Organisatie | Amersfoort |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Bevoegdhedenbesluit gemeente Amersfoort 2018 |
Citeertitel | Bevoegdhedenbesluit gemeente Amersfoort 2018 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling is tevens vastgesteld door de burgemeester, de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2024 | bijlage 1, 2, 3, 4 | 19-12-2023 | |||
08-02-2022 | 01-01-2024 | bijlage 3, 4, 5 | 27-01-2022 | 1558482 | |
01-01-2020 | 08-02-2022 | intitulé, artikel 3, toelichting, bijlage 1, 2, 3, 4, 6 | 17-12-2019 | 5902912 | |
01-03-2019 | 01-01-2020 | bijlage 2 | 23-11-2018 | 5851800 | |
27-09-2018 | 01-03-2019 | bijlage 4 | 11-09-2018 | 5851800 | |
19-04-2018 | 27-09-2018 | nieuwe regeling | 10-04-2018 | 5735270 |
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Amersfoort, de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;
Gelet op de artikelen 160 en 171 Gemeentewet, titel 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en het bepaalde in de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra), de Ambtenarenwet 2017, boek 7 van het Burgerlijk Wetboek (BW), de Cao Gemeenten en het Personeelshandboek Gemeente Amersfoort;
Een afdelingsmanager kan voor de hem ingevolge artikel 5 toekomende bevoegdheden ondermandaat verlenen aan medewerkers en teammanagers van zijn afdeling, behoudens ten aanzien van het nemen van besluiten en het sluiten van overeenkomsten waarmee een direct financieel belang is gemoeid van € 25.000,- of meer;
Vastgesteld in de vergadering van 10 april 2018.
Het college van burgemeester en wethouders van Amersfoort,
de secretaris,
de burgemeester
de burgemeester
Gemeentesecretaris/ algemeen directeur
Directeur
Toelichting bij Bevoegdhedenbesluit gemeente Amersfoort 2018
De raad, het college en de burgemeester hebben van de wetgever elk hun eigen bevoegdheden gekregen om besluiten te nemen of te ondertekenen. In de dagelijkse praktijk is het erg onhandig als alle besluiten via de raad, het college en de burgemeester zouden moeten verlopen. Daarom is er een systeem in het leven geroepen om de bevoegdheid tot het nemen of ondertekenen van besluiten aan andere functionarissen over te dragen (mandatering). Daarbij geldt de belangrijke regel dat de mandaatverlener altijd bevoegd blijft om de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen, instructies te geven of het mandaat in te trekken.
Het bevoegdhedenbesluit volgt de organisatiestructuur van de gemeente Amersfoort zoals deze sinds 1 april 2015 bestaat. Het bevoegdhedenbesluit wordt steeds geactualiseerd. In 2018 is het besluit in zijn geheel opnieuw vastgesteld. Vervolgens is eind 2019 een aanpassing doorgevoerd in verband met de invoering per 1 januari 2020 van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra).
Uitgangspunten: vertrouwen, flexibiliteit en toegankelijkheid
Elk systeem van mandaatverlening is ten principale geënt op het vertrouwen dat gemandateerden op een juiste manier met hun bevoegdheid omgaan en bij twijfel hun mandaatgever consulteren. In dit systeem, dat gestoeld is op het Dordtse systeem, wordt deze vertrouwensbasis meer expliciet als uitgangspunt genomen. Vertrouwen in verticale sturing, namelijk alle bevoegdheden worden zo laag mogelijk in de organisatie belegd en vertrouwen in horizontale sturing aangezien ieder verantwoordelijkheid draagt voor zijn eigen taakveld. Het doel van dit besluit is uitdrukkelijk niet om de interne verkaveling van bevoegdheden te regelen, maar om aan derden helderheid te verschaffen over de rechtsgeldigheid van publiekrechtelijke en privaatrechtelijke rechtshandelingen.
In een systeem waarbij zeer specifieke mandaten worden verleend op het artikelniveau van een bepaalde regeling, moet bij elke wijziging van deze regeling het bevoegdhedenbesluit worden aangepast. Als uitgangspunt is daarom genomen dat een ieder de bevoegdheden krijgt toegekend die nodig zijn voor een goede uitoefening van zijn taakveld. Het is echter in strijd met de rechtszekerheid om aan de gemandateerde over te laten of een zaak tot zijn werkterrein behoort. Daarom is in bijlage 3 het werkterrein van alle afdelingen omschreven. Door geen/minder wetsartikelen te noemen, wordt het systeem minder onderhevig aan wetswijzigingen en is het minder bewerkelijk.
Een aspect van andere orde is dat in de dagelijkse gemeentepraktijk het onderscheid tussen mandaat, volmacht en machtiging niet altijd even duidelijk is. Daarom wordt in dit bevoegdhedenbesluit bij het toekennen van bevoegdheden geen onderscheid gemaakt tussen mandaat, volmacht en machtiging. De gemandateerde krijgt binnen zijn taakveld het mandaat om publiekrechtelijke beslissingen te nemen, volmacht om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten en machtiging om handelingen te verrichten die niet een besluit en ook geen privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. Hiermee wordt het onderscheid tussen deze drie bevoegdheden minder belangrijk.
In een uitgebreid bevoegdhedenbesluit dat met bijbehorende registers zo’n 100 pagina’s telt is het gemakkelijk verdwalen. Als uitgangspunt is daarom genomen dat het voor ambtenaren en derden die willen toetsen of een besluit bevoegd is genomen, zo eenvoudig mogelijk moet zijn om dit te achterhalen. Door enkel te regelen wat externe werking heeft en aan de gemandateerden een algemeen mandaat te verlenen om de bevoegdheden die zijn werkveld betreffen uit te voeren, is het mogelijk de omvang tot een overzichtelijk niveau terug te brengen, wat de toegankelijkheid ten goede komt.
Genoemde uitgangspunten hebben geleid tot het volgende systeem:
Er is een bevoegdhedenbesluit met daarbij 6 bijlagen. In het bevoegdhedenbesluit is in grote lijnen omschreven welke bevoegdheden waar worden belegd. Het college en de burgemeester verlenen mandaat aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur voor al hun bevoegdheden. Er zijn echter bevoegdheden die het college en de burgemeester zelf blijven uitoefenen. Dit zijn in ieder geval de bevoegdheden die rechtens niet gemandateerd kunnen worden en de bevoegdheden waarvan de aard en strekking zich tegen mandatering verzet. De overige bevoegdheden die het college en de burgemeester niet mandateren zijn omschreven in bijlage 1.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur verleent vervolgens ondermandaat aan de directeur, die op zijn beurt ondermandaat verleent aan afdelingsmanagers en directeuren van externe aan de gemeente verbonden partijen die taken van de gemeente uitvoeren. Dit ondermandaat wordt steeds verleend voor zover het bevoegdheden betreft die vallen binnen het taakveld van de gemandateerde. Omdat het in strijd is met de rechtszekerheid om aan de gemandateerde over te laten of een zaak tot zijn werkveld behoort, is in bijlage 3 per afdeling een omschrijving van het taakveld opgenomen. Om dezelfde reden is in bijlage 4 een omschrijving opgenomen van de taken van de aan de gemeente verbonden partijen. De bevoegdheden die de directeur niet wil mandateren zijn opgenomen in bijlage 2. Vanzelfsprekend blijven aan de gemeentesecretaris voorbehouden de bevoegdheden die de wet aan zijn functie verbindt.
Ook afdelingsmanagers kunnen de behoefte voelen om bepaalde bevoegdheden te beleggen bij teammanagers (teamleiders of adjunct afdelingsmanagers) of medewerkers op zijn afdeling. Er is voor gekozen om deze ondermandaten niet centraal in dit bevoegdhedenbesluit op te nemen. Afdelingsmanagers kunnen op deze manier zelf bepalen hoe zij hiermee willen omgaan. Dit geldt overigens niet voor de bevoegdheden ten aanzien van personele aangelegenheden: uitgangspunt is namelijk dat deze ondermandaten gemeentebreed op dezelfde wijze worden verleend. Zij zijn daarom daar waar nodig opgenomen in dit bevoegdhedenbesluit en beschreven in bijlage 6.
Los daarvan is er een aantal ambtenaren dat een bijzondere functie vervult. Daarbij valt te denken aan de marktmeester en de leerplichtambtenaar. Het mandaat voor deze bijzondere ambtenaren is ook in dit bevoegdhedenbesluit opgenomen. In bijlage 5 is omschreven wie deze bijzondere ambtenaren zijn en welke bevoegdheden zij hebben.
Bijlage 1: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan het college en de burgemeester.
Bijlage 3: Taken van de afdelingen.
Voor alle afdelingen geldt dat zij in ieder geval de volgende taken hebben:
De afdeling Belastingen is verantwoordelijk voor het heffen en innen van belastingen. Deze afdeling is, met uitzondering van personele aangelegenheden, uitgesloten van dit bevoegdhedenbesluit. De bevoegdheden van deze afdeling zijn opgenomen in het ‘Aanwijzings- en mandaatbesluit gemeentelijke belastingambtenaren 2019.
Bestuur, strategie en veiligheid
De afdeling Bestuur, strategie en veiligheid is verantwoordelijk voor de strategische advisering aan en ondersteuning van bestuur en directie ten aanzien van politieke en bestuurlijke vraagstukken. Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor het (opstellen van het) lokaal veiligheidsbeleid, de regievoering op de lokale veiligheidsaanpak, de aanpak van de georganiseerde criminaliteit, de crisisorganisatie en de advisering op het gebied van openbare orde-vraagstukken. Ook ondersteunt de afdeling de organisatie op het gebied van onderzoek & statistiek. De afdeling doet onderzoek en adviseert over onderzoeks- en informatievraagstukken en het (digitaal) ontsluiten van statistische informatie.
Bureau Regio Amersfoort is verantwoordelijk voor de strategische advisering aan en ondersteuning van Regio Amersfoort, het intergemeentelijk samenwerkingsverband tussen de gemeenten Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Soest en Woudenberg – op onderdelen aangevuld met Barneveld en Nijkerk.
De afdeling Burgerzaken verzorgt de dienstverlening aan de inwoners en voert de wetgeving betreffende burgerzaken uit.
Daarnaast is afdeling Burgerzaken verantwoordelijk voor de organisatie van verkiezingen.
De afdeling Burgerzaken heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Het aanwijzen van een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand op grond van artikel 1:16 BW en het aangaan van een arbeidsovereenkomst met de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand tijd, als reguliere trouwambtenaar voor voltrekkingen van huwelijken en geregistreerd partnerschappen in Amersfoort;
Crematorium en begraafplaatsen Amersfoort
De afdeling Crematorium en begraafplaatsen Amersfoort biedt dienstverlening aan klanten betreffende opbaringen, begrafenissen en crematies.
De afdeling Crematorium en begraafplaatsen heeft daartoe in ieder geval de volgende taak:
Het uitvoeren van de Wet op de lijkbezorging en de Verordening voor het crematorium en de gemeentelijke begraafplaatsen Amersfoort.
De concerncontroller heeft een eigenstandige rol en eigen verantwoordelijkheid. De concernbrede verantwoordelijkheid voor controle is belegd bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De concerncontroller valt dan ook direct onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur.
De concerncontroller geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het directieteam en het lijnmanagement op het gebied van control. Meer specifiek heeft de concerncontroller de volgende taken:
De afdeling Financiën en advies is verantwoordelijk voor de dienstverlening aan de interne organisatie betreffende financiën en administratie. De afdeling is verantwoordelijk voor de administratieve organisatie en de interne controle binnen de organisatie op basis waarvan de benodigde verantwoording aan directie en bestuur adequaat kan plaatsvinden.
De afdeling Financiën en advies heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Interne dienstverlening en advies
De afdeling Interne dienstverlening en advies is verantwoordelijk voor dienstverlening aan de interne organisatie inzake werkondersteuning.
De afdeling Interne dienstverlening en advies heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Afdeling ‘Informatievoorziening’
Informatievoorziening omvat alles wat er nodig is om medewerkers, inwoners ‘te voorzien van’ informatie. Informatievoorziening, afgekort IV, hanteren we voor alles van proces tot techniek inclusief instandhouding en beheer. IV betreft de vakgebieden Informatiemanagement en Informatiebeheer en Informatietechnologie. Op grond van de Archiefwet 1995 en daaruit voortvloeiend het Archiefbesluit en de Archiefregeling is de gemeentearchivaris aangewezen als beheerder van de archiefbewaarplaats en als toezichthouder op de niet-overgebrachte archieven. De GA treedt op als onafhankelijk adviseur van het college, legt rechtstreeks verantwoording af en rapporteert aan het college.
De afdeling Informatievoorziening heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Op grond van de Archiefwet 1995 en daaruit voortvloeiend het Archiefbesluit en de Archiefregeling is de gemeentearchivaris aangewezen als beheerder van de archiefbewaarplaats en als toezichthouder op de niet-overgebrachte archieven. De gemeentearchivaris treedt op als onafhankelijk adviseur van het college, legt rechtstreeks verantwoording af en rapporteert aan het college;
Juridische dienstverlening en advies
De afdeling Juridische dienstverlening en advies is verantwoordelijk voor juridische advisering aan bestuursorganen, directie en de organisatie. De afdeling coördineert de behandeling van Bibob-beoordelingen en Woo-verzoeken. De afdeling is verantwoordelijk voor de behandeling van afdelingsoverschrijdende/gemeentebrede Wob-verzoeken, de behandeling van en het beslissen op bezwaren (behoudens bezwaren inzake personele aangelegenheden en belastingen), het instellen en voeren van gerechtelijke procedures en de behandeling van op te leggen (verlenging van) huisverboden. Tevens is de afdeling verantwoordelijk voor het afhandelen van door de gemeente veroorzaakte schades en voor schades die door derden zijn veroorzaakt aan gemeentelijke eigendommen, voor het aangaan en beheren van verzekeringsovereenkomsten en voor de coördinatie van klachten en bezwaren in het sociaal domein en voor de juridische kwaliteitszorg. De Functionaris Gegevensbescherming maakt organisatorisch deel uit van afdeling.
De afdeling Juridische dienstverlening en advies heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
De afdeling Leefomgeving is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte, de zorg voor leefbare en vitale wijken, de verbinding van de fysieke en sociale leefomgeving door gebiedsgericht te werken en het behoud van de archeologische waarden en dienstverlening betreffende opbaringen, begrafenissen en crematies.
De afdeling Leefomgeving heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Organisatie- en talentontwikkeling
De afdeling Organisatie- en talentontwikkeling fungeert (gevraagd en ongevraagd) als strategisch adviseur van de directie (en portefeuillehouder) bij personele en organisatieaangelegenheden. Ook biedt de afdeling op tactisch en operationeel gebied adviezen en dienstverlening aan, aan het brede management voor deze aangelegenheden. Richting medewerkers is de rol van de afdeling met name gericht op loopbaanondersteuning. De afdeling fungeert in de rol van zowel opdrachtnemer als aanjager en facilitator van gemeentebreed vastgestelde ontwikkelthema’s. De afdeling organiseert de “zorg” voor de organisatie, zoals bedrijfsarts, maatschappelijk werk, veiligheid en ARBO-zaken. Het thema integriteit is daarom ook belegd bij de afdeling;
De Afdeling Organisatie- en talentontwikkeling heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
De afdeling Programma’s en projecten is verantwoordelijk voor de realisatie van een door het bestuur of de directie vastgesteld programma of project. Programma’s en projecten zijn eenmalige en tijdelijke opgaven en complexe dossiers met hoge bestuurlijke prioriteit die vaak afdelingsoverstijgend zijn en waarvoor inzet van meerdere afdelingen en externe partijen gewenst is.
Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor alle taken met betrekking tot grondzaken, waaronder grondexploitaties, gronduitgifte en grondverwerving en onteigening, alsmede het beheer van gemeentelijk vastgoed.
De afdeling Programma’s en projecten heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
De afdeling Publiekscontact en advies brengt vraag en aanbod van informatie bij elkaar en adviseert de organisatie over dienstverlening, communicatie en samenwerking met de stad. De afdeling draagt zorg voor dienstverlening door de afhandeling van eerstelijns klantcontacten in het KlantContactCentrum en voor de communicatie via verschillende communicatiekanalen. De afdeling is verantwoordelijk voor het gemeentebrede beleid voor communicatie en dienstverlening.
De afdeling Publiekscontact en advies heeft daartoe in ieder geval de volgende taak:
De afdeling Samen leven zet zich in voor een sociale stad waarin iedereen zich kan ontplooien en zorgt voor een vangnet voor hen die dat nodig hebben.
De afdeling Samen leven heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Het uitvoeren van alle werkzaamheden waaronder coördinatie, advisering en voeren van regie over een casus met betrekking tot de Jeugdwet, de Wet maatschappelijke ondersteuning, de Participatiewet, de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening en verkennend onderzoek in het kader van de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg, voor zover noodzakelijk ten aanzien van Complexe Casuïstiek.
De afdeling Stad en ontwikkeling is verantwoordelijk voor de ruimtelijke ontwikkeling van de stad en zijn bereikbaarheid.
De afdeling Stad en ontwikkeling heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Vergunningverlening, toezicht en handhaving
De afdeling Vergunningverlening, toezicht en handhaving is verantwoordelijk voor het behandelen van aanvragen voor vergunningen, ontheffingen en meldingen. Daarnaast houdt de afdeling toezicht op de regelgeving met betrekking tot de fysieke leefomgeving (bebouwde omgeving en openbare ruimte). Tevens is de afdeling verantwoordelijk voor het voeren van handhavingsprocedures – zowel bestuursrechtelijk, als strafrechtelijk (bestuurlijke strafbeschikking) – tegen geconstateerde overtredingen.
De afdeling Vergunningverlening, toezicht en handhaving heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
De afdeling Werk, Inkomen en Zorg is verantwoordelijk voor dienstverlening aan inwoners op het gebied van werk, inkomen en zorg en voert wetgeving uit op het gebied van werk en inkomen, zorg en maatschappelijke ondersteuning.
De afdeling Werk, Inkomen en Zorg heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
De afdeling Woon- en werkklimaat zet zich in voor een vitale en duurzame stad om in te ondernemen, werken, wonen en recreëren.
De afdeling Woon- en werkklimaat heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Bijlage 4: Bevoegdheden waarvoor de directeur ondermandaat verleent aan de directeuren van aan de gemeente verbonden partijen.
Commandant brandweer van de veiligheidsregio Utrecht
De volgende bevoegdheden met betrekking tot het waarschuwen van de bevolking:
Directeur Alliantie regio Amersfoort
De volgende bevoegdheden op grond van de Huisvestingswet en de Huisvestingsverordening:
Het op grond van de Huisvestingswet en Huisvestingsverordening verlenen, wijzigen, intrekken, weigeren en verlengen van urgentieverklaringen
Het beslissen op vergunningaanvragen op grond van de Huisvestingswet en de Huisvestingsverordening Amersfoort.
Directeur coöperatie Parkeerservice
Het beslissen op vergunningaanvragen op grond van de Huisvestigingswet en de Huisvestingsverordening Amersfoort.
Directeur Regionale Uitvoeringsdienst
Alle bevoegdheden die zijn opgenomen in het mandaatbesluit RUD Utrecht gemeente Amersfoort.
Directeur Samen Veilig Midden-Nederland
Het aanvragen van een machtiging gesloten verblijf in het vrijwillig kader op grond van artikel 2.4 lid 1 juncto 6.1.8 Jeugdwet.
Directeur Scholen in de kunst Uitvoering van de volgende regelingen:
Directeur Stichting Welzin (onder de naam Indebuurt033 in volmacht handelend namens Stichting Welzin, Stichting MEE, de besloten vennootschap B & A Civic).
Het uitvoeren van de Subsidieregeling Projecten #InDeBuurt.
Alle bevoegdheden op grond van de Wet en de Verordening inburgering, met uitzondering van het verlenen van ontheffing van de inburgeringsplicht.
Directeur Stichting Sociale Wijkteams
Directeur Veiligheidsregio Utrecht
Bijlage 5: Bevoegdheden waarvoor afdelingsmanagers ondermandaat verlenen aan ambtenaren met een bijzondere functie.
Interne dienstverlening en advies
Het mondeling weigeren van toegang tot het stadhuis aan bezoekers.
Het aanwijzen van perceelsgrenzen.
De verstrekking van machtigingen tot vernietiging van archiefbescheiden op grond van het Besluit Informatiebeheer.
Leerplichtambtenaar en trajectbegeleiders RMC
De bevoegdheden op grond van de artikelen 3a, 3b en 15 van de Leerplichtwet en de wet houdende regels inzake de Regionale Meld- en Coördinatiefunctie Voortijdige Schoolverlaten.
Vergunningverlening, toezicht en handhaving
Bijlage 6: Bevoegdheden waarvoor afdelingsmanagers ondermandaat verlenen op het gebied van personele aangelegenheden.
Afdelingsmanagers verlenen ondermandaat voor de hen toekomende bevoegdheden op het gebied van personele aangelegenheden aan teammanagers, met uitzondering van de volgende bevoegdheden:
Beslissingen op het gebied van salaris en andere vergoedingen zoals bedoeld in hoofdstuk 3 van de Cao Gemeenten en het Personeelshandboek gemeente Amersfoort, m.u.v. het toekennen van reis- en verblijfkosten voor reizen die de werknemer voor de werkgever heeft gemaakt (dienstreizen), het toekennen van een overwerkvergoeding, toelage onregelmatige dienst, een vergoeding beschikbaarheidsdienst of een buitendagvenstervergoeding.