| Organisatie | Vught |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening gemeente Vught 2018 |
| Citeertitel | Archiefverordening gemeente Vught 2018 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Archiefverordening |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-10-2018 | Nieuwe verordening | 13-09-2018 | Z18-249974 |
Artikel 3 Verantwoording door burgemeester en wethouders
Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:
Aldus besloten door de raad van de gemeente Vught in zijn openbare vergadering van 13 september 2018.
de raadsgriffier,
Mw. drs. M.J.H.N.Collombon
de voorzitter,
R.J. van deMortel
Deze Archiefverordening is gebaseerd op het model van de Vereniging van Nederlandse gemeenten (VNG). Dit model is aangepast door het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) zodat deze bruikbaar is voor de aangesloten gemeenten.
De Archiefwet 1995 (hierna Archiefwet) legt de zorg voor de archiefbescheiden van:
bij het college van burgemeester en wethouders (artikel 30, eerste lid, in samenhang met artikel 1, onder b van de Archiefwet).
Artikel 30 van de Archiefwet bevat bovendien de opdracht voor de gemeenteraad om een archiefverordening vast te stellen, die aan gedeputeerde staten moet worden medegedeeld. Deze verordening regelt hoe burgemeester en wethouders de zorgplicht moeten uitvoeren. Hierbij worden de specifieke kaders, opgenomen in de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling, in acht genomen. Dit in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet.
Aspecten die in deze hogere wetgeving zijn geregeld die doorwerken worden niet herhaald in deze verordening.
De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten die deelnemen aan het BHIC blijven verantwoordelijk voor de zorg van de eigen archiefbescheiden. De integratie betreft alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden.
De volgende taken en bevoegdheden zijn overgedragen aan het bestuur van het BHIC:
De Archiefverordening van de gemeente Vught 2018 is een sterk gedereguleerde verordening. De verordening bevat ook geen begripsbepalingen, aangezien deze hier overbodig zijn. Dit geldt in de eerste plaats voor die begrippen die in de Archiefwet gedefinieerd zijn. Deze gelden onverminderd ook voor de verordening.
Ten aanzien van andere, in het verleden wel opgenomen, begrippen geldt:
Het begrip “archiefbescheiden” behoeft wel een toelichting, omdat dit begrip ten onrechte de suggestie kan wekken dat het slechts om papieren documenten zou gaan.
Dit is niet het geval, in artikel 1 van de Archiefwet is opgenomen dat het bij archiefbescheiden gaat om bescheiden en reproducties ongeacht hun vorm.
Het gaat dus niet alleen om papieren, maar ook om digitale archiefbescheiden. Voorbeelden hiervan zijn databases, websites, agenda’s en berichten op sociale media.
Het begrip “zorg” is niet gedefinieerd in de Archiefwet. In het algemeen, en in artikel 1 van deze verordening, wordt hieronder verstaan de (kaderstellende) bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen , vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen. Dit op een wijze waarmee de goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze archiefbescheiden op ieder moment kan worden vastgesteld.
Onder het begrip “beheer” wordt dan verstaan, de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Bij deze werkzaamheden gaat het over het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging of gebruik ter beschikking stellen aan de ambtelijke organisatie en het publiek.
Door het archiefbeheer (informatiebeheer) op orde te hebben wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtpositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.
Raadplegen archiefbescheiden, opmaken afschriften, bewerkingen en dergelijke
De archiefbescheiden die in de archiefbewaarplaats berusten zijn openbaar, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (Archiefwet artikelen 15, 16 en 17).
Iedereen is, behoudens deze uitzonderingsgevallen, bevoegd archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op kosten te doen maken (Archiefwet artikel 14). De tarieven die hiervoor in rekening worden gebracht worden vastgesteld door het bestuur van het BHIC.
Artikel 1 Zorgplicht burgemeester en wethouders
Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van burgemeester en wethouders. Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden.
De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor burgemeester en wethouders om ervoor zorg te dragen dat het beheer voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.
Dit onderdeel verplicht burgemeester en wethouders ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne (beheers-)regels worden opgesteld.
De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf, deze zorg maakt onderdeel uit van het gemeentelijk informatiebeleid in zijn algemeenheid. Burgemeester en wethouders dienen de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en privacy (persoonsgegevensbescherming) en zo nodig daartoe maatregelen te treffen.
Artikel 2 Taken gemeentearchivaris
Uit de Archiefwet volgt dat als er een gediplomeerde gemeentearchivaris is benoemd, deze de gemeentelijke archiefbewaarplaats beheert en dat deze tevens – voor zover het betreft de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats – belast is met toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde (artikel 32, eerste en tweede lid). De benoeming van de gemeentearchivaris (artikel 32, derde lid, Archiefwet 1995) is belegd bij het bestuur van het BHIC.
Op grond van het tweede lid kan de gemeentearchivaris op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over aangelegenheden betreffende toezicht en beheer. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.
Artikel 3 Verantwoording door burgemeester en wethouders
Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van hun zorgplicht voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.
Zij voegen daarbij in ieder geval:
Als er op te lossen knelpunten zijn, zal het onder c bedoelde voorstel neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als er aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verbonden, dan zullen deze meegenomen moeten worden in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht.
Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.
De informatie die burgemeester en wethouders aan de raad verstrekken kan ook gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren. Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden, waarmee het toezicht door de provincie is gewijzigd.
Dit betreft onder meer de bevoegdheid om systematische toezichtinformatie op te vragen, op grond van het aan de Gemeentewet toegevoegde artikel 124h. Het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie (dat uitvoering geeft aan dit artikel) stelt verder regels aan het opvragen van deze toezichtinformatie, opdat gemeenten niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen. Daarbij past dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de gegevens die burgemeester en wethouders in het kader van hun horizontale verantwoording aan de gemeenteraden aanbieden. De provincie Noord-Brabant heeft hiertoe in 2013 de Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Brabant vastgesteld (provinciaal blad 134/13, aanpassing in 2016, provinciaal blad 13/16).