Regeling dienstreizen en verblijfskosten 2018

Artikel 1 Algemeen

• 1.

  De medewerker is verantwoordelijk voor het kiezen van de meest economische, praktische en duurzame wijze van vervoer voor het maken van een dienstreis en maakt een afweging tussen het gebruik van het openbaar vervoer, een bedrijfsauto, een dienstfiets of zijn eigen motorvoertuig.

• 2.

  Voor de vergoedingen reiskosten bij dienstreizen, zoals die in deze regeling zijn opgenomen worden de richtlijnen van het Reisbesluit Binnenland en de Reisregeling Binnenland gevolgd.

Artikel 2 Openbaar vervoer

Bij het gebruik van het openbaar vervoer worden de werkelijke vervoerskosten vergoed tot een maximum van openbaar vervoer 2e klasse.

Artikel 3 Bedrijfsauto’s en fietsen

• 1.

  Voor het uitvoeren van de taken in het kader van toezicht, handhaving en inspectie binnen de gemeentegrenzen van Epe en het houden van zorggesprekken, zijn voor de medewerkers belast met deze taken dienstfietsen en bedrijfsauto’s beschikbaar. In de gebruikersregeling bedrijfsauto’s zijn instructies verwoord voor het gebruik van de bedrijfsauto.

• 2.

  Als de bedrijfsauto beschikbaar is, kan deze eveneens gebruikt worden door medewerkers die niet met de in lid 1 genoemde taken zijn belast, als dit de meest praktische, duurzame of economische manier is om een dienstreis te maken.

• 3.

  De bedrijfsauto kan worden gereserveerd met behulp van een planner (agenda in outlook). De uitgifte van de sleutels voor de bedrijfsauto en/of fiets ligt bij de bodes.

• 4.

  In die gevallen waarin een medewerker binnen de gemeentegrenzen van Epe in verband met een calamiteit een situatie moet beoordelen en hij/zij op dat moment niet de beschikking heeft over een bedrijfsauto, dan mag gebruik worden gemaakt van zijn eigen motorvoertuig.

• 5.

  Wanneer sprake is van de onder lid 4 van dit artikel genoemde situatie bedraagt de kilometervergoeding € 0,37 netto per kilometer.

• 6.

  Een verkeersboete die tijdens de dienstreis met een bedrijfsauto of dienstfiets is ontstaan, is voor rekening van de bestuurder.

Artikel 4 Gebruik eigen motorvoertuig

• 1.

  De medewerker heeft recht op een tegemoetkoming in de reiskosten als hij gebruik maakt van zijn eigen motorvoertuig tijdens een dienstreis en dit de meest economische, praktische en duurzame manier is om de dienstreis te maken.

• 2.

  De medewerker ontvangt hiervoor een kilometervergoeding overeenkomstig de Reisregeling Binnenland.

• 3.

  Voor de vergoeding van reiskosten geldt dat de plaats van tewerkstelling het beginpunt en het eindpunt is van de dienstreis.

• 4.

  In afwijking van het bepaalde in lid 3 kan de woning van de medewerker of andere plaats als beginpunt respectievelijk eindpunt worden aangemerkt, tenzij op de heenreis onderscheidenlijk de terugreis de plaats van tewerkstelling wordt bezocht. In het geval dat de plaats van tewerkstelling op de heenreis wordt aangedaan dan geldt dit als het beginpunt van de dienstreis. Als de plaats van tewerkstelling op de terugreis wordt aangedaan, dan geldt dit als eindpunt van de dienstreis.

• 5.

  Het aantal kilometers van de route wordt berekend met behulp van de ANWB Routeplanner op basis van de postcode (4 cijfers en 2 letters) en het huisnummer van de plaats van tewerkstelling/ huisadres of andere plaats en de postcode en het huisnummer van de bestemming volgens de snelste route.

• 6.

  Bij eventuele schades tijdens dienstreizen kan een beroep worden gedaan op een aanvullende vergoeding door de werkgever. Deze vergoeding is bedoeld als aanvulling op het door de verzekering van de medewerker uitgekeerde bedrag.

Artikel 5 Parkeer- en tolgelden en veerdiensten

• 1.

  De medewerker heeft recht op een vergoeding van de werkelijk gemaakte kosten voor parkeren, tol en veerdiensten.

• 2.

  De vergoeding van deze kosten vindt plaats op declaratiebasis aan hand van het daarvoor bestemde declaratieformulier in het E-HRM systeem met toevoeging van de bewijsstukken.

Artikel 6 Verblijfkosten

• 1.

  Verblijfskosten worden vergoed tot de naar het oordeel van de leidinggevende in redelijkheid gemaakt kosten, met inachtneming van het tweede lid van dit artikel.

• 2.

  De in verband met een dienstreis noodzakelijke gemaakte kosten voor maaltijden en logies worden vergoed op basis van de reisregeling Binnenland.

Artikel 7 Maaltijdvergoeding

• 1.

  Voor een maaltijdvergoeding bij overwerk of avondopenstelling komen in aanmerking de medewerker:

  • a.

    Waarvoor de bijzondere werktijdenregeling geldt en waarbij door overwerk de reguliere werkdag wordt verlengd met tenminste twee overwerkuren;

  • b.

    Die een avondvergadering moet bijwonen of tijdens een avondopenstelling moet werken en het dienstbelang niet toelaat dat de medewerker de maaltijd op de hiervoor bestemde tijd op de gebruikelijke plaats nuttigt.

• 2.

  De in artikel 7 lid 1 genoemde medewerker kan de kosten van een avondmaaltijd, die in een daarvoor bestemde gelegenheid is genuttigd en betaald, declareren. Voor de medewerker die tijdens de avondopenstelling van de gemeente aan de balie werkzaamheden verricht, wordt de kantine of het kantoor als de daarvoor bestemde gelegenheid gezien. Dit geldt ook voor de medewerker die een bezorg- of afhaalmaaltijd heeft betaald en genuttigd. De medewerker ontvangt daarvoor maximaal de vergoeding zoals bepaald in artikel 5, lid 1 onder b van de Reisregeling Binnenland.

Artikel 8 Declaraties

• 1.

  Vergoeding van de reiskosten vindt uitsluitend plaats op declaratiebasis aan de hand van de daarvoor beschikbare formulieren in het E-HRM systeem of Intranet.

• 2.

  De declaraties geven een duidelijke omschrijving van de plaats van bestemming, postcode, huisnummer, reisdoel, aantal kilometers op basis van artikel 4, begin- en eindtijd van de dienstreis en is voorzien van de gevraagde bewijsstukken.

• 3.

  Declaraties dienen binnen een termijn van 3 maanden te worden ingediend. Aanspraak op een vergoeding vervalt wanneer de termijn van drie maanden is verstreken.

Artikel 9 Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kan het college een bijzondere voorziening treffen.

Artikel 10 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze regeling treedt in werking de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2018 en wordt aangeduid als “Regeling dienstreizen en verblijfskosten gemeente Epe 2018”.

• 2.

  Gelijktijdig met het inwerking treden van deze regeling wordt de vergoedingsregeling dienstkilometers personeel gemeente Epe 2016, ingetrokken.