Organisatie | Leidschendam-Voorburg |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van de raad van Leidschendam-Voorburg regelende de orde van zijn vergaderingen en andere werkzaamheden 2018 (Reglement van Orde Leidschendam-Voorburg 2018) |
Citeertitel | Reglement van Orde Leidschendam-Voorburg 2018 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Dit reglement vervangt het Reglement van Orde voor de gemeenteraad Leidschendam-Voorburg 2002 en het Reglement van Orde voor de raadscommissies Leidschendam-Voorburg 2002
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
23-04-2018 | 14-09-2019 | Nieuwe regeling | 03-04-2018 |
)De raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg
Gelet op de beraadslagingen van de werkgroep bestuurlijke vernieuwing in 2017 en 2018;
Gezien het voorstel van het presidium van de raad van 15 maart 2018;
Gelet op artikel 16 van de Gemeentewet;
Besluit: Vast te stellen het Reglement van Orde voor de gemeenteraad van Leidschendam-Voorburg 2018
De voorzitter is belast met het leiden van de raadsvergaderingen het Debat en/of het Besluit, het handhaven van de orde, het doen naleven van het Reglement van orde en hetgeen de Gemeentewet hem verder opdraagt. De raad benoemt uit zijn midden één of meer waarnemend voorzitters.
De griffier is tijdens het Debat en het Besluit aanwezig. Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een door de raad aangewezen plaatsvervangend griffier. De griffie ondersteunt de raad en de leden van de raad, adviseert het presidium en de voorzitter van de raad en organiseert alle vergaderingen van de raad.
1.4 De fractievertegenwoordiger
Elke fractie is gerechtigd ten hoogste twee niet-raadsleden voor te dragen als fractievertegenwoordiger. De raad benoemt de fractievertegenwoordiger. Om als fractievertegenwoordiger te worden benoemd moet hij verkiesbaar zijn gesteld op de lijst van de voordragende fractie tijdens de laatste raadsverkiezingen en voldoen aan alle vereisten die gelden voor gekozen raadsleden en in het bijzonder de artikelen 10, 13, 14 en 15 van de Gemeentewet. De zittingsperiode van een fractievertegenwoordiger eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of wanneer een fractie gedurende een raadsperiode ophoudt te bestaan. Één of meer leden van een fractie die gedurende de raadsperiode uit de fractie stappen en als zelfstandige fractie gaan optreden hebben geen recht op een fractievertegenwoordiger.
De raad stelt een presidium in, dat bestaat uit maximaal 5 leden, die uit zijn midden worden benoemd Elk lid van het presidium heeft één stem in het presidium. De voorzitter van de raad en de griffier zijn adviseurs van het presidium en hebben geen stemrecht. De voorzitter van de raad is tevens voorzitter van het presidium.
Het presidium is een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet. Het Presidium draagt zorg voor het dagelijks bestuur en functioneren van de raad, bewaakt de uitgangspunten van het raadsforum en heeft meer in het bijzonder tot taak:
2.3 Huishoudelijk reglement presidium
Het presidium stelt na zijn benoeming een huishoudelijk reglement vast waarin ten minste is opgenomen hoe het presidium uitvoering geeft aan de voorbereiding van het raadsforum, het beheren van de strategische raadsagenda, het werkgeverschap van de griffie, het onderzoek van de geloofsbrieven (toelating van nieuwe leden, benoeming van fractievertegenwoordigers en benoeming van wethouders) en het onderzoek van de processen-verbaal van de stembureaus. Het huishoudelijk reglement wordt ter kennisneming naar de raad gestuurd.
Het raadsforum is het geheel van bijeenkomsten van de raad, bestaande uit de OpenRaad, het Debat en het Besluit. Het raadsforum wordt gehouden in Huize Swaensteyn, Herenstraat 72-74 te Voorburg en vindt plaats elke dinsdagavond volgens een door het presidium op te stellen vergaderschema. In de regel wordt er vergaderd tussen 19.00 uur en 23.00 uur.
3.1.1 Publicatie (voorlopige) agenda raadsforum
De agenda van het raadsforum en de bijhorende stukken worden ten minste 10 dagen voor het raadsforum gepubliceerd op de website van de gemeente(raad) en in het bestuurlijk informatiesysteem. De agenda en bijhorende stukken kunnen ook worden ingezien bij de griffie (op een daarvoor geschikt elektronisch apparaat). De aankondiging van het raadsforum wordt vooraf gepubliceerd in de Gemeenterubriek.
3.1.2 Verslaglegging raadsforum
Het Debat en het Besluit worden live uitgezonden via internet. Het videoverslag is direct na afloop van de uitzending te raadplegen. De griffie maakt een besluitenlijst van het Debat en het Besluit waarin is opgenomen: - de datum van het Debat en het Besluit; - de aanwezige voorzitter, raadsleden en fractievertegenwoordigers; - de aanwezige leden van het college; - de aanwezige griffier; - de agendapunten; - degenen die het woord hebben gevoerd bij de diverse agendapunten; - het dictum van ingediende moties en amendementen; - het besluit van de raad inclusief de eventuele stemming over een voorstel; - de toezeggingen door het college. De besluitenlijst van het Debat en het Besluit wordt binnen 3 werkdagen op de website geplaatst. Van de OpenRaad wordt geen videoverslag en geen besluitenlijst gemaakt. De griffie zorgt voor het schriftelijk vastleggen van de eventuele conclusies en toezeggingen en vermeldt de namen van de insprekers en de onderwerpen.
De OpenRaad is een vormvrije bijeenkomst met als doel de bevordering van de beeldvorming van raadsleden en de betrokkenheid van inwoners en instellingen. Voor de OpenRaad gelden de volgende spelregels:
een onderwerp wordt geleid door een door het presidium aangewezen voorzitter. De voorzitter is bij voorkeur een lid van het presidium of de raad, maar het kan incidenteel ook een onafhankelijke, externe voorzitter zijn. De voorzitter sluit af met een heldere conclusie ten aanzien van het vervolg en waar het vervolg op gericht moet zijn;
3.2.1 Deelname aan de OpenRaad
Raadsleden, fractievertegenwoordigers, collegeleden, ambtenaren, inwoners, ondernemers en instellingen kunnen een schriftelijk verzoek richten aan het presidium om een onderwerp te agenderen voor de OpenRaad of ruimte te vragen voor een activiteit.
3.2.2 Presidium beslist op een verzoek
Het presidium beslist op een verzoek zoals genoemd in 3.2.1. en neemt vervolgens een besluit over de wijze waarop het verzoek wordt geagendeerd tijdens de OpenRaad (als presentatie, rondetafelgesprek, werkbespreking, hoorzitting, expertmeeting, werkbezoek of een andere vorm door het presidium aan te geven).
Het Debat is een raadsvergadering als bedoeld in artikel 17, lid 1 van de Gemeentewet met als doel te komen tot oordeelsvorming van de raad over een bepaald onderwerp. Voor het Debat gelden de volgende spelregels:
eventuele moties en amendementen worden in deze fase ingebracht. Het dictum moet door de eerste ondertekenaar worden voorgelezen. Om in aanmerking te komen voor agendering en besluitvorming in het Besluit moeten deze moties en amendementen worden ondertekend door een raadslid en worden ingediend door een raadslid;
Aan het Debat kunnen deelnemen raadsleden, fractievertegenwoordigers en collegeleden. De voorzitter kan anderen de gelegenheid bieden tot het meespreken, afhankelijk van de aard van het onderwerp. Ambtenaren nemen geen deel aan het debat.
3.3.2 Beperking deelname aan het Debat
Aan het debat mogen niet meer leden en fractievertegenwoordigers van dezelfde fractie deelnemen dan de fractie groot is. Een raadslid heeft hierbij voorrang boven een fractievertegenwoordiger.
Raadsleden en fractievertegenwoordigers die deelnemen aan het Debat tekenen voorafgaand aan het Debat de presentielijst. Een raadslid of fractievertegenwoordiger die tussentijds het Debat verlaat informeert de griffier en vermeldt dit op de presentielijst met tijdstip van vertrek.
Het Besluit is een raadsvergadering, als bedoel in artikel 17, lid 1 van de Gemeentewet met als doel het nemen van besluiten door de raad over voorstellen, moties en amendementen door middel van stemmingen. Voor het Besluit gelden de volgende spelregels:
bij aanvang van het Besluit stelt de raad de agenda vast. Op voorstel van de voorzitter of een lid van de raad kan de raad onderwerpen van de agenda afvoeren of de volgorde wijzigen of onderwerpen toevoegen die in het Debat daaraan voorafgaand door een meerderheid van de raad besluitrijp zijn bevonden.
Raadsleden die deelnemen aan het Besluit tekenen voorafgaand aan het Debat de presentielijst. Een raadslid dat tussentijds het Besluit verlaat informeert de griffier en vermeldt dit op de presentielijst met tijdstip van vertrek.
Hoofdstuk 4 Informatievoorziening en Stukkenverkeer
Alle raadsleden en fractievertegenwoordigers krijgen gelijktijdig alle informatie die zij nodig hebben om het debat te voeren of om een besluit te kunnen nemen.
Een raadsvoorstel heeft een standaard indeling, die door het presidium wordt vastgesteld en waaraan kwaliteitseisen kunnen worden gesteld. Het bestaat uit maximaal 3 A4-bladen.
Een raadsvoorstel bevat in de aanhef de gegevens (naam en telefoonnummer) van de verantwoordelijke wethouder en ambtenaar die het voorstel heeft geschreven en bij wie raadsleden (a-politieke) informatie kunnen vragen.
Startnotities worden opgesteld bij onderwerpen die in de strategische agenda voorkomen, onderwerpen waarbij sprake is van nieuw beleid en andere belangrijke en gevoelige thema’s en projecten. Dit gebeurt met inachtneming van de Notitie Kaderstelling, de Inspraakverordening en de Regeling Grote Projecten. Een startnotitie wordt vastgesteld door de raad.
Met een raadsbrief informeert het college de raad actief over een onderwerp dat maatschappelijk, politiek of financieel van belang is. Het bestaat uit maximaal 3 A4-bladen en in beginsel geen bijlagen.
Een raadsbrief bevat in de aanhef de gegevens (naam en telefoonnummer) van de verantwoordelijke wethouder en ambtenaar die de raadsbrief heeft geschreven en bij wie raadsleden (a-politieke) informatie kunnen vragen.
Hoofdstuk 5 De rechten van raadsleden en fractievertegenwoordigers
5.1 Rechten van raadsleden en fractievertegenwoordigers
Raadsleden hebben alle rechten zoals vermeld in de Gemeentewet. Fractievertegenwoordigers hebben niet de rechten die raadsleden hebben.
Voor elk van de onderstaande rechten maakt de griffie een overzicht met relevante gegevens (met indien nodig een voorbeelddocument).
5.2.1 Indienen motie en (sub)amendement
Ieder lid van de raad kan in het Debat een motie en / of een (sub)amendement indienen. Een fractievertegenwoordiger kan een concept-motie en / of een concept-(sub)amendement aankondigen. Een concept-motie en / of concept-(sub)amendement kan alleen voor het Besluit worden geagendeerd indien een lid van de raad het heeft ondertekend en indient tijdens het Besluit.
Ieder lid van de raad kan een initiatiefvoorstel indienen. Een initiatiefvoorstel moet om in behandeling te worden genomen schriftelijk bij het presidium worden ingediend.
Ieder lid van de raad kan een verzoek om een interpellatie indienen.
Indien een lid een interpellatie wil houden meld hij dit bij de griffie. Het presidium bepaalt in welke vergadering en op welk tijdstip de interpellatie zal worden gehouden.
5.2.4 Schriftelijke en mondelinge vragen
Ieder lid van de raad kan schriftelijke vragen indienen. De vragen kunnen op verzoek van het lid schriftelijk worden beantwoord of mondeling tijdens de OpenRaad. Schriftelijke beantwoording gebeurt binnen 30 dagen; feitelijke en technische vragen worden binnen 3 werkdagen beantwoord. Indien een lid mondelinge vragen wil stellen tijdens de OpenRaad meldt hij dit de griffie. Het presidium bepaalt in welke bijeenkomst en op welk tijdstip de mondelinge vragen kunnen worden gesteld. Het presidium kan weigeren de mondelinge vragen te agenderen indien:
Hoofdstuk 6 Overige bepalingen
6.1 Lidmaatschap van andere organisatie / verslag en verantwoording
Een lid van de raad, een wethouder, de burgemeester of de secretaris, die door de gemeenteraad is aangewezen tot lid van het algemeen bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan, ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, heeft het recht verslag te doen over zaken die in het algemeen bestuur als bedoeld aan de orde zijn.
Ieder lid van de raad kan aan een persoon als bedoeld in dit lid, schriftelijke vragen stellen. De regels voor het stellen van schriftelijke vragen zijn van overeenkomstige toepassing.
Wanneer een lid van de raad een persoon als bedoeld in dit lid ter verantwoording wenst te roepen over zijn wijze van functioneren als zodanig, besluit de raad over het toestaan daarvan. De regels voor het vragen van inlichtingen zijn van overeenkomstige toepassing.
Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op andere organisaties of instituties, waarin de raad één van zijn leden heeft benoemd.
6.2 Besloten vergadering en geheimhouding
Op een besloten deel van het raadsforum zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
De besluitenlijst van een besloten Debat of Besluit wordt op en elektronisch beveiligde wijze uitsluitend aan de leden toegezonden. Deze besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk in een besloten Besluit ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet openbaar maken van deze besluitenlijst. De vastgestelde besluitenlijst wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend.
Voor de afloop van het besloten Debat of het besloten Besluit beslist de raad in overeenstemming met artikel 25, eerste lid, van de Gemeentewet of over de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raad kan besluiten de geheimhouding op te heffen. De raad heeft hiervoor een Protocol Geheimhouding vastgesteld.
Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, artikel 55, tweede en derde lid, of artikel 86, tweede en derde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen de OpenRaad bijwonen en tevens, uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen, het Debat en het Besluit bijwonen. Het geven van tekenen van goed- en afkeuring op welke wijze dan ook is verboden tenzij met toestemming van de voorzitter.
6.4 Geluid- en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens het raadsforum geluid- dan wel beeldopnamen wil maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.
6.5 Commissie Audit en Rekening
De raad stelt een commissie Audit en Rekening in. De commissie Rekening en Audit is een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet en is zodanig samengesteld dat alle in de raad aanwezige fracties met een lid vertegenwoordigd kunnen zijn. De commissie kiest haar eigen voorzitter. De commissie heeft tot taak:
De commissie stelt na haar benoeming een reglement vast over de werkwijze van de commissie. Het reglement wordt ter kennisneming naar de raad gestuurd.