Algemene bepalingen
Artikel 1 Samenstelling commissie
- 1.
De commissie bestaat uit leden benoemd door de gemeenteraad. De raad krijgt daartoe een aanbeveling tot benoeming waarin de te benoemen leden bij naam zijn genoemd.
- 2.
De commissie kiest uit zijn midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter.
- 3.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden. Het lidmaatschap is persoonlijk. Vervanging van een lid door de raad is mogelijk tot het moment dat de commissie de namen van de kandidaten van de commissaris heeft ontvangen.
- 4.
De raad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie.
- 5.
Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.
Artikel 2 Ambtelijke ondersteuning
De raadsgriffier (secretaris van de commissie), plaatsvervangend raadsgriffier en de gemeentesecretaris worden toegevoegd aan de commissie en geven uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
Artikel 3 Vergaderingen
- 1.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk acht(en). De commissie vergadert niet indien niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.
- 2.
De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:
- a.
De leden van de commissie;
- b.
De sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;
- 3.
De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste twee dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen, kan van de in dit lid bedoelde termijn worden afgeweken, maar geschiedt de oproeping ten minste 2 uren voorafgaand aan de vergadering.
Artikel 4 Stemming
De commissie besluit over de vaststelling van een concept-aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 5 bedoelde verslag opgenomen. Met betrekking tot de stemming streeft de commissie naar unanimiteit. Kan een minderheid zich niet vinden in de uitkomst, dan wordt die in het verslag op passende wijze tot uitdrukking gebracht.
Artikel 5 Verslag
- 1.
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning.
- 2.
Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt bevat in ieder geval:
- a.
een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;
- b.
een concept-aanbeveling van twee personen met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.
Artikel 6 Geheimhouding
- 1.
Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot een ieder van de informatie kennis draagt.
- 2.
De vergaderingen van de commissie zijn besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.
- 3.
Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘geheim’ door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden bij de secretaris bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de geheimhouding in deze procesgang wordt gegarandeerd.
- 4.
Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.
- 5.
De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
- 6.
De geheimhoudingsplicht blijft ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.
Artikel 7 Archivering
- 1.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim” en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
- 2.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn. Alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden worden onmiddellijk vernietigd.
Artikel 8 Gesprekken met de kandidaten
- 1.
De secretaris nodigt namens de voorzitter de sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie.
- 2.
De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. De plaats en het tijdstip van een gesprek worden zodanig gekozen dat wordt voorkomen dat sollicitanten hierdoor aan anderen bekend raken of tijdens het bezoek aan de commissie met elkaar in contact komen. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.
Artikel 9 Ontbinding
Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.
Bepalingen over de herbenoeming
Artikel 10 Informatie over en gesprek met de burgemeester
- 1.
De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.
- 2.
Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.
Artikel 11 Bijzondere bepaling inzake verslaglegging
- 1.
Het in artikel 5 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een concept-aanbeveling inzake de herbenoeming.
- 2.
Indien over het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.
Artikel 12 Ontbinding
Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.
Slotbepalingen
Artikel 16 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire van de minister d.d. 29 september 2017 niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 17 Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie
- 1.
De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.
- 2.
De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast. De raad krijgt daartoe een aanbeveling tot benoeming waarin leden die uittreden en voorgedragen worden bij naam zijn genoemd.
Artikel 18 Inwerkingtreding
- 1.
Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Oosterhout 2018.
- 2.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van haar bekendmaking.
- 3.
Deze verordening zal aan de commissaris van de Koning ter kennis worden gebracht.