Organisatie | Kerkrade |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Kerkrade |
Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Kerkrade 2018 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Kerkrade 2014
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
04-07-2018 | nieuwe regeling | 04-07-2018 | 18Rb041 |
De raad van de gemeente Kerkrade
gelezen het voorstel van het Seniorenconvent d.d. 7 mei 2018
gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;
gezien het advies van de commissie Algemene Zaken en Middelen d.d. 18 juni 2018
besluit de volgende verordening vast te stellen
Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Kerkrade
In deze verordening wordt verstaan onder:
- ambtelijke bijstand: bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand niet zijnde een verzoek om informatie;
- ambtenaar: ambtenaar van de gemeente, niet zijnde een medewerker van de griffie;
- document: document als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Wet openbaarheid van bestuur;
- fractie: fractie als bedoeld in artikel 8 Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Kerkrade, (het betreft artikel 7 van het VNG Model Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2018);
Artikel 2 Verzoek om informatie
De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is verzoekt de griffier (eventueel door tussenkomst van de secretaris) aan de ambtelijke organisatie voor zover mogelijk de (resterende) informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.
Artikel 3 Verzoek om ambtelijke bijstand
De griffier verleent zo spoedig mogelijk de ambtelijke bijstand, voor zover dit in redelijkheid kan worden gevergd. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is kan de griffier de secretaris verzoeken om één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk het verzoek zo spoedig mogelijk verder inwilligen.
Als de ambtelijke bijstand op grond van het derde lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken de ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.
Artikel 6 Recht op financiële vergoeding
In afwijking van het eerste lid verstrekt de raad in een jaar waarin raadsleden aftreden op grond van artikel C 4, tweede lid, van de Kieswet aan een fractie een financiële bijdrage tot en met de maand maart en een financiële bijdrage voor de periode omvattende de resterende maanden. Deze financiële bijdragen bestaan uit 1/12e deel van de bedragen, bedoeld in het tweede lid, vermenigvuldigd met het aantal maanden dat de periode omvat.
Verstrekking van de in artikel 6 bedoelde financiële bijdrage heeft plaats op basis van een bij de griffie(r) in te dienen declaratie met onderliggende factuur/facturen waaruit blijkt waaraan de gelden besteed zijn.
Artikel 9 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie
Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.
Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Kerkrade op 4 juli 2018
De voorzitter, De griffier,
J.J.M. Som B.W.E. van der Wijst-Triepels
Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hier uitvoering aan gegeven.
In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; hij of zij is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en ambtelijke bijstand. De griffier vervult via de secretaris ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.
Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet worden ze in deze verordening uitgezonderd van het begrip ‘ambtenaar’. Hier is voor gekozen om onderscheid aan te kunnen brengen tussen de reguliere ambtelijke organisatie, die onder het gezag van het college valt op grond van artikel 160 van de wet, en de medewerkers van de griffie, die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet).
Artikel 2 Verzoek om informatie
Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek dan aan de griffier moeten doen. In het eerste lid is voor de goede orde toegevoegd dat het uitsluitend gaat om documenten waarop geen geheimhouding rust. De griffier moet immers zelf een opgelegde geheimhouding in acht nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, dan moet de griffier hem doorverwijzen naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd. De griffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt vervolgens de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als zij echter niet in staat zijn om volledig tegemoet te komen aan het verzoek kan door de griffier (eventueel via de secretaris) gekeken worden of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.
Artikel 3 Verzoek om ambtelijke bijstand
Ook verzoeken om ambtelijke bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffiemedewerkers de ondersteuning niet kunnen leveren, overlegt de griffier met de secretaris over de inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of één van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Het vierde lid regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester; de griffier of het betreffende raadslid kunnen namelijk na weigering de burgemeester verzoeken de ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. Het ligt in de rede dat de burgemeester hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (op grond van artikel 180 van de wet).
Artikel 4 Geschil over ambtelijke bijstand
Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie geleverde ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.
Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand
In het eerste lid wordt het belang erkend dat een lid van het college op wiens werkzaamheden een verzoek om ambtelijke bijstand betrekking heeft (de portefeuillehouder) in staat is op de hoogte te blijven van het feit dat bijstand wordt verleend door de onder de verantwoordelijkheid van het college functionerende ambtenaren. Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat hem op zijn verzoek een afschrift van het verzoek wordt verstrekt.
Het tweede lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Artikel 6 Recht op financiële bijdrage
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen.
De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per fractie en een variabel deel per raadszetel (tweede lid). Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben, bijvoorbeeld op facilitair gebied, is het logisch dat zij via het variabele deel een hogere financiële bijdrage krijgen.
Het derde lid geeft een afwijkende regeling voor de jaren dat de oude raad na reguliere verkiezingen aftreedt. Dat ia altijd met ingang van de donderdag tussen 23 en 29 maart (artikel C 4 van de Kieswet). Op die dag treedt de nieuwe raad aan (artikel 18 van de wet).
Artikel 7 Besteding financiële bijdrage
Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van fractieondersteuning worden fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden.
Een nadere uitwerking van kosten die wel en niet in aanmerking komen om te worden vergoed vanuit de door de gemeente beschikbaar gestelde jaarlijkse bijdrage voor fractieondersteuning is opgenomen in een separate bijlage van deze verordening.
De bijdrage wordt op declaratiebasis verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het beschikbare budget in twee gedeelten gesplitst en na de verkiezingen aangepast aan de nieuwe verhoudingen in de raad
Artikel 9 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie
Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het vaste basisbedrag dat iedere fractie krijgt en het variabele deel per raadszetel. Het vaste deel is ook daadwerkelijk “vast”: de fractie behoudt dit deel van het budget ook al vindt er tussentijds een splitsing of afscheiding plaats. Alleen het variabele deel van de fractievergoeding wordt overgeheveld naar een nieuwe fractie (eerste lid).
Het deel van de financiële bijdrage waarop een fractie voorwaardelijk aanspraak maakt en dat niet wordt gebruikt, wordt door de raad gereserveerd voor gebruik door die fractie in de volgende jaren (eerste lid). Als er in die jaren verkiezingen plaatsvinden, dan wordt de reserve na verkiezingen beschikbaar gesteld aan de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel aan de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd (vierde lid). Omdat het niet wenselijk is dat een reserve eindeloos groeit is hier wel een maximum aan verbonden (tweede lid).
Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met mutaties in zittende fracties. De regeling van het vijfde lid voorziet in verdeling over de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen.
Overzicht van kosten die wel of niet vergoed kunnen worden uit de jaarlijkse bijdrage voor fractieondersteuning (nadere uitwerking van artikel 7, lid 2).
- Betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde reële declaratie;
- Personele ondersteuning (secretarieel, organisatorisch of inhoudelijk);
- Opzetten en onderhouden van een website;
- Organiseren van bijeenkomsten in het kader van de volksvertegenwoordigende rol (zaalhuur, organisatie, publiciteit);
- Fractievergaderingen op locatie en werkbezoeken;
- Administratiekosten t.b.v. de gehele fractie.
- uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
- betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
- financiering van (activiteiten en acties rondom) verkiezingscampagnes;
- individuele administratiekosten, uitgaven of onkosten welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;
- presentjes, bloemen, kaarten etc. ten behoeve van relaties of een zogenaamde ‘lief en leed pot’;
- opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.
Met deze opsomming wordt getracht een beeld te schetsen van kosten die wel of niet vergoed kunnen worden uit de jaarlijkse bijdrage voor fractieondersteuning. In geval van vragen en/of onduidelijkheden kunt u contact opnemen met de griffie(r).