Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Buren

Besluit Informatiebeheer gemeente Buren 2018

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Buren
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Besluit Informatiebeheer gemeente Buren 2018
Citeertitel	Besluit informatiebeheer gemeente Buren 2018
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

wet Archiefwet 1995

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
04-10-2018			wijziging	10-09-2018 gmb-2018-204589	Z.003973

Tekst van de regeling

Intitulé

Besluit Informatiebeheer gemeente Buren 2018

Burgemeester en wethouders van de gemeente Buren;

Overwegende dat:

- in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken informatie wordt ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd;

- deze informatie een basis vormt voor de bedrijfsvoering van de gemeente;

- deze informatie van belang kan zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen;

- deze informatie een basis vormt voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle;

- deze informatie van belang kan zijn voor kennis van de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis en als bestanddeel van het cultureel erfgoed,

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 30 mei 2018.

Gelet op artikel 6 van de geldende Archiefverordening gemeente Buren

b e s l u i t e n:

vast te stellen: Besluit Informatiebeheer gemeente Buren 2018.

Hoofdstuk 1 BEGRIPSBEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a.
archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

b.
archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte;

c.
archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

d.
authentiseren: het toekennen van een of meer kenmerken aan informatie, zodanig dat later kan worden vastgesteld dat het om de originele, authentieke informatie gaat;

e.
directeur: de directeur organisatie/loco-gemeentesecretaris

f.
informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente;
g.
informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld;
h.
organisatieonderdeel: elk op basis van de gemeentebegroting als zelfstandig aan te merken organisatieonderdeel van de gemeente;
i.
vorm (van de informatie): de wijze waarop informatie op een informatiedrager is vastgelegd, zoals op papier, op film, of met digitale hulpmiddelen;
j.
wet: Archiefwet 1995.

Hoofdstuk 2 DE INRICHTING EN UITVOERING VAN HET INFORMATIEBEHEER

Artikel 2 Strategisch Informatie Overleg

1.
De gemeente Buren vormt samen met de gemeenten Neder-Betuwe, Zaltbommel, Maasdriel en het Regionaal Archief Rivierenland een Strategisch Informatieoverleg (SIO).
2.
Het Strategisch Informatie Overleg dient om het beleid en besluitvorming ten aanzien van het informatiebeheer en ten aanzien van de verwerving van archieven en documentaire collecties voor te bereiden.
3.
In het Strategisch Informatie Overleg zijn de hiertoe vereiste vakdisciplines vertegenwoordigd.

Artikel 3 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

1.
De directeur is verantwoordelijk voor het informatiebeheer van de organisatie voor zover de informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

2.
De directeur zorgt dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van de gemeente en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.

3.
De inrichting van het informatiebeheer omvat tenminste:

a.
de organisatie van het informatiebeheer;

b.
de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen

c.
het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen;

d.
procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie wordt gewaarborgd;

e.
het aanwijzen van een archiefruimte;

f.
het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis van en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;

g. het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.

4. De directeur zorgt dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen medewerkers.

Artikel 4 Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

1. Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging.

2. Van informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt vóór verzending een kopie gemaakt die wordt geauthentiseerd en door het organisatieonderdeel wordt bewaard.

3. Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van:

a.
informatiearchitectuur;
b.
informatiebeveiliging en –geheimhouding;
c.
duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.

4. Voor de beveiliging van informatie treft de directeur adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie.

Artikel 5 Mededeling aan de archivaris

De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:

a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon;
b.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie;
c.
conversie, migratie of emulatie van informatie.

Artikel 6 Positief advies van de archivaris

In het geval de directeur de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie willen uitvoeren is vooraf positief advies van de archivaris vereist:

a.
ontwerp, vervanging, aanschaf en invoering van een systeem waarmee en/of waarin informatie beheerd en/of bewaard wordt;

b.
vervanging als bedoeld in artikel 7 van de wet;

c.
vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de wet;

d.
bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting, verandering van archiefruimten;

e.
overdracht van informatie van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel.

Artikel 7 Bewaartermijnen van informatie

1.
De directeur zorgt dat informatie van de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.
2.
De directeur stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst.
3.
De lijst van de te vernietigen informatie behoeft goedkeuring van de archivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel 8 Overbrenging

Wanneer de directeur op grond van artikel 12 van de wet het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats voeren hij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de archivaris.

Artikel 9 Beheervoorschriften voor overgebrachte informatie

Ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen stelt de archivaris voorschriften op.

Hoofdstuk 3 SLOTBEPALINGEN

Artikel 10 Intrekking oude regeling, inwerkingtreding en citeertitel

1.
Het Besluit informatiebeheer Buren 2011 wordt ingetrokken.
2.
Dit besluit treedt in werking op de achtste dag na de bekendmaking.
3.
Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit Informatiebeheer gemeente Buren 2018.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Buren in de vergadering van 10 september 2018

Burgemeester en wethouders van de gemeente Buren,

De gemeentesecretaris,

mr. I.P.C. van Wamel-Geene

De burgemeester,

J.A. de Boer MSc