| Organisatie | Wierden |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Privacyreglement gemeente Wierden |
| Citeertitel | Privacyreglement gemeente Wierden |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Privacyreglement gemeente Wierden |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 25-05-2018 | 22-05-2018 |
Gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995 kende elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet. In Nederland werd het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens geregeld in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Per 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de nationale uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wpb en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.
De volgende begrippen worden in het kader van de AVG gebruikt (artikel 4 AVG):
1.1 Anonimiseren: persoonsgegevens die voor een taakuitvoering niet meer noodzakelijk zijn, worden verwijderd uit een dataset. De dataset bevat dan enkel geanonimiseerde gegevens, die wel worden bewaard voor bijvoorbeeld onderzoeksdoeleinden of om te gebruiken als open data.
1.2 Betrokkene: de persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
1.3 Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).
1.4 Persoonsgegevens: alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het burgerservicenummer (BSN).
1.5 Pseudonimiseren: een procedure waarmee identificerende gegevens met behulp van een bepaald algoritme in een dataset worden vervangen door versleutelde gegevens (het pseudoniem).
1.6 Verwerker: de persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.
1.7 Verwerking: een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.
1.8 Verwerkingsverantwoordelijke: een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van de gemeente. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen de gemeente plaatsvinden. Dit privacyreglement vormt een verdere uitwerking van de wettelijke regelgeving en een praktische handleiding voor de organisatie. Het geeft de regels en uitgangspunten voor de eerlijke, zorgvuldige en rechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Op die manier kan hiermee een nog betere verwerking van persoonsgegevens plaatsvinden binnen de gemeentelijke organisatie.
De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen (artikel 4 AVG).
Wij verzamelen en verwerken als gemeente persoonsgegevens, omdat wij diensten verlenen aan burgers en bedrijven. In de AVG valt onder een verwerking:
• Verzamelen, vastleggen en ordenen;
• Bewaren, bijwerken en wijzigen;
• Opvragen, raadplegen, gebruiken;
• Verstrekken door middel van doorzending;
• Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen;
Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld (artikel 5 AVG). Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. Ook moet steeds nagaan worden of het verwerken van persoonsgegevens noodzakelijk is voor het doel. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals bijvoorbeeld de Jeugdwet of Participatiewet, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.
De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn (artikel 6 AVG). Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:
• Om een verplichting na te komen die in de wet staat;
• Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was;
• Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;
• Voor de goede vervulling van de gemeentelijke taak;
• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking.
De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt.
In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.
De gemeente zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt de gemeente alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe de gemeente dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.
Persoonsgegevens mogen in principe niet worden doorgegeven naar een organisatie in een land buiten de EU artikel 44 t/m 50 AVG). Dit komt omdat binnen de EU een goede bescherming voor de persoonsgegevens is, en daarbuiten niet in alle gevallen. Onder doorgifte wordt o.a. verstaan: het opslaan (bijvoorbeeld in de Cloud) of het ter beschikking stellen aan een organisatie buiten de EU. Hieronder valt niet het via internet zichtbaar maken van persoonsgegevens aan personen buiten de EU. De gemeente geeft alleen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie op grond van goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie.
9. Transparantie en communicatie
9.3 Informatieplicht (artikel 13,14 AVG)
De gemeente informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de gemeente geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de gemeente met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier
gebeuren. Vaak staat op de aanvraagformulieren vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt zullen worden. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de gemeente persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.
Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.
De gemeente bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van gemeentelijke taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.
9.5 Rechten van betrokkenen (artikel 13 t/m 20 AVG)
De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:
• Recht op informatie: betrokkenen hebben het recht om aan de gemeente te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
• Inzagerecht: betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
• Correctierecht: als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de gemeente om dit te corrigeren.
• Recht van verzet: betrokkenen hebben het recht aan de gemeente te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: in gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Recht op bezwaar: betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de
verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De gemeente zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.
Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als digitaal ingediend worden. De gemeente heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal de gemeente laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de gemeente, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de gemeente aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.
10. Geautomatiseerde verwerkingen
10.1 Profilering (artikel 22 AVG)
Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.
Om profilering wat duidelijker te maken gebruiken we het volgende voorbeeld: wanneer een bezoeker op de gemeentelijke website naar een bepaalde dienst kijkt, mag de gemeente geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. Gemeenten mogen wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is, maar dus niet specifiek gericht adverteren. Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering.
Door middel van big data onderzoek en tracking mogen alleen gegevens verwerkt worden wanneer deze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Daarnaast worden ze alleen verzameld voor onderzoek dat door, of namens, de gemeente wordt uitgevoerd. De verzamelde gegevens door big data onderzoek en tracking zijn alleen de gegevens die door geautoriseerde personen zijn verzameld. Wanneer de gegevens worden omgezet in een dataset zal dataminimalisatie worden toegepast. Dit betekent dat alleen de data die echt nodig is voor het behalen van het doel gebruikt zullen worden.
Gemeente Wierden kan gebruik maken van big data en tracking, Dit doen wij uitsluitend onder de voorwaarde dat zo min mogelijk gegevens worden opgeslagen en deze gegevens geanonimiseerd worden. Als dit niet mogelijk is, worden de gegevens gepseudonimiseerd. Dat betekent dat we persoonsgegevens omzetten in iets wat niet meer direct herleidbaar is tot een persoon.
Binnen de gemeente wordt onder bepaalde omstandigheden gebruik gemaakt van cameratoezicht, zoals vastgelegd in de Gemeentewet . Cameratoezicht wordt onder andere gebruikt voor het vergroten van de veiligheid op straat. Camera’s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van diegene die gefilmd worden. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken en worden er eisen gesteld aan de inzet van camera’s.
Het gebruik van camera’s door particulieren op de openbare weg is alleen mogelijk door toestemming van het college van B&W. Daarvoor wordt er een convenant afgesloten tussen de particulieren en het bestuursorgaan waarin o.a. de grondslag, het doel, de maatregelen tegen verlies, en de bewaartermijn in opgenomen worden.
Gemeente Wierden maakt gebruik van cameratoezicht onder de volgende voorwaarden:
- cameratoezicht in de openbare ruimte of waarbij de openbare ruimte geheel of gedeeltelijk in beeld wordt gebracht ten behoeve van de openbare orde of veiligheid vindt alleen door of namens de gemeente plaats, na een daartoe strekkend besluit van de burgemeester;
- bij inzet van camera’s voor andere gemeentelijke doeleinden dient voorafgaand aan deze inzet advies te worden gevraagd aan de Functionaris voor de Gegevensbescherming;
- bij gebruik van cameratoezicht wordt op duidelijke wijze kenbaar gemaakt wanneer iemand zich in het camera gebied bevindt.
Een overzicht van de plekken waar cameratoezicht aanwezig is kun je vinden op https://www.wierden.nl/home/keurmerk-veilig-ondernemen_42389/
11.1 Register van verwerkingen (artikel 30 AVG)
De gemeente is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de gemeente de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:
• De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de
gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
• De doelen van de verwerking;
• Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
• Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
• Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale
• De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
11.2 Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (artikel 35 AVG)
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (PIA) worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. De gemeente voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.
11.3 Privacy by design en privacy by default (artikel 25 AVG)
Bij de aanschaf of ontwikkeling van producten, systemen of processen moet altijd rekening worden gehouden met de bescherming van persoonsgegevens. We noemen dit privacy by design en privacy by default. Voor alle producten, systemen of processen moeten de technische en organisatorische maatregelen ervoor zorgen dat standaard allee die gegevens worden gebruikt die nodig zijn voor het doel.
11.3 Meldplicht datalekken (artikel 33,34 AVG)
We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt de gemeente dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP. Als dit later dan 72 uur is, wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt de gemeente dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.
11.4 Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG, artikel 37 t/m 39 AVG)
De gemeente heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van het AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de afdelingen overneemt. De afdelingen hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de gemeentelijke richtlijnen op het gebied van privacy.
Voor vragen over privacy of over dit reglement kunt u contact opnemen met de Functionaris voor de Gegevensbescherming van gemeente Wierden via:
E-mailadres: gemeente@wierden.nl
Postadres: postbus 43, 7640 AA Wierden
Als de gemeente een wettelijke verplichting niet nakomt, kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van de gemeente worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan van de gemeente.
Bekendmaking en inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking na vaststelling door het college van burgemeester en wethouders. De meest actuele versie van het reglement is te vinden op de website van de gemeente.