Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording
Artikel 2 Opstellen begroting en verantwoording
De begroting en de jaarrekening van het SSC-ZL zijn ingericht volgens de eisen van de nieuwe BBV. Beide stukken worden ieder jaar door het Bestuur vastgesteld en toegezonden aan Gedeputeerde Staten en de gemeenteraden van de participanten vóór 1 augustus voorafgaande aan het verslagjaar c.q. 15 juli in het jaar volgend op het verslagjaar.
- 1.
Bij de begroting wordt een raming gemaakt van de te leveren taakvelden, bij de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd over het gerealiseerde beleid en een overzicht gegeven van de gerealiseerde taakvelden.
- 2.
De directeur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de dienstverlening door het SSC-ZL, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het Bestuur van het SSC-ZL kunnen worden getoetst.
- 3.
Bij het uiteenzetten van de financiële positie van de programmabegroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van de uitputting van het krediet voorafgaande aan het begrotingsjaar weergegeven.
- 4.
In de jaarstukken wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.
Artikel 3 Taakvelden
De directeur van het SSC-ZL werkt de begroting uit in verschillende programma’s en bijbehorende taakvelden.
- 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van de taakvelden c.q. diensten van het SSC-ZL wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. De uit deze regeling voortvloeiende gezamenlijke inkomsten en uitgaven worden met de participanten verrekend volgens een door het Bestuur nader te bepalen en tenminste vierjaarlijks te herijken verdeelsleutel. Het Bestuur bepaalt elk jaar bij het vaststellen van de begroting voorlopig het aandeel van elke deelnemer in de voor het begrotingsjaar geraamde kosten.
- 2.
Alle rente lasten worden verantwoord op het taakveld treasury en vervolgens vindt toerekening plaats van de omslagrente aan de vaste activa. Er worden geen rentebaten toegerekend aan het vermogen en voorzieningen.
Artikel 4 Ontwerpbegroting
De directeur biedt uiterlijk 15 april van het lopende begrotingsjaar een ontwerpbegroting aan met de algemene financiële en beleidsmatige kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren aan de gemeenteraden van de participanten. Na indiening zienswijze door de gemeenteraden van de participanten wordt de begroting vóór 1 augustus aangeboden aan Gedeputeerde Staten.
Artikel 5 Nota Planning & Control Cyclus
Jaarlijks, voorafgaande aan het boekjaar, zal het Bestuur een Nota Planning & Control Cyclus opstellen om de afspraken inzichtelijk te maken tussen enerzijds de leden van het Bestuur en het Opdrachtgeversoverleg (OGO) en anderzijds de directeur en de financiële adviseur van het SSC-ZL over de momenten waarop de verschillende instrumenten van de Planning & Control cyclus (P&C-cyclus) besproken worden en besluitvorming hieromtrent dient plaats te vinden.
Hoofdstuk 3 Autorisatie en verantwoording
Artikel 6 Uitvoering begroting
- 1.
De directeur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
- 2.
De directeur draagt er zorg voor dat:
- a.
de lasten en baten op een adequate en eenduidige wijze zijn toegewezen aan de taakvelden van de programmabegroting;
- b.
de budgetten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd door het Bestuur.
Artikel 7 Beheersing en interne controle
- 1.
De directeur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de periodieke interne controle van de getrouwheid van de
- a.
informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijking neemt de directeur maatregelen tot herstel.
- 2.
De directeur draagt zorg voor de periodieke interne controle van de bestuurlijke informatievoorziening van organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid, van de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen van het SSC-ZL.
Artikel 8 Rapportage en verantwoording
- 1.
De directeur informeert het Bestuur door middel van twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van het SSC-ZL.
- 2.
De 1e tussentijdse rapportage over de eerste vijf maanden van het begrotingsjaar wordt aan het Bestuur aangeboden vóór 1 augustus van het lopende begrotingsjaar.
- 3.
De 2e tussentijdse rapportage over de eerste acht maanden van het begrotingsjaar wordt aan het Bestuur aangeboden vóór 1 november van het lopende begrotingsjaar.
- 4.
De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de indeling van de begroting.
- 5.
De rapportage gaat tenminste in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten en lasten alsook op de geleverde goederen en diensten. In de rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van inkomsten en uitgaven ten opzichte van de begroting.
Indien de baten en lasten van het SSC-ZL afwijken van het door het Bestuur vastgestelde kader en additionele besluitvorming noodzakelijk is, legt de directeur een begrotingswijziging aan het Bestuur voor. Begrotingswijzigingen vergezellen bij voorkeur de tussentijdse rapportages echter worden separaat aangeboden indien de situatie dit vereist.
Artikel 9 Jaarstukken
De directeur legt verantwoording af over de uitvoering van de begroting middels een concept jaarrekening voor 15 april aan het Bestuur en de Colleges van de participanten en middels een definitieve jaarrekening voor 15 juli aan Gedeputeerde Staten. In de verantwoording geeft de directeur aan:
- a.
welke doelstellingen en resultaten zijn bereikt en welke niet en waar deze substantieel afwijken;
- b.
welke goederen (waaronder investering) en diensten zijn geleverd en wat de relatie was tot de beschikbaar gestelde budgetten;
- c.
welke kosten zijn gemaakt en wat de afwijkingen zijn ten opzichte van de begroting (waaronder de investeringsbegroting).
Hoofdstuk 4 Financieel beleid
Artikel 10 Financiële positie
De directeur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het Bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie is opgenomen.
- 1.
Het Bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.
Artikel 11 Waardering en afschrijving vaste activa
De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in:
- a.
40 - 50 jaar: kantoren en gebouwen;
- b.
20 – 30 jaar: uitbreidingen c.q. verbouwingen aan bestaande panden;
- c.
10 – 15 jaar: technische installaties en apparatuur in bedrijfsgebouwen;
- d.
10 – 15 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; kantoormeubilair;
- e.
5 – 10 jaar: transportmiddelen, aanhangwagens en personenauto’s;
- f.
5 – 10 jaar: software; automatiseringsapparatuur; telefooninstallaties;
- g.
2 – 5 jaar: mobiele devices
Afschrijving start op jaarbasis in het jaar nadat de investering gereed komt of wordt verworven en activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 2.500 behoeven niet afzonderlijk te worden geactiveerd.
Artikel 12 Reserves en voorzieningen
De directeur biedt jaarlijks als onderdeel van de Begroting het overzicht van reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door het Bestuur. Het overzicht bevat de criteria voor vorming en vrijval van reserves en de vorming en de mutaties van voorzieningen en reserves.
- 1.
De directeur biedt jaarlijks als onderdeel van de Jaarrekening het overzicht van mutaties van reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door het Bestuur.
- 2.
Het overzicht bevat een toelichting over de hoogte van reserves en voorzieningen en mutaties.
- 3.
De bevoegdheden ten aanzien van het vormen van reserves en voorzieningen worden toegelicht in de Beleidsnota weerstandsvermogen, reserves en voorzieningen die wordt herijkt indien hiertoe noodzaak is.
Artikel 13 Financieringsfunctie
Het SSC-ZL is gehouden aan de regels omtrent het schatkistbankieren, waarbij afroming van het saldo plaatsvindt rekening houdend met de geldende drempelbedragen van de Wet financiering decentrale overheden. De inrichting van de financieringsfunctie is door het Bestuur vastgelegd in het Financieringsstatuut en wordt tenminste eens per vier jaar herijkt.
Artikel 14 Weerstandsvermogen
Het SSC-ZL bouwt een beperkt weerstandsvermogen op. De eisen aan de omvang van het weerstandsvermogen zijn door het Bestuur vastgelegd in de Beleidsnota weerstandsvermogen, reserves en voorzieningen en worden herijkt indien hiertoe noodzaak is. In de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarstukken, geeft de directeur inzicht in de ontwikkeling van risicomanagement en weerstandsvermogen bestaande uit:
- a.
een overzicht van de risico’s van materieel belang, met een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Waar mogelijk worden deze risico’s gekwantificeerd en er wordt ingegaan op de vraag hoe de risico’s zijn afgedekt door verzekeringen, voorzieningen of eigen vermogen
- b.
de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.
Artikel 15 Bedrijfsvoering
In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
- c.
de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;
- d.
de kosten van inhuur derden;
- e.
- f.
de automatiseringskosten;
- g.
de budgetten voor de accountant.
Hoofdstuk 5 Administratieve organisatie en interne controle
Artikel 16 Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- h.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen bij het SSC-ZL;
- i.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van balansposten;
- j.
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
- k.
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
- l.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
- m.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de taakuitvoering in relatie tot de gestelde doelen.
Artikel 17 Financiële administratie
De directeur draagt er zorg voor dat:
- a.
de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
- b.
de vereiste informatie verstrekt wordt aan instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan het SSC-ZL.
Artikel 18 Financiële organisatie
De directeur draagt de zorg voor:
- a.
een eenduidige indeling van de organisatie het SSC-ZL en een eenduidige toewijzing van de taken van het SSC-ZL aan de directeur en de onderscheiden afdelingen.
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van toegekende budgetten en investeringskredieten respectievelijk het verkrijgen van rechten ten gunste van toegekende budgetten en investeringskredieten;
- d.
de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.
Artikel 19 Aanbesteding en inkoop
De directeur draagt zorg voor en legt in een besluit vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met algemene wet en regelgeving.
Hoofdstuk 6 Overige bepalingen
Artikel 20 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2016 en wordt indien hiertoe noodzaak is herijkt.
Artikel 21 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als “Financiële verordening SSC-ZL”.