Artikel 1: Instelling en begripsbepalingen.
- 1.
Ingesteld wordt een comité van advies aan de raad genaamd het auditcomité.
- 2.
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
het comité: het audit comité;
- b.
de raad: de gemeenteraad;
- c.
het burgercommissielid; kandidaat, niet zijnde raadslid, welke namens raadspartij wordt voorgedragen om zitting te nemen in de commissie en welke bij voorkeur heeft gestaan op de kandidatenlijst van de partij
- d.
het college: het college van burgemeester en wethouders;
- e.
de accountant: de in de Verordening op de accountantscontrole gemeente Helmond bedoelde accountant die belast is met de controle van de in artikel 197 van de gemeentewet bedoelde jaarrekening;
- f.
de voorzitter: de voorzitter van het comité;
- g.
de secretaris: de secretaris van het comité.
Artikel 2: Doel auditcomité.
- 1.
Het comité heeft als doel: “een positieve bijdrage te leveren aan het functioneren van de raad door haar politiek neutraal te adviseren over de in artikel 3 van deze regeling genoemde taken”.
- 2.
Het comité treedt daarbij niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.
Artikel 3: Taken auditcomité.
- 1.
Het comité is belast met de advisering aan de raad over:
- a.
de aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole;
- b.
het vaststellen van het jaarlijkse controleprotocol;
- c.
het aandragen van onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de interim controle door de externe accountant;
- d.
de vaststelling van de jaarrekening en het jaarverslag;
- e.
tussentijdse rapportages en andere verslagen van de onder a. bedoelde accountant, en over verslagen van periodieke onderzoeken van het college als bedoeld in de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid;
- f.
de voordracht voor de leden van de rekenkamer;
- g.
het voorbereiden van een standpunt over onderzoek rapportages van de gemeentelijke rekenkamer;
- h.
de voorbereiding en bespreking van notities en voorstellen m.b.t. de P&C-cyclus;
- i.
de afstemming van activiteiten van Raad en College op het gebied van opzet en werking van control & risicomanagement, kwaliteit van financieel beheer, financieel beleid en inrichting financiële organisatie, integriteit, fraude, e.d.
- 2.
Het auditcomité bevordert dat onderzoeken van de accountant, de gemeentelijke rekenkamer, de in het eerste lid onder e. bedoelde onderzoeken van het college en de interne audits op elkaar worden afgestemd.
- 3.
evalueren van het functioneren van de accountant;
- 4.
Het auditcomité draagt zorg voor kennisverzameling en kennisoverdracht aan de raad voor wat betreft relevante bedrijfsvoeringsthema’s.
- 5.
al datgene dat de auditcommissie in de uitoefening van haar taak van belang acht.
Artikel 4. Bevoegdheden auditcomité.
- 1.
Het comité is bevoegd aan de raad over de in artikel 3 genoemde taken voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de raad te nemen besluiten.
- 2.
In het kader van de uitoefening van haar in artikel 3 bedoelde taken is het comité bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de rekenkamer en de accountant.
- 3.
Het comité kan advies inwinnen bij een extern deskundige.
Artikel 5: Samenstelling comité.
- 1.
Het comité bestaat uit maximaal zes raads- en burgercommissieleden;
- 2.
Het comité kan verzoeken interne en externe adviseurs de vergaderingen van het comité bij te wonen en advies uit te brengen aan het comité;
- 3.
Als interne en externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt: de portefeuillehouder financiën, de concerncontroller, de afdelingsmanager financiën, de accountant.
- 4.
De zittingsduur van de raads- en burgercommissieleden is gelijk aan de duur van het raadslidmaatschap.
- 5.
Het secretariaat van het comité wordt verzorgd door de griffier of een door deze aangewezen medewerker van de raadsgriffie.
Artikel 6: Besluitvorming.
- 1.
Besluitvorming over voorstellen of advies van het comité vindt plaats bij meerderheid van stemmen.
- 2.
Indien het comité niet tot een eensluidend voorstel of advies komt brengt het comité in geval de minderheid daarom verzoekt, ook het minderheidsstandpunt ter kennis van de raad.
Artikel 7: Voorzitter.
- 1.
Het comité wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan. De voorzittersrol wordt vervuld door een raadslid.
- 2.
De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van het comité, het leiden van de vergaderingen en het bewaken van het doel van het comité. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van het comité.
Artikel 8: Vergadering en verslaglegging.
- 1.
Het comité vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.
- 2.
De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de oproepingen - spoedeisende gevallen uitgezonderd - ten minste vijf werkdagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden.
- 3.
De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden.
- 4.
De vergaderingen van het auditcomité zijn niet openbaar. Het comité beslist over de openbaarmaking van het in een vergadering besprokene en van stukken (agenda en notulen van het comité) die door het comité worden behandeld.
Artikel 9: Informeren raad.
- 1.
Het comité informeert de raad over afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.
- 2.
Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van het comité een toelichting aan de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.
Artikel 10: Citeertitel.
- 1.
Deze regeling kan worden aangehaald als de “regeling auditcomité gemeente Helmond”.
Artikel 11: Inwerkingtreding.
- 1.
Deze regeling treedt in werking op 9 oktober 2018.