Controleverordening 2016-2019 SSC-ZL

Artikel 1 Definities

• 1.

  accountant, een door het Bestuur benoemde:

  • a.

    registeraccountant of

  • b.

    organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• 2.

  accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het Bestuur benoemde accountant van:

  • a.

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • b.

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • c.

    het in overeenstemming zijn van de door de directeur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording);

  • d.

    de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

• 3.

  deelverantwoording: een in opdracht van het Bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid of verantwoording ten behoeve van de participanten waaronder de rechtmatigheid van de gevolgde inkoopprocedures en salarisverwerking en de betrouwbaarheid van IT-processen.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het Bestuur te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar, met ingang van de boekjaren 2017-2020. Voor het boekjaar 2016 wordt de jaarrekeningcontrole en mogelijke deelverantwoordingen bij voorkeur verzorgd door de huisaccountant van de participanten.

• 2.

  De directeur bereidt voor het Bestuur de benoeming van de accountant voor.

• 3.

  De directeur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het Programma van Eisen op, dat zij door het Bestuur laat vaststellen. In het Programma van Eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringtoleranties);

  • b.

    bij de controle van de jaarrekening;

  • c.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

  • f.

    eventuele deelverklaringen, voor zover deze reeds bekend zijn;

  • g.

    eventueel aanvullende opdrachten, voor zover deze reeds bekend zijn.

• 4

  Het Bestuur kan in het Programma van Eisen opnemen, dat het Bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de producten en organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 3 Informatieverstrekking door de directeur

• 1.

  De directeur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  De directeur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt de directeur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  De directeur overlegt t.a.v. de voorlopige jaarrekening van het voorgaande jaar het verslag van bevindingen van de onafhankelijke accountant uiterlijk op 15 april aan de raden van de deelnemende gemeenten. De gemeenteraden geven uiterlijk binnen 10 weken na 15 april hun zienswijze aan het Bestuur van het SSC-ZL. Het SSC-ZL levert de definitieve jaarrekening vóór 15 juli in bij de Gedeputeerde Staten.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring van de onafhankelijke accountant en voor behandeling van de jaarrekening in het Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het de directeur aan het Bestuur, de gemeenteraden en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, de directeur en de financieel adviseur.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig acht.

• 2.

  De directeur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeenschappelijke regeling.

• 3.

  De accountant is bevoegd om van alle medewerkers van de gemeenschappelijke regeling mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. De directeur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende medewerkers hieraan hun medewerking verlenen.

• 4.

  De directeur draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeenschappelijke regeling zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de (rechtmatige) totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1.

  De directeur kan de door het Bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden zoals deelverklaringen met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. De directeur informeert het Bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  De directeur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording moet worden gecontroleerd door een accountant, is het de directeur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de Gemeenschappelijke Regeling is.

Artikel 7 Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan de directeur.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit, over zijn bevindingen van niet bestuurlijk belang, aan de medewerker van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd. Tevens wordt verslag uitgebracht aan de directeur en de financieel adviseur.

• 3.

  De controleverklaring van de onafhankelijke accountant en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Bestuur door de accountant aan de directeur voorgelegd met de mogelijkheid voor de directeur om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt desgewenst voorafgaand aan de bestuursbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door Het Bestuur ingestelde vertegenwoordiging van) het Bestuur.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2016 en wordt herijkt indien hiertoe noodzaak is.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening SSC-ZL”.