Protocol Voertuigvolgsysteem gemeente Bronckhorst

Inleiding

De gemeente Bronckhorst streeft ernaar een zo doelmatig mogelijke organisatie te zijn. Dat betekent dat werkzaamheden zo efficiënt mogelijk moeten worden uitgevoerd. Daarom is de behoefte ontstaan om voertuigvolgsystemen in dienstvoertuigen te plaatsen.

De informatie uit het voertuigvolgsysteem heeft een zakelijk doel, namelijk het optimaliseren van de bedrijfsvoering. Het voertuigvolg-systeem biedt tevens de mogelijkheid om de route en verreden kilometerstanden van de dienstvoertuigen te registreren. Het systeem heeft niet als doel medewerkers te volgen, om die reden wordt de data alleen geraadpleegd wanneer daar vanuit de bedrijfsvoering een aanleiding voor is.

De gemeente Bronckhorst kan besluiten in de dienstvoertuigen een voertuigvolgsysteem (ook wel “Track & Trace”) in te bouwen. Daarbij geeft zij duidelijk aan welke gegevens geregistreerd moeten worden om het doel ervan te realiseren. Dit gebeurt in overleg met de OR en de functionaris Gegevensbescherming.

Het voorliggende protocol geeft aan hoe in de gemeentelijke organisatie de data worden verwerkt. Het protocol bepaalt verder het doel van de dataverwerking, de bewaartermijn van deze data en wie toegang tot de data heeft.

Artikel 1 Doel en communicatie protocol

• 1.

  Dit protocol heeft tot doel een eenduidig beleid te voeren met betrekking tot het gebruik van voertuigvolgsystemen in de dienstvoertuigen van de gemeente Bronckhorst (de werkgever).

  Leidend daarbij zijn een verantwoord gebruik van het voertuigvolgsysteem en de bescherming van de privacy van de medewerkers die voor de uitoefening van hun werkzaamheden gebruikmaken van die dienstvoertuigen.

• 2.

  De werkgever informeert de medewerker die gebruikmaakt, hetzij als bestuurder hetzij als passagier, dat het aan hem ter beschikking gesteld dienstvoertuig is uitgerust met een voertuigvolgsysteem. Ook wordt de medewerker over de mogelijkheden van het systeem en de mogelijke controles geïnformeerd en wordt het protocol op intranet geplaatst. Nieuwe medewerkers worden hier bij hun introductie actief van op de hoogte gebracht.

Artikel 2 Werkingssfeer protocol

Dit protocol is van toepassing op iedereen die werkzaam is bij of voor de gemeente Bronckhorst en die van een gemeentelijk dienstvoertuig, voorzien van een voertuigvolgsysteem, gebruikmaakt.

Artikel 3 Algemene bepalingen

• 1.

  In dit protocol worden de volgende definities gehanteerd:

  • -

    Voertuigvolgsysteem: Een in het voertuig ingebouwd registratiesysteem dat gegevens van dat voertuig elektronisch registreert. Het registratiesysteem is als een GPS-systeem in de dienstvoertuigen ingebouwd.

  • -

    Persoonsgegevens: Een persoonsgegeven in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘de betrokkene’); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een indentificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

  • -

    Verwerking: Een verwerking in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via een geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

  • -

    Verslaglegging: Vastgelegde informatie door de werkgever op basis van de data uit het voertuigvolgsysteem.

• 2.

  Met behulp van het voertuigvolgsysteem worden gegevens verzameld die uiteindelijk herleidbaar zijn naar natuurlijke personen. Die gegevens mogen uitsluitend door de bevoegde medewerkers van de gemeente Bronckhorst, die op grond van artikel 5 van dit protocol door de werkgever zijn aangewezen, worden gebruikt / geraadpleegd.

• 3.

  Beheerder van het voertuigvolgsysteem is de contractbeheerder, welke door het Ontwikkelteam (OT) wordt aangewezen. De contractbeheerder heeft toegang tot het voertuigvolgsysteem en de informatie uit het voertuigvolgsysteem. De contractbeheerder is, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voorzover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Artikel 4 Doel van het voertuigvolgsysteem en de verwerking van gegevens

Het voertuigvolgsysteem heeft tot doel:

• 1.

  Het doorontwikkelen van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering en beleidsontwikkeling bij de inzet van dienstvoertuigen;

• 2.

  Het voldoen aan de door de Belastingdienst gestelde eisen ten aanzien van de rittenverantwoording;

• 3.

  Het bevorderen van de veiligheid van de in en bij het voertuig aanwezige personen;

• 4.

  Het afhandelen van bekeuringen, evenals klachten en meldingen van burgers over het rijgedrag met betrokken voertuigen;

• 5.

  De waarheidsbevinding naar aanleiding van een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik waarvoor disciplinaire maatregelen kunnen worden genomen of van strafbare feiten.

Artikel 5 Toegang gegevens

• 1.

  De manager(s) van betreffende cluster(s) wijst een beperkt aantal medewerkers aan die toegang hebben tot het voertuigvolgsysteem en de geregistreerde gegevens.

• 2.

  Elke medewerker die toegang heeft tot het voertuigvolgsysteem, en de daarin geregistreerde gegevens, ontvangt een wachtwoord dat persoonsgebonden is en blijft.

• 3.

  De medewerker mag dit wachtwoord niet delen met andere medewerkers of zijn/haar leidinggevende.

• 4.

  Alle opgehaalde informatie uit het voertuigvolgsysteem wordt geregistreerd waarbij duidelijk wordt vastgelegd wie, wanneer wat heeft opgevraagd.

• 5.

  Door of namens de manager kan naar aanleiding van een strafbaar feit, of klacht over een voertuig / gedraging, een controle worden uitgevoerd op het voertuigvolgsysteem en de daaruit gegenereerde gegevens.

• 6.

  Door of namens de manager kan bij een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik een onderzoek worden gestart. De medewerker naar wie onderzoek wordt gedaan, wordt schriftelijk geïnformeerd over het onderzoek, de gegevens die daartoe de aanleiding hebben gegeven en de eventuele conclusies die uit die gegevens zijn getrokken.

  Er worden slechts gegevens verzameld over de periode nadat de medewerker geinformeerd is.

Artikel 6 Het verstrekken van gegevens uit het voertuigvolgsysteem

• 1.

  Gegevens kunnen worden verstrekt aan:

  • a.

    de manager van betreffende cluster(s) ten behoeve van beleidsontwikkeling of verbetermaatregelen, waarbij de gegevens zover als mogelijk geanonimiseerd zijn. Deze kan de informatie op zijn/haar beurt overdragen aan bij de beleidsontwikkeling of verbetermogelijkheden betrokken (beleids)medewerkers;

  • b.

    de manager van betrokken chauffeurs of passagiers;

  • c.

    anderen voor zover dat noodzakelijk is op basis van een wettelijk voorschrift of ten behoeve van een gerechtelijke procedure;

  • d.

    de manager ten behoeve van een zorgvuldig en behoorlijk onderzoek bij vermeende integriteitsschending met inachtneming van de bepalingen van de Nota Integriteit Gemeente Bronckhorst;

  • e.

    de Belastingdienst.

• 2.

  Bijlage 1 geeft een overzicht in de verschillende relaties tussen de doelen voor het gebruik van het voertuigvolgsysteem, de benodigde gegevens, de intensiteit van raadplegen en de opvrager van de benodigde informatie.

Artikel 7 Inzage- en correctierecht

• 1.

  Elke medewerker die gebruikmaakt van een dienstvoertuig als bestuurder of als bijrijder kan een verzoek tot inzage indienen met betrekking tot de voor hem/haar relevante informatie en verslaglegging.

• 2.

  De medewerker dient zijn verzoek om inzage schriftelijk in bij de werkgever.

• 3.

  De werkgever verstrekt de medewerker, binnen vier weken na diens verzoek om inzage, alle op hem betrekking hebbende informatie uit het voertuigvolgsysteem en de verslaglegging. Op verzoek geeft de werkgever ook informatie over de wijze waarop de systematiek van de gegevens worden verwerkt.

• 4.

  De medewerker mag de werkgever verzoeken de op hem betrekking hebbende verslaglegging te corrigeren. Daarbij moet hij of zij de gewenste wijzigingen aangeven. Correctie houdt in:

  • a.

    verbeteren;

  • b.

    aanvullen;

  • c.

    verwijderen;

  • d.

    afschermen; of

  • e.

    op een andere manier er voor zorgen dat de werkgever de onjuiste gegevens niet langer gebruikt. Dit laatste kan het geval zijn als het technisch niet mogelijk is de gegevens te verbeteren. In dat geval moet de werkgever andere maatregelen nemen: bijvoorbeeld een bestand met aanvullingen en verbeteringen opnemen.

• 5.

  De werkgever is alleen verplicht de verslaglegging te corrigeren als die:

  • a.

    feitelijk onjuist is;

  • b.

    onvolledig is of niet terzake doet voor het doel waarvoor ze wordt verwerkt; of

  • c.

    op andere wijze in strijd is met een voorschrift van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Artikel 8 Verplichtingen van de werknemer

• 1.

  Het is de medewerker niet toegestaan het voertuigvolgsysteem op enigerlei wijze onklaar te maken of te manipuleren.

• 2.

  Als de medewerker twijfelt aan de juiste werking van het voertuigvolgsysteem, meldt hij of zij dit direct aan de contractbeheerder (conform art 3.3 van dit protocol).

Artikel 9 Bewaartermijnen

• 1.

  De opgenomen persoonsgegevens worden verwijderd en daarna vernietigd:

  • a.

    uiterlijk twee jaar na afloop van het kalenderjaar waarop de gegevens betrekking hebben, tenzij de gegevens nog noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking. Voor de gegevens waar de belastingdienst gebruik van maakt geldt een termijn van zeven jaar;

  • b.

    de aangewezen contractbeheerder van artikel 3.3 verwijdert jaarlijks de gegevens waarvan vaststaat dat zij niet meer nodig zijn voor het doel van de registratie;

  • c.

    vernietiging van de verwerkte gegevens gebeurt met inachtneming van de Archiefwet.

• 2.

  De opgenomen gegevens kunnen in niet tot individuele personen herleidbare vorm bewaard blijven.

Artikel 10 Handhaving protocol

• 1.

  Iedere medewerker die van een dienstvoertuig, voorzien van het voertuigvolgsysteem, gebruikmaakt is gehouden zich te gedragen conform dit protocol.

• 2.

  De managers hebben tot taak hun medewerking te verlenen aan de handhaving van dit protocol.

• 3.

  Aan medewerkers en leidinggevenden die in strijd met dit protocol handelen kunnen op grond van de CAR/UWO disciplinaire maatregelen of ontslag als disciplinaire straf worden opgelegd.

Artikel 11 Geschil

Als er een geschil ontstaat tussen de werkgever en een medewerker over de naleving van dit protocol, dan kan de medewerker een schriftelijke klacht indienen bij de algemeen directeur / secretaris van de gemeente Bronckhorst.

Artikel 12 Inwerkingtreding

• 1.

  De regeling treedt in werking op de dag na vaststelling van dit protocol.

• 2.

  De verwerking van persoonsgegevens is vooraf gemeld bij de functionaris Gegevensbescherming. Deze zorgt voor opname in het verwerkingsregister.

• 3.

  De ondernemingsraad heeft op 28 juni 2018 met het protocol ingestemd.