Organisatie | Alkmaar |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Alkmaar houdende regels omtrent een reglement van orde Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders gemeente Alkmaar |
Citeertitel | Reglement van orde van het college |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders, op 6 januari 2015 vastgesteld.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
29-06-2018 | nieuwe regeling | 08-06-2018 |
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die uiterlijk 24 uur van tevoren aan de leden van het college wordt toegezonden.
Voor elke vergadering wordt, als regel tweemaal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken toegezonden. De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de leden op het stadhuis ter inzage. De stukken zijn ook digitaal beschikbaar voor de leden van het college.
Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering
Het college dan wel de secretaris kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Artikel 10 Parafenbesluit en besluitenlijst
Besluiten buiten de vergadering komen tot stand door een parafenbesluit, zijnde een conceptbesluit waarop door geen der leden van het college is aangegeven dat bespreking in een vergadering van het college gewenst is en waarop door alle collegeleden, buiten vergadering voor akkoord is geparafeerd binnen een daartoe afgesproken termijn.
Indien wegens spoedeisendheid een besluit, ter beoordeling van de secretaris en het eerstverantwoordelijk collegelid, geen uitstel duldt en door tenminste de helft van het aantal collegeleden (waaronder de portefeuillehouder) buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd, wordt het besluit als definitief parafenbesluit beschouwd.
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruik maken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).
Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld.
De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet.
Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet.
De mogelijkheid bestaat om in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden.
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt plaats in de instructie voor de gemeentesecretaris.
In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. Zaken van spoedeisend belang kunnen na vaststelling en verzending van de agenda worden geagendeerd door een portefeuillehouder, door deze voor aanvang van de vergadering aan te melden bij de secretaris. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.
Artikel 5 en 6 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering
Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn.
Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 5 geeft allereerst de rol van de gemeentesecretaris weer. In Alkmaar is er niet standaard een derde aanwezig bij de vergaderingen van het college, maar incidenteel komt dit voor. Afspraken omtrent de aanwezigheid van derden (ambtelijk dan wel extern) verlopen via de secretaris.
In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college.
Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.
Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Daarom is ervoor gekozen alleen het meest noodzakelijk te regelen in dit reglement. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst.
In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.
Artikel 8 Verslag en besluitenlijst
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.
Artikel 9 Openbare vergadering
Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.
Voorop staat dat beraadslaging en besluitvorming binnen de collegevergadering plaatsvindt. Daarnaast is het op grond van een uitspraak van de Raad van State (LJN-nr. AH9850, zaaknr. 200200757/1) toegestaan parafenbesluiten te nemen mits dit bekend gemaakt is, hetzij op grond van het reglement van orde hetzij bekend is gemaakt als vaste praktijk.
In het eerste lid van artikel 10 gaat het om de situatie dat alle collegeleden door middel van hun paraaf hebben aangegeven in te stemmen met het besluit en geen bespreking in het college te verlangen.
Het tweede lid betreft spoedeisende situaties, waarin de portefeuillehouder en de secretaris aangeven dat onmiddellijke besluitvorming geboden is. Dit betreft uiteraard zeer uitzonderlijke situaties, bijv. als er voor de gemeente nadeel zou kunnen uitstaan als het college niet tot besluitvorming zou kunnen overgaan. In zulke gevallen kan met het quorum worden volstaan