Archiefverordening gemeente Eersel

Artikel 1  

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a.

  de wet: de Archiefwet 1995;

• b.

  de gemeenschappelijke regeling: de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2015;

• c.

  gemeentelijke organen: de overheidsorganen, zoals bedoeld in artikel 1, onder b, sub 1 van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

• d.

  de streekarchivaris: de archivaris, overeenkomstig artikel 5, lid 3 onder c, jo. artikel 18, lid 2 onder c van de gemeenschappelijke regeling door het Dagelijks Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven benoemd als gemeentearchivaris in de zin van artikel 32 van de wet;

• e.

  de archiefbewaarplaats: de regionale archiefbewaarplaats, overeenkomstig artikel 5, lid 3 onder b jo. artikel 12 van de gemeenschappelijke regeling door het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de wet;

• f.

  archiefbescheiden: de in de wet in artikel 1, onder c bedoelde archiefbescheiden voor zover deze nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, daaronder mede verstaan de gegevensverzamelingen die samen met toepassingsprogrammatuur een bescheid visualiseren;

• g.

  beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van deze verordening is belast met (de aansturing van) het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

• h.

  beheereenheid: een door het college als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel dat zelfstandig verantwoordelijk is voor het registreren, ordenen en beheren van archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

• i.

  informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

Artikel 2  

Het college draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3  

Het college draagt zorg voor het aanwijzen van:

• a.

  Beheereenheden en hun beheerders;

• b.

  De verantwoordelijk beheerder voor ieder werkproces of groep van gerelateerde werkprocessen, voor zover bij de uitvoering meerdere beheereenheden zijn betrokken;

• c.

  De beheerder voor alle overige organisatieonderdelen welke niet als beheereenheid zijn aangewezen

Artikel 4  

Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5  

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

• 2.

  Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van

• 3.

  bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6  

Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7  

Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen voorschriften vast, voor zover die archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 8  

• 1.

  Het college ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste en tweede lid, van de wet in een regeling waarbij een gemeentelijk orgaan wordt opgeheven of een tijdelijk gemeentelijk orgaan wordt ingesteld tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot het beheer na opheffing en de bewaring na opheffing van de onder het betreffende gemeentelijk orgaan berustende archiefbescheiden.

• 2.

  Het college ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste lid, van de wet in een regeling waarbij een gemeentelijk orgaan wordt samengevoegd met een ander overheidsorgaan en in een regeling waarbij een gemeentelijk orgaan wordt gesplitst tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot het beheer en de bewaring van de onder het gemeentelijk orgaan berustende archiefbescheiden.

• 3.

  Het college ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste lid, van de wet in een regeling waarbij taken van een gemeentelijk orgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de terbeschikkingstelling of vervreemding van noodzakelijke archiefbescheiden alvorens tot terbeschikkingstelling respectievelijk vervreemding wordt overgegaan.

• 4.

  Het college ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, derde lid, van de wet in een regeling waarbij taken van een overheidsorgaan geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een rechtspersoon tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de tijdelijke terbeschikkingstelling van noodzakelijke archiefbescheiden alvorens tot terbeschikkingstelling wordt overgegaan.

Artikel 9  

Het college doet tenminste tweejaarlijks verslag aan de gemeenteraad omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij overleggen daarbij de verslagen die aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 10  

Deze verordening treedt in werking op de datum van bekendmaking.

Artikel 11  

Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente Eersel 2018.

Artikel 12  

De Archiefverordening Eersel 2006 wordt ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van de gemeente Eersel, 25 september 2018

De griffier, J.W.G. van Bree

De voorzitter, J.A.M. Vos