Verordening auditcommissie gemeente Bladel 2018

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de commissie: de auditcommissie;

• b.

  de raad: de gemeenteraad;

• c.

  het college: het college van burgemeester en wethouders;

• d.

  de accountant: de in de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Bladel bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• e.

  de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

• f.

  het lid: één van de door de raad benoemde raadsleden in de auditcommissie, genoemd in artikel 3, 1e lid van deze verordening;

• g.

  de adviseur: een van de door de raad benoemde functionarissen, genoemd in artikel 3, 2e lid van deze verordening;

• h.

  de ambtelijke secretaris: de griffier of één door de griffier aangewezen medewerker van de griffie, welke belast is met de ondersteuning van de auditcommissie, genoemd in artikel 3, 3e lid van deze verordening;

• i.

  het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;

• j.

  controleverordening: de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Bladel, vastgesteld 11 december 2003, laatste wijziging in werking getreden op 25 juli 2010.

Artikel 2. Doel, taken en bevoegdheden

• 1.

  De commissie heeft als doel de raad te adviseren in zijn controlerende taak.

• 2.

  De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college en heeft dus geen besluitvormende bevoegdheden.

• 3.

  Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

• a. het voorbereiden en het adviseren van de raad over de aanbesteding van de accountantscontrole;

  • b.

    het voeren van afstemmingsoverleg als bedoeld in artikel 4 van de controleverordening;

  • c.

    eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad over de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

  • d.

    de jaarlijkse voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol voor de accountantscontrole;

  • e.

    het voeren van technisch overleg met de accountant over de jaarrekening en het rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole;

  • f.

    het adviseren van de raad over de wijze van behandeling van de rapportages van de accountant;

  • g.

    het adviseren van de raad over het jaarverslag en de programmajaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag;

  • h.

    het adviseren van de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212 en 213 en 213a Gemeentewet;

  • i.

    het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

  • j.

    het voeren van afstemmingsoverleg met de rekenkamercommissie over het jaarverslag, monitoring van onderzoeken en voorgenomen onderzoeken van de re-kenkamercommissie en het opstellen van een advies hierover aan de raad;

  • k.

    het bespreken van onderzoeken van de rekenkamercommissie en het opstellen van een advies aan de raad over de afhandeling van het onderzoek;

  • l.

    het voeren van afstemmingsoverleg over voorgenomen onderzoeken van het college;

  • m.

    het adviseren van de raad over de verantwoording van de bijdragen fractieondersteuning.

• 4.

  De commissie heeft geen directe opdracht gevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

   

Artikel 3. Samenstelling en benoeming

• 1.

  De commissie bestaat uit door de raad benoemde raadsleden, waarvan een door de raad benoemde voorzitter van de commissie is. De commissie wijst één of meer plaatsvervangende voorzitters aan.

• 2.

  De raad benoemt de leden van de commissie en hun plaatsvervangers. Per fractie kan één lid (en een plaatsvervangend lid) benoemd worden in de commissie.

• 3.

  De commissie heeft een aantal vaste adviseurs, te weten: de portefeuillehouder Financiën, het afdelingshoofd Bedrijfsvoering, de accountant en de gemeentesecretaris (dan wel een door de gemeentesecretaris aan te wijzen vervanger). De voorzitter van de Rekenkamercommissie kan als externe adviseur worden gevraagd aan de vergaderingen van de commissie deel te nemen.

• 4.

  De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

• 5.

  De secretaris van de commissie kan voor de inhoudelijke ondersteuning en bijstand met tussenkomst van de gemeentesecretaris een beroep doen op de ambtelijke organisatie.

• 6.

  De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 4. Zittingsduur

• 1.

  De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.

• 2.

  De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

• 3.

  Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 5. Voorzitter

• 1.

  De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden.

• 2.

  De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 6. Vergaderingen en verslaglegging

• 1.

  De commissie kan een huishoudelijk reglement vaststellen. Dit wordt ter kennisname aangeboden aan de raad en het college.

• 2.

  De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

• 3.

  De agenda en de bijbehorende stukken worden gepubliceerd via de gebruikelijke kanalen.

• 4.

  De vaste adviseurs worden voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd.

• 5.

  De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

• 6.

  De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 7.

  De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 8.

  Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

• 9.

  Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan het presidium en aan het college en ligt voor de overige raadsleden vertrouwelijk ter inzage op de griffie.

Artikel 7. Informeren raad

• 1.

  De commissie informeert de raad via het presidium en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

• 2.

  Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 8. Onvoorzien

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 9. Citeertitel en inwerkingtreding

Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening auditcommissie gemeente Bladel 2018”. De verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 17 mei 2018.