| Organisatie | Amersfoort |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Amersfoort houdende regels voor de auditcommissie Verordening op de Auditcommissie gemeente Amersfoort |
| Citeertitel | Verordening op de Auditcommissie gemeente Amersfoort |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Met de inwerkingtreding van deze regeling vervalt artikel 3 van het Reglement van Orde van de raad 2014 over de commissie Begroting en Verantwoording.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 25-04-2018 | nieuwe regeling | 12-12-2017 |
Er is een commissie van advies aan de raad zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de auditcommissie.
Artikel 2 Taken auditcommissie
De auditcommissie is belast met de advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen door de gemeenteraad van zijn controlerende verantwoordelijkheid. De auditcommissie overlegt en adviseert in ieder geval over:
Het onderzoek van de documenten behorend bij de Planning- en Controlcyclus (begroting, jaarrekening, tussentijdse rapportages en kadernota) als financiële sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten en de planning voor de behandeling van de documenten.
Het secretariaat van de auditcommissie wordt verzorgd door een door de griffier aan te wijzen medewerker van de griffie.
Artikel 6 Bevoegdheden auditcommissie
In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de auditcommissie bevoegd om naast de vaste adviseurs, ook leden van het college, leden van de gemeentelijke rekenkamercommissie, ambtenaren van de gemeente Amersfoort, belanghebbenden en externe deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen.
Toelichting bij de verordening op de auditcommissie
De auditcommissie wordt een commissie van advies van en voor de gemeenteraad. Artikel 84 van de Gemeentewet (Gw) biedt de gemeenteraad de mogelijkheid om ‘overige’ commissies in te stellen, dus met een andere opdracht dan voorbereiden van de besluitvorming (art 82 Gw) of als bestuurscommissies (art 83 Gw). Voor de samenstelling van een commissie cf. art 84 stelt de Gw geen voorwaarden. De Gw. schrijft wel voor dat van toepassing zijn de artikelen 84.1, 139.2, 140 en 141. Dit houdt in dat er een regeling moet zijn omtrent de openbaarheid van de vergaderingen van de commissie; vergaderingen van de commissie moeten openbaar worden aangekondigd; voor zover er algemeen verbindende voorschriften (avv) op de agenda van de commissie staan, moeten deze stukken openbaar ter inzage worden gelegd; en van een raadsbesluit op basis van voornoemde avv moet de gemeente op aanvraag kosteloos afschriften verstrekken. De twee laatstgenoemde punten zullen zelden voorkomen. De openbaarheid van vergaderingen en openbare aankondigingen daarvan zijn geregeld in artikel 7 van de verordening op de auditcommissie.
Raadsleden en buitengewoon fractieleden ontvangen in de gemeente Amersfoort geen vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen. Daarom is hierover in de verordening geen bepaling opgenomen.
De auditcommissie heeft als algemene opdracht om de raad te adviseren over zaken die betrekking hebben op de toezichthoudende en controlerende verantwoordelijkheden van de raad. De auditcommissie verricht vooronderzoek en brengt op basis hiervan advies uit aan de Raad. De verdere oordeels- en besluitvorming over alle onderwerpen waarover de auditcommissie adviseert, vinden plaats in De Ronde danwel Het Besluit.
De opgesomde taken zijn benoemd om de opdracht aan de auditcommissie te verhelderen. Enkele taken zijn jaarlijks terugkerend, zoals onderzoek van de begroting en de rekening, en het overleg met de accountant daarbij. Het is aan de auditcommissie en de raad om bij het vaststellen van het jaarlijks werkplan voor de auditcommissie, te bepalen aan welke onderwerpen de auditcommissie dat jaar verder aandacht zal schenken.
Bij punt a en b is geregeld dat de auditcommissie voorbereidingen doet voor het werven en selecteren van een accountant. En dat de auditcommissie vervolgens ook het aanspreekpunt is voor de accountant voor de gesprekken betreffende de jaarlijkse controle van de jaarrekening.
Punt c gaat over de begroting, kadernota en jaarrekening als financiële instrumenten van de raad.
Bij het onderzoek van de begroting zal de auditcommissie zich richten op de financiële paragrafen, en een advies over het structureel en reëel begrotingsevenwicht waarop de raad dient toe te zien. Het onderzoek van de jaarrekening en overleg hierover met de accountant, leidt tot een advies over de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatie in de jaarrekening. Dus of de cijfers in overeenstemming zijn met de werkelijkheid, en of uitgaven rechtmatig zijn gedaan. Dit is een technisch oordeel. De auditcommissie kan verder adviezen uitbrengen over de inrichting en kwaliteit van de financiële instrumenten. Met kwaliteit van informatie is bedoeld of de informatie zoals deze in begroting, kadernota en rekening wordt gepresenteerd, voldoende inzicht en houvast biedt voor kaderstelling en controle door de raad.
Punten d en e gaan over de toezichthoudende rol van de raad. Artikel 212 van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad uitgangspunten vaststelt voor het financiële beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer. Artikel 213a schrijft voor dat de raad regels vaststelt voor periodiek onderzoek door het College naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van door het College gevoerd bestuur. Met het vaststellen van de Financiële Verordening in 2016 is aan deze vereisten voldaan. De auditcommissie krijgt als opdracht om te volgen hoe het College deze vastgestelde uitgangspunten toepast, en hierover desgewenst met het College in gesprek te gaan of de raad te adviseren over zijn bevindingen. Punt e geeft de auditcommissie een rol in de behandeling van de permanente beleidsevaluatie, door de auditcommissie advies te vragen over de aspecten doelmatigheid en rechtmatigheid bij de uitgevoerde beleidsevaluaties. Dit kan zowel voorafgaand of parallel aan de behandeling van beleidsevaluaties in de Ronde. Bij de behandeling in de Ronde zal het accent vooral op de behaalde resultaten, dus de doeltreffendheid van het beleid liggen.
Punt h regelt dat de auditcommissie in ieder geval overlegt en adviseert over de financiële positie van verbonden partijen. Dit betekent dat eens per jaar op basis van de jaarrekening een analyse wordt gemaakt. Ten aanzien van andere documenten uit de P&C cyclus geldt dat er een analyse wordt gemaakt indien daar vanuit de begroting aanleiding toe is.
Punt i. Op grond van artikel 189 lid 2 dient de gemeenteraad er op toe te zien dat de gemeentebegroting structureel en reëel in evenwicht is. Dit is het zogenoemde horizontaal toezicht. Met dit punt wordt deze horizontale toezichtfunctie en de communicatie daarover met de provincie, bij de auditcommissie belegd.
Punt a en b De omvang van de commissie kan variëren tussen minimaal vier, en maximaal het aantal partijen dat is vertegenwoordigd in de raad. Daarmee krijgen fracties speelruimte om te bezien welke geschikte kandidaten beschikbaar zijn uit de fracties, en vervolgens naar bevind van zaken een politiek evenwichtig samengestelde samenstelling te benoemen. In de auditcommissie worden geen politieke vraagstukken geagendeerd. Daarom is een vertegenwoordiging uit elk van de fracties niet noodzakelijk, maar het is op grond van deze verordening wel mogelijk. Een minimum van vier leden is geschikt om als commissie slagvaardig te kunnen werken.
De auditcommissie verricht zijn werk op de achtergrond, en brengt advies uit aan het bestuursorgaan gemeenteraad. Voor leden van de auditcommissie is het daarom belangrijk dat ze een bestuurlijke focus hebben en het vertrouwen genieten bij de raad dat hij of zij in staat is om –los van de eigen politieke voorkeur- financieel-technische informatie te analyseren en beoordelen op relevantie en informatiewaarde voor het bestuursorgaan gemeenteraad.
Punt h Gelet op het technisch karakter van de besprekingen, en de inhoudelijke bijdrage die wordt verwacht van de leden, wordt voorgesteld om geen plaatsvervangers voor de vergaderingen te benoemen.
Leden van de auditcommissie kiezen uit hun midden de voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De taak van de voorzitter is het leiding te geven aan de organisatie van de werkzaamheden van de commissie en het technisch leiden van de commissievergaderingen. In het geval dat de auditcommissie uit een even aantal leden bestaat en er wordt stemming gewenst, dan geeft de stem van de voorzitter de doorslag.
De auditcommissie is een commissie van advies voor en door de raad, en wordt derhalve vanuit de griffie ondersteund.
Punt b Om tot een advies te kunnen komen moet de auditcommissie desgewenst kunnen beschikken over de informatie en deskundigheid van derden, zowel uit de gemeentelijke organisatie als daarbuiten.
Punt d Om de voordracht voor benoeming van een accountant te kunnen voorbereiden, moet de auditcommissie voorbereidende handelingen verrichten zoals het plaatsen van advertenties, of een aanbesteding in werking kunnen zetten.
Punt a De gemeenteraad stelt het werkplan voor de auditcommissie vast. De gemeenteraad vervult daarmee zijn rol als ‘opdrachtgever’ naar de leden van de auditcommissie, zodat de commissie niet in het luchtledige hoeft te werken. Maar de raad kan zo ook zelf mee invulling geven welke vragen en onderwerpen uit oogpunt van toezicht en controle door de gemeenteraad zullen worden opgepakt.
Punt b De vergadering van de auditcommissie kan wel plaatsvinden op dezelfde tijd als een ronde, maar geldt nadrukkelijk niet als een ronde. De rondes van de gemeente Amersfoort zijn gelijkgesteld aan commissies uit artikel 82 Gw, terwijl de auditcommissie wordt ingesteld op basis van art 84 Gw. Dit uit zich onder andere in het gegeven dat Rondes vanuit het presidium worden voorbereid, terwijl in deze verordening wordt vastgelegd dat de voorzitter van de auditcommissie de vergaderingen van deze commissie belegt en zorg draagt voor de agenda.
Punt e, f en g Openbaarheid van bestuur is een principieel uitgangspunt, dat ook voor de auditcommissie zal gelden. Vergaderingen worden daarom openbaar aangekondigd, en de agenda’s en verslagen van de vergaderingen worden via publicatie op de website openbaar gemaakt. Punt e geeft de auditcommissie ruimte om in voorkomende gevallen niet openbaar te vergaderen. Met name als er geheime informatie wordt behandeld, of als er sprake is van technische voorbereidingen. Voor de behandeling van geheime informatie en verslaglegging daarover, gelden uiteraard ook voor de auditcommissie de spelregels zoals vastgelegd in de gemeentewet en de Wet Openbaarheid van Bestuur.
Punt a en b In dit artikel wordt vastgelegd dat adviezen van de commissie, naast bekend maken via publicatie op de website, actief aan de raad worden gestuurd. Daarnaast is opgenomen op welke wijze adviezen worden vastgesteld i.c. als een stemming nodig is om het advies van de auditcommissie vast te stellen.