| Organisatie | Leeuwarden |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2018 |
| Citeertitel | Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2018 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2018 |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 09-06-2018 | 01-01-2018 | 05-06-2018 |
De sectormanager stelt met in achtneming van de geldende wettelijke regels en dit besluit een regelement vast met betrekking tot de inrichting van de archiefbewaarplaats, de bewaarplaats voor de overige onderdelen van de collectie en het gebruik en het beschikbaar stellen van de collectie. Tevens worden in dit reglement regels vastgesteld omtrent het bezoeken en het gebruik van de ruimten van het HCL.
De gemeentearchivaris is voor zo ver de wet daarin voorziet, bevoegd de sectormanager aanwijzingen te geven voor de uitvoering van het beheer en die te toetsen aan wet- en regelgeving met betrekking tot de in de archiefbewaarplaats aanwezige archiefbescheiden. De sectormanager voert aanwijzingen van de gemeentearchivaris, die gericht zijn op het in overeenstemming brengen van het beheer met de wet, uit.
De sectormanager is belast met het waarborgen van de goede, geordende en toegankelijke staat van de in de archiefbewaarplaats berustende collectie.
De sectormanager is belast met de beveiliging van de collectie tegen calamiteiten, diefstal en onrechtmatig gebruik.
De sectormanager draagt zorg voor goede beveiliging van de depots van de archiefbewaarplaats, zodanig dat alleen door de sectormanager geautoriseerd personeel toegang heeft tot deze ruimten, onverminderd de wettelijke bevoegdheden van de gemeentearchivaris.
De sectormanager stelt een veiligheidsplan voor het HCL vast. In het veiligheidsplan geeft de sectormanager aan op welke wijze de archiefbescheiden behoed worden tegen calamiteiten en indien zich calamiteiten voordoen, welke maatregelen genomen worden om schades zoveel mogelijk te beperken en te herstellen. Dit veiligheidsplan wordt regelmatig geactualiseerd.
Ter bevordering van openbaarheid en de cultuurparticipatie is de sectormanager belast met het aan het publiek beschikbaar stellen van de collectie, behoudens in wettelijke voorschriften of door de gemeentearchivaris ten aanzien van de archiefbescheiden op grond van de wet gestelde beperkingen.
De sectormanager is belast met het bevorderen van de belangstelling voor Leeuwarden en zijn geschiedenis. Daartoe worden o.a. presentaties en exposities georganiseerd mede op basis van de collectie.
De sectormanager hanteert voor de verwerving van archiefbescheiden en andere bescheiden, voorwerpen en dergelijke een acquisitieplan waarin aangegeven wordt van welke sectoren van de gemeentelijke samenleving en op welke wijze archieven en verzamelingen verworven worden voor opname in de archiefbewaarplaats. Dit plan wordt naar behoefte geactualiseerd.
De gemeentearchivaris kan alsnog beperkingen stellen aan de openbaarheid, voor zover voorzien in de artikelen 15, 15a, 16 en 17 van de Archiefwet 1995, ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden wanneer zich na het tijdstip van overbrenging omstandigheden hebben voorgedaan die, waren zij op dat tijdstip bekend geweest, tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid zouden hebben geleid.
De gemeentearchivaris is bevoegd tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid ter zake van archiefbescheiden, die uit anderen hoofde dan bedoeld onder het eerste lid van art. 16 Archiefwet 1995, in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten en overeenkomstig het bepaalde in artikel 15 van de Archiefwet 1995.
De gemeentearchivaris is bevoegd tot het beslissen op een verzoek om tijdelijke opheffing van beperkende bepalingen ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden indien het belang van de gestelde beperking niet opweegt tegen het belang tot raadpleging of gebruik daarvan.
Van elk door de sectormanager geconstateerd feit van vermissing of beschadiging van archiefbescheiden, nadat deze zijn opgenomen in de archiefbewaarplaats, stelt de sectormanager een procesverbaal op en tekent dit aan in een collectieschaderegistratie van de archiefbewaarplaats. De gemeentearchivaris wordt hierover, onder de vermelding van de omstandigheden, geïnformeerd.
De sectormanager stelt de archiefbescheiden en / of gegevens uit die bescheiden in principe kosteloos beschikbaar voor inzage aan derden voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden die bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zijn, zich daartegen niet verzetten. Hij verstrekt daarvan of daaruit op verzoek afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
De archiefbescheiden worden alleen op de locatie van vestiging van de archiefbewaarplaats in de daartoe geëigende ruimten en onder toezicht ter beschikking gesteld. Het verlenen van inzage, het tentoonstellen of enig ander gebruik van de archiefbescheiden op andere locaties die in gebruik zijn bij opdrachtnemer, kan alleen geschieden indien aan de voorwaarden voor veilige en adequate bewaring bij of krachtens de wet gesteld is voldaan.
De gemeentearchivaris wijst een verzoek tot inzage geheel of gedeeltelijk af indien er beperkingen gesteld zijn aan de openbaarheid, de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet of de bescheiden niet veilig aan de verzoeker kunnen worden toevertrouwd. Die afwijzing wordt schriftelijk bekendgemaakt aan de verzoeker.
Uitlening als bedoeld in artikel 18 van de wet vindt slechts plaats na voorafgaande instemming van de gemeentearchivaris door middel van een schriftelijke overeenkomst tussen de sectormanager en de verzoekende instelling.
Op verzoek van medewerkers van instellingen die op grond van de wet of overeenkomst verplicht zijn hun archiefbescheiden over te dragen aan de archiefbewaarplaats wordt door of namens de sectormanager onderzoek verricht naar of in de archiefbescheiden voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten.
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door de opdrachtnemer verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht tot maximaal het bij of krachtens de Legesverordening Leeuwarden 2018 of krachtens een daaropvolgende regeling tot het in rekening brengen van de dienstverlening vastgestelde tarief.
Over het algemeen is de regeling duidelijk. Op een paar onderdelen volgt hieronder nog een toelichting:
In het acquisitieplan geeft de sectormanager aan met wat voor archiefbescheiden en andere documenten of ( kunst-) voorwerpen hij/zij de collectie wil uitbreiden. Hij doet daarbij verantwoording van de prioriteiten die hij wil stellen. Uiteraard is de doelstelling dat het gaat om voorwerpen en archieven en verzamelingen die van belang zijn voor de Leeuwarder samenleving en haar geschiedenis.
De gemeentearchivaris heeft op grond van artikel 32 van de Archiefwet 1995,zeggenschap over wat er in de archiefbewaarplaats opgenomen wordt.
Deze functionaris zal daarom toestemming moeten geven voor het onderbrengen van te verwerven collectieonderdelen die in de archiefbewaarplaats zullen worden ondergebracht.
Intern zullen sectormanager en gemeentearchivaris daarvoor een werkproces moeten beschrijven.
Bij de beschikbaarstelling van archiefbescheiden en de daarmee samenhangende dienstverlening wordt gestreefd om deze volgens de daarvoor geldende landelijke normen te doen plaatsvinden.
Binnen het HCL geldt op dit moment een handvest dienstverlening. Deze wordt op de website van het HCL gepubliceerd. Zie https://historischcentrumleeuwarden.nl/images/OVER-ONS/Informatiecentrum/HandvestDienstverlening2016.pdf (geraadpleegd op 9 oktober 2017).
Aan de hand hiervan kan bij de tweejaarlijkse evaluatie de kwaliteit van de dienstverlening worden getoetst. In genoemd handvest staan onder andere normen met betrekking tot de openingstijden van het Historisch Centrum Leeuwarden.
Het handvest gaat ook uit van de gelijkwaardigheid van de Friese en Nederlandse taal en gaat er vanuit dat deskundig personeel het publiek behulpzaam is, indien dit nodig is. Deze normering is afhankelijk van de tijd waarin zij geldt. De normering kan dan daar ook op aangepast worden.
Om die reden wordt in dit artikel gesproken van een redelijk dienstverleningsniveau.