| Organisatie | Servicepunt71 |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Besluit van het algemeen bestuur en de voorzitter van de gemeenschappelijke regeling Servicepunt71 houdende regels omtrent afschrijvingsbeleid Nota afschrijvingsbeleid Servicepunt71 |
| Citeertitel | Nota afschrijvingsbeleid Servicepunt71 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-05-2018 | nieuwe regeling | 27-06-2011 |
Het Algemeen Bestuur en de voorzitter van Servicepunt71,
vast te stellen het navolgende:
de Nota afschrijvingsbeleid Servicepunt71, als uitwerking van artikel 10 van de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van het Openbaar Lichaam Servicepunt71
De Financiële verordening (artikel 212 van de Gemeentewet) en het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) bevatten voorschriften voor waardering en afschrijving van activa. De Nota Afschrijvingsbeleid biedt een instrument dat zorgdraagt voor het eenduidig behandelen van investeringen op het gebied van waardering en afschrijving.
Het afschrijvingsbeleid heeft een grote invloed op de jaarlijkse exploitatie en de vermogenspositie van de GR Servicepunt71. Onjuiste afschrijvingstermijnen en -methoden kunnen grote – ook politieke – risico’s met zich meebrengen.
Het belang van de Nota Afschrijvingsbeleid is gelegen in het feit om zowel voor bestuur als de uitvoerende organisatie een transparant en adequaat activabeleid op basis van objectieve grondslagen vast te stellen. Een transparant en adequaat activabeleid vormt één van de pijlers voor het bepalen van de financiële positie en het financiële vermogen van de GR Servicepunt71. Daarmee dient een transparant activabeleid niet alleen een boekhoudkundig, maar ook een bestuurlijk belang. De nota bakent de formele kaders af waarbinnen het bestuur en de uitvoerende organisatie dienen om te gaan met investeringen en afschrijvingen en vervult een ondersteunende rol bij de jaarrekening, de kadernota en de begroting.
2 Definities en wettelijk kader
Voor het realiseren van de vastgestelde beleidsdoelen zijn vaak investeringen nodig. Van een investering is sprake als het gaat om een meestal qua omvang wat grotere uitgave waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt.
Kosten van het aanschaffen of vervaardigen van een duurzaam middel dat een gebruiksnut heeft van meerdere begrotingsjaren. Kosten kunnen bestaan uit alle uitgaven die bijdragen aan de aanschaf of vervaardiging zoals ingekochte goederen en/of diensten, of uren.
Het opnemen van investeringen op de activazijde van de balans.
De aanschafwaarde verminderd met de restwaarde.
De som van de aanschafwaarde minus het reeds afgeschreven bedrag.
Afschrijven is het boekhoudkundig laten zien dat de waarde van een bedrijfsmiddel in de loop van de tijd afneemt. De waarde-afname wordt veroorzaakt door technische slijtage en/of economische veroudering. Het af te schrijven bedrag hangt af van de gebruiksduur van de investering. De gebruiksduur bepaalt de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslasten.
De afschrijftermijn is de periode, uitgedrukt in begrotingsjaren, waarin de investering nuttig kan worden gebruikt.
De vermoedelijke opbrengst bij verkoop van een actief na afloop van de gebruiksperiode.
Kapitaallasten zijn de jaarlijks terugkerende lasten die samenhangen met investeringen. De kapitaallasten bestaan uit de som van de jaarlijkse afschrijvings- en rentelasten.
De omvang van de kapitaallasten wordt bepaald door:
De huidige verslaggevingsvoorschriften worden met ingang van het dienstjaar 2004 aangegeven door het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV).
De artikelen 31 tot en met 36 van het BBV gaan nader in op de activa. Als gevolg van het doen van investeringen ontstaan bezittingen, ofwel de zogenoemde vaste activa. Vaste activa worden naar hun aard onderscheiden in drie soorten:
Onder de immateriële vaste activa vallen:
Het activeren van kosten van onderzoek en ontwikkeling als immaterieel actief is alleen toegestaan als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden:
De maximale afschrijvingstermijn van immateriële activa is 5 jaar, de kosten voor het afsluiten van geldleningen worden echter direct ten laste van de exploitatie gebracht.
De materiële activa dienen onderverdeeld te worden in investeringen met een economisch nut en investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.
Investeringen met een economisch nut zijn alle investeringen die verhandelbaar zijn en/of bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven (a.g.v. deze investeringen kan de GR Servicepunt71 prijzen en tarieven vragen, waardoor deze rendabel zijn of verkocht kunnen worden).
Alle investeringen die niet aangemerkt worden als investeringen met economisch nut zijn investeringen met maatschappelijk nut (genereren geen middelen, maar vervullen wel duidelijk een publieke taak).
Alle investeringen met economisch nut moeten worden geactiveerd, versneld afschrijven is bij dit soort investeringen niet toegestaan. Een uitzondering is gemaakt voor kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde voor zover ze niet bedoeld zijn voor de verkoop, deze worden niet geactiveerd.
Bij investeringen met maatschappelijk nut verdient het de voorkeur deze niet te activeren, activering is echter wél toegestaan.
Onder de financiële vaste activa worden afzonderlijk opgenomen:
De onder a t/m d genoemde financiële vaste activa moeten worden geactiveerd.
De bijdragen aan activa in eigendom van derden worden in de BBV aangemerkt als financiële vaste activa. Indien men bijdragen aan derden wil activeren dan moet worden voldaan aan de volgende voorwaarden:
De bijdrage aan derden worden afgeschreven met dezelfde termijnen als ware het actief - waarvoor de bijdrage wordt verstrekt - in het bezit van de GR Servicepunt71 zou zijn.
Volgens het BBV mogen ongedekte tekorten niet geactiveerd worden, maar dienen zij direct ten laste van reserves te worden gebracht.
Grensbedrag te activeren investering
Om vele administratieve handelingen te voorkomen en de inzichtelijkheid van de investeringsstaat te vergroten is een ondergrens voor te activeren investeringen vastgelegd. Investeringen tot een bedrag van € 5.000 (op zichzelf staande activa) worden niet geactiveerd, maar rechtstreeks op het programma geraamd (uitgezonderd gronden en terreinen).
Kosten van klein- en groot onderhoud (indien niet levensduurverlengend) mogen niet worden geactiveerd, maar dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht.
Software is naar mening van de commissie BBV een actief met meerjarig economisch gebruiksnut, zodat het onwenselijk is om software niet te activeren, voorgaande betekent dat:
In art.63 BBV is de hoofdregel opgenomen dat vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kan voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten (bv. urentoerekening).
Indien de marktwaarde van de activa lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs dient er afgewaardeerd te worden (Art 63, lid 2).
Deze activa zijn gewaardeerd tegen de historische kostprijs verminderd met de vastgestelde afschrijvingen.
Deze activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs verminderd met de vastgestelde afschrijvingen en ontvangen bijdragen.
De vorderingen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de nominale waarde van de vorderingen verrekend en worden op de balans op de debetzijde verantwoord (hoogte van de voorziening wordt in mindering gebracht op de post vorderingen).
Langlopende schulden en kortlopende schulden zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde.
De netto methode houdt in dat de ontvangen bijdragen van derden en/of daarvoor ingestelde bestemmingsreserves in één keer in mindering komen op de kostprijs. Bij de bruto methode vallen deze in delen vrij gedurende de gehele afschrijvingstermijn, ter compensatie van de hogere bedragen voor rente en afschrijving.
De netto methode mag volgens het BBV alleen nog worden toegepast bij investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Voor alle overige investeringen geldt dat bestemmingsreserves niet in mindering mogen komen op het investeringsbedrag, maar vrijvallen gedurende de afschrijvingstermijn.
Verkregen inruilwaarden moeten in eerst instantie aangewend worden voor het afboeken van de eventuele restant-boekwaarde. Bij geen restant-boekwaarde is het niet toegestaan om de inruilwaarde in mindering te brengen op de nieuwe investering, maar dient als bate in de jaarrekening te worden verantwoord.
De hoogte van de jaarlijkse afschrijving wordt bepaald door de volgende factoren:
Resultaatafhankelijke afschrijvingen
Resultaatafhankelijk afschrijven (d.w.z. minder afschrijven bij een negatief resultaat en extra afschrijven bij een positief resultaat) is niet toegestaan. Op vaste activa wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. Voor het resultaatafhankelijk afschrijven op investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte is een uitzondering gemaakt.
Vervroegd afschrijven op investeringen met economisch nut is alleen toegestaan (en zelfs verplicht) als de boekwaarde van het actief hoger is dan het verwachte toekomstige economische nut. Voor investeringen met een maatschappelijk nut is vervroegd afschrijven wel toegestaan.
De GR Servicepunt71 is in principe vrij om de wijze van afschrijven te bepalen. De meest gebruikte afschrijvingsmethoden zijn:
De GR Servicepunt71 heeft gekozen voor de annuïtaire afschrijvingsmethode zodat het kapitaallastenniveau meerjarig constant blijft (alleen de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief voor zover niet toe te rekenen aan actief èn het saldo van agio en disagio worden lineair afgeschreven).
Op vaste activa mag worden afgeschreven volgens een stelsel dat is gebaseerd op de verwachte gebruiksduur. Die gebruiksduur kan zijn de technische gebruiksduur (termijn dat een actief technisch gezien meegaat) of de economische gebruiksduur (termijn tot een actief economisch verouderd is). In praktijk wordt de afschrijvingstermijn gesteld op de economische gebruiksduur, omdat deze vrijwel altijd de kortste is. Uitgangspunt is dat deze in de tabel met afschrijvingstermijnen zijn opgenomen (zie bijlage 1).
Afwijkingen van de afschrijvingstabel zijn alleen mogelijk indien hiervoor een motivatie aanwezig is. De tabel met afschrijvingstermijnen wordt op basis van ervaringsgegevens tenminste één keer in de drie jaar geactualiseerd. Bij dringende redenen kan tussentijdse aanpassing plaats vinden.
De componentenbenadering houdt in dat de verschillende onderdelen van een actief afzonderlijk worden geactiveerd en dat op deze onderdelen wordt afgeschreven op basis van de voor dat onderdeel geldende gebruiksduur.
Er ontstaat een boekwinst als een actief wordt verkocht tegen een prijs die hoger is dan de resterende boekwaarde op het moment van verkoop. Deze boekwinst moet worden verwerkt als incidentele bate in de jaarrekening en mag niet worden verrekend met de boekwaarde van een actief dat ter vervanging wordt aangeschaft.
De GR Servicepunt71 hanteert de consistente gedragslijn en start met afschrijving in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het nieuwe kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt. Oftewel, als de investering in 2011 is afgesloten, worden de kapitaallasten (rente en afschrijving) vanaf 1-1-2012 in de begroting opgenomen.
In het jaar van uitvoering van de investering zal voor aanvang van de werkzaamheden een voorcalculatie moeten worden opgesteld bij investeringen.
Termijn beschikbaarheid kredieten
Beschikbaar gestelde kredieten worden zo snel mogelijk afgesloten. Indien na 2 jaar kredieten nog openstaan, zal bij de voorbereiding van de jaarrekening hiervan een lijst worden opgesteld. Aan de afdelingshoofden zal om een nadere onderbouwing voor het langer open houden van het krediet worden gevraagd.
Grote bouwkundige projecten lopen in de praktijk een langdurig traject. Om te voorkomen dat onnodig vroeg (kapitaal)lasten op de begroting gaan drukken wordt het krediet onderscheiden in een voorbereidingskrediet en hoofdkrediet. Het voorbereidingskrediet is bedoeld voor werkzaamheden om te komen tot een voorlopig en definitief ontwerp. De voorbereidingskosten vormt één geheel met het hoofdkrediet en worden na afsluiting in het totaal geactiveerd. In het geval er na de voorbereiding alsnog wordt besloten niet te investeren komen deze voorbereidingskosten ten laste van de exploitatie.
Afsluiten van investeringskredieten
Voor investeringen groter dan € 20.000 of een budgettaire afwijking groter dan 25% dient een nacalculatie te worden opgesteld direct na afsluiting van het krediet.
Voor het verkrijgen van inzicht in de voortgang en afwikkeling van uitgegeven investerings-kredieten wordt een project- of werkdossier aangelegd.
Het projectdossier bevat de onderdelen:
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van 27 juni 2011,
De secretaris,
……………………….
De voorzitter,
……………………….
Afschrijvingstabel behorende bij nota afschrijvingsbeleid 2011
*Afschrijftermijn mag niet langer zijn dan de verwachte levensduur
Relevante bepalingen uit het BBV
Met ingang van 1 januari 2004 is het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) van kracht. In het BBV zijn veel richtlijnen gegeven omtrent de waardering van vaste activa. De belangrijkste worden onderstaand uitgelicht:
Onder de vaste activa worden afzonderlijk opgenomen de immateriële, de materiële en de financiële vaste activa.
In de balans worden onder de immateriële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
In de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
In de toelichting op de balans wordt aangegeven volgens welke methoden de afschrijvingen worden berekend. Ook wordt aangegeven welke investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden geactiveerd, welke afschrijvingstermijn hiervoor wordt voorzien en welke reserves hiervoor naar verwachting beschikbaar zullen zijn.
Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien:
Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien:
De vervaardigingprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd.
Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die elke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar.