Beheerregeling informatiebeheer gemeente Vught 2018

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze beheerregeling wordt verstaan onder:

• -

  Archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:

  • 1.

    Bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • 2.

    Bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

  • 3.

    Bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

  • 4.

    Reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1, 2 of 3 bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;

• -

  Archiefbewaarplaats: de in artikel 31 van de Archiefwet 1995 bedoelde gemeentelijke archiefbewaarplaats, zijn de archiefbewaarplaatsen die als zodanig zijn aangewezen door het bestuur van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC);

• -

  Archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;

• -

  Beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende, en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

• -

  Beheerder: de gemeentesecretaris;

• -

  Conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;

• -

  Gemeentearchivaris: de in artikel 32, derde lid, van de Archiefwet 1995 bedoelde gemeentearchivaris is de archivaris die als zodanig is aangewezen door het bestuur van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC);

• -

  Informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;

• -

  Kwaliteitssysteem: systeem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;

• -

  Migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;

• -

  Overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 12 en 13 van de Archiefwet 1995;

• -

  Selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;

• -

  Strategisch Informatie Overleg (SIO): structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt;

• -

  Vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;

• -

  Vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.

Artikel 2 Reikwijdte

De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn

Artikel 3 Taken beheerder

• 1.

  De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, in overeenstemming met de eisen van het gehanteerde kwaliteitssysteem.

• 2.

  De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen. Deze specificatie behoeft het advies van de gemeentearchivaris.

Artikel 4 Taken en bevoegdheden Strategisch Informatie Overleg en gemeentearchivaris

• 1.

  Het Strategisch Informatie Overleg (SIO) geeft burgemeester en wethouders of de beheerder advies over:

  • a.

    vervreemding van archiefbescheiden;

  • b.

    uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken.

• 2.

  De gemeentearchivaris geeft burgemeester en wethouders of de beheerder in ieder geval advies over:

  • a.

    overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder;

  • b.

    vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;

  • c.

    overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;

  • d.

    beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, voordat deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

  • e.

    duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, en

  • f.

    de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden.

Artikel 5 Toezicht van de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente, welke niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats

• 1.

  De gemeentearchivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende deskundig personeel.

• 2.

  De beheerder verstrekt aan de gemeentearchivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelingen informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.

• 3.

  De gemeentearchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten en systemen waarin deze zich bevinden.

• 4.

  De gemeentearchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

• 5.

  De beheerder doet aan de gemeentearchivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

  • a.

    Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • b.

    Ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • c.

    Voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

• 6.

  De gemeentearchivaris brengt, als onderdeel van het jaarverslag, eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 6 Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden

Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:

• 1.

  Archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen.

• 2.

  Van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt.

• 3.

  Archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling wordt belast.

• 4.

  Archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen.

• 5.

  Archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan kunnen, voor zover zijn niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor de periode van maximaal 20 jaren ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken zijn overgedragen.

Artikel 7 Intrekking Besluit Informatiebeheer

Het Besluit Informatiebeheer gemeente Vught 2008, vastgesteld op 19 augustus 2008, wordt ingetrokken.

Artikel 8 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze beheerregeling treedt in werking op 1 oktober 2018

• 2.

  Deze beheerregeling kan worden aangehaald als:

  Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Vught 2018