Artikel 1 Verdeling werkzaamheden, verhindering en onderlinge vervanging
- 1.
Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
- 2.
Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der leden.
- 3.
Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter of de gemeentesecretaris.
- 4.
Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de gemeentesecretaris.
- 5.
Wanneer de gemeentesecretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de gemeentesecretaris vervangt.
Artikel 2 Dag en tijd van de vergaderingen
- 1.
Het college vergadert in de regel iedere dinsdagochtend om 9.00 uur en voorts zo vaak de voorzitter of een wethouder het nodig acht.
- 2.
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De gemeentesecretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor de vergadering onder vermelding van de te bespreken onderwerpen. De oproep wordt zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een gebruikelijke wijze aan de leden van het college toegezonden.
Artikel 3 Agenda
- 1.
Voor elke vergadering wordt, als regel uiterlijk op de vrijdag voorafgaande aan de betreffende vergadering, op de daarvoor gebruikelijke wijze aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken toegezonden. De volledige verzameling aan vergaderstukken ligt voor de leden ter inzage bij het bestuurssecretariaat.
- 2.
Een onderwerp waarvoor een tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, maar waarbij om reden van spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kan onder opgave van reden van de urgentie uiterlijk 16 uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.
Artikel 4 Vergader- en besluitquorum
- 1.
In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagt of besloten indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.
- 2.
Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.
- 3.
Dit artikel is niet van toepassing op besluiten die niet in een vergadering van het college worden genomen, zoals besluiten ingevolge de ‘mandaatregeling vakantie-periode college’ als bepaald in het Mandaatbesluit Waadhoeke 2018.
Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning
De gemeentesecretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derde voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Artikel 7 Stemmingen
- 1.
Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
- 2.
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.
- 3.
- a.
Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.
- b.
Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist het lot.
- c.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door geen persoon de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
- 4.
Indien bij een stemming – anders dan over personen voor benoeming, voordracht of aanbeveling – de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd. Staken de stemmen nogmaals, dan beslist de stem van de voorzitter.
Artikel 8 Parafenbesluiten
- 1.
Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt door middel van een conceptadvies c.q. een conceptbesluit waarop binnen een circulatietermijn van maximaal vijf werkdagen door geen van de collegeleden is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst en waarop binnen die termijn door ten minste vier leden van het college voor akkoord is geparafeerd.
- 2.
Direct na het plaatsen van de laatste paraaf dateert de gemeentesecretaris het parafenbesluit.
- 3.
Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van dagtekening van de gemeentesecretaris.
- 4.
Bekendmaking van de lijst met parafenbesluiten vindt plaats overeenkomstig de wijze van bekendmaking van de besluitenlijst als bedoeld in artikel 9, lid 3.
Artikel 9 Besluitenlijst
- 1.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van een besluitenlijst van de vergadering.
- 2.
Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid daarom vraagt.
- 3.
De besluitenlijst wordt vastgesteld in de eerstvolgende vergadering en zo spoedig mogelijk daarna openbaar gemaakt.
Artikel 10 Geheimhouding
- 1.
Met inachtneming van artikel 55 van de Gemeentewet kan het college op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur over het in een besloten vergadering behandelde en over de inhoud van de stukken die aan het college worden overgelegd, geheimhouding opleggen.
- 2.
Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan geheimhouding eveneens worden opgelegd door de burgemeester of een commissie ten aanzien van stukken die zij aan het college overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.
- 3.
Op een collegevoorstel dan wel collegebesluit wordt aangegeven dat het college tijdens een besloten vergadering geheimhouding heeft opgelegd.
Artikel 11 Openbare vergadering
- 1.
Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.
- 2.
De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.
Artikel 12 Inwerkingtreding
- 1.
Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.
- 2.
Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Reglement van Orde college van burgemeester en wethouders gemeente Waadhoeke 2018’.
Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 10 april 2018,
Het college van burgemeester en wethouders,
H.H. Apotheker, burgemeester.
mw. A. Doesburg, secretaris.