Organisatie | Delft |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Delft houdende regels omtrent de rekenkamer (Verordening Delftse Rekenkamer 2018) |
Citeertitel | Verordening Delftse Rekenkamer 2018 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
13-03-2021 | 01-01-2021 | artikel 5 | 04-03-2021 | ||
27-04-2018 | 13-03-2021 | nieuwe regeling | 08-03-2018 | 3620118 |
de leden ontvangen een vaste maandelijkse vergoeding van € 516,01 bruto voor een lid, en € 637,01 bruto voor de voorzitter (prijspeil 2021). De vergoedingsbedragen worden jaarlijks geïndexeerd overeenkomstig het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden van het Ministerie van Binnenlandse Zaken.
Wanneer een lid door de rekenkamer gevraagd wordt een uitzonderlijke inzet te plegen ten behoeve van zijn taken als lid van de rekenkamer, dan kan een gekwalificeerde meerderheid van de rekenkamer besluiten aan betrokkene een gratificatie van een volledige of gedeeltelijke maandvergoeding toe te kennen.
De Rekenkamer heeft de in de volgende leden vermelde bevoegdheden ten aanzien van, en over de volgende periode:
Andere privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente of één derde voor rekening en risico van de gemeente rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening of garantie heeft verstrekt ten bedrage van ten minste vijftig procent van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie, lening of garantie betrekking heeft.
De Rekenkamer is bevoegd bij de betrokken instelling nadere inlichtingen in te winnen over de jaarrekeningen, daarop betrekking hebbende rapporten van hen die deze jaarrekeningen hebben gecontroleerd en overige documenten met betrekking tot die instelling die bij het gemeentebestuur berusten. Indien een of meer documenten ontbreken, kan de rekenkamer van de betrokken instelling de overlegging daarvan vorderen.
De Rekenkamer kan, indien de documenten, bedoeld in het vijfde lid, daartoe aanleiding geven, bij de betrokken instelling dan wel bij de derde die de administratie in opdracht van de instelling voert, een onderzoek instellen. De rekenkamer stelt de raad en het college van haar voornemen een dergelijk onderzoek in te stellen in kennis.
De Rekenkamer stelt een reglement van orde vast voor haar vergaderingen, voor haar andere werkzaamheden en voor het gedrag en handelen van de Rekenkamer als geheel als voor ieder die van de Rekenkamer deel uitmaken afzonderlijk. Zij zendt het vastgestelde reglement en wijzigingen daarin direct ter kennisneming aan de raad.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 8 maart 2018.
,burgemeester.
J.M. van Bijsterveldt-Vliegenthart
,griffier.
Drs. R.G.R. Jeene CMC
TOELICHTING BIJ DE VERORDENING DELFTSE REKENKAMER 2018
De raad kan een gemeentelijke rekenkamer instellen, danwel via een verordening regels vaststellen voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie, zoals in Delft het geval is. De artikelen 81a, 81oa, 182 en 185 van de Gemeentewet zijn voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie van overeenkomstige toepassing.
Dit artikel is voor de duidelijkheid opgenomen en identiek aan de formulering in de Gemeentewet. Het rekenkameronderzoek is een instrument van en voor de raad. Het belangrijkste doel van de rekenkamer is, dat door middel van onderzoek bijdragen worden geleverd aan de effectiviteit en de efficiency van het door het college uit te voeren gemeentelijke beleid. De uitkomsten van het rekenkameronderzoek zijn er in hoofdzaak op gericht lering te trekken voor de toekomstige beleidsvoering. In vervolg op rekenkameronderzoeken moet veel aandacht besteed worden aan het monitoren wat gedaan wordt met de leerpunten/ verbeterpunten uit het rekenkamerrapport. Dit is na raadsbehandeling een taak van de griffie.
Het reguliere onderzoek in het kader van het gemeentelijke verantwoordingsproces, de rechtmatigheidstoets, wordt niet verricht door de rekenkamer, maar - binnen de marges van de wet en van de door de raad verstrekte opdracht - door de accountant. Dit onderzoek vormt een vast onderdeel van de jaarlijkse cyclus van begroting en verantwoording. De rekenkamer kan echter wel op eigen verantwoordelijkheid, onderzoek doen dat verband houdt met rechtmatigheid of onderwerpen onderzoeken die verband houden met de rechtmatigheid. In de praktijk zal dat met name neerkomen op “systeemtoetsen”, zoals onderzoek naar de wijze waarop de reguliere rechtmatigheidscontrole is georganiseerd en functioneert.
De Rekenkamer kan ook op verzoek van de raad of college een onderzoek instellen. Mocht de Rekenkamer van oordeel zijn, dat het gewenste onderzoek niet past in doel en functie van rekenkameronderzoeken of anderszins niet inpasbaar is in het onderzoeksprogramma van de Rekenkamer dan wordt gemotiveerd gerapporteerd dat dit verzoek van de raad of college niet overgenomen kan worden.
Benoeming en ontslag voorzitter en leden Rekenkamer (artikel 4)
Ten aanzien van artikel 4, negende lid inzake schorsing en ontslag op grond van art. 81c, zesde lid en artikel 81d van de Gemeentewet, vervult de griffie een signalerende functie voor de raad.
Budget (artikel 5) en Organisatie (artikel 6)
In het eerste lid stelt de raad stelt middelen (budget en ambtelijke ondersteuning) beschikbaar voor het onderzoekswerk van de Rekenkamer. De Rekenkamer werkt binnen haar begroting, en zal indien het onderzoeksprogramma aanvullende middelen vereist hiertoe een verzoek indienen bij de gemeenteraad.
Om te zorgen dat de Rekenkamer optimaal kan fungeren, regelt artikel 6, eerste lid dat deze wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. De Rekenkamer bepaalt zelf de aard en omvang van deze ambtelijke ondersteuning. De ambtelijk secretaris wordt functioneel door de Rekenkamer aangestuurd en is om praktische redenen organisatorisch bij de griffie ondergebracht.
Het derde lid regelt dat de Rekenkamer via het te verlenen mandaat bevoegd is binnen het haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. Rekenkamercommissies hebben namelijk zonder een dergelijke mandaatverlening niet de bevoegdheid tot privaatrechtelijke rechtshandelingen te besluiten en die te verrichten. Dit betekent dat zij geen externen (onderzoeksbureaus) mogen inhuren, aangezien zij geen overeenkomsten mogen sluiten. Gelet op de onafhankelijke positie van een rekenkamer(commissie) is dat een ongewenste situatie. De wetgever heeft hier niet bij stil heeft gestaan.
Om die reden is het noodzakelijk de bevoegdheid tot het besluiten van privaatrechtelijke rechtshandelingen door het college van B&W via de griffier te mandateren aan de ambtelijk secretaris van de rekenkamer.
Praktisch gezien accordeert de penningmeester van de rekenkamer alle betalingen en verplichtingen waarna de ambtelijke secretaris deze administratief afhandelt. Om die reden regelt de verordening expliciet dat de Rekenkamer uit zijn midden een penningmeester aanwijst. De Rekenkamer wordt met deze verordening eindverantwoordelijk voor alle inkomsten en uitgaven.
In het achtste lid is geregeld dat via de algemene reserve een budgetoverheveling kan plaatsvinden tot maximaal de helft van de jaarlijkse begroting. In de gemeentelijke nota Reserves, Voorzieningen en Investeringen 2016 zijn als algemene regel budgetoverhevelingen bij de jaarrekening afgeschaft en onderdeel geworden van de integrale afwegingen bij de Kadernota. Voor de Rekenkamer geldt op dit punt een uitzondering, gelet op de wettelijke onafhankelijke positie van de rekenkamer.
De mogelijkheid van budgetoverheveling dient om jaarlijkse fluctuaties in de onderzoeksuitgaven op te kunnen vangen. Het is gebleken dat dit soms nodig is om het onderzoeksprogramma goed te kunnen uitvoeren.
De Rekenkamer stelt zelf een reglement van orde vast. Doel van dit reglement is het verkrijgen van transparantie in de wijze van opereren van de Rekenkamer, onder andere met betrekking tot de financiën. Beoogd wordt dat deze transparantie dienstig is aan het vestigen en behouden van gezag van de Rekenkamer. Dit gezag is een noodzakelijke voorwaarde voor gewicht en acceptatie van de bevindingen van Rekenkamer.
In het reglement van orde regelt de Rekenkamer onder andere de orde van haar vergaderingen en besluitvorming, waaronder de minimale aanwezigheid van drie leden om te vergaderen; een aftreedschema waarmee voorkomen wordt dat de voltallige Rekenkamer reglementair op hetzelfde moment moet aftreden; de wijze van onderzoek en de wijze waarop gegevens verkregen en gebruikt worden; de wijze waarop de integriteit en de onbesprokenheid van gedrag en handelen van de Rekenkamer als geheel en van allen die daar deel van uitmaken afzonderlijk behouden kan worden; en het borgen van kwaliteit en juistheid van de bevindingen bij het gebruik van onderzoek van derden dan wel bij het uitbesteden van onderzoek aan derden.
Bij de jaarverslagen in het derde lid wordt gerefereerd aan de wettelijke verplichte verslagen die de rekenkamer jaarlijks vóór 1 april dient uit te brengen over de werkzaamheden over het voorgaande jaar (artikel 185, derde lid, Gemeentewet).
De Rekening en Auditcommissie is namens de raad bestuurlijk aanspreekpunt van de Rekenkamer. Die relatie is eveneens vastgelegd in de Verordening Rekening en Auditcommissie.
Onderzoek en rapportage (artikel 9)
Voor de verdere uitwerking van het onderzoek wordt per onderzoek een plan van aanpak opgesteld. In dit plan van aanpak wordt aangegeven welke partijen (ambtelijke afdelingen, externen, individuele ambtenaren en bestuurders) op welke wijze in de verschillende fasen van het onderzoek, worden betrokken. In dit plan van aanpak wordt tevens aangegeven wat de geplande doorlooptijd en deadline van het onderzoek is. Bij voorkeur communiceert de Rekenkamer aan de hand van dit plan van aanpak met alle (mogelijke) betrokkenen, opdat duidelijk is wat van deze betrokkenen gedurende het onderzoek verlangd wordt.
Voor de uitvoering van het onderzoek kan worden gekozen voor inschakeling van een ten opzichte van het onderzoeksonderwerp onafhankelijke onderzoeker. Dit neemt niet weg dat de bij het onderwerp (ambtelijk en/of bestuurlijk) betrokkenen wel kunnen worden verzocht te ondersteunen bij de verkenning van het onderzoeksterrein dan wel bij de verdere aanscherping van de onderzoeksvragen.
Gedacht kan daarbij worden aan ondermeer de (volgens artikel 212 en 213 Gemeentewet) door het college te verrichten doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken, aan via het Gemeentelijk Managementteam uitgevoerde audits, aan specifieke beleidsevaluaties, en aan controlerapporten en managementletters van de accountant.
De Rekenkamer zendt het rapport van bevindingen aan de gemeentesecretaris (als aanspreekpunt van de gemeentelijke organisatie) voor de ambtelijke wederhoor met het verzoek om commentaar op feitelijke onjuistheden.
Na het beoordelen en, waar van toepassing, het verwerken van dit commentaar stelt de Rekenkamer het conceptrapport op. Hierin zijn naast de bevindingen ook bestuurlijke conclusies en aanbevelingen opgenomen.
Vervolgens zendt de Rekenkamer dit conceptrapport aan de betrokken bestuurders (één of meerdere wethouders) met het verzoek hierop bij voorkeur binnen twee weken te reageren in het kader van de bestuurlijke wederhoor. Deze bestuurlijke reactie (indien tijdig ontvangen, waarbij vier weken als maximale termijn geldt) en een eventueel nawoord daarop van de Rekenkamer worden integraal in het eindrapport opgenomen.
Na publicatie bepaalt de raad de verdere behandelwijze van het rapport om zich uit te kunnen spreken over de aanbevelingen van de Rekenkamer.