Het college van burgemeester en wethouders van Steenwijkerland;
overwegende, dat het uit een oogpunt van doelmatigheid gewenst is de uitoefening van de hen toekomende bevoegdheden met betrekking tot het beheer van in de begroting per taakveld c.q. project vermelde budgetten en het ter zake nemen van besluiten op te dragen aan de gemeentesecretaris in de hoedanigheid van budgethouder en hem wordt toegestaan ondermandaat te verlenen;
dat het voorts gewenst is ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden bijzondere instructies te geven in de vorm van een regeling budgethouders;
gelet op de artikelen 10:3, 10:5, 10:6 en 10:9 van de Algemene wet bestuursrecht, artikel 160 van de Gemeentewet en artikel 26 van de Financiële verordening gemeente Steenwijkerland;
BIJLAGE Regeling budgethouders 2018
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
Budget: een deel van de begroting dat tot uitdrukking komt in uitgaven en/of inkomsten en verbonden is aan een begrotingsprogramma.
(Onder)mandaat: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan besluiten te nemen.
Budgethouder: een aangewezen medewerker die belast is met het beheer van één of meerdere budgetten en aan wie mandaat is verleend om in naam van het college van burgemeester en wethouders uitgaven te doen ten laste van die door de gemeenteraad vastgestelde budgetten.
Toeleverancier: een medewerker die activiteiten verricht ten behoeve van een budget, waarvan hij/zij geen budgethouder is.
Artikel 2 Budgethouder
- a.
De budgethouder is aanspreekbaar en verantwoording schuldig voor alle aan haar of hem toevertrouwde budgetten.
- b.
De budgethouder houdt zich aan de opzet van de indeling van de begroting met bijbehorende taakvelden. Indien hij of zij voor een goede budgetbewaking een aanvullende indeling wenst, maakt hij of zij hier afspraken over met de eenheidscontroller.
- c.
Bij langdurige afwezigheid van de budgethouder wordt een vervanger aangewezen.
- d.
Jaarlijks wordt een budgethoudersregister vastgesteld, waarin voor alle budgetten een budgethouder wordt aangewezen en geregistreerd in de financiële administratie. Ook wijzigingen van budgethouders gedurende het jaar worden vastgelegd in het budgethoudersregister en in de financiële administratie.
Artikel 3 Verplichtingen
- a.
De budgethouder draagt zorg voor een goede organisatie en interne controle van de processen en activiteiten die nodig zijn voor het realiseren van een product of project.
- b.
De budgethouder rapporteert bij een forse (dreigende) budgetover- of budgetonderschrijding ingevolge een voorgenomen aanbesteding of opdrachtverlening aan het college van burgemeester en wethouders. Het college beslist bij een forse (dreigende) budgetoverschrijding of tot aanbesteding dan wel opdrachtverlening mag worden overgegaan. Indien noodzakelijk maakt de budgethouder in de eerstvolgende bestuursrapportage melding van het resultaat.
- c.
De budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven en de inkomsten die voortvloeien uit de door hem of haar aangegane verplichtingen of rechten, met inachtneming van te stellen eisen aan de interne controle, functiescheiding en overige zaken die te maken hebben met de administratieve organisatie.
- d.
Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden met toestemming van de budgethouder of een toeleverancier. Daarbij wordt aangegeven op welk grootboeknummer en welke kostencategorie de betalings- of inningsopdracht moet worden geboekt.
- e.
De budgethouder zorgt voor een bedrijfseconomische inzet van het ter beschikking gestelde budget en legt bij grote afwijkingen verantwoording af in het kader van de planning- en controlcyclus.
- f.
De toeleverancier is verantwoordelijk voor de te verrichten activiteiten binnen de maximaal afgesproken kosten en kwaliteit van de toelevering.
- g.
De toeleverancier verstrekt al of niet op verzoek betrouwbare informatie aan de budgethouder om deze in de gelegenheid te stellen verantwoording af te leggen overeenkomstig deze regeling.
Artikel 4 Overige instructies
- a.
De budgethouder zorgt er voor dat hij of zij permanent inzicht heeft in de omvang van de verplichtingen die door hem of haar zijn aangegaan.
- b.
De budgethouder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen etc. en verstrekt hierover de nodige informatie.
- c.
De budgethouder is verplicht om bij het aanvragen van een nieuw budget voorcalculaties aan te leveren die het budget onderbouwen.
- d.
De budgethouder maakt afspraken met de toeleverancier wat toegeleverd wordt en tegen welke kosten en kwaliteit die toelevering plaatsvindt.
Artikel 5 Condities / beperkingen
- a.
Bevoegdheden ten aanzien van een budget zijn ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde bevoegdheid hebben ten aanzien van een budget.
- b.
Onverminderd het bepaalde onder a en artikel 3 onder d, is het toegestaan dat een betalingsopdracht in het financiële systeem wordt afgedaan door een andere medewerker dan de budgethouder.
- c.
De taak van een budgethouder is onverenigbaar met de functies van inkoopcoördinator en kassier, alsmede medewerkers van de financiële administratie.
- d.
Per organisatieonderdeel en/of per budgethouder kunnen – voor zover niet strijdig met deze regeling en/of andere algemene regels – aan de uitoefening van het budgethouderschap nadere voorwaarden of beperkingen worden aangebracht.
Artikel 6 Overige regelingen
De budgethouders en toeleveranciers moeten rekening houden met de opgestelde regels voor de (financiële) administratieve organisatie (AO), eventuele tussentijdse aanpassingen en het beheer daarvan.
Artikel 7 Ingangsdatum
Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking, onder gelijktijdige intrekking van de Regeling budgethouders begroting en kredieten 2013.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Steenwijkerland,
de secretaris,
Judith deGroot