| Organisatie | Midden-Groningen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beheerregeling Informatiebeheer van de gemeente Midden-Groningen 2018 |
| Citeertitel | Beheerregeling Informatiebeheer van de gemeente Midden-Groningen 2018. |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 19-06-2018 | 01-01-2018 | nieuwe regeling | 05-06-2018 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen:
gelet op artikel 1, eerste lid van de Archiefverordening gemeente Midden-Groningen 2018
Overwegende dat in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken archiefbescheiden
worden ontvangen, gecreëerd en uitgewisseld en dat deze archiefbescheiden de basis vormen voor
de bedrijfsvoering en risicobeheersing van de gemeente, van belang kunnen zijn als bewijs van
rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen, een basis vormen voor
de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle, en van belang
kunnen zijn voor de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis;
besluit vast te stellen de Beheerregeling Informatiebeheer van de gemeente Midden-Groningen
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
In deze beheerregeling wordt verstaan onder:
- archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:
1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of
opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;
3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn
gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het
bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;
- archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995;
- archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;
- beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om
archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
- beheerder: de gemeentesecretaris;
- conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;
- informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede,
geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk
- kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;
- migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;
- overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;
- selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;
- Strategisch Informatie Overleg: structureel overleg dat de besluitvorming inzake de
informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt;
- vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, en
- vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.
De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden, alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.
1. De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de eisen van het gehanteerde kwaliteitssysteem.
2. De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst.
Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch Informatie Overleg
1. Het Strategisch Informatie Overleg geeft burgemeester en wethouders in ieder geval advies over:
a. vervreemding van archiefbescheiden;
b. uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende
selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e,
van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken;
c. overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder;
d. vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;
e. overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;
f. beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden
overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
g. duurzaamheid van digitale archiefbescheiden en
h. de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van
2. Het Strategisch Informatie Overleg kan de beheerder uitnodigen bij het overleg.
Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:
a. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn
afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal
b. van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van
c. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan,
worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de
archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan,
dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt
d. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn
afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die
e. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn
afgedaan, kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats,
voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de
Artikel 6. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats
De beheertaak van de gemeentesecretaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden
a. de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats;
b. het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan
wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;
c. het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van gemeentelijke organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek
gegevens, alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;
d. het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare
e. het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen en particulieren, die
archiefbescheiden hebben overgedragen;
f. het jaarlijks opstellen van een lijst van overgebrachte nieuwe archieven en collecties en
g. het zelfstandig namens de gemeente opnemen van een particulier archief of collectie in de archiefbewaarplaats, mits het behoud van het archief of de collectie van historisch belang is.
Artikel 7. Intrekking oude Besluiten Informatiebeheer
De besluiten Informatiebeheer van de gemeente Hoogezand-Sappemeer 1997, Menterwolde 1997 en gemeente Slochteren 2008 worden ingetrokken.
Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel
1. Deze beheerregeling treedt met terugwerkende kracht in werking op 1-1-2018.
2. Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling Informatiebeheer van de gemeente Midden-Groningen 2018.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen 5 juni 2018,
Burgemeester, Gemeentesecretaris,
In artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorg voor de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen bij burgemeester en wethouders (zorgdrager)
gelegd. Burgemeester en wethouders moeten deze zorgplicht uitvoeren overeenkomstig de
Archiefverordening van de gemeenteraad en met inachtneming van de specifieke kaders die de
Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit) en de Archiefregeling daarvoor stellen
én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht
(hierna: Awb) en de Gemeentewet.
Burgemeester en wethouders kunnen op grond van artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening
beheerregels vaststellen voor hun archiefbescheiden. Deze beheerregeling is een invulling hiervan
en bevat met name een aantal (interne) werkinstructies ten aanzien van taken en bevoegdheden
die rechtstreeks bij burgemeester en wethouders zijn belegd (en ten aanzien waarvan de
gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld).
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen behandeld die nadere toelichting
Enkele relevante begrippen uit de Archiefwet zijn voor de duidelijkheid in deze beheerregeling
herhaald. Daarnaast bevat deze beheerregeling enkele begripsbepalingen in aanvulling op de
begrippen die al in de Archiefwet zijn gedefinieerd. Als beheerder kan worden aangewezen een
specifieke functionaris zoals de gemeentesecretaris of een hoofd van een beheerseenheid
(verantwoordelijk voor de gehele gemeentelijke organisatie, respectievelijk een onderdeel
De Archiefregeling is ingevolge artikelen 11 tot en met 13 van het Archiefbesluit van toepassing op
blijvend te bewaren archiefbescheiden. Deze voorzieningen dienen in brede zin te worden
getroffen voor de deugdelijke inrichting van al het informatiebeheer. Daarom worden deze
bepalingen in dit artikel van overeenkomstige toepassing verklaard op alle archiefbescheiden,
Het eerste onderdeel van dit artikel zorgt ervoor dat de uitvoering van de verantwoordelijkheden
van burgemeester en wethouders voor het beheer van archiefbescheiden in de ambtelijke
organisatie wordt belegd. De taken van de beheerder voor het beheer van archiefbescheiden zijn
vastgelegd in hoofdstuk 3 en 3a, in de artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling. Het gaat
daarbij onder meer over het bijhouden van een overzicht van archiefbescheiden conform de
vastgestelde ordeningsstructuur, het treffen van voorzieningen voor doelmatige vervanging van
archiefbescheiden en metadatering. De uitvoering daarvan dient integraal onderdeel te vormen van
het kwaliteitssysteem dat wordt toegepast.
Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch Informatie Overleg
Het Strategisch Informatie Overleg (SIO) bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de
informatiehuishouding. Het SIO heeft minimaal als taak te adviseren bij besluiten omtrent
vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit. Daarnaast is
een SIO verplicht bij de opstelling van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 van het
In artikel 8, eerste lid, van de Archiefwet is bepaald dat burgemeester en wethouders, na
machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), bevoegd zijn tot
vervreemding van archiefbescheiden. Volgens het tweede lid van artikel 8 van de Archiefwet is
geen machtiging vereist bij vervreemding ter uitvoering van een wet. Op grond van artikel 7,
tweede lid, van het Archiefbesluit hoeven burgemeester en wethouders in geval geen machtiging is
vereist, ook geen advies van het SIO te overleggen.
Het ontwerpen van een selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen wordt
verzorgd door de VNG die daartoe een specifiek SIO inricht. De toepassing van deze selectielijst is
na vaststelling door de minister van OCW verplicht. Lokaal dienen aanvullend besluiten te worden
genomen over de selectie van archiefbescheiden voor permanente bewaring die volgens deze
selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, als bedoeld in artikel 5, eerste lid, aanhef en
onder e, van het Archiefbesluit. Het gaat daarbij om archiefbescheiden die betrekking hebben op
bijzondere gebeurtenissen of kwesties.
Het SIO kan de verantwoordelijke beheerder betrekken bij de advisering.
Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
In dit artikel worden regels gegeven voor overdracht van archiefbescheiden bij reorganisaties en
overdracht van taken aan andere overheidsorganen. Volgens artikel 4 van de Archiefwet houdt een
regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij
een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan,
een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden. Het overdragen van een bestaande bevoegdheid
wordt juridisch aangeduid als ‘delegatie’. Delegatie heeft tot gevolg dat de delegataris de
bevoegdheid in eigen naam gaat uitoefenen. Het oorspronkelijk bevoegde orgaan (delegans)
verliest zijn bevoegdheid (artikel 10:17 van de Awb).
Bij taakuitvoering op grond van ‘mandaat’ is geen sprake van overdracht. Onder mandaat wordt
verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 van
de Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid dus bij de mandaatverlener (mandans) en
is geen sprake van overdracht van archiefbescheiden: deze archiefbescheiden worden dan ter
Artikel 6. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats
In artikel 12 van de Archiefwet is bepaald dat de zorgdrager de archiefbescheiden die niet voor
vernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar overbrengt naar een
archiefbewaarplaats. Daarnaast is in artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet bepaald dat de
zorgdrager ook archiefbescheiden jonger dan twintig jaar kan overbrengen, wanneer naar het
oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor
ruimte beschikbaar te stellen.
In de artikelen 17 tot en met 20 van de Archiefwet is een aantal bevoegdheden en
verantwoordelijkheden bij de beheerder van de archiefbewaarplaats belegd. Dit is volgens artikel
32, eerste lid, van de Archiefwet voor de gemeente Midden-Groningen de gemeentesecretaris. De
bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen met name beschikbaarstelling voor en afwijzing
van raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, en het afgeven van afschriften van authentieke
akten. Voor de beschikbaarstelling onderhoudt de beheerder van de archiefbewaarplaats een
studieruimte en een online voorziening.
Het Archiefbesluit legt in artikel 9 de verplichting op aan burgemeester en wethouders (in de
praktijk de beheerder) om tijdig overleg te voeren met de beheerder van de archiefbewaarplaats
over voorgenomen overbrenging van archiefbescheiden.
Onderdeel f betreft een verplichting voor de beheerder van de archiefbewaarplaats om bij zijn
[twee]jaarlijks verslag een lijst te voegen van nieuw opgenomen archieven en collecties. Tevens is
de beheerder van de archiefbewaarplaats bevoegd om particuliere archieven en verzamelingen in
de gemeentelijke archiefbewaarplaats op te nemen. Deze bevoegdheid is voorzien in onderdeel g.