Reglement Provinciaal Comité 75 jaar Bevrijding

Artikel 1 Instelling

Gedeputeerde Staten van Limburg, hierna te noemen "het college", stellen een Provinciale adviescommissie in: het Comité 75 jaar Bevrijding, hierna te noemen ‘het Comité’’.

Artikel 2 Positionering

Ten behoeve van een zorgvuldige en afgewogen besluitvorming door het college inzake de invulling van de viering van 75 jaar bevrijding in 2019-2020 en hierna verder te definiëren subsidieaanvragen in het bijzonder, baseert het college deze besluitvorming onder meer op basis van een deskundige en inhoudelijke beoordeling door een onafhankelijke adviescommissie, het ‘Comité ’.

Artikel 3 Samenstelling, benoeming en tijdsduur lidmaatschap

• 1.

  Het ‘Comité’ bestaat uit minimaal 9 en ten hoogste 11 leden (inclusief voorzitter), welke door het college worden benoemd en op persoonlijke titel zitting zullen hebben.

• 2.

  De leden en de voorzitter van het ‘Comité’ worden door het college benoemd tot 1 januari 2021;

• 3.

  Op voordracht van de voorzitter benoemt het ‘Comité’ een plaatsvervangend voorzitter uit zijn midden.

• 4.

  Het lidmaatschap van het ‘Comité’ kan te allen tijde op eigen verzoek worden beëindigd, door schriftelijke kennisgeving aan het college met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden. Wanneer een lid niet voldoende functioneert, kan het college, gehoord de (plaatsvervangend) voorzitter en de (plaatsvervangend) ambtelijk secretaris, het lidmaatschap van het desbetreffende lid tussentijds beëindigen.

Artikel 4 Taken

• 1.

  De adviserende taakstelling van het ‘Comité’ aan het college betreft:

  • a.

    het adviseren over de inhoud van de provinciale beleidslijn – mede op basis van de opbrengst brainstorm 75 jaar bevrijding - die dient als basis voor de subsidieregeling voor vernieuwende en inspirerende projecten in het kader van 75 jaar bevrijding;

  • b.

    de advisering over de inhoudelijke/ procesmatige invulling van de subsidieregeling voor de toetsing van aanvragen voor vernieuwende en inspirerende projecten in het kader van 75 jaar bevrijding;

  • c.

    de inhoudelijke/ integrale beoordeling van en schriftelijke advisering over de subsidieaanvragen (initiatieven van derden) die worden ingediend binnen de onder sub b, genoemde subsidieregeling voor vernieuwende en inspirerende projecten;

  • d.

    het zicht houden op invulling van diverse aspecten binnen het geformuleerde kader (zie het gesteld onder sub a) en aanjaagfunctie naar initiatiefnemers als blijkt dat bepaalde inhoudelijke aspecten binnen de subsidieregeling voor vernieuwende en inspirerende projecten achterblijven.

  • e.

    waar specifiek gevraagd: het inhoudelijk adviseren over andere programmaonderdelen in het kader van de viering 75 jaar bevrijding.

  • f.

    waar gevraagd representatie van en samen met het bij diverse plechtigheden die in het kader van 75 jaar bevrijding plaatsvinden in de periode 2019-2020.

  • g.

    het zicht houden op de Zuid-Nederlandse, landelijke- en internationale ontwikkelingen in het kader van 75 jaar bevrijding en deze betrekken bij de integrale advisering.

• 2.

  Ten minste vier keer per jaar wordt door de (plaatsvervangend) voorzitter mondeling of schriftelijk verslag uitgebracht over de voortgang van de opdracht van het ‘Comité’ aan de coördinerend portefeuillehouder.

Artikel 5 Taken ambtelijk secretaris

De Provincie Limburg vervult vanuit het cluster Kabinet het ambtelijk secretariaat van het ‘Comité’. De (plaatsvervangend) ambtelijk secretaris heeft geen stemrecht in het ‘Comité’. De taakstelling van de (plaatsvervangend) ambtelijk secretaris (onder verantwoordelijkheid van de (plaatsvervangend) voorzitter van het ‘Comité’) omvat:

• 1.

  het voorbereiden van (de agenda van) en de verslaglegging van vergaderingen.

• 2.

  het verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie.

• 3.

  het opstellen van de geformuleerde en vast te stellen (concept)adviezen van het ‘Comité .

• 4.

  het opstellen van de planning (data en indeling) van reguliere vergaderingen en andere bijeenkomsten.

• 5.

  het afhandelen van de declaraties van de (leden van) het ‘Comité’.

• 6.

  Het adviseren aan het Comité in procedurele en organisatorische zaken en het toezien op naleving van procedures en afspraken.

• 7.

  het fungeren als intermediair tussen het ‘Comité en het ambtelijk apparaat van de Provincie Limburg.

Artikel 6 Werkwijze vergaderingen

• 1.

  Het ‘Comité’ vergadert ten minste vijf maal per jaar op een locatie in Limburg.

• 2.

  De vergaderingen en de vergaderstukken van het ‘Comité’ zijn niet openbaar. De adviezen die het ‘Comité’ aan het college uitbrengt, zijn wel openbaar.

• 3.

  Het aantal leden dat aan de vergadering van het ‘Comité’ dient deel te nemen om adviezen te kunnen vaststellen, bedraagt minimaal de helft van het aantal leden van het ‘Comité’ plus de (plaatsvervangend) voorzitter.

• 4.

  Het ‘Comité’ stelt zijn adviezen vast bij meerderheid van stemmen, waarbij ieder lid (inclusief de (plaatsvervangend) voorzitter) één stem heeft. Indien de stemmen staken, beslist de (plaatsvervangend) voorzitter.

• 5.

  Het ‘Comité’ bepaalt zelf zijn vergaderorde en legt dit vast in de vergaderverslagen.

• 6.

  Correspondentie namens het ‘Comité’ en adviezen van het Comité worden steeds ondertekend door de (plaatsvervangend) voorzitter en de (plaatsvervangend) ambtelijk secretaris.

• 7.

  De (plaatsvervangend) voorzitter en/of leden onthouden zich van deelname aan vergaderingen, advisering en/of stemming indien het een aangelegenheid betreft die hen persoonlijk aangaat of als het gaat om een instelling waarvan zij (bestuurs)lid zijn of waaraan zij op enigerlei wijze verantwoording schuldig zijn. Dit wordt ter vergadering vastgelegd in het vergaderverslag.

Artikel 7 Vacatiegelden

• 1.

  De leden van het ‘Comité’ ontvangen een vergoeding voor het voorbereiden en het bijwonen van de vergaderingen en voor de reiskosten, op grond van de geldende " Verordening rechtspositie gedeputeerden, Staten- en commissieleden Provincie Limburg 2017”.

• 2.

  In afwijking van voornoemde verordening ontvangt de voorzitter maximaal drie keer de in de verordening gestelde vergoeding voor het voorbereiden van de vergaderingen van het ‘Comité’ en eventuele andere vergaderingen of bijeenkomsten die voortvloeien uit de rol van voorzitter.

• 3.

  Voor de verslaglegging van een door het provinciale bestuur gevraagd bezoek aan een activiteit in het kader van de viering van 75 jaar bevrijding vindt een vergoeding plaats van € 22,50 per verslag, exclusief eventuele reiskosten en entreegelden. Leden ontvangen deze vergoeding voor verslaglegging van bezoek van een activiteit waarvoor zij expliciet door de (plaatsvervangend) voorzitter en/of (plaatsvervangend) ambtelijk secretaris zijn gevraagd.

Artikel 8 Overige zaken

• 1.

  In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het college

• 2.

  Indien gevraagd geeft het ‘Comité’ toelichtende informatie over de door hem aan het college verstrekte inhoudelijke adviezen.

Artikel 9 Slotbepaling

Het ‘Comité’ heeft een algemene inspanningsverplichting om, door afdoende afgewogen inhoudelijke beoordelingen, tijdig en onderbouwd advies te geven ter optimale voorbereiding van besluitvorming door het college.

Artikel 10 Inwerkingtreding, beëindiging en citeertitel

• 1.

  Dit reglement treedt in werking vanaf de dag na de dag van publicatie in het Provinciaal Blad en vervalt op 1 januari 2021.

• 2.

  Dit reglement wordt aangehaald als ‘Reglement Provinciaal Comité 75 jaar Bevrijding’.