen.
Artikel 24 Raadscommissieadvies aan de Raad
Nadat de beraadslaging over een onderwerp is gesloten peilt de voorzitter overeenkomstig artikel 11 onder e van deze verordening de adviserende meningen der fracties en formuleert hij een advies voor het Presidium ten behoeve van diens taak de voorlopige raadsagenda op te stellen. Daarbij wordt in het bijzonder aangegeven ten aanzien van welk onderwerp de raadscommissie positief adviseert voor agendering in de Raad als hamer- of bespreekstuk.
Artikel 25 Geluid en beeldregistratie, mobiele telefoons
Van de openbare raadscommissievergaderingen en overige bijeenkomsten in de RIA's kunnen door externen beeld- en geluidsregistraties worden gemaakt. Het filmen en het maken van foto’s is toegestaan vanaf de publieke tribune en vanuit de vier hoeken van de raadzaal (links en rechts naast de publieke tribune en links en rechts achter de voorzitterstafel). Heen en weer lopen kan, mits dit de orde van de vergadering niet verstoort.
In de vergaderzaal en op de publieke tribune is het alleen toegestaan gebruik te maken van communicatiemiddelen zoals een mobiele telefoon, indien de geluidsfuncties hiervan die de orde van de vergadering zouden kunnen verstoren uitgeschakeld staan. In uitzonderlijke gevallen kan door de voorzitter ontheffing worden verleend.
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist de voorzitter, de raadscommissie gehoord, of wordt de kwestie voorgelegd aan het Presidium van de Raad.
Ingeval van onduidelijkheid hebben de bepalingen van de Gemeentewet en het Reglement van Orde
voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Westland, voorrang.
De bijlagen bij deze verordening te weten het “Protocol voor de agendavorming van de RIA’s en raadscommissies van de raad van de gemeente Westland (bijlage 1) en het “Protocol procesafspraken ruimtelijke procedures: bestemmingsplan en exploitatieplan 2013 ten behoeve van de werkzaamheden van de raadscommissie Ruimte” (bijlage 2) maken onlosmakelijk deel uit van deze verordening.
Aldus besloten door de raad in zijn openbare
vergadering van 18 september 2018,
de griffier,
A.P.M.A.F. Bergmans
de voorzitter,
A.M.A. van Ardenne-van der Hoeven
Protocol voor de agendavorming van de RIA’s en raadscommissie van de Raad van de gemeente Westland (bijlage 1 bij de verordening)
Artikel 14 van de “Verordening op de raadsinformatieavonden en raadscommissies van de Raad van de gemeente Westland” regelt de rol van de voorzitter, de commissiegriffier en regelt de functie van het Bestuurlijk Vooroverleg (hierna: BVO). Strikte handhaving van de functie van BVO vereist dat na vaststelling in het BVO (is verantwoordelijkheid van de raadscommissievoorzitter) de voorlopige agenda en planning extern wordt gepubliceerd. Strikte handhaving van de BVO-functie vereist ook dat de leden van het college aan het BVO deelnemen. Na publicatie kan de voorlopige agenda voor de raadscommissies en de voorlopige agenda/programma voor de RIA alleen maar gewijzigd worden bij vaststelling van de agenda of het programma bij aanvang van de raadscommissie of RIA. In de digitale versie van de voorlopige agenda en / of programma op de website van de raad worden alleen overeenkomstig punt e. en d. van dit protocol aanvullingen gepleegd.
De voorzitters verwachten een adequate advisering en sturing in het voorbereidingsproces van de commissiegriffiers. In het voorproces moeten vraagstukken zoveel mogelijk opgelost worden en ter besluitvorming in het BVO voorliggen. Over dilemma’s moeten in het BVO knopen kunnen worden doorgehakt. Tussen BVO en publicatie van de raadscommissievergadering inclusief agenda kunnen deze agenda’s op grond van externe verzoeken niet meer worden veranderd. In het BVO dienen alle stukken compleet en informatie aanwezig te zijn met betrekking tot de agenderingsverzoeken door het college of de burgemeester. Het belang van de portefeuillehouders/collegeleden is onder meer gelegen in het geven van extra toelichting hierop. Dit is nodig voor de voorbereiding door de voorzitter van de commissievergadering. Correcties in stukken en ontwerpbesluiten kunnen hier ook nog worden gemaakt. De ontwerp-raadsvoorstellen dienen vooraf door de commissiegriffier beoordeeld te zijn en liggen in het BVO op tafel.
De voorbereiding van presentaties is een andere dan die voor raadsvoorstellen. Gemeenschappelijk punt is wel dat ook presentaties in het Bestuurlijk Vooroverleg worden besproken en dat daar wordt besloten of ze op de agenda terecht komen. De presentaties moeten vooraf goed worden geselecteerd. De procedure van verzoeken hiervoor vanuit college/ambtelijke organisatie is als volgt: Verzoeken worden door college op papier gezet waarin aanleiding en doel door een wethouder worden beargumenteerd. Verzoeken worden pas in behandeling genomen als ze compleet zijn, inclusief een paraaf van de wethouder en als een tekstvoorstel voor externe publicatie is bijgevoegd.
Als een aanvraag vanuit het college na vaststelling van de voorlopige agenda in het BVO bij de griffie wordt ingediend wordt deze in principe niet meer gehonoreerd. Ten behoeve van een onderwerp/ een verzoek door een collegelid zijn er dan nog drie mogelijkheden om de raad- en commissie(s) te informeren, dan wel te bewerkstelligen dat een onderwerp onder aandacht van de commissieleden wordt gebracht:
Agenderingsverzoeken door raadsleden volgen overeenkomstig artikel 14 van de “Verordening op de raadsinformatieavonden en raadcommissies van de raad van de gemeente Westland 2018” een eigenstandig traject welke in overeenstemming is met hun bevoegdheden en taken vastgelegd in de Gemeentewet. Raadsleden en fracties hebben op grond de Gemeentewet agenderingsrecht in de Raad en de raadscommissies. De leden van de raadscommissies kunnen agendapunten stellen voor de voorlopige agenda van de raadscommissie. Ook kunnen zij agendapunten aan deze voorlopige agenda toevoegen voorafgaand aan de vergadering of in de vergadering bij de vaststelling van de agenda. Zij doen hiervan melding aan de voorzitter van de commissie en de commissiegriffier. Uiteraard verdient de aanbeveling een agendapunt – zeker als hier inlees- en voorbereidingstijd mee gemoeid is – vroegtijdig te melden en de stukken via de commissiegriffier naar de commissieleden en ingeval van een openbare agendering naar externen te zenden. Op verzoek van het raadscommissielid geeft de commissiegriffier verdere technische ondersteuning, bijvoorbeeld ten aanzien van het samenstellen van het dossier. Het agenderingsrecht wordt in de raadscommissies veelvuldig benut. Bijvoorbeeld LIS-stukken of de beantwoording van artikel 42-vragen door leden van de raad worden geagendeerd in een raadscommissie. Deze worden, evenzeer als de andere agenderingsinitiatieven van raadscommissieleden, op de raadscommissieagenda geplaatst.
Na het BVO worden de agenda’s (raad, commissies en RIA’s) direct gepubliceerd op internet. Er kunnen dan feitelijk geen extra stukken en agendapunten van de kant van het college meer aan toegevoegd worden. De onder d. genoemde toevoegingen bij het punt “Vaststelling agenda” worden zo mogelijk geboekt op de digitale openbare agenda op de site en in de agenda die naar de raadsleden digitaal wordt verstuurd vermeld.
PROTOCOL PROCESAFSPRAKEN RUIMTELIJKE PROCEDURES: BESTEMMINGSPLAN EN EXPLOITATIEPLAN (bijlage 2)
Vrijgeven voorontwerp bestemmingsplan voor inspraak
Het college geeft een voorontwerp bestemmingsplan vrij voor inspraak. Bij actualiseringsplannen geldt het principe dat deze plannen niet worden vrijgegeven voor inspraak, tenzij het college anders beslist. Bij de voorbereiding van grootschalige ontwikkelingsprojecten (meer dan 100 woningen) en projecten met politiek zwaarwegende elementen wordt altijd de mogelijkheid tot inspraak geboden.
Indien een voorontwerp bestemmingsplan voor inspraak ter inzage wordt gelegd doet het college hiervan een schriftelijke mededeling aan de raad. Technische vragen kunnen worden gesteld aan de vakafdeling. De raad heeft de mogelijkheid het voorontwerp bestemmingsplan te agenderen voor de eerstvolgende vergadering van de raadscommissie Ruimte.
Voor projecten in de kern met een oppervlakte van meer dan 1.000m2 en projecten met meer dan 10 woningen wordt er aan omgevingsmanagement gedaan. Dat wil zeggen dat de ontwikkelaar de omwonenden, belanghebbenden en stakeholders uitnodigt voor bijvoorbeeld een informatieavond om het project te bespreken en te peilen wat de gevoelens van de omgeving zijn. Het staat een initiatiefnemer vrij om dit te doen voor andere projecten.
Terinzagelegging ontwerpbestemmingsplan (en ontwerp exploitatieplan) voor zienswijzen
Indien een ontwerp bestemmingsplan (en ontwerp exploitatieplan) ter inzage wordt gelegd doet het college hiervan een schriftelijke mededeling aan de raad. Technische vragen kunnen worden gesteld aan de vakafdeling. De raad heeft de mogelijkheid het ontwerp bestemmingsplan te agenderen voor de eerstvolgende vergadering van de raadscommissie Ruimte.
De indieners van zienswijzen krijgen de mogelijkheid om de naar voren gebrachte zienswijze in een hoorzitting toe te lichten. Een hoorzitting wordt in overleg tussen de griffie en de vakafdeling ingepland. De hoorzitting wordt gehouden voorafgaande aan een vergadering van de raadscommissie waarin ook het bestemmingsplan / exploitatieplan is geagendeerd.
AANWIJZING CATEGORIEËN GEVALLEN WAARIN EEN VERKLARING VAN GEEN BEDENKINGEN NIET IS VEREIST (bijlage 3)
A. Algemene voorwaarde bij alle aangewezen categorieën gevallen
Er moet sprake zijn van een ruimtelijke ontwikkeling die past in de door de gemeenteraad vastgestelde ruimtelijke beleidskaders en de ruimtelijke beleidskaders van andere overheden.
B. Categorieën gevallen in stedelijk gebied
Het bouwen en uitbreiden ten behoeve van de woonfunctie (woningen, woonzorgcentra, woonwagens et cetera) - inclusief bij die functie behorende bijgebouwen, bouwwerken, geen gebouwen zijnde en voorzieningen (garages, carports, parkeerkelders, zwembaden, et cetera)-, voor zover het geen omzetting betreft van bestaande functies in andere functies. Indien het wel een omzetting betreft van bestaande functies in andere functies mag het gaan om maximaal 10 woningen met een maximale bouwhoogte van 11 meter.
Het bouwen en uitbreiden van gebouwen en bouwwerken, geen gebouwen zijnde ten behoeve van voorzieningen van educatieve, medische, recreatieve, sociaal-maatschappelijke en levensbeschouwelijke aard (bijvoorbeeld scholen, sportvoorzieningen, horeca, gezondheidscentra, kerken, en dergelijke), voor zover het geen omzetting betreft van bestaande functies in andere functies. Indien het wel een omzetting betreft van bestaande functies in andere functies tot een maximum van 500m2.
C. Categorieën gevallen op bedrijfsterreinen
D. Categorieën gevallen in het buitengebied
E. Bijzondere categorieën gevallen die niet reeds vallen onder de hierboven genoemdecategorieën gevallen in de verschillende gebieden.
PROTOCOL PROCESAFSPRAKEN RUIMTELIJKE PROCEDURES: OMGEVINGSVERGUNNING MET GROTE BUITENPLANSE AFWIJKING VAN HET BESTEMMINGSPLAN MET VERKLARING VAN GEEN BEDENKINGEN (bijlage 3A)