Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam houdende regels omtrent ALGEMEEN - Budgethoudersregeling

Artikel 1. Definities

Budgethouder: de functionaris die bij of krachtens deze regeling namens de gemeente Amsterdam bevoegd is tot het aangaan van een financiële verplichting of het verzekeren van een geraamde inkomst;

Budgetbeheerder: de functionaris die in opdracht van een budgethouder de bevoegdheid heeft gekregen om administratieve taken over te nemen ter ondersteuning van die budgethouder;

Budget: een door de gemeentesecretaris aan een budgethouder ter beschikking gesteld bedrag in de vorm van een raming van lasten en/of baten ter uitvoering van de hem toebedeelde activiteiten;

Clusterstaf: alle afdelingen die zijn ingericht om het betreffende cluster en zijn directeur te ondersteunen;

College: college van burgemeester en wethouders;

Organisatie eenheid: Een organisatie die deel uitmaakt van het concern gemeente Amsterdam;

Gemeentesecretaris: gemeentesecretaris, tevens in zijn hoedanigheid van Algemeen Directeur en voorzitter van het Gemeentelijk Managementteam;

Stedelijk directeur: directeur van een cluster, ressorterend onder de gemeentesecretaris en lid van het GMT;

Directeur B en O: directeur van een directie van Bestuur & Organisatie, ressorterend onder de gemeentesecretaris;

Stadsdeelsecretaris: manager van een stadsdeelorganisatie , ressorterend onder de gemeentesecretaris, tevens secretaris van een bestuurscommissie;

RVE-manager: manager van een resultaatverantwoordelijke eenheid, ressorterend onder een stedelijk directeur;

Afdelingshoofd: manager van een afdeling, ressorterend onder een Stedelijk directeur, een directeur B&O, een stadsdeelsecretaris of een RVE-manager;

Teammanager: manager van een team, ressorterend onder een directeur of een afdelingshoofd;

Concerncontroller: directeur van de Directie Middelen en Control, ressorterend onder de gemeentesecretaris en lid van het GMT;

Financiëleverplichting:. het aangaan van een overeenkomst voor de inkoop van een dienst, levering of werk, het toekennen van een subsidie dan wel elke andere onherroepelijke handeling die leidt tot een definitieve juridische binding van de gemeente Amsterdam tot het doen van een uitgave. In het Amsterdams Financieel Systeem wordt een financiële verplichting vastgelegd als een inkooporder;

Transactiebedrag: het bedrag in Euro exclusief BTW dat is gemoeid met de financiële verplichting;

Activiteit: Directe of indirecte werkzaamheden die door organisatie eenheden worden verricht om een product te realiseren;

Kosten- of opbrengstensoort: De uitsplitsing van lasten en baten naar aard of soort conform het Amsterdams rekening schema;

Artikel 2. Toekenning en samenstelling

• 1.

  De gemeentesecretaris stelt de organisatie eenheden in kennis van de budgetten die beschikbaar zijn voor de organisatie eenheden ter uitvoering van hun activiteiten

  • a.

    na bestuurlijke vaststelling van de programmabegroting en

  • b.

    na bestuurlijke vaststelling van wijzigingen in de programmabegroting

• 2.

  Het ter beschikking gestelde budget wordt zodanig gespecificeerd dat

  • a.

    het budget per activiteit zichtbaar is en

  • b.

    het budget per activiteit en over alle activiteiten heen op kosten- en opbrengstensoort zichtbaar is.

Artikel 3. Hoofdbudgethouders en deelbudgethouders

• 1.

  Budgethouders kunnen worden aangewezen als hoofdbudgethouder of deelbudgethouder.

• 2.

  De aanwijzing als hoofbudgethouder van een organisatie eenheid houdt in dat deze functionaris verantwoordelijk is voor het beheer van alle aan de organisatie eenheid toegekende budgetten.

• 3.

  De aanwijzing als deelbudgethouder van een organisatie eenheid houdt in dat deze functionaris onder de eindverantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder verantwoordelijk is voor een deel van de aan de organisatie eenheid toegekende budgetten.

Artikel 4. Aanwijzing hoofdbudgethouders

• 1.

  Als hoofdbudgethouders worden aangewezen:

  • a.

    De griffier van de gemeenteraad voor de budgetten van de griffie;

  • b.

    Een stadsdeelsecretaris voor de budgetten van een bestuurscommissie;

  • c.

    Een stedelijk directeur voor de budgetten van een clusterstaf;

  • d.

    Een RVE-manager voor de budgetten van de activiteiten van een RVE;

  • e.

    Een directeur B en O voor de budgetten van zijn directie;

  • f.

    De directeur van Auditdienst ACAM.

• 2.

  Als de rol van een hoofdbudgethouder wordt uitgeoefend door een medewerker die niet in dienst is van de gemeente, dan wijst de gemeentesecretaris op voordracht van de organisatie eenheid:

  • •

    een functionaris aan die wel in dienst is van de gemeente Amsterdam en

  • •

    werkzaam is bij die organisatie eenheid

• 3.

  De in lid 2 bedoelde medewerker wordt specifiek belast wordt met het mede goedkeuren van door de medewerker die niet in dienst is van de gemeente aan te gane verplichtingen.

Artikel 5. Aanvullende aanwijzing hoofdbudgethouders

• 1.

  De gemeentesecretaris kan bij specifiek besluit aanvullend hoofdbudgethouders aanwijzen voor het beheer van budgetten voor organisatie eenheid overstijgende investeringen, het beheer van projecten of andere budgetten waar dat voor een efficiënte uitvoering van deze regeling wenselijk is.

• 2.

  De onder toepassing van lid 1 aangewezen hoofdbudgethouders worden opgenomen in bijlage 1 bij deze regeling onder vermelding van de volgende gegevens:

  • a.

    de functie,

  • b.

    het specifieke budget waar het hoofdbudgethouderschap voor wordt verleend en

  • c.

    welk maximaal transactiebedrag van toepassing is.

• 3.

  Bijlage 1 maakt onderdeel uit van deze regeling en wordt gepubliceerd op intranet.

• 4.

  Bij de aanwijzing als hoofdbudgethouder als bedoeld onder lid 1 wordt ook een organisatie eenheid aangewezen waar de administratie van de budgetten zal worden gevoerd.

Artikel 6. Aanwijzing deelbudgethouders

• 1.

  Als deelbudgethouder worden aangewezen afdelingshoofden en teammanagers.

• 2.

  Als de rol van een deelbudgethouder wordt uitgeoefend door een medewerker die niet in dienst is van de gemeente, dan wijst de hoofdbudgethouder:

  • •

    een functionaris aan die wel in dienst is van de gemeente Amsterdam en

  • •

    werkzaam is bij die organisatie eenheid.

• 3.

  De in lid 2 bedoelde medewerker wordt specifiek belast wordt met het mede goedkeuren van door de medewerker die niet in dienst is van de gemeente aan te gane verplichtingen.

Artikel 7. Aanvullende aanwijzing deelbudgethouders

• 1.

  De gemeentesecretaris kan bij specifiek besluit aanvullend deelbudgethouders aanwijzen als de hoofdbudgethouder daarom verzoekt onder de voorwaarde dat er sprake is van een aan een afdelingshoofd of een teamleider gelijk te stellen hiërarchisch niveau.

• 2.

  Het onder lid 1 bedoelde verzoek dient voorzien van advies van de Directie Middelen en Control te worden ingediend bij de gemeentesecretaris.

• 3.

  De onder toepassing van lid 1 aangewezen deelbudgethouders worden opgenomen in bijlage 2 bij deze regeling onder vermelding van de volgende gegevens:

  • a.

    de organisatie eenheid of het specifieke budget waar het deelbudgethouderschap voor wordt verleend;

  • b.

    de functie,

  • c.

    de benoeming van het of de specifieke budget(ten) waarvoor het deelbudgethouderschap wordt verleend en

  • d.

    welk maximaal transactiebedrag van toepassing is.

• 4.

  Bijlage 2 maakt onderdeel uit van deze regeling en wordt gepubliceerd op intranet.

Artikel 8. Verantwoordelijkheid budgethouders

• 1.

  Iedere hoofdbudgethouder en deelbudgethouder is verantwoordelijk voor:

  • a.

    Het realiseren van de prestaties en resultaten die behoren bij de hem op basis van de productenraming door de gemeentesecretaris toegekende budgetten en door de gemeentesecretaris aanvullend gemaakte afspraken;

  • b.

    De beheersing van de begrotingsuitvoering met betrekking tot deze budgetten (budgetbeheer);

  • c.

    De rechtmatige, doeltreffende en doelmatige besteding van het budget;

  • d.

    Het verzekeren van geraamde inkomsten;

  • e.

    Het afleggen van verantwoording aan de gemeentesecretaris en het college over het beheer van de hem toegewezen budgetten, zowel tussentijds als na afloop van het begrotingsjaar.

• 2.

  Op de beheersing van de begrotingsuitvoering genoemd in lid 1 onder b is de door het college vastgestelde regeling budgetbeheer van toepassing.

Artikel 9. Aanwijzing budgetbeheerders

• 1.

  Budgethouders kunnen budgetbeheerders die hen ondersteunen aanwijzen.

• 2.

  Aangewezen budgetbeheerders regelen onder verantwoordelijkheid van de budgethouder en met in acht name van vereiste functiescheidingen de

  • a.

    controle van een factuur en/of

  • b.

    de akkoordverklaring voor de geleverde prestatie.

• 3.

  Bij een akkoordverklaring kan een budgetbeheerder nooit het verleende mandaat respectievelijk het maximale toegestane transactiebedrag van de budgethouder overschrijden.

• 4.

  Een budgethouder kan optreden als budgetbeheerder voor een andere budgethouder mits hij niet zelf al die andere budgethouder heeft aangewezen als budgetbeheerder voor zijn budgetten.

• 5.

  Budgetbeheerders zijn niet bevoegd tot het aangaan van een financiële verplichting.

Artikel 10. Algemene bepalingen aangaan financiële verplichtingen

Budgethouders zijn bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen mits vaststaat dat aan de algemene vereisten en beperkingen van het Bevoegdhedenbesluit ambtelijke organisatie Amsterdam en de uitwerking in deze regeling wordt voldaan.

Artikel 11. Budgethouders bij bestuurscommissies

Budgethouders bij bestuurscommissies zijn verder slechts bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen voor zover die budgethouders tevens een mandaat dan wel een volmacht van de bestuurscommissie hebben gekregen voor het aangaan van financiële verplichtingen.

Artikel 12. Maximaal toegestane transactiebedrag

• 1.

  Een hoofdbudgethouder kan een financiële verplichting aangaan tot een maximum transactiebedrag van € 500.000 per transactie.

• 2.

  Een deelbudgethouder op het niveau van afdelingshoofd kan een financiële verplichting aangaan tot een maximum transactiebedrag van € 250.000 per transactie.

• 3.

  Een deelbudgethouder op het niveau van teammanager kan een financiële verplichting aangaan tot een maximum transactiebedrag van € 50.000 per transactie.

• 4.

  Een stedelijk directeur kan uitsluitend voor organisatie eenheden in zijn cluster namens de gemeentesecretaris toestaan dat een financiële verplichting wordt aangegaan tot een maximum transactiebedrag van € 10.000.000 per transactie.

• 5.

  De gemeentesecretaris kan toestaan dat een financiële verplichting wordt aangaan tot een maximum transactiebedrag van € 20.000.000 per transactie.

• 6.

  De verleende toestemming als bedoeld in lid 4 en lid 5 houdt in dat de stedelijk directeur respectievelijk de gemeentesecretaris optreedt als ondertekenaar voor het aangaan van de financiële verplichting alsmede de daaraan ten grondslag liggende overeenkomst, maar laat de verantwoordelijkheden van de hoofdbudgethouder onverlet.

• 7.

  Een transactie mag niet worden verdeeld in meerdere gelijksoortige transacties met als uitsluitend doel het ontwijken van de maximaal toegestane transactiebedragen.

• 8.

  Een hoofdbudgethouder kan de maximaal toegestane transactiebedragen voor afdelingshoofden en teammanagers en andere aangewezen deelbudgethouders neerwaarts bijstellen.

• 9.

  Het maximum transactiebedrag dat door of uit hoofde van deze regeling is toegekend is bepalend voor de bevoegdheid die in het financieel systeem voor het goedkeuren van inkooporders wordt vastgelegd.

Artikel 13. Afwijking van het maximaal toegestane transactiebedrag

• 1.

  Op verzoek van een hoofdbudgethouder kan de gemeentesecretaris een hoger maximum transactiebedrag voor die hoofdbudgethouder of onder zijn verantwoordelijkheid werkzame deelbudgethouders vaststellen onder voorwaarde dat deze niet hoger zijn dan het toegestane maximum transactiebedrag voor een stedelijk directeur.

• 2.

  De onder toepassing van lid 1 aangewezen budgethouders worden opgenomen in bijlage 3 bij deze regeling onder vermelding van de volgende gegevens:

  • a.

    de organisatie eenheid;

  • b.

    de functie,

  • c.

    welk afwijkend maximaal transactiebedrag van toepassing is;

  • d.

    Op welk(e) budget(ten) het afwijkend maximaal transactiebedrag van toepassing is.

• 3.

  Bijlage 3 maakt onderdeel uit van deze regeling en wordt gepubliceerd op internet en intranet.

Artikel 14. Vervanging budgethouders

• 1.

  Bij het toepassen van een plaatsvervangingsregeling voor budgethouders dient uitgegaan te worden van de volgende voorkeursvolgorde:

  • a.

    Horizontale vervanging binnen het niveau van gelijkwaardige budgethouders als eerste keus;

  • b.

    Verticale vervanging naar een hoger hiërarchisch niveau van de te vervangen budgethouder als tweede keus;

  • c.

    Verticale vervanging naar een lager hiërarchisch niveau als dat onvermijdelijk is.

• 2.

  Als een budgethouder een budgetbeheerder aanwijst als plaatsvervanger, dan kan die budgetbeheerder in die plaatsvervangende rol voor de budgetten van die budgethouder niet tegelijkertijd optreden als budgetbeheerder.

• 3.

  De bepalingen ten aanzien van het budgethouderschap gelden in gelijke mate voor een plaatsvervangend budgethouder.

• 4.

  Een stedelijk directeur kan in zijn rol als bedoeld in artikel 12, 4e en 6e lid alleen een andere stedelijk directeur of de gemeentesecretaris aanwijzen.