Verordening op de Auditcommissie Dronten 2018

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant: de in de Controleverordening gemeente Dronten bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• b.

  advies: advies van de auditcommissie aan de raad;

• c.

  college: het college van burgemeester en wethouders;

• d.

  commissie: de auditcommissie;

• e.

  controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;

• f.

  controleverordening: controleverordening gemeente Dronten;

• g.

  de commissievergadering: de bijeenkomst waarin raadsvoorstellen worden besproken in voorbereiding op besluitvorming in de raadsvergadering;

• h.

  raad: de gemeenteraad;

• i.

  voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie.

Artikel 2. Instelling en doel

• 1.

  Er is een auditcommissie die de raad adviseert.

• 2.

  De auditcommissie is ingesteld met als doel:

  • a.

    de raad te adviseren en besluitvorming voor te bereiden;

  • b.

    uitvoering te geven aan de taken als omschreven in artikel 3;

• 3.

  De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3. Taken en bevoegdheid

De commissie is belast met:

• a.

  advisering over de planning- en control instrumenten;

• b.

  advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, zoals bepaald in artikel 2 lid 3 van de controleverordening en bereidt het aanbestedingstraject voor van het contract met de accountant;

• c.

  overleg te voeren met betrekking tot het aanbestedingstraject van de accountant en de raad een voorstel te doen ten aanzien van een contract met een accountant na het aanbestedingstraject;

• d.

  het jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole voeren van afstemmingsoverleg met de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals ook bedoeld in artikel 4 van de Controleverordening;

• e.

  advisering van de raad over het vast te stellen controleprotocol;

• f.

  het overleg met de accountant over zijn rapport van bevindingen betreffende de controle van de jaarrekening zoals bepaald in artikel 7, vierde lid, van de Controleverordening, en het uitbrengen van een advies hierover;

• g.

  adviseren over en evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

• h.

  adviseren over de door de accountant ten behoeve van de raad uitgebrachte rapporten;

• i.

  het verschaffen van inzicht aan de raad in het opvolgen van aanbevelingen van de in het vorige lid van dit artikel genoemde rapporten;

• j.

  mogelijke advisering over taken zoals de onderzoeken van college en rekenkamercommissie.

Artikel 4. Samenstelling en benoeming

• 1.

  De commissie bestaat uit raadsleden en burgerraadsleden.

• 2.

  De raad benoemt de leden van de commissie.

• 3.

  Iedere fractie kan één (burger)raadslid voordragen, welke in voorkomende gevallen kan worden vervangen door een (burger)raadslid van dezelfde fractie.

• 4.

  De leden van de commissie kiezen uit hun midden een voorzitter. Een (commissie) griffier is secretaris van de commissie.

• 5.

  De commissie kan interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

• 6.

  Als interne c.q. externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt: de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller, de manager Concerndiensten, een vertegenwoordiger van de rekenkamer, de raadsgriffier en de accountant.

Artikel 5. Zittingsduur

• 1.

  De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

• 2.

  Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid als raadslid, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

Artikel 6. Taken van de voorzitter

• 1.

  De voorzitter draagt, in afstemming met het presidium, zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van zorgvuldige advisering over commissieaangelegenheden.

• 2.

  De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 7. Vergaderingen, quorum en verslaglegging

• 1.

  De commissie vergadert minimaal twee maal per jaar of zoveel maal als de commissie nodig acht, ter bespreking van de in artikel 3 benoemde taken.

• 2.

  De vergadering van de auditcommissie zal slechts doorgang vinden indien tenminste de helft plus één van de door de raad benoemde leden aanwezig is.

• 3.

  De vergaderingen van de commissie zijn besloten, tenzij de commissie anders bepaalt. Raadsleden die dat wensen, kunnen als toehoorder bij de auditcommissie aansluiten.

• 4.

  Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

• 5.

  Het vastgestelde verslag wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan de leden van de raad en op verzoek aan het college. De verslagen zijn op de griffie in te zien.

• 6.

  De adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

Artikel 8. Informeren raad

• 1.

  De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

• 2.

  Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de vergadering van de raad.

• 3.

  Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 9. Intrekken oude verordening

De verordening op de Auditcommissie 2015 van 24 september 2015 wordt ingetrokken.

Artikel 10. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening Auditcommissie Dronten 2018”.

• 2.

  De verordening treedt de dag na de bekendmaking in werking.