Organisatie | Ede |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ede houdende regels omtrent het college van burgemeester en wethouders Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college |
Citeertitel | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
07-06-2018 | nieuwe regeling | 29-05-2018 | 92510 |
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
collegeleden: de burgemeester en de wethouders.
de voorzitter: de burgemeester en de waarnemend burgemeester (loco-burgemeester).
de secretaris: de gemeentesecretaris en de waarnemend secretaris (loco-secretaris).
de bestuurssecretaris: een ambtenaar die ondersteuning verleent tijdens de vergaderingen en aan andere werkzaamheden van het college.
Hoofdstuk 3. Werkwijze collegevergadering
Artikel 10 Deelneming derden aan de vergadering
De voorzitter kan - al dan niet op voorstel van een wethouder - besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Artikel 14 Openbaarmaking parafenbesluit
De bestuurssecretaris draagt zorg voor openbaarmaking van genomen parafenbesluiten via de besluitenlijst. Openbaarmaking blijft achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 55 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders op 29 mei 2018, zaaknummer 92510.
Jeroen van Delden
de secretaris,
Leon Meijer
de loco-burgemeester.
Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. De Wet dualisering gemeentebestuur (2002) geeft weinig wijzigingen die van invloed zijn op het reglement van orde en andere werkzaamheden van het college. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed.
Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerst vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).
Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten. De vervangingsregeling zelf wordt bekendgemaakt in het Gemeenteblad.
Artikel 3 Besluiten tijdens collegereces
In artikel 56 van de Gemeentewet is bepaald dat het college in zijn vergaderingen slechts kan beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Dit quorum is tijdens de vakantieperiode doorgaans niet aanwezig. Om deze reden heeft het college een kerst- en zomerreces, waarbij er in beginsel geen besluiten worden genomen.
In spoedeisende gevallen kan het noodzakelijk zijn dat er in deze periode toch besluiten worden genomen namens het college. In deze regeling wordt daarom bepaald dat het college tijdens het kerst- en zomerreces aan één of meer van zijn leden mandaat verleend om besluiten te nemen. Mandaatverlening aan collegeleden is mogelijk, tenzij de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet (zie artikel 168 Gemeentewet). De bepaling in dit reglement van orde is zelf geen mandaatbesluit: dat zal telkens door het college worden vastgesteld voorafgaand aan het reces.
Het college acht het in beginsel meer wenselijk om gebruik te maken van een dergelijk ‘vakantiemandaat’ boven de regeling uit artikel 56 van de Gemeentewet. Dit vraagt namelijk dat er eerst een vergadering wordt gehouden - waarin wordt geconstateerd dat er geen quorum is - en dat de burgemeester vervolgens een tweede vergadering belegt. Onduidelijk is of deze tweede vergadering direct na de eerste vergadering kan plaatsvinden (vergelijk ten aanzien van vergaderingen van verenigingen de conclusie van de Advocaat-Generaal bij de Hoge Raad van 14 juli 2006, ECLI:NL:PHR:2006:AX3225). Het is voor de vergaderpraktijk van het college niet efficiënt als er een langere periode moet zitten tussen de oproep voor de eerste en tweede vergadering (aangezien het college altijd op een vaste dag vergadert). Tegelijkertijd is onzekerheid over de geldigheid van besluiten met een korte termijn tussen de eerste en tweede vergadering niet wenselijk.
Artikel 4 Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Hier zou ook bepaald kunnen worden dat voor de extra vergadering de stukken per e-mail worden verzonden.
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt plaats in dit reglement en in de instructie voor de gemeentesecretaris.
In dit artikel wordt aangegeven dat de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. In de Edese praktijk wordt hieraan feitelijk invulling gegeven door de bestuurssecretaris, die werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris.
Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.
Artikel 6 Openbare vergadering
Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.
De collegevergadering bestaat uit een besluitvormend en een informatief deel. In het besluitvormende deel worden besluiten genomen en wordt beraadslaagd over te nemen besluiten. Ook parafenbesluiten waarvoor bespreking wordt verlangd worden geagendeerd voor de besluitvormende vergadering.
Na het besluitvormend deel vindt de zogenaamde inforonde plaats. In de inforonde kunnen de collegeleden informatie of standpunten uitwisselen over actuele ontwikkelingen in hun portefeuilles. Dit overleg is een belangrijk instrument voor de bevordering van de eenheid van het collegebeleid. Daarnaast kan het college instructies meegeven aan de ambtelijke organisatie voor de uitwerking van collegevoorstellen. Hierdoor kan worden aangesloten bij de informatiebehoefte van het college.
Artikel 9 en 10 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering
Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 5 geeft allereerst de rol van de gemeentesecretaris weer.
Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd. Staken de stemmen over andere voorstellen dan de benoeming, voordracht of aanbeveling van personen dan beslist de stem van de burgemeester op grond van artikel 59, tweede lid, van de Gemeentewet.
Indien gebruik wordt gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit, een conceptbesluit dat door de leden van het college van parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd, is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang (LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1). Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekent gemaakt te zijn hetzij op grond van het reglement van orde hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen.
Artikel 12 Verslag en besluitenlijst
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de bestuurssecretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de bestuurssecretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.
De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip ‘besluitenlijst’. Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. Een dergelijke regeling is ten tijde van het tot stand komen van dit reglement niet vastgesteld. Wel is tussen raad en college de volgende werkafspraak gemaakt:
In het vijfde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
Artikel 13 Parafenbesluit buiten vergadering
Indien gebruik wordt gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit, een conceptbesluit dat door de leden van het college van parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd, is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang (LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1). Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn hetzij op grond van het reglement van orde hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen. De Raad van State heeft de eerder genoemde uitspraak nogmaals bevestigd in een uitspraak van 21 maart 2007, zaaknr. 200602267/1.
Er is bewust gekozen voor een korte termijn van 24 uur na verzending waarbinnen de collegeleden bespreking kunnen verlangen. Het parafenbesluit wordt namelijk in de Edese praktijk alleen gebruikt in spoedeisende situaties. In andere gevallen worden besluiten geagendeerd voor de wekelijkse collegevergadering. Daarom is ook voorzien in de mogelijkheid om het besluit direct te laten vaststellen, indien alle collegeleden zich akkoord verklaren met de inhoud door het plaatsen van hun paraaf.
Artikel 14 Openbaarmaking parafenbesluit
Volgens artikel 60, eerste lid, van de Gemeentewet gaat het college over tot openbaarmaking van de besluitenlijst van zijn vergaderingen. Omdat parafenbesluiten buiten de collegevergadering worden genomen, is dit artikel niet rechtstreeks van toepassing. Het is daarom via dit artikel in het reglement van orde van toepassing verklaard. Voor de uitzondering op de verplichting tot openbaarmaking is aangesloten bij de tekst van artikel 60, derde lid, van de Gemeentewet.
Artikel 15 Elektronisch parafenbesluit
Het gebruik van de elektronische weg neemt een steeds grotere rol in binnen de gemeentelijke praktijk. Omdat het parafenbesluit wordt gebruikt in spoedeisende situaties, is het wenselijk om op te nemen dat het elektronisch kan worden vastgesteld. Het voordeel van de elektronische weg is immers dat collegeleden tegelijkertijd zich akkoord kunnen verklaren met het voorstel en dat dit middel tijd- en plaats onafhankelijk is.
Wel zal de omgeving waarbinnen het elektronisch parafenbesluit tot stand komt voldoende beveiligd moeten zijn, zodat zeker is dat alleen de collegeleden zelf hun elektronische handtekening kunnen plaatsen. Denkbaar is bijvoorbeeld een zaaksysteem waarin collegeleden inloggen door middel van een persoonlijk wachtwoord en waarin alle handelingen worden bijgehouden door een digitaal logboek.