Organisatie | Heumen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van Heumen 2018 |
Citeertitel | |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-06-2018 | 05-06-2018 |
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk op maandag voorafgaand aan de vergadering tot 12.00 uur worden aangemeld bij de secretaris.
Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning
Doorgaans vindt wekelijks een overleg plaats tussen portefeuillehouder en het verantwoordelijke afdelingshoofd. Hierin komt ten minste aan de orde de planning van voorbereiding en uitvoering van collegebesluiten (op basis van de afdelingsplannen), de voorstellen die worden aangeleverd voor de eerstvolgende collegevergadering en de voorstellen die op de agenda staan van de collegevergadering van de volgende dag.
Waar sprake is van onderwerpen of ontwikkelingen die meerdere portefeuilles raken wordt zoveel mogelijk gekozen voor een projectstructuur. Alle betrokken portefeuillehouders worden daarover gesondeerd voor het collegebesluit een verantwoordelijke projectwethouder aan te wijzen. Per project wordt een heldere projectbeschrijving vastgesteld. In de projectbeschrijving wordt aangegeven welk collegelid eerstverantwoordelijke is en tevens over de wijze en de momenten waarop hij afstemming pleegt met andere betrokken portefeuillehouders. Bij het afronden van projecten wordt door de betrokken projectwethouder verantwoording afgelegd aan het college.
Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist de voorzitter.
Dit reglement treedt in werking op de dag nadat het reglement bekend is gemaakt. Op dat moment vervallen alle voorgaande reglementen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 5 juni 2018.
BvdA BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HEUMEN;
De gemeentesecretaris, De burgemeester,
Toelichting op het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van Heumen 2018.
Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een Reglement van Orde (RvO) voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de Memorie van Toelichting bij de Gemeentewet onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe.
De RvO’s van diverse andere gemeenten, veelal gebaseerd op het Modelreglement van orde van de VNG, zijn als basis gebruikt voor het RvO. De meeste zaken zijn direct afgeleid uit de Gemeentewet; hierin is weinig beleidsvrijheid. In het reglement zijn alle regels die voor de vergaderorde van belang zijn integraal opgenomen.
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde komt in het zogenaamde constituerende beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de in artikel 168 Gemeentewet geboden mogelijkheid tot mandaatverlening aan individuele leden van het college.
Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Met lid 3 wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Lid 4 is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Met dit artikel wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, lid 1, van de Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemene flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. De Gemeentewet laat zich niet uit over de competentie tot het beleggen van een vergadering. Dit is aan de gemeenten zelf over gelaten. Uit het tweede deel van lid 1 en uit lid 2 in dit RvO volgt dat naast de burgemeester (artikel 53 van de Gemeentewet), ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in lid 2 houdt overigens niet in dat aan de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van lid 1 staat daaraan in de weg. Lid 2 geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 van de Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven.
Er is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.
Voor een goede - slagvaardige - besluitvorming is een goede voorbereiding absolute voorwaarde. Bij de portefeuilleverdeling in het collegiaal bestuur wordt er tevens van uitgegaan, dat betrokken portefeuillehouder het advies ondersteunt ofwel dat zijn visie in het advies tot uiting komt. Een goede afstemming tussen afdelingshoofden en portefeuillehouders kan zowel de planning van voorstellen als de inhoud ervan ten goede komen.
Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 5 geeft allereerst de rol van de gemeentesecretaris weer.
In afwijking van de VNG verordening is volledigheidshalve een artikel opgenomen over het opleggen van deze geheimhouding. De inhoud verwijst naar de relevante artikelen van de Gemeentewet. Het feit dat een vergadering in beslotenheid plaatsvindt, betekent niet automatisch dat er ook geheimhouding rust op de stukken. Hiervoor dient een apart besluit te worden genomen. Tegen het besluit tot opleggen van geheimhouding staat bezwaar open. Het maken van bezwaar is alleen mogelijk voor rechtspersonen die een rechtstreeks belang hebben bij het geheimhoudingsbesluit. Indien geen geheimhouding wordt opgelegd, dan kan een ieder het stuk opvragen op grond van de Wet openbaarheid van bestuur. Wel blijft het dan mogelijk om in het kader van de afweging van belangen, het verzoek tot openbaarmaking niet te honoreren. De rechter kan toetsen of de afweging juist is gemaakt.
Het derde lid bepaalt dat ook het tijdstip wordt vastgesteld per wanneer de geheimhouding wordt opgeheven. Als dit niet mogelijk is, moet het college te zijner tijd een apart besluit nemen om de geheimhouding op te heffen. Voor de geheimhoudingstermijnen bestaan geen algemene richtlijnen. Wel geldt als uitgangspunt dat de wetgever de frequentie en duur van de geheimhouding zoveel mogelijk wil beperken. Ingevolge de Archiefwet worden in beginsel alle bestuurlijke stukken na 20 jaar openbaar.
De Gemeentewet legt niet automatisch geheimhouding op op de geheime agenda en de verslaglegging hiervan. Hiervoor is een apart besluit van het college vereist. Het college maakt voor elk van de achterliggende onderwerpen en stukken van de geheime agenda een afzonderlijke afweging tot geheimhouding. Er kan van worden uitgegaan dat deze overwegingen ook de agendering en de verslaglegging aangaan. Om die reden is in dit reglement voorzien in een algemene bepaling waarbij op de agenda en het verslag van het geheime gedeelte standaard geheimhouding wordt opgelegd.
In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 van de Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.
Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd ten aanzien van personen als een van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd. De stem van een deeltijdwethouder telt even zwaar als die van een voltijdswethouder; er vindt dus geen correctie op een eventuele deeltijdfactor plaats.
Dit artikel regelt de verslag leggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.
De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip "besluitenlijst". Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Op grond van artikel 60 van de Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het achtste lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
Ingevolge artikel 54 van de Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 van de Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.
Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.
Bijlage Portefeuillehoudersverdeling 2018-2019
• Intergemeentelijke samenwerking
• Representatie (inclusief internationale betrekkingen)
• Onderwijs, inclusief bibliotheek
• Duurzaamheid (milieu, water, landschap, maatschappelijk vastgoed)
• Ruimtelijke ordening (grondzaken)
• Verkeer en Mobiliteit (inclusief doelgroepenvervoer)
• Financiën, inclusief grondexploitaties
• Recreatie, toerisme en erfgoed
De vervanging vindt plaats in de volgorde van het loco-burgemeesterschap.
• Marriët Mittendorff (burgemeester)
• 4de loco: Maarten Schoenaker
(Maarten Schoenaker wordt vervangen door Marriët Mittendorff)