Organisatie | Stadskanaal |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Gemeente Stadskanaal: Reglement Functionaris voor de gegevensbescherming Stadskanaal 2018 |
Citeertitel | |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
de regeling is eveneens vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester op 22 mei 2018
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
29-06-2018 | nieuwe regeling | 25-06-2018 | Z-18-042575/D/18/114919 |
De raad van de gemeente Stadskanaal;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van de gemeente van 8 juni 2018, nr. Z-18-042575/D/18/1144919;
het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Stadskanaal;
de burgemeester van de gemeente Stadskanaal;
ieder voor zover het hun verantwoordelijkheid betreft;
overwegende dat één van de verplichtingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming is dat overheidsinstanties, waaronder de decentrale overheid, verplicht zijn om een Functionaris voor de gegevensbescherming aan te wijzen;
alsmede overwegende dat het gewenst is om de verplichtingen en bevoegdheden van de Functionaris voor de gegevensbescherming in de gemeente Stadskanaal vast te leggen in een reglement;
gelet op het feit dat de bepalingen in het reglement zijn gebaseerd op de in de Algemene Verordening Gegevensbescherming gestelde eisen;
vast te stellen het Reglement Functionaris voor de gegevensbescherming Stadskanaal 2018.
Artikel 1. Algemeen (introductie)
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die per 25 mei 2018 de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangt, geeft regels en verplichtingen ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Een van deze verplichtingen is dat overheidsinstanties, waaronder de decentrale overheid, verplicht zijn om een Functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te wijzen. De belangrijkste taak van de FG is dat deze onafhankelijk toezicht en controle houdt op de naleving van de wijze waarop door de organisatie met persoonsgegevens wordt omgegaan. Door het aanstellen van een FG wordt tevens een belangrijke stap gezet in de manier waarop de gemeente aan haar burgers wil uitdragen dat zij serieus omgaat met de verwerking van persoonsgegevens.
De bepalingen, verplichtingen en bevoegdheden zijn gebaseerd op de in de AVG gestelde eisen en op grond van de in artikel 37 AVG opgenomen verplichting voor overheidsinstanties om per 25 mei 2018 (inwerkingtreding AVG) een FG aan te stellen.
Artikel 2. Verwerkingsverantwoordelijke
Als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens worden aangemerkt: de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Stadskanaal. Deze dienen ervoor te zorgen dat de onafhankelijke positie van de FG is gewaarborgd. Zodoende stelt de verantwoordelijke de FG 1 in de gelegenheid zijn taak zelfstandig, onafhankelijk en naar behoren uit te kunnen oefenen.
De FG rapporteert rechtstreeks aan de voor verwerking verantwoordelijke bestuursorgaan (zijnde de raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester als verwerkingsverantwoordelijke) bij constatering van gebreken of calamiteiten alsmede andere noodzakelijke aanpassingen in de gegevensverwerking, onder gelijktijdige rapportage aan de algemeen directeur/secretaris dan wel voor zover de raad als verwerkingsverantwoordelijke dient te worden aangemerkt met de griffier. De FG overlegt met de algemeen directeur/secretaris of de griffier over de te nemen maatregelen.
De FG kan voor wat betreft de uitoefening van zijn functie geen aanwijzingen ontvangen van de verwerkingsverantwoordelijke noch van de algemeen directeur/secretaris. De FG mag niet ontslagen of gestraft worden voor het uitvoeren van zijn taken. Ook ondervindt de FG geen ander nadeel van de uitoefening van zijn taak. Desgewenst kan hij de kantonrechter verzoeken te bepalen dat de verwerkingsverantwoordelijke ervoor moet zorgen dat de FG geen nadeel ondervindt in de uitoefening van zijn taak.
Artikel 4. Taken en verantwoordelijkheden
Het is van groot belang dat de FG zijn taken en bevoegdheden onafhankelijk en zonder enige belemmering kan uitoefenen. Het zorgdragen voor deze onafhankelijke positie en belemmeringsvrij uitoefenen van de taak valt onder de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke, de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Stadskanaal. De bestuursorganen dienen er ook op toe te zien dat de FG geen instructies ontvangt met betrekking tot de uitvoering van de taken. De FG heeft een belangrijke coördinerende rol en adviseert over oplossingen over privacy. Vanuit een onafhankelijke positie houdt de FG intern toezicht op de manier waarop door de gemeente wordt omgegaan met persoonsgegevens. Belangrijk is ook dat de FG aan de voorkant een rol speelt bij de inrichting van processen. En als laatste is de FG het formele aanspreekpunt voor alle betrokkenen als zij hun rechten willen uitoefenen.
gevraagd en ongevraagd signaleren, adviseren en informeren - van de verwerkingsverantwoordelijken en de verwerkers die namens de gemeente persoonsgegevens verwerken - over hun verplichtingen aangaande de Wet bescherming persoonsgegevens/AVG dan wel andere EU wet- en regelgeving en nationale bepalingen omtrent gegevensbescherming en overige onderwerpen die de privacy betreffen;
het geven van een bindend advies met betrekking tot de Privacy Impact Assessment/Data Protection Impact Assessment (PIA/DPIA) en het toezien of de uitvoering daarvan in overeenstemming is met de AVG. Dit in verband met de verplichting dat voordat een beslissing wordt genomen over nieuwe of wijzigingen van bestaande verwerkingen door middel van een PIA/DPIA wordt aangetoond dat de privacy voldoende is gewaarborgd en worden de al dan niet te nemen maatregelen gemotiveerd;
Artikel 5. Toezicht en onderzoek
Vanuit zijn onafhankelijke toezichthoudende functie dient de FG te beschikken over – in ieder geval - onderstaande bevoegdheden die hem in staat stellen om zijn taken naar behoren uit te kunnen oefenen. De bevoegdheden zijn gelijkwaardig aan de bevoegdheden zoals geregeld in titel 5.2 van de Algemene wet bestuursrecht.
De FG is bevoegd zich te laten vergezellen en bijstaan door personen die daartoe door hem zijn aangewezen. Indien de FG dit naar redelijkheid nodig acht, kan de FG voor zijn onderzoek gebruik maken van de diensten van derden. Ingeval het laatste het geval is verzoekt de FG voorafgaand aan de inzet toestemming aan de verwerkingsverantwoordelijke.
Artikel 6. Verplichting tot medewerking
Indien de medewerking aan de uitoefening van de bevoegdheden van de FG zoals bedoeld in artikel 5, wordt geweigerd, kan de verwerkingsverantwoordelijke op een met redenen omkleed verzoek, toestemming verlenen aan de FG de benodigde handelingen zelfstandig uit te voeren in weerwil van de weigering tot medewerking.
Er gelden verplichtingen ten aanzien van het melden van datalekken bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De FG draagt samen met de Chief Information Security Officer (CISO) zorg voor de juiste en correcte melding en registratie van (mogelijke) datalekken. Afstemming met de CISO is belangrijk omdat datalekken een gevolg kunnen zijn van beveiligingsincidenten.
Indien het verlies of misbruik van persoonsgegevens betreft die ernstige nadelige gevolgen voor de burger of betrokkene kunnen hebben, zal dit ook aan deze betrokkenen kenbaar moeten worden gemaakt. Deze incidenten dienen door de gemeente gedocumenteerd te worden. De FG houdt namens de gemeente het logboek bij van (potentiële) datalekken.
In het logboek worden in ieder geval de volgende gegevens vermeld:
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 25 juni 2018.
De raad
de heer K. Willems mevrouw I. J. Sterenborg-Kooij
raadsgriffier plv. voorzitter
Aldus vastgesteld in de vergadering van 22 mei 2018.
Burgemeester en wethouders
de heer G.J. van der Zanden de heer H.J. Hamster
secretaris locoburgemeester
Aldus vastgesteld door de locoburgemeester op 22 mei 2018.
de locoburgemeester H.J. Hamster