Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden door middel van een portefeuilleverdeling.

• 2.

  Van de portefeuilleverdeling wordt de gemeenteraad zo spoedig mogelijk in kennis gesteld.

• 3.

  Het tweede lid is van overeenkomstige toepassing, indien tijdens een raadsperiode een wijziging in de verdeling van de portefeuilles plaatsvindt.

• 4.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders en gedurende reces.

• 5.

  Het college regelt de vervanging van de burgemeester als voorzitter/lid van het college in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 6.

  Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1.

  Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2.

  Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren via de digitale vergadertool of op andere geschikte wijze aan de leden van het college wordt aangeboden.

• 3.

  De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

• 4.

  Het college kan besluiten een vergadering geen doorgang te laten vinden.

Artikel 3 Presentie en verhindering

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2.

  Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Agenda

• 1.

  Voor elke vergadering wordt als regel de vrijdagmiddag voorafgaand aan de vergadering voor 13:00 uur door de secretaris een kopie van alle collegevoorstellen, welke zijn genummerd, aan de leden van het college via de digitale vergadertool beschikbaar gesteld. In sporadische gevallen en alleen omwille van redenen van spoed worden na vrijdagmiddag nog stukken aan de agenda toegevoegd.

• 2.

  Aan de hand van de ingebrachte collegevoorstellen wordt door de secretaris een agenda opgesteld.

• 3.

  De secretaris is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de agenda. De kwaliteit heeft mede betrekking op de omvang van de agenda in relatie tot de beschikbare bespreektijd en de tijdigheid van toezending van de stukken.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een efficiënt verloop van de vergadering van het college.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

• 1.

  Het college kan besluiten ambtelijke medewerkers of derden voor een vergadering uit te nodigen om hun mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te geven op een agendapunt. Een besluit daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één van de leden van het college genomen.

• 2.

  Op degene(n) die op grond van dit artikel is/zijn toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging, zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing.

Artikel 7 Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.
  • a.

    Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b.

    Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • c.

    Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 8 Besluitvorming en verslag

• 1.

  Het college bestuurt collegiaal en besluit op basis van een ambtelijk advies.

• 2.

  De burgemeester bewaakt de rollen, de rolinvulling en de kwaliteit van de besluitvorming in het college. De burgemeester wordt hierbij ondersteund door de secretaris.

• 3.

  Met inachtneming van het bepaalde in artikel 7 komen besluiten tot stand in een collegevergadering.

• 4.

  De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een besluitenlijst aangaande de collegevergadering.

• 5.

  De besluitenlijst bevat tenminste:

  • a.

    de namen van de aanwezige en afwezige leden;

  • b.

    de namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c.

    een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 6.

  Stemverhoudingen worden alleen in de besluitenlijst vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 7.

  De besluitenlijst wordt vastgesteld in de vergadering volgend op die waarop de besluitenlijst betrekking heeft.

• 8.

  De vastgestelde besluitenlijst is openbaar met uitzondering van die collegevoorstellen, waarop uitdrukkelijk aangegeven staat dat deze niet openbaar zijn.

• 9.

  De secretaris stelt een interne (uitgebreide) besluitenlijst op, evenals een externe besluitenlijst met alle besluiten, met dien verstande dat besluiten met het predicaat “vertrouwelijk” niet worden vermeld op de interne en externe besluitenlijst en besluiten met het predicaat “niet-openbaar” niet worden vermeld op de externe besluitenlijst.

• 10.

  Het college brengt de vastgestelde besluitenlijst met openbare besluiten als bedoeld in het achtste lid ter kennis van de leden van de raad en de ambtelijke organisatie.

Artikel 9 Besluiten en handelingen tijdens reces

• 1.

  Indien tijdens een reces onvoldoende collegeleden aanwezig zijn om het voor de vergadering vereiste quorum te behalen, wordt de aanwezige (loco)burgemeester gemandateerd namens het college alle spoedeisende besluiten te nemen en andere handelingen te verrichten. Hij plaatst daartoe zijn paraaf op het conceptbesluit.

• 2.

  Voor zover de aard van een onderwerp als bedoeld in het eerste lid een zwaarwegend bestuurlijk belang impliceert, dient de gemandateerde tenminste één ander collegelid te raadplegen voordat deze een besluit neemt dan wel een andere handeling verricht. Dit collegelid dient in te stemmen met het besluit of de handeling.

• 3.

  Onverwijld nadat een besluit is genomen overeenkomstig het bepaalde in de leden 1 en 2 dateert de secretaris het besluit.

• 4.

  Het besluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van dagtekening van de secretaris.

• 5.

  Voor zover de aard en de inhoud van het krachtens mandaat genomen besluit zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor spoedige toezending van dit besluit aan de raad en voor openbaarmaking alsmede bekendmaking van het besluit.

• 6.

  Een overzicht van tijdens het reces krachtens mandaat genomen besluiten en verrichte handelingen wordt ter kennisneming als bijlage van de besluitenlijst van de eerste collegevergadering na het reces opgenomen.

Artikel 10 Rondvraag

• 1.

  Elke vergadering kent een rondvraag. De daarin gemaakte afspraken worden vastgelegd door de secretaris.

• 2.

  In de rondvraag kan een opdracht aan de ambtelijke organisatie worden gegeven om over te definiëren vraagstukken te adviseren.

• 3.

  In de rondvraag worden in principe geen besluiten genomen.

• 4.

  De rondvraag is niet openbaar.

Artikel 11 Openbare vergadering

• 1.

  Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2.

  De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 12 Overige bepalingen

Het college kan bijeenkomsten houden waarbinnen geen besluitvorming plaatsvindt, maar waar louter een thema wordt behandeld of informatie wordt verschaft ter voorbereiding op latere besluitvorming.

Artikel 13 Inwerkingtreding

• 1.

  Dit reglement treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

• 2.

  Op dat moment vervalt het op 6 mei 2014 vastgestelde reglement van de gemeente Katwijk.