Organisatie | Woensdrecht |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheerregeling informatiebeheer West-Brabants Archief 2018 |
Citeertitel | Beheerregeling informatiebeheer West-Brabants Archief 2018 |
Vastgesteld door | gedelegeerde functionaris |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | Toelichting bij de Beheerregeling WBA 2018 |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-07-2018 | Nieuwe regeling | 07-03-2018 |
Het dagelijks bestuur van het West-Brabants Archief;
gelet op artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening West-Brabants Archief 2018;
overwegende dat in het kader van de uitvoering van taken van de archiefdienst archief-bescheiden worden ontvangen, gecreëerd en uitgewisseld en dat deze archiefbescheiden
de basis vormen voor de bedrijfsvoering en risicobeheersing van de archiefdienst, van belang kunnen zijn als bewijs van rechten en plichten van de archiefdienst en van andere partijen of personen, een basis vormen voor de verantwoording van het handelen van de archiefdienst en de democratische controle, en van belang kunnen zijn voor de geschiedenis van de archiefdienst in de ruimste betekenis;
besluit vast te stellen de Beheerregeling informatiebeheer West-Brabants Archief 2018:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
In deze beheerregeling wordt verstaan onder:
- archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:
bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;
bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1, 2 of 3 bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;
- archiefbewaarplaats: de door het dagelijks bestuur voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder f, van de Archiefwet 1995;
- archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;
- beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
- conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;
- informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;
- kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;
- migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;
- overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;
- selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;
- vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, en
- vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.
De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle
archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.
Artikel 4. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:
archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;
Artikel 5. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats
De beheertaak van de archivaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden omvat:
het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van organen van de archiefdienst of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;