Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Helmond houdende regels omtrent budgethouders Regeling Budgethouders Helmond 2018

1. Mandaatstructuur lijnorganisatie

De mandatering van de budgetverantwoordelijkheid is binnen Helmond gelaagd opgebouwd:

• 1.

  De raad delegeert zijn bevoegdheden op Programmaniveau aan het college*;

• 2.

  Het college mandateert op productniveau door aan de gemeentesecretaris, (programma)directeur, afdelingsmanager, programmamanager of concerncontroller;

• 3.

  De gemeentesecretaris, (programma)directeur, afdelingsmanager, programmamanager of concerncontroller kan op kostenplaats- of kostendragerniveau ondermandaat verlenen aan teammanagers;

• 4.

  De gemeentesecretaris, (programma)directeur, afdelingsmanager, programmamanager of concerncontroller kan ondermandaat verlenen voor delen van het budget aan opdrachtnemers of activiteitverantwoordelijken.

Bovenstaande geldt tenzij door het college ondermandatering in het voorkomende geval expliciet is verboden.

De volgende indeling resulteert hierdoor:

* Op grond van de gemeentewet is het college van burgemeester en wethouders belast met de uitvoering van de (programma)begroting. In het kader van de dualisering geldt er een uitzondering voor die onderdelen van de begroting, waarbij de uitvoering plaatsvindt door de griffie. Voor die onderdelen is de griffier gemandateerd als budgethouder.

** Dit kan naast de Afdelingsmanager in feite ook de gemeentesecretaris, (programma)directeur, concerncontroller of programmamanager zijn.

Indien de afdelingsmanager geen ondermandaat verleent aan een teammanager, dan treedt de afdelingsmanager op het kostenplaats/kostendragerniveau zelf op als budgethouder. De budgethouder kan voor (delen van) het kostenplaats/kostendragerbudget ondermandaat verlenen aan een deelbudgethouder. Dit zal in de praktijk vaak een projectleider, een opdrachtnemer of een activiteitverantwoordelijke zijn.

De autorisatie bepaalt met name de budgettaire vrijheidsgraden. De bevoegdheid om met budget te schuiven geldt binnen de autorisatie.

Het staat de budgethouder (verantwoordelijk op kostenplaats/drager) vrij om delen van het kostenplaats/kostendragerbudget onder te mandateren aan een deelbudgethouder. Daarbij wel rekening houdend met de richtlijnen die gelden voor het aanmaken van budgetten (o.a. omvang budget, tegengaan wildgroei e.d.).

De (deel)budgethouder kan per kostenplaats of -drager een budgetbeheerder aanwijzen. Een ‘beheerder’ ondersteunt de (deel)budgethouder in het beheer van het budget. De rol is aangemaakt in het financieel systeem zodat aan de rol bepaalde rechten gekoppeld kunnen worden (maken overzichten, raadplegen voortgang verplichtingen, raadplegen budget e.d.). Een ‘beheerder’ heeft

geen budgetmandaat, is niet budgetverantwoordelijk en heeft geen tekenbevoegdheid.

Door de Directie wordt ieder jaar een interne begroting vastgesteld. Dit betreft feitelijke verdeling van budgetten vanuit de hoofdproducten naar de producten en de kostendragers en kostenplaatsen. De verdeling van de budgetten naar een lager niveau is – met uitzondering van door de Raad vastgestelde kredieten – een verantwoordelijkheid van de budgethouders.

2. Mandaatstructuur programma’s en projecten

• a.

  Het ondermandaat op kostenplaats- of kostendragerniveau aan programmamanagers wordt vanwege de bijzondere positie van hen in de organisatie verleend door de gemeentesecretaris of de (programma)directeur in zijn rol als opdrachtgever.

• b.

  De gemeentesecretaris, (programma)directeur of programmamanager kan ondermandaat verlenen voor delen van het budget aan projectleiders, opdrachtnemers of activiteitverantwoordelijken.

• c.

  De gemeentesecretaris, (programma)directeur of programmamanager kan ondermandaat verlenen voor delen van het budget aan projectleiders.

3. Hoofdbudgethouder

• a.

  Het College wijst, op basis van een afzonderlijk mandaatbesluit, per product een hoofdbudgethouder aan.

• b.

  De hoofdbudgethouder kan, op basis van een afzonderlijk mandaatbesluit, per kostenplaats/drager een budgethouder aanwijzen.

• c.

  Een hoofdbudgethouder is door het College en de directie aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd voor de uitvoering van het vastgesteld beleid, voor de in dat kader overeengekomen prestaties en voor de aan hem/haar toevertrouwde budgetten.

• d.

  Een hoofdbudgethouder is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming en /of verlening van diensten binnen het daartoe geautoriseerde budget. Deze bevoegdheid wordt ingevuld binnen de voorwaarden van het inkoopprotocol. Voor het aangaan van verbintenissen voor de langere termijn en zeker bij een hoger risicoprofiel wordt geadviseerd goedkeuring te vragen aan het college.

• e.

  Het aangaan van langdurige contracten (langer dan 1 jaar) kan niet worden ondergemandateerd aan budgethouders; langdurige contracten worden vastgelegd in een contractenregister.

• f.

  De verstrekking of intrekking van (onder)mandaat dient schriftelijk te worden vastgelegd.

• g.

  De verleende mandaten worden geadministreerd.

• h.

  een hoofdbudgethouder kan tijdelijk worden vervangen in geval van ziekte, vakantie etc. door een andere hoofdbudgethouder.

• i.

  Indien bepaalde onder punt h ongewenst is voor vervanging, kan ondermandaat worden verleend door een hoofdbudgethouder.

• j.

  Tijdelijke vervanging is maximaal voor een periode van een jaar. Indien vervanging langer is dan deze periode, wijst het College een nieuwe hoofdbudgethouder aan.

De hoofdbudgethouder benoemt de budgethouder op kostenplaats/kostendragerniveau. De hoofdbudgethouder kan naast de afdelingsmanager in feite ook de gemeentesecretaris, (programma)directeur, concerncontroller of programmamanager zijn. De hoofdbudgethouder mandateert in de regel door naar het middenmanagement (=teamleider).

4. Budgethouder

• a.

  Een budgethouder is een, op basis van een mandaatbesluit, door de hoofdbudgethouder aangewezen functionaris die op kostenplaats/kostendragerniveau verantwoordelijk is voor de uitvoering van het vastgesteld beleid, voor de in dat kader overeen gekomen prestaties en voor het aan hem/haar toevertrouwde budget.

• b.

  Een budgetbehouder is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming en /of verlening van diensten binnen het daartoe geautoriseerde budget en gegeven mandaat. Deze bevoegdheid wordt ingevuld binnen de voorwaarden van het inkoopprotocol.

• c.

  De budgethouder kan, op basis van een afzonderlijk mandaatbesluit, een deelbudgethouder aanwijzen voor (een deel van) het budget op de kostenplaats/drager.

• d.

  De verstrekking of intrekking van (onder)mandaat dient schriftelijk te worden vastgelegd.

• e.

  Voor het sluiten van langdurige contracten (langer dan 1 jaar) is toestemming nodig van de hoofdbudgethouder

• f.

  een budgethouder kan tijdelijk worden vervangen door de hoofdbudgethouder, die mandaat heeft verleend.

• g.

  Indien bepaalde onder punt f ongewenst is voor vervanging, kan ondermandaat worden verleend door een hoofdbudgethouder.

• h.

  Tijdelijke vervanging is maximaal voor een periode van een jaar in geval van ziekte, vakantie etc.

  Indien vervanging langer is dan deze periode, wijst de hoofdbudgethouder een nieuwe budgethouder aan.

Een budgethouder is veelal een afdelingsmanager, programmamanager of een teamleider. De budgethouder ontvangt van de hoofdbudgethouder mandaat op kostenplaats/kostendragerniveau. Een budgethouder kan per kostenplaats/kostendrager een deel van het budget ondermandateren aan een deelbudgethouder.

Het is de verantwoordelijkheid van de budgethouder om de verstrekte ondermandaten actueel te houden en hierop te monitoren. De concerncontroller houdt hier toezicht op en voert periodiek interne controle uit (of laat dit uitvoeren).

5. Deelbudgethouder

• a.

  Een deelbudgethouder is een, op basis van een mandaatbesluit, door de budgethouder aangewezen functionaris aan wie (een deel van) de kostenplaats/kostendragerbudget is toegewezen en die in dat kader verantwoordelijk is voor de uitvoering van het vastgesteld beleid, en voor het aan hem/haar toevertrouwde budget.

• b.

  Een deelbudgethouder is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming en /of verlening van diensten binnen het daartoe geautoriseerde budget en gegeven mandaat.

• c.

  De deelbudgethouder is niet bevoegd tot het verlenen van een ondermandaat.

• d.

  Voor het sluiten van langdurige contracten (langer dan 1 jaar) is toestemming nodig van de hoofdbudgethouder

• e.

  een deelbudgethouder kan tijdelijk worden vervangen door een budgethouder of een hoofdbudgethouder.

• f.

  Indien bepaalde onder punt f ongewenst is voor vervanging, kan ondermandaat worden verleend door budgethouder.

• g.

  Tijdelijke vervanging is maximaal voor een periode van een jaar in geval van ziekte, vakantie etc. Indien vervanging langer is dan deze periode, wijst de budgethouder een nieuwe deelbudgethouder aan.

Deelbudgethouders worden gemandateerd door de budgethouder (verantwoordelijke op kostendragerniveau.

6. Prestatieverklaring

• a.

  Een prestatieverklaring houdt in dat, alvorens een factuur wordt gefiatteerd, wordt verklaard dat de betreffende diensten en of goederen (de prestatie) daadwerkelijk zijn geleverd.

• b.

  De prestatieverklaarder is een andere medewerker dan de betreffende budgethouder en kan zelf nooit budget verantwoordelijk zijn. Prestatieverklaarder en budgetverantwoordelijke zijn hiermee gescheiden en kunnen niet in één hand voorkomen.

• c.

  De prestatieverklaarder dient een objectief oordeel te kunnen geven over de geleverde prestatie. Daarbij mag er op geen wijze sprake zijn van druk of drang.

• d.

  De prestatieverklaarder is middels zijn paraaf verantwoordelijk en aanspreekbaar voor de toets dat de geleverde prestatie is geleverd. Hij dient er zich daarom te vergewissen dat de prestatie daadwerkelijk is geleverd, alvorens te paraferen.

• e.

  De prestatieverklaring bestaat uit:

  • -

    Een handtekening van de aangewezen prestatieverklaarder, waarbij wordt verklaard dat de te leveren prestatie ook daadwerkelijk is geleverd.

  • -

    Een document, indien beschikbaar, waaruit blijkt dat de prestatie daadwerkelijk is geleverd (pakbon/urenstaat etc., voorzien van paraaf)

  • -

    Bij het ontbreken van een document kan de prestatieverklaarder een toelichting geven op welke wijze en op welk moment hij /zij heeft vastgesteld dat de levering van de goederen en of diensten is vastgesteld.

• f.

  Zonder paraaf, onderliggend brondocument of tekstuele toelichting van de prestatieverklaarder gaat de factuur niet verder in het administratieve boekings- en betalingsproces.

• g.

  Er is een vastgestelde handtekeningenlijst beschikbaar van de aangewezen prestatieverklaarders per organisatie-eenheid.

7. Budgetbeheerder

• a.

  Een budgetbeheerder is een door de budgethouder of deelbudgethouder aangewezen functionaris die de budgethouder ondersteunt in het beheren van de aan hem/haar toevertrouwde budgetten.

• b.

  De budgetbeheerder heeft geen budgetverantwoordelijkheid en geen budgetmandaat.

De ‘beheerder’ ondersteunt de budgethouder bij het beheer van de budgetten. Hierbij kan gedacht worden aan het maken van overzichten, het monitoren van het budgetverloop, het aanmaken en monitoren van verplichtingen, het afwikkelen van openstaande verplichtingen, et cetera.

8. Condities budgethouderschap

• a.

  Alle in deze regeling opgenomen bepalingen voor budgethouders zijn van overeenkomstige toepassing op de hoofdbudgethouder en deelbudgethouders.

• b.

  Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor een kostenplaats of kostendrager met bijbehorend budget.

• c.

  De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functies van betalingsfiatteur (= degene die betalingen aan de bank controleert en fiatteert) en kassier, alsmede met de registrerende functie.

• d.

  Een budgethouder mag de aan hem/haar gemandateerde bevoegdheden niet uitoefenen ten aanzien van zichzelf of ten aanzien van boven hem/haar geplaatste functionarissen. ¹

• e.

  Per organisatieonderdeel en/of per budgethouder kunnen (voor zover niet strijdig met deze regeling en/of andere algemene regels) aan de zelfstandige uitoefening van het budgethouderschap condities en beperkingen worden aangebracht door of onder goedkeuring van de (programma)directeur.

• f.

  Bij het verlenen van mandaat aan een budgethouder wordt tevens vastgelegd wie als vervanger kan optreden bij afwezigheid van de budgethouder.

• g.

  Met het accepteren van het budgethouderschap door een budgethouder neemt men de verantwoordelijkheid op zich om al het mogelijke te doen om binnen het budget en afgesproken prestaties te blijven. Het is aan de budgethouder om aan te tonen dat hij/zij deze verantwoordelijkheid heeft genomen.

Het uitgangspunt van een éénduidige verantwoordelijkheid is hier nog eens extra benoemd. Verder is in dit artikel o.a. geregeld dat de mandaatverstrekker tevens bepaalt wie op kan/mag optreden als vervanger in geval de gemandateerde budgethouder/projectleider afwezig is. Dit conform de vervangingsregeling leidinggevenden Helmond. Lid c is opgenomen om belangen te scheiden.

Lid g. Is opgenomen om te benadrukken dat het zijn van budgethouder geen vrijblijvende zaak is. Verwacht wordt van een budgethouder om alles in het werk te stellen dat - voor en tijdens de uitvoering - binnen het budget en binnen het kader van afgesproken prestaties gewerkt wordt. Bijvoorbeeld: Is een budget op voorhand niet voldoende dan zal de budgethouder of projectleider hier schriftelijk melding van moeten maken aan de mandaatverstrekker. Er mogen dan ook geen verplichtingen t.l.v. het betreffende budget aangegaan worden.

9. Aangaan verplichtingen

• a.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget is en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de bestemming van het budget en realisatie van afgesproken prestaties.

• b.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven respectievelijk inkomsten die voortvloeien uit de door hem/haar aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten, zulks met inachtneming van te stellen eisen aan de interne controle, functiescheiding en overige zaken de administratieve organisatie betreffende.

• c.

  Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden met toestemming van de aangewezen budgethouder.

• d.

  De budgethouder zorgt ervoor, dat het hem/haar toebedeelde budget wordt aangewend voor het daartoe bestemde doel.

• e.

  De budgethouders zorgen voor een bedrijfseconomische inzet van de ter beschikking gestelde middelen en leggen verantwoording af omtrent de doelmatigheid van het gevoerde beheer. Zij spreken met de hoofdbudgethouder af onder welke voorwaarde, bandbreedte en omstandigheden zij rapporteren.

• f.

  Bij het aangaan van verplichtingen dient rekening te worden gehouden met de vastgestelde richtlijnen t.a.v. de procedure ‘Aangaan verplichtingen’, de regels t.a.v. tekenbevoegdheid en de inkoop- en aanbestedingsregels van de gemeente Helmond.

Dit artikel regelt de voorwaarden waaraan een (deel)budgethouder zich dient te houden bij het aangaan van verplichtingen/ het doen van bestellingen.

In lid f. is geregeld dat bij het aangaan van verplichtingen de vastgestelde procedures en tekenbevoegdheden moeten worden aangehouden door de budgethouder. Deze regels geven onder meer aan welke verplichtingen in de administratie moeten worden vastgelegd, in welke gevallen offertes aangevraagd moeten worden en wat de grenzen van tekenbevoegdheid zijn en wanneer medeparaaf nodig is.

10. Overige instructies

• a.

  Alle in deze regeling opgenomen bepalingen voor budgethouders zijn van overeenkomstige toepassing op de hoofdbudgethouder en deelbudgethouders.

• b.

  De budgethouders dragen zorg voor een adequate organisatie van de processen en activiteiten nodig voor het realiseren van de resultaten op basis van de voorcalculatie.

• c.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de aanwending en realisatie van de budgetten;

• d.

  Een budgethouder is door de mandaatverlener (veelal het hiërarchisch naast hogere niveau) aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd voor de uitvoering van het vastgesteld beleid, voor de in dat kader overeen gekomen prestaties en voor de aan hem /haar toevertrouwde budgetten.

• e.

  De budgethouder draagt zorg voor een adequate administratieve organisatie.

• f.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen etc. en verschaffen hieromtrent de nodige informatie.

• g.

  De budgethouder legt de op kostenplaats/kostendrager en/ of project betrekking hebbende verplichtingen vast conform de geldende richtlijnen voor de verplichtingenadministratie.

• h.

  De budgethouder voorziet de verantwoordelijke op het naast hogere niveau en de financieel adviseur periodiek van informatie over de stand van de werkzaamheden en de bestede middelen.

• i.

  De budgethouder verstrekt de financieel adviseurs, financieel medewerkers en concern control alle gegevens en stukken die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie van de gemeente Helmond, de budget- en kredietbewaking en de (jaar)verslaglegging nodig zijn.

Naast de bevoegdheden tot het aangaan van verplichtingen heeft een budgethouder ook de nodige plichten. Hierbij kan gedacht worden aan de plicht tot het afleggen van verantwoording, de ontwikkeling van prestatiegegevens, e.d.. In dit artikel wordt tevens genoemd dat verplichtingen geregistreerd moeten worden conform de geldende richtlijnen (zie beschrijving verplichtingenproces)

Lid c. Hierin wordt aangegeven dat de budgethouder verantwoordelijk is, of indien sprake is van ondermandatering, de deelbudgethouder. Consequentie hiervan is dat niemand anders dan de budgethouder de verplichting aan mag gaan. De gemandateerde (deel)budgethouder tekent dus voor de verplichting én ook voor de betaling. Dit wordt geborgd in de workflow van het verplichtingproces en het betaalproces.

Lid d. geeft aan dat de budgethouder verantwoording moet afleggen over prestaties en realisatie van budget. De realisatie van budget staat of valt met het op de juiste plaats boeken van de factuur. Dit betekent dus ook dat de budgethouder zorg draagt voor een goede codering van de verplichting/factuur (invullen juiste kostenplaats/kostendrager en kostensoort).

Lid h. regelt de periodieke verantwoording van budgethouder aan hoofdbudgethouder en concerncontroller. De rol van de financieel adviseur en controller is zodanig dat periodiek gesprekken worden gevoerd met de budgethouder. Contactpersoon voor de financieel adviseur is dus in principe de budgethouder en voor de concerncontroller de hoofdbudgethouder. Dit betekent dus dat een budgethouder zijn/ haar interne organisatie zodanig moet opzetten dat periodiek ook inderdaad verantwoording kan worden afgelegd. Een budgethouder moet dus weten wat er speelt binnen zijn/ haar budgetten, of de prestaties gehaald worden en welke uitgaven nog gedaan moeten worden. De controller faciliteert de totstandkoming van de verantwoording, maar de budgethouder is verantwoordelijk voor de inhoud.

De budgethouder heeft altijd een informatieplicht wanneer de werkelijke kosten en/ of opbrengsten een significant verschil vertoont of dreigt te gaan vertonen met het budget. Met verschil wordt onder meer ook bedoeld dat de gerealiseerde prestaties niet meer in verhouding staan tot de gemaakte lasten en baten in het budget. Deze informatieplicht geldt ongeacht de oorzaak (endogeen of exogeen). De informatie bevat de verklaringen omtrent de ontstane afwijkingen tussen gerealiseerde en geraamde budgetten en prestaties alsmede mogelijkheden/ alternatieven om bij te sturen.

11. Budgetregels algemeen

• a.

  Indien zich bij de uitvoering van vastgesteld beleid budgetoverschrijdingen en -onderschrijdingen voordoen, dan mag een (hoofd)budgethouder binnen de autorisaties van een product schuiven met budgetten (budgetcompensatie), zonder toestemming te vragen aan de mandaatverlener. Uitgangspunt is dat het primair gaat om de realisatie van de afgesproken output/ prestaties.

• b.

  Indien er meerdere hoofdbudgethouders verantwoordelijk zijn voor de budgetten binnen een hoofdproduct dienen voorstellen voor verschuivingen tussen producten binnen het hoofdbudget voor akkoord voorgelegd te worden aan het Directieteam.

• c.

  In lijn met lid a mag een (hoofd)budgethouder of deelbudgethouder geen verplichtingen aangaan die tot overschrijding van zijn/ haar budget leiden.

• d.

  De organisatie moet een zo getrouw mogelijke financiële administratie voeren. Het spreekt voor zich dat verschrijven (in de planning en realisatie) in het algemeen en specifiek het boeken van uitgaven en uren op andere budgetten dan waarvoor de uitgaaf wordt gedaan is niet toegestaan. De (deel)budgethouder houdt hier rekening mee en gaat dit tegen. De afdeling Financiën houdt hier toezicht op.

Dit artikel regelt de basis vrijheidsgraden van een (Hoofd/deel)budgethouder. Uitgangspunt is dat een budgethouder binnen de autorisaties mag schuiven met budgetten, zonder toestemming te vragen aan de mandaatverlener. Op deze manier ontstaat een mogelijkheid om in reactie op wijzigende omstandigheden de wijze van besteding van het budget aan te passen ten einde een optimaal resultaat te behalen.

Indien budgettair geschoven wordt tussen de kostendragers binnen een product dan is de toestemming nodig van de hoofdbudgethouder. Voor schuiven tussen de producten binnen een hoofdproduct is toestemming van het Directieteam nodig. Het Directieteam heeft immers ook de interne begroting op het niveau van de producten vastgesteld. Voor schuiven tussen de hoofdproducten binnen een programma is toestemming van het College nodig. Voor budget verschuivingen tussen de programma’s is vooraf toestemming van de raad nodig.

12. Omgaan met mee- en tegenvallers

Bij de uitvoering van vastgesteld beleid (en budget) kunnen zich mee- of tegenvallers voordoen. Dit artikel regelt hoe hiermee omgegaan moet worden. Hierbij worden de termen endogene en exogene mee- en tegenvallers gebruikt. Endogeen wil zeggen dat deze binnen de beïnvloedingssfeer van de (hoofd)budgethouder liggen. Exogene mee- en tegenvallers ontstaan buiten de invloedssferen van de hoofdbudgethouder.

• a.

  Tegenvallers (zowel exogeen als endogeen) dienen door de betreffende (hoofd)budgethouder te worden opgevangen. Dat wil zeggen, de (hoofd)budgethouder heeft de verantwoordelijkheid te zoeken naar oplossingen indien zich tegenvallers voor (dreigen te) doen.

• b.

  Bij het zoeken naar dekkingsmogelijkheden dient de (hoofd)budgethouder de volgende gedachtegang te volgen: binnen de kostendrager, product, hoofdproduct, programma, gehele begroting

• c.

  Endogene meevallers kunnen worden aangewend voor de dekking van endogene tegenvallers.

  Exogene mee- en tegenvallers komen in aanmerking voor verrekening met de algemene middelen echter pas nadat lid a is gevolgd en pas nadat expliciet een relatie is gelegd tussen oorzaak en gevolg van de mee- of tegenvaller.

• d.

  Exogene mee- en tegenvallers die direct aan elkaar gerelateerd kunnen worden, worden eerst met elkaar verrekend alvorens in aanmerking te komen voor verrekening met de algemene middelen.

• e.

  Het dekken van tegenvallers met meevallers is slechts toegestaan binnen de grenzen van vastgesteld beleid en binnen het product. Meevallers mogen niet worden aangewend voor intensiveringen van (bestaand) beleid.

• f.

  Het is niet toegestaan om mee- of tegenvallers op de kostenplaatsen te compenseren met tegen- of meevallers op het product.

Uitgangspunt bij het beheer van het budget is dat het primair gaat om de realisatie van de afgesproken output/ prestaties. Het geautoriseerde budget is daarbij een harde randvoorwaarde.

Dit houdt in dat, zelfs bij het achterblijven van de prestaties, budgetten die geautoriseerd zijn door het College, de afdelingsmanager of de teamleider nooit zonder verkregen toestemming van deze kunnen worden overschreden. Dit betekent dus dat een budgethouder geen verplichtingen mag aangaan die tot overschrijding leiden van zijn/ haar budget op kostendragerniveau.

Voor exogene mee- of tegenvallers geldt dat indien ze direct met elkaar te maken hebben ze eerst door de (hoofd)budgethouder met elkaar kunnen worden verrekend alvorens ze te verrekenen met de algemene middelen. Tegenvallers met een endogeen karakter (binnen invloedsfeer) moeten worden gedekt door de budgethouder. Voor meevallers geldt dat deze kunnen worden aangewend ter dekking van tegenvallers (niet ter dekking van nieuw beleid of intensiveringen van bestaand beleid. Dat mag alleen na toestemming van college of Raad).

Lid g. moet voorkomen dat meevallers op het product worden ingezet op tekorten op de kostenplaatsen te dekken. Dat is niet toegestaan. Het beheer en dekkend houden van de kostenplaats moet in eerste instantie worden gedaan op de kostenplaats zelf. In dit soort situaties is afstemming met de controller nodig.

Bij het zoeken van dekking dient de (hoofd)budgethouder een bepaalde volgorde te hanteren.

Bovenstaande betekent dat tijdens (en dus niet bij de jaarrekening) het begrotingsjaar de (hoofd)budgethouder tot voorstellen voor budgetaanpassingen kan komen. Afhankelijk van het niveau waarop deze wijziging zich voordoet (hoofdproduct, product of kostendrager) wordt deze wijziging in de bestuursrapportage gemeld en verwerkt in een begrotingswijziging.

Indien een mee- of tegenvaller exogeen is, komt deze voor verrekening met de algemene middelen in aanmerking (lid f.). Dit neemt echter niet weg dat een (hoofd)budgethouder de plicht heeft ook bij exogene tegenvallers te zoeken naar oplossingsmogelijkheden/ richtingen binnen het eigen product kostendrager (. Exogene mee- en tegenvallers komen dan ook pas in aanmerking voor verrekening met de algemene middelen nadat lid d gevolgd is en pas nadat expliciet een relatie is gelegd tussen oorzaak en gevolg van de mee- of tegenvaller. Dit laatste omdat (verschil) analyses ons de kennis geven over de ontwikkeling van de kostenstructuur en de voorspelbaarheid van het resultaat.

In afzonderlijke richtlijnen kan aangegeven worden c.q. een handreiking worden gegeven welke uitgaven/ inkomsten als endogeen/ exogeen worden aangemerkt. Voorbeelden van exogene factoren zijn bijvoorbeeld een CAO voor het personeel waardoor de salarislasten meer stijgen dan de looncompensatie waarmee rekening was gehouden. Exogeen is ook een tegenvaller van de Algemene uitkering. Endogeen is bijvoorbeeld een meevaller in het opleidingsbudget, of tegenvallende inleenkosten.

13. Tekenbevoegdheid

Middels de tekenbevoegdheid wordt nader geregeld aan welke spelregels gemandateerde budgethouders, opdrachtnemers en projectleiders moeten voldoen. De spelregels tekenbevoegdheid regelen in welke gevallen een budgetverantwoordelijke zelfstandig mag tekenen voor verplichtingen en in welk geval medeparaaf door een hoger managementniveau nodig is. De gemandateerde tekenbevoegdheid kan echter nooit hoger zijn dan de tekenbevoegdheid van de mandaatverlener zelf, bovendien blijft de budgethouder altijd de eerstverantwoordelijke.

De budgetverantwoordelijke is binnen de kaders van de begroting bevoegd tot het aangaan van verplichtingen, nadat hij/ zij heeft geconstateerd dat terzake voldoende budget aanwezig is en de verplichting direct verband houdt met de taakstelling. Voorts mag er geen strijd zijn met de geldende richtlijnen en de afspraken zoals vastgelegd in de mandateringsregeling en het inkoopprotocol

De tekenbevoegdheid wordt gekoppeld aan de mandaatstructuur. Hoe hoger in de mandaatstructuur hoe ruimer de tekenbevoegdheid is.

Indien een verplichting wordt aangegaan die de tekenbevoegdheid te boven gaat is medeparaaf van naast hogere mandaatniveau nodig. In dat geval geldt dus het “4 ogen principe” en tekent zowel de gemandateerde als de mandaatverlener. Is de mandaatverlener afwezig, dan tekent zijn/haar plaatsvervanger.

Indien een afdelingsmanager in de rol van opdrachtnemer (deelbudgethouder) een ondermandaat verkrijgt van een andere afdelingsmanager dan staat de tekenbevoegdheid op € 500.000. Als dit ondermandaat verleend wordt door een teammanager dan is dit € 250.000 omdat de ondermandaatverlener nooit meer mandaat kan verlenen dan waarvoor hij/zij zelf tekenbevoegd is.

Een uitzondering op bovenstaande tabel, betreft de tekenbevoegdheid ten aanzien van sociale- en pensioenafdrachten en belastingaangiftes.

14. Uitwerking budgethouders regeling

De uitwerking van de budgethouders regeling is in een tabel met verantwoordelijkheden en tekenbevoegdheid nader gespecificeerd.

15. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2018. Besloten in de vergadering van 19 december 2017.