Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Enschede

Organisatiebesluit gemeente Enschede 2018

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Enschede
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Organisatiebesluit gemeente Enschede 2018
Citeertitel	Organisatiebesluit Gemeente Enschede 2018
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Vervangt Organisatiebesluit 2011

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
01-05-2018			Nieuwe regeling	05-02-2018 gmb-2018-74749

Tekst van de regeling

Intitulé

Organisatiebesluit gemeente Enschede 2018

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Enschede,

overwegende dat artikel 103, lid 2 van de Gemeentewet bepaalt dat het college nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de gemeentesecretaris;

overwegende dat artikel 160, lid 1 aanhef en onder c van de Gemeentewet het college de bevoegdheid geeft om nadere regels te stellen over de inrichting van de ambtelijke organisatie van de gemeente, met uitzondering van de organisatie van de griffie;

overwegende dat de organisatieontwikkelingen aanleiding vormen tot aanpassing van het Organisatiebesluit 2011;

besluit:

het Organisatiebesluit gemeente Enschede 2018 vast te stellen.

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1a begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a.
Organisatie: het totale ambtelijke apparaat van de gemeente dat ten dienste staat van het gemeentebestuur, met uitzondering van het ambtelijk apparaat van de griffie.
b.
Organisatieonderdeel: iedere clustering van organisatie-eenheden binnen de gemeentelijke organisatie, waarvan aan het hoofd een concerndirecteur staat.
c.
Organisatie-eenheid: een afdeling of cluster binnen het organisatieonderdeel, waarvan aan het hoofd een manager staat.
d.
Gemeentesecretaris/algemeen directeur: de secretaris zoals genoemd in artikel 100 Gemeentewet enerzijds en de algemeen directeur zoals genoemd in artikel 7 lid 2 van dit besluit anderzijds.
e.
Concerndirectie: het ambtelijke orgaan dat onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur de ambtelijke organisatie als een collectief aanstuurt, en verder bestaat uit de concerndirecteuren.
f.
Concerndirecteur: directeur belast met de strategische leiding van een organisatieonderdeel en met eindverantwoordelijkheid daarvoor.
g.
Manager: afdelingshoofd of clusterhoofd van een uitvoeringsorganisatie, ontwikkelorganisatie of een ondersteunende organisatie- eenheid.
h.
Team: iedere (taak)eenheid binnen de afdeling of het cluster, waarvan aan het hoofd een teamleider staat.
i.
Concerncontroller: functionaris die toeziet op én onafhankelijk adviseert over de effectieve en efficiënte inzet van middelen binnen de organisatie.
j.
Bedrijfsvoeringsoverleg: overleg waarbinnen besluiten worden genomen die zien op de bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie in de breedste zin van het woord.
k.
Griffie: de ambtelijke organisatie ter ondersteuning van de raad.
l.
Integraal management: de vorm van werken waarbij de managers en teamleiders verantwoordelijk zijn voor afdeling overstijgende samenwerking en afstemming, de kosten en opbrengsten alsmede de dagelijkse gang van zaken en vanuit de concerndirectie, vanuit hun gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het stelsel van beleids- en uitvoeringsopgaven, worden aangestuurd op resultaten.

Artikel 1b Reikwijdte

De in dit Organisatiebesluit opgenomen bepalingen zijn overeenkomstig van toepassing op andere regelingen betreffende de ambtelijke organisatie die door het college worden vastgesteld.

Hoofdstuk 2 Organisatiemodel

Artikel 2 Sturingsfilosofie

1.
Het college stelt de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie vast.
2.
Het college en de concerndirectie leggen de gezamenlijke sturingsfilosofie van de gemeente Enschede vast in een bestuurs- en managementconcept.
3.
Het bestuurs- en managementconcept vormt het referentiekader voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.
4.
De sturingsfilosofie, genoemd in het tweede lid, hanteert onder meer de volgende uitgangspunten:
- a.
  de organisatie functioneert binnen al haar geledingen als één concern;
- b.
  de organisatie kenmerkt zich door te sturen op bedoeling en kwaliteit betreffende verschillende aandachtsgebieden (concernopdrachten);
- c.
  voor een gedefinieerd resultaat, doel, project of programma worden een opdrachtgever en een opdrachtnemer aangewezen.

Artikel 3 Hoofdstructuur van de organisatie

1.
De organisatie bestaat uit een aantal door het college op voordracht van de gemeentesecretaris vast te stellen organisatieonderdelen.
2.
De organisatie is ingedeeld in een aantal organisatieonderdelen om te komen tot een flexibele organisatie die in staat is de activiteiten goed af te stemmen op de belangen van onze partners in de stad, die een goede relatie heeft met de inwoners, en de diverse onderdelen van de gemeentelijke inzet goed kan afstemmen en waarbij de prioriteiten zoals die voor de stad gelden leidend zijn.
3.
De hoofdstructuur bestaat uit:
- •
  De concerndirectie, verantwoordelijk voor de strategische leiding van de organisatie en de realisatie van de ontwikkelopgaven.
- •
  Uitvoeringsorganisaties, die vooral werken aan diensten voor de stad op een hoog dienstverleningsniveau. De uitvoeringsorganisaties realiseren samen nagenoeg alle transactie- en uitvoeringsprocessen van de gemeente Enschede.
- •
  Ontwikkelorganisaties, die procesgericht- en/of stadsdeelgewijs werken aan strategische beleidsvorming, een opdrachtgevende en regiefunctie vervullen om relevante in- en externe partijen hierbij te betrekken en het college en de concerndirectie adviseren over kaderstelling.
- •
  Ondersteunende eenheden op het gebied van bedrijfsvoering, die een variëteit aan interne diensten leveren. De ondersteunende eenheden werken gemeentebreed voor bestuur, concern en de organisatieonderdelen. Ze faciliteren het primaire proces van de gemeente en leveren naast basisproducten en diensten ook advies en onderzoek.
- •
  Een Concernstaf die het college en de concerndirectie adviseert en ondersteunt.
4.
Uitgangspunten bij de inrichting van uitvoeringsorganisaties, ontwikkelorganisaties en ondersteunende eenheden in een organisatieonderdeel zijn de uitgangspunten als genoemd in artikel 2 lid 4 van dit besluit.

Artikel 4 Hiërarchische verhoudingen en sturing

a.
De organisatie werkt rechtstreeks onder aansturing van de concerndirectie met eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college.
b.
De organisatieonderdelen staan als collectief onder leiding van de concerndirectie en afzonderlijk onder leiding van een concerndirecteur.
c.
De concerndirecteuren zijn hiërarchisch ondergeschikt aan de gemeentesecretaris/ algemeen directeur.
d.
De teams worden ondergebracht in afdelingen of clusters.
e.
Aan het hoofd van een afdeling of cluster staat het clusterhoofd of afdelingshoofd.
f.
De manager is binnen zijn organisatie-eenheid integraal manager en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers binnen clusters, afdelingen en teams.
g.
De manager is hiërarchisch ondergeschikt aan een concerndirecteur dan wel de clustermanager.
h.
Aan het hoofd van een team staat de teamleider en deze is hiërarchisch ondergeschikt aan de manager en voert integraal management.

Hoofdstuk 3 De instructie voor de gemeentesecretaris

Artikel 5 Benoeming en ontslag

1.
De gemeentesecretaris wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college.
2.
Het college stelt de benoemingsprocedure vast.
3.
De gemeentesecretaris wordt bij afwezigheid voor zijn taken als gemeentesecretaris vervangen door een door het college aangewezen vervanger (loco-secretaris).
4.
Bij langdurige afwezigheid treft het college een voorziening.

Artikel 6 Hoofdtaken

De hoofdtaken van de gemeentesecretaris zijn:

1.
Gemeentesecretaris en algemeen adviseur van het college, de burgemeester en de door die bestuursorganen ingestelde commissies.
2.
Algemeen directeur en als zodanig ambtelijk eindverantwoordelijk voor de gemeentelijke organisatie.
3.
Bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.
4.
Eindverantwoordelijke voor de rampenbestrijding en crisisbeheersing binnen de gemeentelijke organisatie.

Artikel 7 Verantwoordelijkheden als gemeentesecretaris

1.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een doelmatige en effectieve ondersteuning van, en informatievoorziening en advisering aan het college en de burgemeester teneinde een goede vervulling van hun taken mogelijk te maken.
2.
Onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester is de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor een goede voorbereiding en orde van de vergadering van het college.
3.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de administratie en verslaglegging van collegevergaderingen en bevordert een goed functioneren van het college.
4.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het vastleggen van collegebesluiten in een besluitenlijst en ziet er op toe dat collegebesluiten voortvarend en correct worden uitgevoerd.
5.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de procedurele afstemming met de griffie.
6.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de coördinatie van ambtelijke voorstellen en voor een gecoördineerde uitvoering van besluiten.
7.
Voor de uitvoering van het in het eerste lid bepaalde toetst hij bestuursvoorstellen en adviezen aan:
- a.
  hoofdlijnen van beleid;
- b.
  overige vastgestelde kaders en richtlijnen;
- c.
  besluitrijpheid;
- d.
  de besturingsuitgangspunten als genoemd in artikel 2 lid 4 van dit besluit.
8.
Voorstellen en adviezen die niet voldoen aan de eisen van het zevende lid stuurt hij, na overleg met de betrokken portefeuillehouder, met vermelding van zijn bevindingen terug naar het betrokken organisatieonderdeel.

Hoofdstuk 4 De concerndirectie

Artikel 8 Concerndirectie

1.
Conform artikel 1 sub e van dit besluit is de concerndirectie het hoogste ambtelijke besluitvormingsorgaan binnen de organisatie bestaande uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de concerndirecteuren.
2.
Het college stelt op voordracht van de gemeentesecretaris/ algemeen directeur de samenstelling van de concerndirectie vast.
3.
Onverminderd de door het college vastgestelde hoofdstructuur van organisatieonderdelen is de concerndirectie bevoegd de organisatie-eenheden van een organisatieonderdeel op te delen en wijzigingen aan te brengen.
4.
De leden van de concerndirectie vervangen elkaar bij afwezigheid.
5.
Bij langdurige afwezigheid van een lid van de concerndirectie treft de concerndirectie een voorziening.

Artikel 9 Verantwoordelijkheden en taken

1.
De concerndirectie heeft gezamenlijk de verantwoordelijkheid voor de gehele ambtelijke organisatie, met de gemeentesecretaris/algemeen directeur als eindverantwoordelijke.
2.
De concerndirectie is verantwoordelijk voor de procesvoering bij organisatie-eenheid overschrijdende organisatieontwikkeling.
3.
De concerndirectie vervult initiërende, coördinerende en regisserende taken op het gebied van de beleidsontwikkeling.
4.
De concerndirectie is verantwoordelijk voor de samenhang in bestuursvoorstellen over beleid en coördinatie van de uitvoering.
5.
De concerndirectie is verantwoordelijk voor het uitvoeren, bevorderen en ontwikkelen van de sturingsprincipes als bedoeld in artikel 2 lid 4 van dit besluit.
6.
Iedere concerndirecteur is verantwoordelijk voor het aansturen van een aantal door de concerndirectie aan te wijzen organisatie eenheden, deel uit makend van een organisatieonderdeel. Gezamenlijk is de concerndirectie verantwoordelijk voor het aansturen van alle organisatieonderdelen.
7.
Binnen de door het college gestelde kaders stelt de concerndirectie concernbrede kaders vast op het vlak van de bedrijfsvoeringsfuncties evenals organisatie-eenheid overstijgende organisatieontwikkelingen en is daarvoor verantwoordelijk.
8.
De concerndirectie heeft in het bijzonder tot taak:
- •
  De organisatie van de bedrijfsvoering in het concern Enschede en sturing op bedoeling en kwaliteit en kostenefficiency daarvan;
- •
  de organisatie en bewaking van de kwaliteit van de dienstverlening aan inwoners en ondernemers;
- •
  integrale sturing op inhoudelijke onderwerpen, waarvan het college te kennen heeft gegeven deze als collegebrede dossiers te willen aansturen.

Artikel 10 Vergadering

1.
De concerndirectie vergadert periodiek over alle zaken die de concerndirectie aangaan met als doel uitwisseling van informatie en afstemming van ontwikkelingen en neemt besluiten op dat gebied.
2.
De vergaderingen van de concerndirectie worden genotuleerd en de besluiten worden vastgelegd. De agenda en het verslag worden ter kennisname aangeboden aan het college en intern gepubliceerd.

Hoofdstuk 5 Concerndirecteuren van organisatieonderdelen

Artikel 11 Benoeming

1.
Het college benoemt, schorst en ontslaat de concerndirecteuren op voordracht van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
2.
Met inachtneming en behoud van de hoofdstructuur, is iedere concerndirecteur verantwoordelijk voor het aansturen van een aantal door de concerndirectie aan te wijzen organisatie eenheden. Gezamenlijk is de concerndirectie verantwoordelijk voor het aansturen van alle organisatie onderdelen.
3.
Elke concerndirecteur draagt zorg voor een vervangingsregeling binnen zijn organisatieonderdeel.

Artikel 12 Verantwoordelijkheden en taken

1.
De concerndirecteur heeft de strategische leiding van en eindverantwoordelijkheid voor een organisatieonderdeel.
2.
De concerndirecteur is verantwoordelijk voor de aan hem toegekende (concern)opdracht(en).
3.
De concerndirecteur stuurt en beheerst op hoofdlijnen activiteiten die nodig zijn om de doelen van zijn organisatieonderdeel te bereiken met de daarvoor ter beschikking gestelde middelen, zoals vastgelegd in de begroting van zijn organisatieonderdeel.
4.
De concerndirecteur is verantwoordelijk voor de inrichting en uitvoering van een doelmatige, effectieve en rechtmatige organisatie van de administratie en financiën van zijn organisatieonderdeel.
5.
De concerndirecteur heeft een strategische oriëntatie op wat speelt bij in- en externe partners en haalt dat binnen de eenheden.
6.
De concerndirecteur is verantwoordelijk voor verbindingen met andere organisatie onderdelen en (concern)opdrachten.
7.
De concerndirecteur legt verantwoording af aan de concerndirectie, met inachtneming van de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

Hoofdstuk 6 Bedrijfsvoeringsoverleg

Artikel 13 Bedrijfsvoeringsoverleg

1.
Het Bedrijfsvoeringsoverleg is verantwoordelijk voor de invulling van de door de concerndirectie gestelde kaders.
2.
De concerndirecteur Bedrijfsvoering vergadert periodiek met de concerncontroller en een selecte groep managers, voorgedragen uit eigen gelederen.
3.
Het hoofd van de afdeling Personeel en Organisatie is agendalid van het Bedrijfsvoeringsoverleg en heeft een doorlopende uitnodiging om deel te nemen aan het Bedrijfsvoeringsoverleg.
4.
De actiepunten en besluiten van het Bedrijfsvoeringsoverleg worden vastgelegd en intern gepubliceerd.

Hoofdstuk 7 Stadsdeelgewijs werken

Artikel 14 Stadsdeelgewijs werken

1.
Enschede kent vijf stadsdelen (https://www.enschede.nl/west/wie-wat-waar) met stadsdeelmanagement onder de bestuurlijke regie van de stadsdeelwethouder en de stadsdeelcommissie.
2.
Kerntaak van het stadsdeelmanagement is regievoeren, mede op basis van de stadsdeelagenda’s, op een integrale en goede dienstverlening in de stads(delen) én het stimuleren van eigenaarschap bij inwoners, ondernemers, instellingen, collega’s van de uitvoeringsorganisaties en ontwikkelorganisaties en partners als het gaat om de maatschappelijk opgaven in de stad.
3.
Voor elk stadsdeel wordt een stadsdeelmanager benoemd. Deze staat aan het hoofd van het stadsdeelmanagement.
4.
De stadsdeelmanagers en hun medewerkers maken organisatorisch deel uit van het door het college op voordracht van de gemeentesecretaris aangewezen organisatieonderdeel.
5.
De stadsdeelmanager is verantwoording verschuldigd aan de concerndirecteur van het organisatieonderdeel waartoe stadsdeelgewijs werken behoort.

Hoofdstuk 8 Concernstaf

Artikel 15 Hoofdtaken concernstaf

De Concernstaf heeft de volgende taken:

a.
beleidscoördinatie;
b.
kwaliteitsborging;
c.
strategische beleidsontwikkeling;
d.
integrale control te weten bestuurlijk, financieel, juridisch en van projecten;
e.
toetsing bestuursvoorstellen in opdracht van de concerndirectie en het college;
f.
uitoefenen treasury functie;
g.
voorbereiding van de vergaderingen van de concerndirectie.

Artikel 16 Directeur Concernstaf

1.
Een lid van de concerndirectie is tevens directeur concernstaf en wijst een medewerker van de Concernstaf aan die hem als zodanig vervangt bij zijn afwezigheid.

Hoofdstuk 9 Financiën

Artikel 17 Concerncontroller

1.
Het college benoemt, schorst en ontslaat de concerncontroller op voordracht van de gemeentesecretaris.
2.
De concerncontroller is hiërarchisch gepositioneerd onder de algemeen directeur.
3.
De concerncontroller heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden;
- •
  verantwoordelijk voor een doelmatige en effectieve uitvoering van de brede controlfunctie en de gemeentebrede ontwikkeling hiervan;
- •
  adviseert en rapporteert aan de gemeentesecretaris, de concerndirectie en het college;
- •
  beheerder financiën.
4.
De concerncontroller is bevoegd om over controlaangelegenheden rechtstreeks mededelingen te doen en adviezen te geven aan het college. Hij doet hiervan mededeling aan de concerndirectie.
5.
De concerncontroller is voorzitter van het rentecomité en voorzitter van het controllersberaad.

Artikel 18 Controller van een organisatieonderdeel

1.
De verschillende organisatieonderdelen kennen ieder een controller.
2.
De controller heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden:
- a.
  verantwoordelijk voor een doelmatige en effectieve uitvoering van de controlfunctie en de ontwikkeling hiervan binnen het organisatieonderdeel.
- b.
  adviseert en rapporteert aan de concerndirecteur.
3.
De controller is bevoegd om over controlaangelegenheden rechtstreeks mededelingen en adviezen te doen aan de concerncontroller. Hij doet hiervan mededeling aan de concerndirecteur van zijn organisatieonderdeel.
4.
De controller neemt deel aan het controllersberaad.

Artikel 19 Treasuryfunctie

De taken en bevoegdheden met betrekking tot de vervulling en invulling van de treasuryfunctie zijn verwoord in een vigerend Treasurystatuut.

Artikel 20 Rentecomité

Er is een rentecomité ingesteld waarvan de taken en bevoegdheden staan omschreven in een Treasurystatuut.

Hoofdstuk 10 Slotbepalingen

Artikel 21

In alle gevallen waarin dit organisatiebesluit niet voorziet, beslist de gemeentesecretaris/algemeen directeur, in samenspraak met de concerndirectie.

Artikel 22

Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking daarvan.

Het Organisatiebesluit Gemeente Enschede 2011 wordt ingetrokken met ingang van de datum, waarop dit besluit in werking treedt.

Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit Gemeente Enschede 2018.

Aldus voorlopig vastgesteld in de vergadering van het college van 21 november 2017 en definitief vastgesteld d.d. 5 februari 2018.

de loco-Secretaris, E.A. Smit

de Burgemeester, dr. G.O. van Veldhuizen