| Organisatie | Katwijk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Evenementenbeleid 2016 |
| Citeertitel | Evenementenbeleid 2016 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp | evenementenbeleid 2016 |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 03-05-2016 | Nieuwe regeling | 03-05-2016 | 672066 |
In de economische agenda zijn evenementen opgenomen als belangrijk speerpunt. Vanuit deze economische visie wordt er vanuit bijvoorbeeld subsidiebeleid, maar ook vanuit Katwijk Marketing, evenementen gestimuleerd, want evenementen dragen bij aan het toeristisch karakter van Katwijk en bieden kansen voor het bedrijfsleven. Daarnaast kent Katwijk een groot aantal vrijwilligersorganisaties die zich inzetten bij de voorbereiding en uitvoering van evenementen. In die zin bevorderen evenementen de maatschappelijke samenhang in de gemeente en vervullen zij daarmee ook een belangrijke sociale functie. Evenementen zijn bovendien vooral leuk en er wordt door grote groepen veel plezier aan beleefd. Evenementen horen thuis in de gemeente. Ze maken de gemeente levendig en aantrekkelijk.
Maar naast de stimulerende rol die de gemeente Katwijk vervult, reguleert het ook evenementen. Dat wordt gedaan vanuit dit evenementenbeleid, want evenementen kunnen ook risico’s en overlast met zich meebrengen. Om de overlast en risico’s rond evenementen te beheersen of weg te nemen, geldt een vergunningsplicht voor de organisatie van een evenement op grond van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). Het is de verantwoordelijkheid voor het gemeentebestuur om de belangen tegen elkaar af te wegen en eventuele risico’s zodanig te verkleinen dat zij beheersbaar zijn. De beschikbare ruimte in de gemeente voor evenementen is echter beperkt. Dat betekent dat last of overlast voor omwonenden niet altijd kan worden voorkomen.
De burgemeester is op grond van artikel 2:25 van de Algemene Plaatselijke Verordening bevoegd deze vergunningen te verlenen en hieraan voorschriften te verbinden die strekken tot bescherming van de belangen in verband waarmee de vergunning is vereist. Voor sommige kleine evenementen geldt een meldingsplicht; een vergunning is dan niet nodig. De regels over bijvoorbeeld locaties, eindtijden en alcoholverstrekking blijven echter ook voor deze meldingsplichtige evenementen gelden.
Toelichting: In de APV heeft de raad de bevoegdheid om evenementenvergunningen af te geven neergelegd bij de burgemeester. Art. 4:81 lid 1 Awb geeft de burgemeester dan tevens de bevoegdheid om over deze bestuursbevoegdheid beleidsregels vast te stellen. Het evenementenbeleid wordt zowel door de burgemeester als door het college vastgesteld, omdat bij het organiseren van een evenement ook nog andere zaken, zoals het afsluiten van wegen e.d. aan de orde komen die tot de bestuursbevoegdheid van het college behoren. In de praktijk worden deze zaken ook geïntegreerd in één beschikking opgenomen.
In 2012 is er na een uitgebreide evaluatie een geactualiseerd evenementenbeleid vastgesteld. De afgelopen 4 jaar zijn alle evenementen aanvragen getoetst aan het evenementenbeleid.
Uit de evaluatieverslagen van de evenementen die de afgelopen 4 jaar zijn gehouden en uit gesprekken met organisatoren en betrokken ambtenaren, is een korte evaluatie opgesteld om het beleid te actualiseren.
Meerdere organisaties hebben zienswijze ingediend en op 31 maart 2016 is het beleidskader besproken in de gemeenteraad. Bij vaststelling van het evenementenbeleid 2016 is de definitieve reactie op de zienswijze ook vastgesteld.
Het evenementenbeleid staat niet op zich; er zijn diverse regelingen, verordeningen en andere beleidstukken die betrekking hebben op het evenementenbeleid. Zeker bij klasse C evenementen is het niet altijd eenvoudig om een goed overzicht te krijgen van alle aspecten die bij het aanvragen van een vergunning komen kijken. De gemeente Katwijk wil de (potentiële) organisatoren van evenementen daar graag bij ondersteunen.
Dit beleid geeft handvatten hoe bij de vergunningverlening wordt omgegaan met het toestaan van evenementen binnen de bebouwde kom en onder welke voorwaarden dit zal geschieden.
Aanvragen voor evenementen buiten de bebouwde kom worden individueel beoordeeld en hier wordt maatwerk geleverd. Daarbij worden steeds de belangen tussen de (woon)omgeving en de organisatoren van het evenement afgewogen. Indien de omstandigheden daar aanleiding toe geven kan de burgemeester bij de toepassing van zijn bestuursbevoegdheid van dit beleid afwijken.
Toelichting: Ten aanzien van beleidsregels bepaalt artikel 4:84 Awb dat het bestuursorgaan op wie zijn bevoegdheid de beleidsregel betrekking heeft overeenkomstig de beleidsregel moet handelen, ‘tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregels te dienen doelen.’
Gevolg is dat bij toepassing van beleidsregels altijd moet worden bezien of het voorliggende geval een bijzonder geval is. In verband met het doel van beleidsregels – zorgen voor een consistente bevoegdheidstoepassing – zal daarvan overigens niet spoedig sprake zijn: afwijking moet (grote) uitzondering zijn.
Het beleid geeft kaders voor de beoordeling van aanvragen om een vergunning voor een evenement. Deze kaders worden hieronder nader aangeduid.
De burgemeester is te allen tijde bevoegd in geval van plotselinge opkomende omstandigheden, waarbij de belangen die met de vergunningen worden gediend in het geding zijn, de vergunning in te trekken of de beperkingen of voorschriften waaronder de vergunning is verleend te wijzigen. De burgemeester treedt zo mogelijk voorafgaande aan zijn besluit in overleg met de vergunninghouder.
De vergunninghouder is in die gevallen gehouden zijn medewerking te verlenen om de gevolgen van dit besluit ordelijk te laten verlopen.
In principe is het mogelijk om op alle openbare locaties een evenement te organiseren. Sommige locaties zijn meer geschikt dan andere. Bepaalde evenementen kunnen afhankelijk van het gebied een belasting vormen voor de omgeving. Dit kan de woonomgeving zijn, maar ook een natuurgebied. Daarom zijn ter beperking van de overlast randvoorwaarden gesteld. Dit geldt onder andere voor het aantal evenementen per locatie en voor de duur of eindtijd van een evenement.
Daar waar het gaat om het beperken van grootschalige muziekevenementen, gaat het om evenementen met als hoofdactiviteit mechanisch versterkte muziek met een grote aantrekking van publiek.
Een aantal gebieden is hierna specifiek beschreven. Voor de overige locaties zal per aanvraag bekeken worden of het mogelijk is een evenement te organiseren. Voor alle locaties geldt dat het gemeentebestuur aanvullende beperkingen of voorschriften kan opnemen in de vergunning, indien zij dit nodig acht.
Katwijk kent twee, door het Rijk aangewezen natuurbeschermingsgebieden (zie kaartfragment in de bijlage ). In deze gebieden is het niet toegestaan lawaai te produceren (zoals door middel van muziek of motoren). Het betreft:
Voor natuurbeschermingsgebieden geldt dat evenementen, waarbij muziek ten gehore wordt gebracht of geluid wordt geproduceerd, niet zijn toegestaan. |
In verband met het feit dat dit terrein grenst aan het als natuurbeschermingsgebieden en stiltegebied aangewezen duingebied Berkheide en hier reeds gedurende het gehele jaar in de nabijheid voetbalwedstrijden worden gespeeld geldt het volgende kader:
Het terrein is primair bestemd als parkeerterrein. Een deel van het terrein is als evenemententerrein aangemerkt met bijbehorende (nuts)voorzieningen (o.a. riolering-, elektra- en wateraansluitingen). In verband met het feit dat dit terrein grenst aan het natuurbeschermingsgebied Coepelduynen en omdat het terrein grenst aan een camping zijn de mogelijkheden op dit terrein ook het overige gedeelte van het jaar beperkt.
Evenementen mogen uitsluitend op het gearceerde deel van het terrein plaats vinden, m.u.v. de maanden juli en augustus. In die maanden moet het parkeerterrein geheel beschikbaar blijven voor het parkeren ten behoeve van het strandbezoek en mogen er geen evenementen plaatsvinden. In de maanden april, mei, juni en september dient ten minste de helft van het parkeerterrein vrijgehouden te worden voor strandbezoekers. (Bijlage 1)
Het strand leent zich goed voor (sport)evenementen. Wel moet rekening worden gehouden met de verschillende gebruikers. In de zomerperiode is een groot deel van het strand verhuurd aan strandexploitanten en watersportverenigingen. Voor evenementen op verhuurde strandvakken is daarom, naast een evenementenvergunning, tevens instemming nodig van de huurder. Een andere gebruikersgroep zijn de ‘badgasten’ die hun nachtverblijf hebben in de strandhuisjes.
Voor sportevenementen en evenementen die lawaai produceren (bijv. door middel van muziek of motoren) zijn hieronder de kaders aangegeven voor wat er mogelijk is. Overige evenementen zullen per aanvraag worden beoordeeld.
Ten aanzien van evenementen die lawaai produceren geldt dat deze evenementen op het strand ter hoogte van de Noordduinen en de Zuidduinen niet zijn toegestaan (m.u.v. het jaarlijks terugkerend Jaarfeest georganiseerd door Skuytevaert binnen Strandvak B). Op het strand ter hoogte van de Boulevard zijn wel enkele mogelijkheden.
Van 16 juni t/m 15 september is het tussen 10.00 uur en 18.00 uur niet mogelijk om sportevenementen te organiseren die meerdere strandvakken beslaan, hierbij kan gedacht worden aan hardloop- en/of fietswedstrijden. ‘Veldactiviteiten’ als volleybal en voetvolleybal zijn mogelijk, ook wanneer dit buiten één strandvak ligt.
Voor wat betreft evenementen met muziek geldt dat:
Het Strandplein is voor de gemeente Katwijk een nieuwe unieke toplocatie, waarvan verwacht wordt dat het voor veel organisatoren aantrekkelijk is om hier een muziekevenement te organiseren. Vanuit het bestemmingsplan is geregeld dat er op het Strandplein maximaal drie meerdaagse muziekevenementen per jaar plaats mogen vinden, met tezamen een maximum van 15 dagen muziek.
De organisatoren die een meerdaags muziekevenement op het Strandplein willen organiseren dienen per jaar voor 1 maart (1 mei in 2016) voor het opvolgende jaar aan de burgemeester/ het college van B&W kenbaar wanneer zij een evenement op dit terrein willen organiseren, voor hoeveel dagen, met een specificatie voor het aantal dagen muziek.
De burgemeester/ het college van B&W weegt hierbij de volgende zaken mee;
Het college neemt uiterlijk 1 mei (15 juni in 2016) een beslissing.
Overige muziekevenementen* zijn niet toegestaan.
Het centrum van het gebiedsdeel Katwijk aan Zee wordt omgeven door de volgende straten en pleinen: Vuurbaakplein, Boulevard inclusief het Duinplein, Koningin Wilhelminastraat, Tramstraat, Noordeinde, Dwarsstraat, Schelpendam, Secr. Varkevisserstraat. Het gebied kenmerkt zich als woon-, winkel en uitgaansgebied. Om de leefbaarheid in het gebied te beschermen gelden de volgende beperkingen:
Evenementen kunnen plaatsvinden in de avonduren en zelfs in de voor nachtrust bestemde tijd. Dat kan leiden tot overlast bij omwonenden. De mate van overlast wordt beperkt door in de voorschriften van de evenementenvergunning, eindtijden te bepalen en deze vast te leggen.
Eindtijden worden bepaald in het belang van de openbare orde. Door een geleidelijke uitstroom van de bezoekers van een evenement wordt de kans op overlast in de avond of de voor de nachtrust bestemde tijd beperkt. Om die geleidelijke uitstroom te bevorderen worden verschillende eindtijden gehanteerd voor de tijd waarop het geluid (hoofdactiviteit) moet afnemen, de tijd waarop het verstrekken van (alcoholische) dranken dient te stoppen en de sluiting van het evenement.
Het beleid kent naast de reguliere evenementen 5 bijzondere evenementen en 1 locatie, waarvoor andere eindtijden gelden. Dit zijn;
Eindtijden voor evenementen waar een uitzondering voor geldt | ||||
Kaderstelling geluid voor de omgeving
Veel evenementen hebben een programma of programmaonderdeel met mechanisch versterkte muziek. Met dit beleid wordt beoogd overmatige geluidsoverlast voor omwonenden door muziekgeluid te voorkomen. Bij evenementen in de openlucht en/of in tenten is een zekere mate van geluidhinder onvermijdelijk. Dit beleid is er dan ook niet op gericht dat niemand geluidhinder zal ondervinden. Geluid bij evenementen moet wel beheersbaar zijn om overmatige overlast te voorkomen. Door geluidnormen te stellen wordt duidelijk wanneer sprake is van overmatige geluidhinder.
Het komt ook voor dat evenementen worden georganiseerd in (horeca-)bedrijven. Wanneer een bedrijf onder de werking van het Activiteitenbesluit valt, dan gelden de geluidbepalingen van de APV niet. Gedurende enkele dagen per jaar kan een bedrijf vrijstelling krijgen van de in dat Activiteitenbesluit genoemde geluidgrenswaarden (zie individuele en collectieve festiviteiten).
Overmatige geluidhinder wordt primair voorkomen door een aantal samenhangende factoren in dit evenementenbeleid;
Door deze zaken zoveel mogelijk inzichtelijk te maken, vast te leggen in dit evenementenbeleid en door omwonenden tijdig en goed te informeren over te houden evenementen zal de acceptatie groter en de hinderbeleving lager zijn. Vervolgens wordt per evenement in de vergunning het maximaal toegestane geluidniveau vastgelegd om inzicht te geven over de mate van geluidsbelasting en een goede handhaving mogelijk te maken.
Zoals aangegeven is hinder van een evenement onvermijdelijk en zijn evenementen voor de gemeente van groot belang.
De afweging tussen het belang van het evenement en de (woon)omgeving resulteert in een geluidsnorm. Dit is een andere benadering dan welke de Inspectie Milieuhygiëne Limburg in 1996 verkoos in haar nota “Evenementen met een luidruchtig karakter”. Uitgangspunt in deze nota was het voorkomen van spraakverstoring (dag- en avondperiode) en slaapverstoring (nachtperiode). Zou Katwijk die nota hanteren dan kunnen hier tal van evenementen niet worden georganiseerd vanwege overschrijding van de geluidsnormen. Ook tal van andere gemeenten hanteren hogere normen, omdat de aanpak en normstelling van de Limburgse Inspectie niet uitvoerbaar blijkt te zijn.
De geluidnormen in de vergunningen hangen samen met de geluidproductie van het evenement. Van de muziek tijdens evenementen kunnen de volgende equivalente geluidniveaus worden verwacht:
* Om gehoorschade te voorkomen heeft de staatssecretaris van VWS in 2014 een convenant afgesloten met de organisatoren van muziekfestivals. Daarin is een maximaal geluidniveau afgesproken van 103 dB(A), gemeten bij het mengpaneel voor het podium.
Hoewel evenementen belangrijk zijn voor de badplaatsfunctie of voor de cohesie in de samenleving, is het uitgangspunt dat de geluidsbelasting op de gevels van woningen niet hoger zijn dan 80 dB(A) overschrijdt. De afstand tussen de gevel en de geluidsbron is hierbij maatgevend. Hoe verder de gevel van de geluidbron is gelegen, hoe lager de grenswaarde in de vergunning zal zijn.
Enkele evenementen, die al vele jaren in de dorpskernen gehouden worden, kunnen niet aan de norm van 80 dB(A) voldoen. Hiervoor wordt maatwerk voor geleverd. Dit zijn:
Muziekevenementen mogen een maximale duur hebben van 6 aaneengesloten klokuren, tenzij het muziekevenement eerder stopt, dan mag er 7 klokuren muziek gemaakt worden. (zie tabel eindtijden) Onderbrekingen in het programma zijn hierbij inbegrepen. Soundchecks worden nader geregeld in de evenementenvergunning en vallen niet binnen deze beperking. Uitzondering zijn:
In geval van deze uitzonderingen is het mogelijk af te wijken van de 6 uur en gaat het niet ten kosten van de eindtijd. Dit omdat dit een bijzondere nationale feestdag is en om in de uitvoering van het programma dat al vele jaren door de Oranjevereniging wordt georganiseerd tegemoet te komen.
Bij evenementen is vrijwel altijd sprake van geluid door mechanisch versterkte muziek. De standaard reken- en meetmethode voor de Wet milieubeheer hanteert een straffactor voor muziekgeluid en die is met name bedoeld voor horeca-inrichtingen. Wanneer men daarvan het gehele jaar door gedurende 7 dagen per week tot (diep) in de nachtelijke uren aan muziekgeluid wordt blootgesteld, rechtvaardigt dat de straffactor. Het feit dat evenementen slechts een enkele keer per jaar op een locatie plaatsvinden en relatief kort duren, rechtvaardigt dat de straffactor niet wordt toegepast.
Naast het gemiddelde geluidniveau spelen ook de bassen een belangrijke rol in de beleving van de muziek. Kennelijk voor de bezoekers van het evenement belangrijk, maar voor omwonenden zijn die bastonen hinderlijk. Om die hinder te beperken wordt in vergunningen ook een grenswaarde in dB(C) opgenomen waarbij de getalswaarde maximaal 12 decibel hoger zal zijn dan de waarde in dB(A).
De eindtijd voor muziekgeluid is verbonden met de hoofdact van een evenement. Tussen de beëindiging van de hoofdact en het sluitingstijdstip is muziekgeluid toegestaan als achtergrond. Deze werkwijze draagt bij aan een geleidelijke uitstroom van bezoekers. Het geluidsniveau moet ten minste 15 dB(A) lager zijn dan de vergunde grenswaarde.
In het voorgaande is aangegeven hoeveel evenementen per locatie zijn toegestaan. Per locatie verschilt de geluidsruimte in de vorm van – onder meer – afstand tot woningen, richting en aard van de geluidsbron. Omdat evenementen en locaties zo verschillen is het niet zinvol om beleidsmatig grenswaarden te bepalen. Maatwerk per evenement blijft vereist en dan is de evenementenvergunning het meest geschikte instrument om de grenswaarde(n) te bepalen. In vooroverleg kan samen met de aanvrager worden gekomen tot de meest geschikte opstelling. De resultaten worden vervolgens in de vergunning vastgelegd, waarin ook meetpunten en geluidsniveaus worden aangegeven.
De volgende punten maken in ieder geval deel uit van de voorschriften in de vergunning:
De toezichthouders hebben in de afgelopen jaren proef gedraaid met een automatisch en draadloos meetsysteem, waarmee het geluidniveau op een meetpunt online kan worden uitgelezen. Ook de vergunninghouder kan hierop meekijken en zo zelf de geluidemissie beheersen. Waar nodig en mogelijk zullen vergunningsvoorschriften op het gebruik van dit controlesysteem worden afgestemd.
Geluidseisen voor inrichtingen (bijv. horecagelegenheden)
Het Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer (Activiteitenbesluit) stelt voorschriften waaraan inrichtingen die onder de Wet milieubeheer vallen (bijv. horeca gelegenheden) dienen te voldoen. Tenten bij evenementen vallen hier niet onder, hierop zijn de twee voorgaande paragrafen van toepassing.
In het Activiteitenbesluit is geregeld dat de geluidseisen voor inrichtingen zoals die genoemd worden in de artikelen 2.17, 2.19 en 2.20 dan wel 6.12 van het activiteitenbesluit niet van toepassing zijn op dagen of dagdelen in verband met de viering van;
Daarnaast is in het Activiteitenbesluit geregeld dat krachtens de APV voorwaarden kunnen worden verbonden aan de festiviteiten ter voorkoming of beperking van geluidhinder. Ook is geregeld dat een festiviteit die maximaal een etmaal duurt, maar die zowel voor als na 00.00 uur plaatsvindt, wordt beschouwd als plaatshebbende op één dag.
Onder de onder a bedoelde festiviteiten vallen de collectieve festiviteiten. Dit zijn de festiviteiten gedurende 1 dag die niet specifiek aan één of een klein aantal inrichtingen is gebonden.
Een en ander met betrekking tot de collectieve festiviteiten is geregeld in de APV. Het college dient ieder kalenderjaar de collectieve festiviteiten aan te wijzen daarbij aangevend op welke dag of dagdelen deze plaatsvinden. In de aanwijzing kan het college bepalen dat deze slechts geldt in een of meer delen van de gemeente.
Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de gebiedsdelen Katwijk aan Zee, Katwijk aan den Rijn, Rijnsburg en Valkenburg voor wat betreft de aanwijzing van collectieve festiviteiten.
Onder de onder b bedoelde festiviteiten vallen de incidentele festiviteiten. Dit is een festiviteit of activiteit die gebonden is aan één of een klein aantal inrichtingen gedurende 1 dag. Volgens het activiteitenbesluit kan de gemeente bij verordening bepalen hoe vaak een inrichting een incidentele festiviteit mag houden, het aantal dagen of dagdelen kan per gebied of categorie van inrichtingen verschillen en mag niet meer bedragen dan twaalf per kalenderjaar. Een en ander met betrekking tot incidentele festiviteiten is geregeld in artikel 4:3 van de APV. Hierin staat hoeveel incidentele festiviteiten een inrichting mag houden en tot hoe laat dit mag duren. Ook is geregeld voor welk gedeelte van de inrichting dit geldt.
Kaderstelling naar risico voor de openbare orde en veiligheid
Om een goede inschatting te maken van de risico’s wordt onder andere vooraf een risicoanalyse van het evenement gemaakt. Daarbij worden onder meer plaats, tijdstip, locatie en samenstelling van de bezoekers van het evenement beoordeeld. Met behulp van een risicoanalysemodel kan een evenement ingeschaald worden op basis van zijn risico’s. Daarnaast kan op deze manier worden bepaald of, en in welke mate, er bij een evenement specifieke maatregelen nodig zijn en/of de inzet van de hulpverleningsdiensten vereist is.
Aan de hand van het risicoanalyse model worden evenementen opgedeeld in vier categorieën:
De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor een ordelijk en veilig verloop daarvan en dient daarvoor maatregelen te treffen. De politie en de brandweer kunnen niet voortdurend aanwezig zijn en zijn in principe alleen beschikbaar bij verstoring van de openbare orde en incidenten. Voorschriften worden bepaald in het belang van de openbare orde en veiligheid en zijn gerelateerd aan de omvang en de aard van het evenement en hebben betrekking op de afstemming en samenwerking met hulpdiensten en op de voorzieningen die door de organisatie getroffen moeten worden, bijvoorbeeld aantallen ordehandhavers, hekken en een veiligheidsplan.
Sommige evenementen veroorzaken vanwege de aard van de activiteit, locatie en omvang van publiek of aantal deelnemers een verhoogd risico voor de openbare orde en veiligheid. Afhankelijk van de aard en omvang van deze evenementen kan de inzet van hulpdiensten, zoals politie, brandweer en de geneeskundige hulpverlening, regionaal plaatsvinden. Deze regionale hulpdiensten adviseren de gemeente ten behoeve van de vergunning en waarborgen de regionale inzetbaarheid in geval van een calamiteit.
Door middel van een professionele voorbereiding wordt getracht de openbare orde en veiligheid te borgen. Een kanttekening die hierbij geplaatst kan worden is dat hier vooral sprake van is in geval van voorzienbare risico’s. De voorzienbaarheid biedt de veiligheidspartners de gelegenheid passende maatregelen te treffen. Wanneer er sprake is van onvoorzienbare risico’s of dreiging van geweld, dan moeten de betrokken partijen vooral vertrouwen op de aanwezige veerkracht, professionaliteit en het improvisatievermogen.
Het bewaken van de orde en de zorg voor de veiligheid op en rond het evenemententerrein is in eerste instantie de zorg en verantwoordelijkheid van de organisatie zelf. De politie is om die reden terughoudend in haar optreden tijdens evenementen. Dit betekent dat de organisator zelf een inschatting moet maken van het risico en de omvang van het evenement en hierop de begeleiding moet afstemming. De organisator moet zelf zorgen voor voldoende verkeersregelaars en/of beveiligers, die de orde en de verkeersveiligheid op en rond het evenement kunnen waarborgen.
De organisator van het evenement is primair verantwoordelijk voor de veiligheid op het evenemententerrein, inclusief de bestrijding van incidenten. Als de gemeente verwacht dat de risico’s groter zijn, waardoor (extra) inzet van de hulpdiensten nodig is, kan een veiligheidsplan worden geëist. Dit zal met name bij klasse C evenementen het geval zijn.
Het veiligheidsplan voorziet in de maatregelen die de organisator neemt bij het voorkomen en afhandelen van kleine incidenten. Bij grotere incidenten, waarbij de inzet van de hulpdiensten noodzakelijk is, treden de daarvoor bestemde plannen en procedures in werking en krijgt één van de hulpdiensten de leiding over het afhandelen van het incident. De burgemeester voert hierbij het opperbevel. Het plan, met de daarin opgenomen maatregelen, behoeft de goedkeuring van de politie, de brandweer en de geneeskundige hulpverleningsdienst (GHOR).
Bij het opstellen van het veiligheidsplan kunnen de gemeente en hulpdiensten de organisator adviseren. De gemeente heeft een format van een veiligheidsplan opgesteld. Dit is verkrijgbaar bij de gemeente, team Vergunningen, of te downloaden via www.katwijk.nl.
De organisator van een evenement is primair verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid van de bezoekers op het evenemententerrein en moet daarom zorgen voor voldoende toezicht.
Afhankelijk van de aard van het evenement kunnen vrijwilligers dit toezicht uitoefenen of moet de organisator een (door de minister van justitie erkend) professioneel beveiligingsbedrijf inhuren. Organisatoren van muziekevenementen die plaatsvinden in een afgesloten ruimte en/of waar risico’s zijn te verwachten, zijn verplicht om als zodanig gecertificeerde beveiligingsbeambten aan te stellen.
De norm is dat per 250 gelijktijdig aanwezige bezoekers één gecertificeerde beveiligingsbeambte aanwezig is. Van deze norm kan in de vergunning worden afgeweken, op advies van de politie en de brandweer, als de aard van het evenement dit toelaat.
In het veiligheidsplan moeten de maatregelen worden opgenomen die door het beveiligingsbedrijf worden genomen.
Tijdens het evenement moet de vergunninghouder of een door hem aangewezen leidinggevende op het festivalterrein aanwezig zijn. Deze fungeert als aanspreekpunt voor de hulpdiensten. De vergunninghouder of leidinggevende moet te allen tijde aanwijzingen van politie, brandweer en/of gemeente opvolgen. Niet opvolgen van de aanwijzingen kan ertoe leiden dat de burgemeester het evenement stil legt.
De organisator is zelf verantwoordelijk voor de veiligheid van het evenement. Ook de inzet van EHBO’ers behoort daartoe. Het aantal EHBO’ers dat wordt ingezet tijdens een evenement is in eerste aanleg niet afhankelijk van de klasse van het evenement (A, B of C). In het beleidsplan van GHOR Nederland staat het volgende: ‘De algemene regel voor inzet van eerste hulpverleners is 1 hulpverlener per 1.000 gelijktijdig aanwezig bezoekers, met een minimum van 2 hulpverleners. Een ondergrens waarbij eerste hulpverleners niet nodig zijn, is niet op voorhand aan te geven. Hiervoor wordt aanspraak gemaakt op het gezond verstand van de evenementenorganisator.’
Kaderstelling naar verkeersveiligheid
Sommige evenementen spelen zich af op de openbare weg of hebben effecten die zich uitstrekken tot de openbare weg. Zo kunnen evenementen een grote toeloop van publiek veroorzaken. Het verkeer en het openbaar vervoer zou daar hinder van kunnen ondervinden. Soms moeten er in het belang van de veiligheid van de bezoekers van het evenement ook wegen worden afgesloten. In die gevallen kan er een verkeersplan van de organisator worden verlangd.
Een verkeersplan moet een overzichtskaart bevatten van het evenemententerrein en de directe omgeving daarvan, met daarop aangegeven welke straten op welke dag(en) en tijdstippen zijn afgesloten. Tevens moet worden aangegeven hoe de verkeersstromen worden omgeleid tijdens deze afsluitingen. Daarnaast moet een bordenplan worden ingeleverd. Hierop geeft de organisator aan op welke locaties bewegwijzeringborden geplaatst zullen worden ten behoeve van het evenement. Over het op te stellen verkeersplan en bordenplan kan uiteraard overleg gevoerd worden met de gemeente en/of de politie. Tevens is er een format van een verkeersplan opgesteld. Dit is verkrijgbaar bij de gemeente, afdeling Ruimte en Veiligheid, team Vergunningen, of te downloaden via www.katwijk.nl .
Een ordelijk verloop van het verkeer en de bereikbaarheid van de omgeving van het evenement voor hulpdiensten en de gemeente zijn criteria bij het verlenen van de vergunning. Voorschriften worden bepaald in het belang van de openbare orde en veiligheid.
In samenspraak met de gemeente en de politie wordt het aantal in te zetten evenementen- verkeersregelaars bepaald. Hierbij kan het gaan om evenementenverkeersregelaars voor bepaalde tijd of eenmalige evenementenverkeersregelaars gaat. De organisatie meldt het evenement aan via de website www.verkeersregelaarsexamen.nl en ontvangt, na goedkeuring, een toegangscode voor de instructie via e-mail. De organisatie en de evenementenverkeersregelaars registreren zich vervolgens op de website van de SVNL, waarna de instructie direct kan worden gestart. De e-learning is vanaf 1 januari 2014 kosteloos. De geldigheidsduur van de instructieverklaring is vanaf ongeveer twee weken vooraf aan het evenement geldig.
De gemeente geeft vooraf aan het evenement een aanstellingsbesluit uit met een geldigheidsduur:
Vooraf aan het evenement moeten alle evenementenverkeersregelaars nog wel een post-taak instructie bijwonen. De bedoeling van de Nederlandse politie is om met deze e-learning alle andere vormen van instructie te vervangen.
De organisatie dient ervoor te zorgen dat er voldoende parkeergelegenheid voor bezoekers is. Bij de parkeergelegenheid dienen verkeersregelaars aanwezig te zijn om het parkeren in goede banen te leiden en toezicht te houden. De organisatie moet ervoor zorgen dat er voldoende bewegwijzering is aangebracht naar het parkeerterrein.
Wanneer een organisator ten behoeve van het evenemententerrein gebruik wil maken van (betaalde) parkeerplaatsen, kan hij bij de aanvraag door middel van een situatieschets aangeven om welke parkeerplaatsen het precies gaat. Ook als het noodzakelijk is dat tijdens een evenement een voertuig wordt gebruikt ten behoeve van het evenement, moet de organisator dit bij de aanvraag vermelden.
In het parkeerbeleid Gemeente Katwijk zijn de regels omtrent parkeren nader geduid. Zie voor meer informatie www.katwijk.nl
Grote verkeersaders worden alleen bij zeer hoge uitzondering afgesloten. De organisator moet er voor zorgen dat de doorgaande weg niet wordt belemmerd. Elke organisator is verplicht elke afzetting regelmatig te controleren. De verantwoordelijkheid ligt geheel bij de organisator. In een evenementengebied kan een wegsleepregeling van kracht zijn. Hiervoor wordt dan een speciale bebording aangebracht. Dit dient in het verkeersplan te zijn geregeld en met de gemeente (wegbeheerder) te zijn afgestemd.
Voor zover het te organiseren evenement wordt gehouden op een weg die ook gebruikt wordt als busroute, dient de organisator met de busmaatschappij over de te treffen maatregelen en de afstemming daarvan. Aan de gemeente in rekening gebracht kosten voor wijziging van de desbetreffende busonderneming, zullen op de organisator van het evenement worden verhaald.
Bij twijfels over de constructie moet een organisatie stukken kunnen overleggen over de constructie van de bouwwerken, waaruit blijkt dat het veilig is. De handreiking ‘Richtlijn voor constructieve toetsingscriteria bij een aanvraag voor een evenementenvergunning’, van het Centraal overleg Bouwconstructies dient hierbij als leidraad. Dit is eveneens verkrijgbaar op www.katwijk.nl .
De verantwoordelijkheid voor de veiligheid van bouwwerken, zoals feesttenten, podia, tribunes, klimwanden, touwbruggen en dergelijke ligt bij de organisator van het evenement.
Evenementen kunnen zowel plaatsvinden in de buitenlucht als in gebouwen of tenten. Gebouwen en feesttenten dienen te voldoen aan de eisen van brandveiligheid. Iedere aanvraag wordt afzonderlijk getoetst. De brandweer maakt bij het toetsen van een aanvraag om een evenementenvergunning gebruik van de “Handreiking Brandveiligheid Evenementen”. Tijdens het opbouwen en tijdens het evenement kan het zijn dat een toezichthouder van de brandweer Hollands Midden een controle uitvoert op brandveiligheid. Daarbij wordt gekeken bijvoorbeeld of er voldoende nooduitgangen zijn en of deze daadwerkelijk vrij zijn. Dit moet ook gebeuren bij evenementen in bestaande gebouwen.
Indien evenementen worden gehouden in een gebouw is het bepaalde vanuit het Bouwbesluit van toepassing.
Indien evenementen worden gehouden in een tent is de Brandbeveiligingsverordening van toepassing. In de op te leggen voorschriften wordt een onderscheid gemaakt tussen kleine (tot 50 personen) en grote tenten (meer dan 50 personen).
Voor het houden van een evenement is een vergunning vereist. De procedure voorschriften voor het verlenen van een vergunning staan in de Algemene wet bestuursrecht en in de APV.
Om organisatoren in de procedure bij te staan zijn een enkele formats ontwikkeld. Deze zijn raadpleegbaar op de website van de gemeente Katwijk.
Vóór 1 november dient iedere organisatie de evenementen die zij in het komende kalenderjaar willen organiseren aan te melden voor de evenementenkalender. De evenementenkalender is een overzicht van alle evenementen die zich in de gemeente Katwijk afspelen. Ook de andere gemeenten in de regio maken een dergelijke evenementenkalender. Deze kalenders worden naast elkaar gelegd en er wordt bekeken of en zo ja, waar de knelpunten zitten met betrekking tot spreiding, samenloop, capaciteit van de hulpdiensten en eventuele risico’s. Naar aanleiding hiervan brengen de hulpdiensten een advies uit. De gesignaleerde knelpunten worden indien mogelijk opgelost en vervolgens wordt de evenementenkalender van Katwijk door de burgemeester vastgesteld. De vastgestelde evenementenkalender wordt bekendgemaakt via de regionale bladen en de website. Bij een aanvraag die na de vaststelling van de kalender binnenkomt, wordt met behulp van de kalender bekeken of er nog ruimte is voor het evenement. Het aanmelden van een evenement voor de evenementenkalender en de vaststelling van deze kalender zegt niets over het verlenen van een vergunning voor het evenement. Het betreft slechts een eerste toets. Er moet alsnog, met inachtneming van de indieningstermijn, een evenementenvergunning worden aangevraagd.
De kalender is te raadplegen via www.katwijk.nl en dient meerdere doelen:
Leidend bij proces vergunningverlening
De evenementenkalender is leidend voor het verlenen van evenementenvergunningen, zodat alle aanvragers op tijd weten of zij in aanmerking komen voor een vergunning . Aan de kalender kunnen echter geen rechten worden ontleend. Een aanvraag die na de vaststelling van de evenementenkalender binnenkomt, wordt eerst getoetst aan de evenementenkalender om te zien of er nog ruimte is voor het evenement. Gelet hierop is voor een aantal dagen reeds duidelijk dat op die dagen al een grote hoeveelheid aan evenementen plaats vindt waardoor er in principe geen ruimte meer is voor andere evenementen op deze dagen. Het betreft hier de dagen waarop al van oudsher een aantal evenementen plaatsvinden zoals, Koningsdag, de feestweek van Rijnsburg, de feestweek rondom de Paardenmarkt in Valkenburg, het Najaarsfeest in Katwijk aan den Rijn, de Paardenmarkt in Rijnsburg. Op de betreffende dagen is er in het belang van de openbare orde en veiligheid in principe geen ruimte voor meer evenementen dan de evenementen die in het programma van de organisatoren van deze feesten zijn opgenomen en de evenementen die al van oudsher op deze dagen plaats vinden.
Procedure aanvragen evenementenvergunning
Een ieder die een evenement wil organiseren binnen de gemeente Katwijk moet op grond van het bepaalde in de APV een aanvraag hiervoor indienen bij de burgemeester. Zie www.katwijk.nl.
Vervolgens doorloopt de aanvraag een aantal stappen:
Elk van deze stappen wordt hierna kort toegelicht.
Volgens artikel 4:1 en 4:2 Awb is een aanvraag ontvankelijk indien:
Informatie die reeds bij de gemeente aanwezig en die niet is gewijzigd, hoeft niet opnieuw te worden ingediend.
Toets met betrekking tot indieningtermijn
Er zijn verschillende indieningstermijnen voor de 3 evenementcategorieën:
Deze termijnen zijn nodig om het proces van vergunningverlening te doorlopen. Zeker bij grote evenementen zijn diverse organisaties en hulpdiensten betrokken, waardoor er afstemming en overleg nodig is om tot een bevredigend resultaat te komen.
Als een aanvraag binnen de gestelde termijn nog onvolledig is, krijgt de aanvrager een redelijke termijn om de missende gegevens alsnog aan te leveren. Wordt aan deze oproep geen gehoor gegeven, dan zal de aanvraag in principe niet verder worden behandeld.
In bijzondere gevallen kan de gemeente besluiten om van de termijnen af te wijken (bijvoorbeeld na het behalen van een (groot) kampioenschap of een herdenkingsdienst). Bij de afweging bekijkt de gemeente alle omstandigheden op dat moment.
Behandeling in evenementenoverleg
Wanneer een aanvraag voor een klasse C (en mogelijk ook klasse B) evenement wordt ingediend, geeft dat aanleiding tot het bijeenroepen van het evenementenoverleg. Dit overleg bestaat uit diverse gemeentelijke diensten, politie, brandweer en geneeskundige hulpverlening en de aanvrager. Doel van dit overleg is het in gezamenlijkheid zoeken naar de optimale vorm voor het evenement waarbij belangen van organisator, bezoekers en bevolking worden afgewogen. De evenementenkalender zal hierbij als hulpmiddel worden gebruikt. Detailinformatie over individuele evenementen wordt aan de hand van het gevoerde evenementenoverleg ingebracht.
Om dit overleg mogelijk te maken is het noodzakelijk dat de aanvraag 13 weken voor aanvang van het evenement bij de gemeente is ingediend. Periodiek vindt er een evaluatieronde plaats waarin wordt bezien hoe de evenementen zijn verlopen. Deze evaluaties kunnen aanleiding zijn tot het herzien van dit evenementenbeleid. Het evenementenoverleg wordt voorgezeten door de burgemeester.
De gemeente heeft de verplichting om binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag een beslissing te nemen. Mocht deze termijn onverhoopt niet haalbaar blijken, dan stelt de gemeente de aanvrager hiervan schriftelijk op de hoogte. De beslissing zal uiterlijk 8 weken later worden genomen.
Tenzij er argumenten zijn om de vergunning te weigeren, zal deze worden verleend. Gedurende zes weken na de verzenddatum van het besluit bestaat er voor de belanghebbenden de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen. De vergunning is pas onherroepelijk als er in deze termijn geen bezwaren zijn ingediend of als er geen verdere rechtsmiddelen meer open staan. Een evenementenvergunning is gekoppeld aan een evenement en kan dus niet aan een organisator van een ander evenement worden overgedragen.
Publicatie verleende vergunning en aankondiging evenement
De aanvragen voor evenementenvergunningen en meldingen van meldingsplichtige evenementen worden gepubliceerd in de lokale krant en op de gemeentelijke website. Aan de hand van deze publicatie krijgen inwoners van de gemeente Katwijk een goed beeld van welke evenementen waar en wanneer kunnen gaan plaatsvinden. Door de aanvragen te publiceren is er voor belanghebbenden voldoende gelegenheid om bezwaar aan te tekenen.
Tevens wordt het besluit van een verleende vergunning gepubliceerd.
Reclameborden ter promotie van het evenement
De gemeente Katwijk heeft het exploiteren van reclameborden (ten behoeve van
evenementen e.d.) uitbesteed aan een externe organisatie.
Het adres van deze organisatie vindt u op www.katwijk.nl. Het is niet toegestaan om buiten de vaste driehoeksborden van deze externe organisatie reclame-uitingen te plaatsen.
Ondanks goed overleg, kan het voorkomen dat een vergunningsaanvraag wordt geweigerd. In dat geval zal de aanvrager eerst in de gelegenheid worden gesteld om zijn zienswijze, schriftelijk of mondeling, te geven over de voorgenomen weigering (conform artikel 4:7 Awb).
Wanneer deze zienswijzen geen aanleiding geven om af te wijken van de voorgenomen weigering, dan zal een weigeringsbesluit volgen.
Wanneer de aard en omvang van een evenementen dit toelaat kan een evenementvergunning voor meerdere jaren worden verleend. Vanuit het risico voor met name de openbare orde en de veiligheid zal hier terughoudend mee om worden gegaan, in verband met het hoge risico dat er bestaat wanneer evenementenvergunningen routinematig/ doorlopend verleend worden. Een vergunning heeft in hoofdzaak het doel om een veilig evenement mogelijk te maken en de omgeving tegen de overlast van een evenement te beschermen.
In bepaalde gevallen is het mogelijk om subsidie aan te vragen bij de gemeente. Hiervoor wordt verwezen naar de afzonderlijke regelingen.
De vrijwilligersverzekering van de VNG, waar de gemeente Katwijk bij is aangesloten, houdt in dat de gemeente in één keer alle vrijwilligers binnen de gemeente verzekerd heeft. Hiervoor hoeven vrijwilligers zelf niets te doen. Zij zijn automatisch verzekerd tijdens het vrijwilligerswerk dat zij doen. Vrijwilligers hoeven niet apart voor de verzekering aangemeld te worden. Dit geldt ook voor het werk dat een enkele keer voorkomt, zoals de intocht van Sinterklaas. Vrijwillige brandweerlieden en vrijwillige politiemensen zijn bijzondere vrijwilligers. Er zijn voor hen speciale rechtspositieregelingen getroffen. Zij zijn daarom niet verzekerd door de VNG vrijwilligersverzekering.
Ook bestaat er de mogelijkheid om aanvullend te verzekeren.
Meer informatie over de polis en de voorwaarden vindt u op onze website www.katwijk.nl.
Voor het in behandeling nemen van een aanvraag worden leges in rekening gebracht conform de legesverordening. Deze verordening wordt jaarlijks aangepast.
Op de website decentrale.regelgeving.overheid.nl staan de verordeningen gepubliceerd.
Precario wordt in rekening gebracht conform de geldende verordening precariobelasting. Deze belasting wordt geheven voor het hebben van zaken boven, op of in gemeentegrond. Een overzicht van de meest voorkomende precariobelastingen is hieronder opgenomen.
Op de website decentrale.regelgeving.overheid.nl staan de verordeningen gepubliceerd.
In bepaalde gevallen kan de gemeente een waarborgsom in rekening brengen. Dit gebeurt bij risicovolle evenementen , omdat zij schade kunnen veroorzaken aan het wegdek. Via het team Vergunningen kunt u meer informatie krijgen.
Voor de inzet van gemeentelijke goederen worden afzonderlijke afspraken gemaakt met de organisator. Via het team Vergunningen kunt u meer informatie krijgen.
Om de verschillende belangen die gepaard gaan met evenementen te borgen worden er naast de bestaande wet- en regelgeving, voorschriften en beperkingen aan de vergunning verbonden. Het doel van de toezicht en handhaving is te controleren of de voorschriften en beperkingen van de vergunning en de bestaande wet- en regelgeving nageleefd worden.
De organisator is verantwoordelijk voor de naleving van de in de vergunning gestelde voorwaarden en de bestaande wet- en regelgeving.
De toezicht en handhaving van evenementen is integraal vormgegeven. Dit betekent dat toezicht en handhaving gezamenlijk plaats vindt, door de Gemeentelijke Opsporingsambtenaren (hierna te noemen, GOA’s), politie, brandweer, Voedsel en Warenautoriteit VWA en team Toezicht dat belast is met o.a. toezicht op geluid en de Drank- en Horecawet.
In het evenementenoverleg wordt afgestemd hoe de toezicht en handhaving plaats zal vinden. De afgegeven vergunning wordt door de vergunningverlenende afdeling van de gemeente Katwijk aan alle partijen toegezonden.
Een evenementenvergunning mag alleen worden verleend indien de burgemeester van oordeel is dat de houder van vergunning de vergunning en de daaraan verbonden voorschriften zal naleven. Als de vergunninghouder op enig moment blijk geeft dat niet te kunnen of niet te willen, mag de vergunning niet worden verleend.
Op overtreding van de regels rusten sancties.* Deze sancties kunnen bestuursrechtelijk (denk aan een waarschuwing, dwangsom of intrekken vergunning) en/of strafrechtelijk van aard zijn. Geconstateerde overtredingen kunnen gevolgen hebben voor de vergunningverlening in de toekomst.
Houden van een evenement zonder vergunning en/of ontheffing:
Dit is een overtreding van de Algemeen Plaatselijke Verordening (APV) gemeente Katwijk. De strafbepaling bepaalt dat er wordt gestraft met hechtenis van ten hoogste drie maanden of een geldboete van de tweede categorie, bovendien kan worden gestraft met de openbaarmaking van de rechterlijke uitspraak.
Niet naleven van de in de vergunning gestelde voorschriften:
Bij het overschrijden van de geluidsnormen brengen de daartoe bevoegde controlerende ambtenaren van de Gemeente Katwijk en/ of van de politie direct de organisatie op de hoogte van de overschrijding van de geluidsnormen. De organisatie dient er onverwijld en terstond zorg voor te dragen dat het geluidsniveau afkomstig van het evenement tenminste, en blijvend, in overeenstemming wordt gebracht met de in de vergunning aangegeven voorschriften. Windrichting en/of windkracht zijn bij de waarneming van het geluid niet relevant. Bovendien kan na afloop het bestuursrechtelijke traject worden ingezet.