Paragraaf 1. Voorbereiding
Artikel 9. Oproep en agenda
- 1.
De voorlopige agenda met een voorstel voor behandeltijden wordt op voordracht van de griffie vastgesteld door de agendacommissie.
- 2.
De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden verzonden.
- 3.
De voorzitter zendt ten minste negen dagen voor de oriënterende commissievergadering de leden een oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
- 4.
De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor de meningvormende commissie en voor de raadsvergadering de leden een oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
- 5.
In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.
- 6.
Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 10, derde lid, van toepassing.
- 7.
De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.
- 8.
Een commissielid kan een onderwerp in een commissie laten agenderen door een bespreeknotitie bij de agendacommissie in te dienen.
- 9.
Een lid van het college kan een onderwerp in een commissie laten agenderen door een bespreeknotitie bij de agendacommissie in te dienen.
- 10.
De agendacommissie stelt ten minste tien dagen van tevoren de voorlopige agenda voor de oriënterende commissievergaderingen vast.
Artikel 10. Ter inzage leggen van stukken
- 1.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.
- 2.
Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst.
- 3.
Stukken waaromtrent op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.
Artikel 11. Openbare kennisgeving
- 1.
De vergadering wordt door aankondiging in het huis-aan-huis blad De Medemblikker/Koggenlander en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.
- 2.
De openbare kennisgeving vermeldt:
- a.
de datum, aanvangstijd en plaats, en de agenda van de vergadering;
- b.
wijze waarop en de plaats waar een ieder de bij de vergadering behorende stukken kan inzien;
- c.
de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 16.
- 3.
In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.
Paragraaf 2. Vergadering
Artikel 12. Presentielijst
- 1.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder commissielid dat aan de vergadertafel gaat plaatsnemen de presentielijst.
- 2.
Vergoedingen worden betaald aan commissieleden niet-zijnde raadsleden die de presentielijst hebben getekend. Indien meer vergaderingen op één avond worden bijgewoond, wordt de vergoeding éénmaal uitbetaald.
Artikel 13. Opening vergadering en quorum
- 1.
Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van de fracties tegenwoordig is.
- 2.
Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
- 3.
Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal fracties tegenwoordig is.
Artikel 14. Aantal spreektermijnen
- 1.
1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.
- 2.
Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.
- 3.
3. Commissieleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.
- 4.
4. Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
Artikel 15. Deelname aan de beraadslaging door anderen
- 1.
De burgemeester en de wethouders hebben toegang tot de vergaderingen en kunnen aan de beraadslaging deelnemen.
- 2.
Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
Artikel 16. Spreekrecht burgers
- 1.
Burgers, vertegenwoordigers van maatschappelijke instellingen en bedrijven kunnen:
- a.
over een niet geagendeerd onderwerp hun mening kenbaar maken tijdens een Rondetafelgesprek voorafgaand aan de meningvormende commissie of
- b.
bij een onderwerp dat op de agenda staat of over een niet geagendeerd onderwerp bij aanvang van de vergadering in de oriënterende fase inspreken waarna de commissieleden in de gelegenheid gesteld worden de inspreker(s) verduidelijkende vragen te stellen.
- 2.
Diegene die van het spreekrecht in de oriënterende fase gebruik wil maken meldt dit voor de vergadering bij de commissiegriffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.
- 3.
Op voorstel van de voorzitter kan de meningvormende commissie besluiten inspraak over geagendeerde onderwerpen in de meningvormende fase toe te staan.
- 4.
Diegene die van het spreekrecht tijdens een Rondetafelgesprek gebruik wil maken meldt dit uiterlijk 48 uur voor de vergadering bij de griffie onder vermelding van naam, adres, telefoonnummer, emailadres en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren. De griffie draagt er zorg voor dat de raads- en commissieleden uiterlijk 24 uur van tevoren op de hoogte worden gesteld van de aanvraag voor inspreken tijdens een Rondetafelgesprek. Een Rondetafelgesprek begint in beginsel om 19.00 uur, voorafgaand aan de meningvormende commissie.
- 5.
Insprekers krijgen per vergadering de gelegenheid om maximaal vijf minuten in te spreken. Per vergadering is in totaal een half uur voor inspraak gereserveerd. Als er meer dan 6 insprekers zijn, wordt de totale inspreektijd van maximaal een half uur naar rato verdeeld over de insprekers.
Artikel 17. Uitkomst van de behandeling van een onderwerp
- 1.
Bij de afsluiting van de bespreking van een raadsvoorstel in de oriënterende commissievergadering stelt de commissie vast of het voorstel als bespreekstuk of hamerstuk voor de meningvormende commissievergadering kan worden geagendeerd.
- 2.
Bij de afsluiting van de bespreking van een raadsvoorstel in de meningvormende commissievergadering stelt de commissie vast of het voorstel als bespreekstuk of hamerstuk voor de raadsvergadering kan worden geagendeerd.
- 3.
Als een raadscommissie adviseert een raadsvoorstel terug te zenden aan het college, wordt het raadsvoorstel als bespreekstuk voor de raadsvergadering geagendeerd, voorzien van het advies van de commissie. In dit advies stelt de commissie een termijn voor waarbinnen het voorstel opnieuw wordt geagendeerd.
Artikel 18. Voorstellen van orde
- 1.
De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.
- 2.
Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.
- 3.
Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.
Artikel 19. Besluitenlijst
- 1.
Van de commissievergaderingen wordt onder verantwoordelijkheid van de commissiegriffier een besluitenlijst gemaakt.
- 2.
De concept-besluitenlijst van de voorgaande vergadering wordt, zo mogelijk, voor de leden openbaar gemaakt gelijktijdig met de agenda voor de volgende vergadering.
- 3.
De digitale besluitenlijst van de oriënterende commissie die vergadert in de raadzaal en van de meningvormende commissie worden zo spoedig mogelijk op de gemeentelijke website geplaatst.
- 4.
De samenvattende besluitenlijsten van de commissievergaderingen worden ter vaststelling voorgelegd in de eerstvolgende vergadering van de betreffende commissie.
- 5.
De leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders, hebben het recht een voorstel tot wijziging van de besluitenslijst aan de raadscommissie te doen, indien de concept- besluitenlijst onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen verklaard of besloten is.
Paragraaf 3. Besloten vergaderingen
Artikel 20. Toepassen verordening op besloten vergaderingen
Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 21. Verslag besloten vergadering
- 1.
Het conceptverslag van besloten vergaderingen wordt niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de griffier.
- 2.
Het conceptverslag wordt zo spoedig mogelijk in een besloten (deel van de) vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag.
- 3.
De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.
Artikel 22. Geheimhouding
Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.
Artikel 23. Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Paragraaf 4. Toehoorders en pers
Artikel 24. Toehoorders en pers
- 1.
De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
- 2.
Het blijk geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
- 3.
De commissievoorzitter is bevoegd toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren, kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.
Artikel 25. Geluid- en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.