| Organisatie | Voorschoten |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beleidsregels adviescommissies gemeente Voorschoten 2018 |
| Citeertitel | Beleidsregels adviescommissies gemeente Voorschoten 2018 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-10-2018 | 01-09-2018 | wijziging: artt. 2 en 3 | 18-09-2018 | Z/17/014655/96103 | |
| 14-04-2018 | 01-01-2018 | 06-10-2018 | Nieuwe regeling | 19-12-2017 | Z/17/016061 |
Het college van burgemeester en wethouders
Overwegende dat de raad met het vaststellen van de begroting voor 2018 op 9 november 2017 heeft besloten de subsidie voor de adviescommissies te verlagen, het Platform Duurzaam Voorschoten geen formeel adviesorgaan van het college meer zal zijn, en dat het wenselijk is regels te stellen voor de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van adviescommissies van het college van burgemeester en wethouders
Gelet op artikel 84 van de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht
Artikel 5 Facilitering en informatievoorziening
Het college wijst een gemeentelijk accounthouder aan. De accounthouder is geen lid van de adviescommissie en staat 4 tot 6 uur per week ter beschikking van de adviescommissie. De accounthouder zorgt voor een goede ondersteuning van de adviescommissie, opdat deze haar taak op een goede wijze kan uitvoeren. Tot de taken van de gemeentelijk accounthouder behoren:
Een adviescommissie is verplicht jaarlijks vóór 1 april aan het college een verslag uit te brengen van zijn activiteiten en bevindingen over het voorgaande kalenderjaar. Daarbij wordt in een financieel verslag tevens verantwoording afgelegd over de besteding van de door het college toegekende toelage.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Voorschoten gehouden op 19 december 2017.
A.R. deGraaf,
gemeentesecretaris
P.J.Bouvy-Koene,
Burgemeester
Artikelsgewijze toelichting beleidsregels voor adviescommissies van het college
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
De begripsomschrijvingen spreken voor zich.
Artikel 2 Instellen en heroverwegen
In het eerste lid is op basis van artikel 84 van de Gemeentewet bepaald dat het college ten aanzien van zijn eigen bevoegdheden besluit óf en binnen welke kaders adviescommissies het college kunnen adviseren bij de voorbereiding en uitvoering van gemeentelijk beleid. Door vast te leggen binnen welke kaders geadviseerd kan worden, wordt van begin af aan duidelijkheid gecreëerd voor alle actoren in het proces.
In het tweede lid is bepaald dat het college een adviescommissie instelt indien de grondslag van de adviescommissie is gerelateerd aan een wettelijk voorschrift. Hieronder staat een opsomming van wettelijke verplichtingen. Er is van afgezien om dit op te nemen in de tekst van artikel 2, lid 2 zelf, omdat in de eerste plaats dan bij een nieuwe wettelijke verplichting direct de beleidsregels moeten worden aangepast .
Participatie is een belangrijk aspect bij de ontwikkeling van beleid. In alle nieuwe wetgeving (zoals bijvoorbeeld de omgevingswet) wordt expliciet aandacht aan participatie besteed. De adviescommissies van het college geven hier (gedeeltelijk) invulling aan.
Wettelijke verplichtingen tot het bieden van inspraak bestaan thans bij:
In het derde lid is bepaald welke adviescommissies het college instelt. Met het instellen van deze adviescommissies geeft het college invulling aan de wettelijke verplichtingen die uiteengezet zijn in de toelichting van artikel 2, lid 2. Het betreft de volgende adviescommissies:
Artikel 3 Taken van adviescommissies
In dit artikel is nader omschreven welke taken de ingestelde adviescommissies hebben op het gebied van het adviseren van het college bij de voorbereiding of uitvoering van gemeentelijk beleid. Toegelicht wordt wanneer het college verplicht is advies te vragen aan betreffende adviescommissie en op welke terreinen adviescommissies het college ongevraagd van advies kunnen voorzien. Op deze manier worden kaders geschept voor advisering en wordt duidelijkheid gecreëerd in het proces voor zowel college als ambtelijk apparaat en adviescommissies. De commissies hebben daarbij een onafhankelijke positie.
Artikel 4 Samenstelling, benoeming en ontslag leden
Dit artikel is bedoeld om duidelijkheid te verschaffen in de manier waarop een adviescommissie zijn samenstelling kan organiseren. Het college schept zo de kaders voor de interne organisatie van een adviescommissie.
In het vijfde lid wordt bepaald dat de leden van een adviescommissie een geheimhoudingsplicht hebben ten aanzien van informatie die door het college als vertrouwelijk is aangemerkt. Het schenden van de geheimhoudingsplicht leidt tot ontslag. Het instellen van deze bepaling heeft te maken met het vertrouwelijke karakter van de informatie die de adviescommissie ontvangt van het college. Het behandelen van deze informatie binnen de adviescommissie gebeurt op basis van vertrouwelijkheid en is ter voorkoming van belangenverstrengeling en rolconflicten. De adviescommissie is een inhoudelijk adviesorgaan van het college en geen mogelijk instrument om politiek te bedrijven. Het college hecht dan ook grote waarde aan integriteit van de commissie .
In het negende lid wordt bepaald dat een adviescommissie meer vrijheid heeft in het bepalen van de eigen samenstelling. De verplichting tot het instellen van leden uit verschillende doelgroepen of belangenbehartigers is komen te vervallen en vervangen door lidmaatschap op persoonlijke titel. Dit betekent dat een adviescommissie vrij is te bepalen welke achtergronden zijn leden hebben. De commissies dragen zelf zorg voor een evenwichtige samenstelling van de commissie. Een samenstelling die de verschillende aspecten van hun aandachtsveld weerspiegelt
Artikel 5 Facilitering en informatievoorziening
Dit artikel bepaalt de verplichtingen die het college heeft naar een adviescommissie ten aanzien van het uitvoeren van zijn adviesfunctie.
In het eerste lid is bepaald dat het college tijdig de benodigde informatie verstrekt aan een adviescommissie. Op deze manier wordt een adviescommissie, in relatie tot het tweede lid, genoeg tijd geboden voor het uitbrengen van een gedegen en gedragen advies. Het is hierbij gebruikelijk om een termijn van zes weken aan te houden.
Het college hecht grote waarde aan de adviesfunctie van adviescommissies en biedt dan ook gedegen ambtelijke ondersteuning. De manier waarop het college ondersteuning biedt aan een adviescommissie is bepaald in het vierde en vijfde lid.
In het vierde lid worden de kaders voor deze ondersteuning bepaald. Een adviescommissie heeft recht op 4 tot 6 uur ondersteuning per week van een deskundig ambtenaar (schaal 9). Deze ambtenaar is deskundig op het betreffende beleidsterrein en fungeert als schakel tussen het college en de adviescommissie.
In het vijfde lid wordt bepaald welke vergaderfaciliteiten de gemeente biedt aan een adviescommissie. Alle in deze regeling ingestelde adviescommissies kunnen tijdens de openingstijden gebruik maken van de vergaderfaciliteiten op het gemeentehuis van de gemeente Voorschoten.
Artikel 6 bepaalt de financiele middelen die de gemeente Voorschoten biedt aan adviescommissies en de voorwaarden die daarbij worden gesteld.
In het eerste lid is bepaald dat een adviescommissie verplicht is jaarlijks voor 1 september een begroting op te stellen voor het volgende kalenderjaar en deze aan het college of een vertegenwoordiger van het college voor te leggen.
In het tweede lid is bepaald dat elk door het college ingestelde adviescommissie een jaarlijkse toelage krijgt van €2500,-. De raad heeft met de vaststelling van de begroting voor 2018, op 9 november 2017, besloten de subsidie voor de adviescommissies vanaf 2018 te verlagen. Dit bedrag is geoormerkt en kan worden besteed aan de onder artikel 6, lid 2a t/m 2g gestelde activiteiten. Deze bepalingen geven adviescommissie een zekere vrijheid voor het besteden van de beschikbaar gestelde toelage omdat niet wordt gedefinieerd hoeveel een adviescommissie aan welke activiteit kan besteden.
In het derde lid is bepaald dat een adviescommissie voor 1 april verantwoording aflegt aan het college of een vertegenwoordiger van het college over de uitgevoerde activiteiten en het besteedde budget. Dit gebeurt door middel van een jaarverslag en jaarrekening en de termijn is gekoppeld aan de gemeentelijke planning- en controlcyclus.
In het eerste lid is bepaald dat het college jaarlijks tenminste eenmaal overleg voert met een adviescommissie over ontwikkelingen op het betreffende beleidsterrein. Dit overleg is een overleg tussen de verantwoordelijk portefeuillehouder en de adviescommissie.
Artikel 8 Intrekking oude regelingen
De beleidsregels voor adviescommissies van het college vervangen de bestaande regeling van de in artikel 2, derde lid genoemde adviescommissies.
De regeling wordt vastgesteld tijdens de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van gemeente Voorschoten op 19 december 2017. Na besluit treedt deze regeling in werking op 1 januari 2018.
Deze regeling wordt aangehaald als beleidsregels adviescommissies gemeente Voorschoten 2018.