Organisatie | Enschede |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de Vergaderingen en andere werkzaamheden van burgemeester en wethouders van de gemeente Enschede |
Citeertitel | Reglement van Orde voor de vergaderingen van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Enschede |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt Reglement van Orde voor de vergaderingen van Burgemeester en Wethouders van 22 oktober 2002
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
26-06-2018 | Nieuwe regeling | 13-03-2018 |
Procedure bij nieuwe collegesamenstelling
Het college vergadert op de eerste werkdag na de raadsvergadering, bedoeld in artikel 18 van de Gemeentewet, mits in die raadsvergadering conform de artikelen 35 en 37 van de Gemeentewet de wethouders zijn benoemd, en kan besluiten eveneens te vergaderen nadat de gemeenteraad conform artikel 39 van de Gemeentewet heeft voorzien in de benoeming van één of meer wethouders in (een) tussentijds open gevallen wethoudersplaats(en) of heeft besloten het aantal wethouders te verminderen.
Aantal en plaats van de vergaderingen
De reguliere vergaderingen worden gehouden op de dinsdagen en vangen aan om 9.15 uur, op de plaats die op de agenda voor de betreffende vergadering staat vermeld, en voor zover deze dag geen algemeen erkende feestdag is als bedoeld in de Algemene termijnenwet. Tijdens een recesperiode (veelal overeenkomend met de vakanties van de basisscholen in de regio Noord Nederland) wordt er niet vergaderd of wordt volstaan met een vergadering waarin alleen de meer technische voorstellen worden behandeld en voorstellen die vanwege het urgente karakter geen uitstel gedogen.
Het begrip technische vergadering is geïntroduceerd om onderscheid te maken met andere soorten vergaderingen en hiervan is sprake wanneer slecht een zeer beperkt aantal leden van het college de vergadering kan bijwonen, omdat de vergadering in een vakantieperiode wordt gehouden.
Het zogenaamde quorum volgens artikel 56 van de Gemeentewet is dan niet aanwezig. Besluiten worden dan ook genomen met toepassing van artikel 56 lid 2 en lid 3 van de Gemeentewet.
In zulke vergaderingen worden alleen "meer technische voorstellen" geagendeerd waaraan vaak een termijn verbonden is. Bijvoorbeeld de beantwoording van schriftelijke vragen. Meer beleidsmatige voorstellen of voorstellen met financiële consequenties worden niet in een technische vergadering behandeld.
In artikel 3 wordt de term reguliere vergadering gebruikt voor de normale periodieke vergadering op dinsdag en in artikel 4 de term incidentele vergadering voor alle overige vergaderingen. Daarnaast bestaan er vergaderingen voor een strategische sessie, een themabezoek of een voorbespreking van de raadsvergadering. Incidentele vergaderingen zijn voor bijzondere situaties bedoeld.
In dit artikel is ervoor gekozen, dat op verzoek van één persoon van het college een incidentele vergadering kan worden gehouden. Door deze grens zo laag mogelijk te leggen wordt er recht gedaan aan de individuele behoefte van elk collegelid op het delen en bespreken van voor hem/haar relevante dringende bestuurlijke onderwerpen en daarmee wordt de collegialiteit van het college als geheel gediend. Gelet op de drukke bestuurlijke agenda’s, is de mogelijkheid van digitale consultatie en besluitvorming via e-mail of andere digitale media opgenomen.
Indien de voorzitter vijf minuten na de opening van de vergadering constateert dat het wettelijk vereiste aantal leden nog niet aanwezig is, stelt hij vast dat de vergadering wegens te geringe opkomst niet kan worden gehouden en sluit deze. In het geval, bedoeld in artikel 56, derde lid van de Gemeentewet, wordt deze bepaling niet toegepast.
De agenda met alle bijlagen, die aan het college wordt overgelegd voor of tijdens de vergadering is geheim, tenzij en totdat het college besluit dat de inhoud van de agendapunten openbaar is. Deze oplegging van geheimhouding wordt geacht bij het opmaken van de agenda en bij aanvang van iedere vergadering te geschieden. Deze geheimhouding geldt tevens voor de tijdens de vergadering ingebrachte rondvraagpunten of onderwerpen ter collegiale consultatie, tenzij bij de bespreking anders wordt besloten.
Door het opnemen van dit artikel kan er geen misverstand bestaan over de status van de agenda en de overige documenten die aan het college worden aangeboden. Door deze geheimhouding expliciet te verwoorden kan er ook bij de ambtelijke organisatie geen misverstand bestaan over de status van documenten voor de collegevergadering. Na besluitvorming wordt aangegeven welke documenten openbaar kunnen worden en welke als geheim geclassificeerd blijven.
Voor de rondvraagpunten of punten ter collegiale consultatie die in de collegevergadering aan de orde komen geldt geheimhouding tenzij expliciet wordt besloten, dat het betreffende agendapunt geheel of gedeeltelijk openbaar kan worden gemaakt.
In de rondvraag en bij collegiale consultatie worden in beginsel geen besluiten genomen. Praktisch gezien wordt (aan het eind van) elke vergadering als standaardagendapunt opgenomen:
xx. Opleggen geheimhouding agenda vergadering en van het behandelde over en de inhoud van de stukken die betrekking hebben op en de reden geheimhouding:
Als over een onderwerp een collegebesluit wordt gevraagd dan dient dit in beginsel via een bestuursvoorstel in de vorm van een agendaformulier aan het college te worden voorgelegd. Daarmee wordt de kwaliteit van het besluitvormingsproces gediend.
De agenda vermeldt als eerste punt de rondvraag, gevolgd door de beeldvormende en oordeelsvormende punten ter collegiale consultatie. Vervolgens worden de bespreekvoorstellen, per wethouder (aangeduid met letter) gegroepeerd en genummerd, op de agenda geplaatst, waarbij wekelijks een andere portefeuille als eerste wordt vermeld. Daarna volgen de hamerstukken. Tot slot beslist het college over de vaststelling van de besluitenlijst, gevolgd door vaststelling van het memorandum en de representatielijst.
Uit hoofde van zijn zorg voor de eenheid van het collegebeleid kan de burgemeester onderwerpen aan de agenda voor een vergadering van het college toevoegen, alsmede ten aanzien van geagendeerde onderwerpen een eigen voorstel aan het college voorleggen. Wanneer de burgemeester van deze bevoegdheid gebruik maakt stelt hij de betrokken wethouder(s) daarvan, zo mogelijk, van tevoren in kennis.
De in artikel 8 lid 4 sub a bedoelde toetsing wordt met het oog op kwaliteitsborging gedaan en wel door een toetsingscommissie bestaande uit de loco-secretaris, een bestuurlijk-juridisch adviseur, een strategisch adviseur financiën en een communicatieadviseur.
De voorzitter draagt er namens het college zorg voor, dat de in de vergadering genomen besluiten, behoudens het bepaalde in het volgende lid, in de openbaarheid worden gebracht door vermelding van deze besluiten op lijsten, welke lijsten worden toegezonden aan de leden van de gemeenteraad en de daarvoor in aanmerking komende personen, als mede op de internetpagina van de gemeente worden geplaatst.
Op grond van artikel 60 lid 3 Gemeentewet maakt het college de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar. Het college laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 55 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
In lid 2 gaat het om openbaarmaking van de besluitenlijsten die vanuit het geautomatiseerde systeem (iBabs) worden geproduceerd en zoals bedoeld in artikel 16 lid 3 van dit reglement. De publicatie van de besluitenlijst op internet en de toezending van de besluitenlijst aan de raadsleden vindt uiterlijk twee dagen na besluitvorming in het college plaats.
Bij de toepassing van lid 3 wordt in de praktijk aansluiting gezocht bij de geheimhoudingsartikelen van de Gemeentewet (de artikelen 55, 25 en 86, respectievelijk college, raad en commissie) en bij de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob). In deze laatste wet staan in artikel 10 de geheimhoudingsgronden nauw omschreven.
De (loco)-secretaris legt de genomen besluiten op de volgende wijze vast:
op verzoek van een lid van het college legt de (loco-)secretaris ten aanzien van een agendapunt of een bij de rondvraag aan de orde gesteld onderwerp, de door dat lid aangeduide overwegingen, bezwaren of andere persoonlijke beleidsopvattingen die het betreffende lid van gewicht acht, schriftelijk vast in een memorandum.
Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd (herstemming). Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben.
HOOFDSTUK 4 OVERIGE BEPALINGEN
Het collegelid dat een nevenfunctie bekleedt en niet in staat is deze functie te vervullen, dan wel verhinderd is een bijeenkomst verband houdende met zijn nevenfunctie bij te wonen, draagt er zorg voor dat de vergader- en overige stukken die in verband hiermee worden ontvangen tijdig aan zijn of haar plaatsvervanger ter hand worden gesteld (zo mogelijk digitaal).