Organisatie | Berg en Dal |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Nota inkoopbeleid gemeente Berg en Dal 2016 |
Citeertitel | Nota inkoopbeleid gemeente Berg en Dal 2016 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | inkoopbeleid |
Geen
artikel 160 van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
21-03-2018 | 01-01-2017 | Nieuwe regeling | 29-11-2016 |
Ontwikkelingen op het gebied van Europese en nationale wet- en regelgeving en de recente gemeentelijke herindeling zijn redenen om de voormalige ‘Nota Inkoop en Aanbesteding gemeente Groesbeek’ te herzien. Daarnaast heeft het gemeentebestuur de behoefte om de inkoopbeleidsuitgangspunten te actualiseren. Deze ‘Nota Inkoopbeleid Gemeente Berg en Dal versie november 2016’ bevat beleidsuitgangspunten die zijn gebaseerd op het collegeprogramma “Uitwerking Programma Berg en Dal 2015-2018.
De gemeente Berg en Dal koopt een grote variëteit van goederen, diensten en werken in. Daarbij neemt de gemeente steeds meer de rol van regisseur in en laat ze uitvoerende taken door marktpartijen verzorgen. Hierdoor neemt het inkoopbelang en de inkoopomzet toe. De leveranciers van de gemeente zijn daarom in toenemende mate medebepalend hoe de gemeente presteert.
Dit inkoopbeleid biedt het kader waarbinnen de gemeente Berg en Dal gemeentelijke gelden doelmatig, rechtmatig, transparant en integer kan aanbesteden en snel in kan spelen op de maatschappelijke ontwikkelingen. Het primaire uitgangspunt is dat elke inkoopactiviteit wordt uitgevoerd binnen de kaders van dit inkoopbeleid. Het inkoopbeleid is van toepassing op zowel leveringen, diensten als werken.
Een uniforme en rechtmatige aanpak van inkopen en aanbesteden binnen de gemeente is belangrijk. Om hiervoor zorg te dragen is deze nota opgesteld. Om uitvoering te geven aan dit inkoopbeleid is tevens de ‘Handleiding bij de Nota Inkoopbeleid Berg en Dal versie november 2016’ opgesteld. Hierin zijn handvatten en richtlijnen opgenomen voor de uitvoering van de aanbestedingsprocedures. Wanneer andere organisaties inkopen namens de gemeente Berg en Dal zijn de Nota Inkoopbeleid en de bijbehorende Handleiding van toepassing op de betreffende aanbesteding.
2. Visie op inkoop & aanbesteden
2.1 Doelgerichtheid van inkoop
Een belangrijk uitgangspunt van dit Inkoopbeleid is dat de inkoopfunctie niet alleen een uitvoerende rol is rondom het inkoop- en aanbestedingsproces, maar ook (samen met de leveranciers) concreet bijdraagt aan het realiseren van gemeentelijke beleidsdoelstellingen.
Deze doelstellingen betreffen het stimuleren van het MKB en de lokale economie van de gemeente Berg en Dal (hierna te noemen “lokaal bedrijfsleven”), de verhoging van de arbeidsparticipatie door social return, duurzaam inkopen en het realiseren van een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering voor zowel de gemeente als marktpartijen.
Alle doelstellingen zijn relevant maar zullen niet op ieder moment en voor iedere inkoopsituatie even zwaar wegen. Dit betekent een voortdurend zoeken naar een balans waarbij het onderlinge belang van deze aspecten wordt afgewogen. De keuze wordt bepaald door het potentieel van het inkooptraject en wordt gemotiveerd in een inkoopstartnotitie.
De gemeente Berg en Dal werkt actief samen met derden. Daarbij gaat het vooral om naburige gemeenten die samenwerken op basis van gemeenschappelijke regelingen. De gemeente onderzoekt structureel en proactief welke mogelijke vormen van samenwerking kunnen bijdragen aan het realiseren van de gemeentelijke doelen. Een voorbeeld van actuele samenwerking betreft de samenwerking met de MARN, het regionale afvalinzamelbedrijf DAR en de ODRN (Omgevingsdienst Regio Nijmegen) maar ook de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling (MGR) met modules zoals de ICT-samenwerking en het Werkbedrijf, de ten aanzien van bovenregionale inkoop van Jeugdhulp en het ROB (Regionaal Ondersteuningsbureau) ten aanzien van de inkoop van de Jeugdzorg en WMO. Ook daar waar het tactische inkoop betreft wordt op projectspecifieke basis samengewerkt met de gemeenten die deelnemen aan de MGR.
2.3 Inbesteden versus uitbesteden
Het is de gemeente Berg en Dal in veel gevallen toegestaan om opdrachten zonder aanbesteding te verstrekken aan uitvoeringsorganisaties van gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeente participeert. Voorbeelden hiervan zijn de ODRN, de DAR en het Werkbedrijf. Deze vorm van inkoop staat bekend als ‘quasi inbesteden’.
In de praktijk worden binnen het inbestedingsvraagstuk twee varianten onderscheiden, te weten:
Het is de gemeente dan ook toegestaan om een gehele opdracht ten behoeve van verplichtingen die voortvloeien uit bijvoorbeeld de Participatiewet, één op één (zonder nadere concurrentiestelling) te verstrekken aan het Werkbedrijf Rijk van Nijmegen, als uitvoeringsorganisatie van de MGR. De juridische grondslag hiertoe is gelegen in het kader van quasi inbesteden, met als strikte voorwaarde dat het Werkbedrijf niet meer dan 20% van haar werkzaamheden verricht ten behoeve van private partijen.
Voor een nadere toelichting omtrent het vraagstuk inbesteden wordt verwezen naar de Notitie Inbestedingsadvies gemeente Berg en Dal, d.d. 2 december 2015.
De gemeente kan in voorkomende gevallen de afweging maken of zij een bepaald doel wil realiseren via een specifieke inkoopactiviteit óf door het verstrekken van een subsidie. In het algemeen kan worden gesteld dat de mogelijkheid tot het afdwingen van de specifiek gewenste activiteiten in het geval van inkopen en aanbesteden beter geborgd is. Dit omdat er scherpere kaders worden gesteld en er ook daadwerkelijk een concreet te omschrijven prestatieplicht kan worden opgenomen. Kern van een subsidie is evenwel dat activiteiten worden gestimuleerd maar niet afgedwongen. Deze Nota is derhalve gebaseerd op inkopen en niet op subsidieverlening. Overigens kan de gemeente Berg en Dal in haar subsidiebeschikking aangeven dat onderhavige Nota Inkoopbeleid van toepassing is.
Met dit inkoopbeleid wil de gemeente, in aansluiting op de uitwerking van het collegeprogramma, een aantal beleidsdoelstellingen realiseren. Voor elk van deze beleidsdoelstellingen zijn vervolgens beleidsrichtlijnen opgesteld die kaderstellend zijn voor de uitvoering van het inkoopbeleid. In de volgende paragrafen zijn de beleidsdoelstellingen en richtlijnen nader beschreven.
Het is de beleidsdoelstelling van de gemeente Berg en Dal om de lokale1 economie en werkgelegenheid te stimuleren en de kansen voor het lokale MKB2 te verbeteren. Dit wil de gemeente doen door het aandeel van dit lokale bedrijfsleven in de inkoopomzet te vergroten zonder dat dit tot discriminatie leidt voor de ondernemer.
De volgende beleidsrichtlijnen past de gemeente toe, afhankelijk van de marktomstandigheden en aard van de opdracht:
Specifiek ten aanzien van onderhandse aanbestedingen:
Ter bevordering van de positie van de lokale ondernemers gelden daarnaast de volgende richtlijnen:
Er moet rekening worden gehouden met de spreiding van de uitnodigingen tot offertestelling bij ondernemers binnen de gemeente Berg en Dal.
Het is de beleidsdoelstelling van de gemeente Berg en Dal om te streven nafar een verduurzaming van markten en van haar eigen bedrijfsvoering door zoveel als mogelijk duurzaam in te kopen.
Duurzaam Inkopen is het bewust en structureel expliciet maken van duurzaamheidsaspecten bij het aankopen van leveringen, diensten en werken in alle fasen van het inkoopproces. Dit dient te leiden tot de daadwerkelijke levering van duurzame producten, diensten en werken zonder hoge administratieve lasten voor partijen.
De gemeente Berg en Dal spant zich met de volgende beleidsrichtlijnen in om:
Het is de beleidsdoelstelling van de gemeente Berg en Dal om werk(-ervarings-)plaatsen te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit willen we doen door sociale criteria toe te passen bij de inkoop van diensten, werken en/of leveringen die zich daarvoor lenen.
Social return is geen wettelijke verplichting maar een strategische beleidskeuze van de gemeente Berg en Dal. Met de inzet van social return organiseren wij samenwerking met het bedrijfsleven gericht op sociale inclusie (als mens volwaardig deel uitmaken van een gemeenschap) van doelgroepen. Social return verbindt de sociale doelstellingen van de gemeente met reële (economische) activiteiten van het bedrijfsleven. Het biedt extra kansen en openingen voor specifieke doelgroepen en bevordert hiermee inclusief ondernemerschap.
Hiermee stimuleert de gemeente:
De inspanningsverplichting van de gemeente komt op dit gebied tot uiting in de volgende beleidsrichtlijnen:
Indien gunningscriterium (kan dit bijvoorbeeld worden ingevuld door):
Afwijken van bovenstaande beleidsrichtlijnen, bijvoorbeeld door ongewenste verdringingseffecten, is in uitzonderlijke gevallen mogelijk, mits voldoende gemotiveerd. Het team Social Return van het Werkbedrijf kan hierbij desgewenst adviseren en bestek teksten invullen3. Het Werkbedrijf is verder de uitvoerder van de social returnafspraken. Zij ondersteunt, adviseert en faciliteert de gemeente bij het vormen van de social returnverplichting, maar ook ondernemers bij het invullen van hun social returnverplichting, teneinde een zo hoog mogelijke opbrengst uit social return te behalen.
3.4 Efficiënte & effectieve bedrijfsvoering
Het is de beleidsdoelstelling van de gemeente Berg en Dal om een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering te realiseren. Dit realiseert de gemeente door leveranciers te contracteren die hieraan een concrete bijdrage kunnen leveren. Maar ook om administratieve lastenverlichting binnen het inkoopproces, voor zowel de gemeente als de ondernemer, na te streven.
Het is in het kader van deze doelstelling van belang dat het presteren van leveranciers doelmatig is en/of dat de leverancier de gemeente ondersteunt bij haar doelmatig functioneren.
De volgende beleidsrichtlijnen zijn van toepassing, bij aanbestedingsprocedures die zich hiervoor lenen:
Bij het realiseren van de beleidsdoelstellingen dienen de inkoopactiviteiten uitgevoerd te worden binnen de kaders van rechtmatigheid, integriteit en professionaliteit.
Een belangrijk algemeen uitgangspunt is dat de gemeente Berg en Dal één aanbestedende dienst is. Dat brengt de wettelijke verplichting met zich mee om de homogene (gelijksoortige) inkoopbehoeften te bundelen. Dit kan ertoe leiden dat drempelbedragen overschreden worden en zwaardere aanbestedingsprocedures aan de orde zijn.
4.2 Juridisch kader (rechtmatigheid)
De gemeente streeft te allen tijde naar een doelmatige en rechtmatige besteding van publieke middelen. Uitgangspunt van de gemeente is rechtmatig handelen. Ten behoeve van alle inkoopactiviteiten is de gemeente gehouden tot naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen, zoals deze zijn vertaald naar de Aanbestedingswet 2012 en het aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016).
Op inkopen binnen de gemeente zijn verschillende nationale en internationale regelingen van toepassing:
De algemene beginselen en uitgangspunten van het aanbestedingsrecht zoals voorgeschreven in de Europese Aanbestedingsrichtlijnen en de Aanbestedingswet 2012:
Proportionaliteit de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Te allen tijde conformeert de gemeente Berg en Dal zich aan enig gewijzigd wettelijk kader waarbij de wet leidend is ten opzichte van onderhavig Inkoopbeleid.
In het ARW 2016 zijn de verschillende typen Nationale- en Europese procedures voor het
aanbesteden van werken volledig uitgeschreven. Daarin staan de regels rond bestek, uitsluiting, bewijsstukken en Uniform Europees Aanbestedingsdocument, inschrijving, termijnen, inlichtingen en gunning en uitvoering. Voor alle werken die door of namens de gemeente Berg en Dal worden aanbesteed, is het ARW 2016 het juridische kader waaraan moet worden voldaan, ongeacht de geraamde opdrachtwaarde. De richtlijnen gelden dus ook voor de (nationaal) openbare, meervoudig en enkelvoudig onderhandse procedures. Ook voor het aanbesteden van diensten en leveringen kan het ARW 2016 worden gebruikt.
Herziene Aanbestedingswet 2012
De huidige Aanbestedingswet 2012 is in 2016 gewijzigd. De wijzigingen voor de nieuwe Aanbestedingswet 2016 zijn noodzakelijk ter implementatie van de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23, 2014/24 en 2014/25, die in april 2014 op Europees niveau zijn vastgesteld en die binnen 2 jaar daarna door de lidstaten geïmplementeerd moeten zijn.
De belangrijkste wijzigingen die voortvloeien uit de herziene Aanbestedingswet zijn:
De Handleiding bij de Nota Inkoopbeleid Berg en Dal 2016 zal, indien wijzigingen hierop impact hebben, aangepast worden.
Gebruik van Inkoop- en contractuele voorwaarden
Bij iedere inkoopprocedure worden in beginsel de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Berg en Dal van toepassing verklaard en worden de algemene verkoop- en leveringsvoorwaarden van de inschrijvende partijen, uitdrukkelijk buiten toepassing verklaard. Tevens wordt er een (concept-)contract opgesteld, waar de inschrijvende partijen reeds tijdens de inkoopprocedure mee akkoord dienen te gaan.
In uitzonderlijke gevallen kan besloten worden om de Algemene Inkoopvoorwaarden niet of niet integraal van toepassing te verklaren. Deze uitzonderingen worden altijd juridisch getoetst door de inkoopadviseur en akkoord verklaard door de directeur Bedrijfsvoering.
Relatie met interne procedures en richtlijnen
De regels die de gemeente Berg en Dal hanteert bij het inkopen en aanbesteden van werken, diensten en leveringen zijn bindend voor alle medewerkers van de gemeente op het moment dat zij gaan inkopen of aanbesteden.
Voornamelijk worden hier bedoeld:
4.3 IntegriteitskaderIntegriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren
Alle inkopen worden op objectieve, transparante, proportionele en niet-discriminerende wijze uitgevoerd. Bestuurders en ambtenaren dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de leverancier en moeten te allen tijde integer zijn. Alle medewerkers dienen zich daarom te houden aan het integriteitsbeleid van de gemeente Berg en Dal. Indien sprake is van een inkoopsamenwerking geldt ook dat gehandeld moet worden volgens eventuele gedagscodes die binnen het samenwerkingsverband van toepassing zijn. Zo is de ‘Gedragscode ambtenaren Nijmegen’ van toepassing daar waar het inkoopsamenwerking binnen de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling betreft.
Verder worden inkoopbeslissingen onafhankelijk en objectief genomen. De gemeente neemt passende maatregelen om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen. Zo worden keuzen in aanbestedingen in een Inkoopstartnotitie vastgelegd (zie Handleiding bij Nota Inkoopbeleid).
Integriteiteisen aan leveranciers
De gemeente streeft er naar slechts samen te werken met leveranciers waarvan de integriteit niet ter discussie staat. De gemeente stelt daarom eisen op het gebied van integriteit aan leveranciers. Deze dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) leverancier. Potentiële leveranciers worden hierop getoetst met inachtneming van de Aanbestedingswet 2012 en de herziening daarvan per 2016.
Waar nodig zal voor een integriteitsbeoordeling een beroep worden gedaan op de wet Bibob alsmede de gemeentelijke beleidsregels in deze.
Een professionele uitvoering van het gemeentelijke inkoopproces draagt bij aan rechtmatig handelen als één van de voorwaarden voor het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring. Dit impliceert dat (potentiële) opdrachtnemers mogen verwachten dat de gemeente hen tegemoet treedt en behandelt als een professioneel opdrachtgever. De gemeente:
Marktverkenning of -consultatie
De gemeente acht het essentieel dat voorafgaand aan een aanbesteding een marktconsultatie of -verkenning plaatsvindt. Deze verkenning zal met lokale en landelijke leveranciers plaatsvinden. De gemeente zal hierbij uitdrukkelijk het lokale bedrijfsleven actief betrekken.
De Gemeente Berg en Dal vindt het onwenselijk dat leveranciers in een te grote mate van haar afhankelijk zijn. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on-)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector en beschikbaarheid van alternatieve leveranciers. Dit stelt zij vast door het houden van marktconsultaties en marktoriëntaties. Deze afhankelijkheid wordt in de inkoopstartnotitie getoetst.
Hiermee wordt voorkomen dat een leverancier niet kan voortbestaan als de gemeente, om wat voor reden dan ook, als klant wegvalt. Bovendien wordt een leverancier hierdoor gestimuleerd om te innoveren en zich te blijven ontwikkelen om andere potentiële opdrachtgevers te werven.
5. Van inkoopbeleid naar tactische en operationele uitvoering
De gemeente heeft, vanwege haar relatief beperkte inkoopvolume, gekozen voor een decentraal georganiseerde inkoopfunctie. Dit betekent dat, behalve een aantal centraal
gecoördineerde zaken op het gebied van bedrijfsvoering (bijvoorbeeld bij facilitaire dienstverlening), afdelingen zelf verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van hun inkoop- en aanbestedingstrajecten. Een uniforme werkwijze is bij deze organisatiewijze van belang. Deze Nota Inkoopbeleid, de Handleiding bij de Nota Inkoopbeleid maar ook de inkoopstartnotitie en standaard aanbestedingsdocumenten vormen hiervoor de basis.
De tactische en operationele inkoop van zowel leveringen, diensten als werken is primair een verantwoordelijkheid van de budgethouders binnen de gemeente. De verantwoordelijkheid voor de naleving van dit inkoopbeleid ligt bij dezelfde budgethouder. In dat kader moet de budgethouder actief meewerken aan de diverse beheersmaatregelen om zo de rechtmatigheid en doelmatigheid van inkopen en aanbesteden te kunnen garanderen.
Het inkoopproces vindt plaats op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Hieronder volgt een korte weergave van het proces.
Deze Nota Inkoopbeleid vormt het strategisch uitgangspunt van alle gemeentelijke inkoopactiviteiten. In hoofdstuk drie zijn de maatschappelijke en economische beleidsdoelstellingen van de gemeente vertaald naar inkoop via beleidsrichtlijnen. Deze beleidsrichtlijnen vormen het richtinggevend kader voor inkoop- en aanbestedingstrajecten.
Onderdeel van dit strategisch niveau betreft het vraagstuk rondom inbesteden en uitbesteden.
Het inkoopproces start met een behoeftestelling waarna een inkoopactiviteit plaats vindt. Bij iedere aanbesteding boven € 50.000 wordt een inkoopstartnotitie geschreven. De financieel consulent en de inkoopadviseur toetsen deze startnotitie. In de inkoopstartnotitie wordt een afweging gemaakt op welke wijze (beleidsrichtlijnen) de gemeente het maximale resultaat (beleidsdoelstellingen) kan halen uit de markt. Het afwijken van de beleidsrichtlijnen kan slechts beargumenteerd plaatsvinden. Deze argumentatie dient in de inkoopstartnotitie beschreven te worden.
Bij opdrachten met een begrote opdrachtwaarde van meer dan € 50.000 (zie onderstaande tabel) dient de inkoopstartnotitie, na advies van de inkoopadviseur, aan het college voorgelegd te worden ter besluitvorming. Op dit moment kan het college nog richting geven aan de inkoopstrategie. Bij akkoord door het college wordt direct mandaat verleend aan het betreffende afdelingshoofd om de aanbesteding uit te voeren en later daadwerkelijk tot gunning te besluiten.
Uiteindelijk wordt per aanbesteding één van de onderstaande marktbenaderingen geselecteerd. Dit op basis van de begrote totale opdrachtwaarde exclusief BTW.
Diensten4 | ||||
Toelichting bij de procedures:
Enkelvoudig onderhands: de gemeente kiest zelf een potentiële leverancier uit. Indien mogelijk een ondernemer uit de gemeente Berg en Dal. De opdracht wordt niet gepubliceerd en er is geen sprake van concurrentie tussen mogelijke leveranciers. Deze vorm van marktbenadering wordt slechts in beperkte mate toegepast.
Bij het hanteren van deze tabel geldt een aantal uitgangspunten:
Afwijken mag alleen als het college van B&W daartoe heeft besloten
Na het tekenen en implementeren van het contract kunnen de bestellingen worden uitgevoerd.
Bij iedere aanbesteding boven €50.000 waarvoor een inkoopstartnotitie is gemaakt zal een inkoopdossier worden opgesteld.
Deze nota treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking en wordt toegepast per 1 januari 2017. Per die datum vervalt de Nota Inkoopbeleid Gemeente Berg en Dal 2016, zoals deze op 12 april 2016 is vastgesteld.
Uitgezonderd inhuur extern personeel / adviesdiensten: tot € 50.000 enkelvoudig onderhands toegestaan. Daarboven tot aan Europese drempelwaarde meervoudig onderhands (minimaal 3 offertes).
De bevoegdheid voor het afsluiten van inkoopopdrachten van € 50.000 tot de Europese drempelwaarde voor het inhuren van extern personeel / adviesdiensten ligt bij het afdelingshoofd / budgethouder.
Uitgezonderd sociale en andere specifieke diensten: vanaf € 750.000 Europees aanbesteden met verlicht regime. Denk bijvoorbeeld aan diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridisch diensten.