Organisatie | Meerssen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Meerssen houdende regels omtrent budget (Budgetregeling gemeente Meerssen 2018) |
Citeertitel | Budgetregeling gemeente Meerssen 2018 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-03-2018 | nieuwe regeling | 27-02-2018 |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
programma verantwoordelijke: de medewerker aan wie burgemeester en wethouders middelen in de vorm van budget heeft toegekend op programmaniveau en die bevoegd is ten laste van het toegekende budget uitgaven te doen of ten gunste het budget inkomsten te genereren, alsmede zorgdraagt voor goede financiële en beleidsmatige onderbouwingen in de planning en control producten op programmaniveau.
budget-verantwoordelijke: een medewerker aan wie op taakveld niveau middelen in de vorm van een budget wordt toegekend door de programmaverantwoordelijke en die bevoegd is ten laste van het aan hem toegekende budget uitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren, alsmede hierover verantwoording aflegt middels de planning en controle producten ten behoeve van de programmaverantwoordelijke..
budgetbeheerder: een door de budgetverantwoordelijke aangewezen medewerker, die op sub-taakveld niveau controleert of de goederen en diensten conform afspraak tegen de overeengekomen prijs, kwantiteit en kwaliteit zijn geleverd en de budgetverantwoordelijke ondersteunt bij de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden op grond van deze regeling.
Hoofdstuk 2 Taken en verantwoordelijkheden
Artikel 2 De budget verantwoordelijkheid
De programmaverantwoordelijke heeft middels mandaat van het college, de verantwoordelijkheid voor een of meerdere programma’s. De programmaverantwoordelijken leggen hierover verantwoording af middels onder andere de P&C-producten. De programmaverantwoordelijke mandateert de budgetten per programma naar een of meerdere budgetverantwoordelijken op de in het BBV voorgeschreven taakvelden.
De budgetverantwoordelijke legt op taakveldniveau verantwoording af middels de P&C-producten. De budgetverantwoordelijke heeft een coördinerende rol en is aanspeekpunt op taakveldniveau voor de P&C-producten. De coördinerende rol houdt o.a. in dat de informatie van de budgetbeheerders op taakveldniveau wordt gebundeld tot een samenhangend verhaal, hetgeen de basis is voor de verantwoording op programmaniveau.
De budgetverantwoordelijke heeft hiermee de volgende taken/verantwoordelijkheden:
Artikel 3 Autorisatie van de factuur door de budgetverantwoordelijke en/of budgetbeheerder
Als er geen titel is, gaat de budgetverantwoordelijke en/of budgetbeheerder niet tot autorisatie van de factuur over. De budgetverantwoordelijke en/of budgetbeheerder gaat, als er toereikend budget beschikbaar is, eerst dan tot autorisatie van de factuur over wanneer er een titel is ontstaan, dan wel het bestaan hiervan hem alsnog is gebleken.
In het geval, waarin er een titel is en dit voor een goede voortgang van de werkzaamheden onvermijdelijk is, kan de budgetverantwoordelijke en of budgetbeheerder – na overleg met de programmaverantwoordelijke en de verantwoordelijke portefeuillehouder - tot autorisatie van de factuur overgaan, zonder dat daarvoor (toereikend) budget aanwezig is.
Het budgetrecht ligt bij de raad. De raad stelt de begroting en begrotingswijzigingen vast. De budgetten worden op programmaniveau vastgesteld. Middels het vaststellingsbesluit in de begroting wordt het college geautoriseerd tot het doen van uitgaven en het innen van baten binnen de voor ieder programma beschikbaar gestelde budgetten. Dit geldt tevens voor de realisatie van het investeringsprogramma en de vastgestelde beheersplannen kapitaalgoederen van het betreffende jaar. De verdere mandatering van budgetten wordt geregeld in deze regeling.
Artikel 8a Onder- en overschrijdingen
Als er sprake is van een te verwachten overschrijding onderzoekt de programmaverantwoordelijke, budgetverantwoordelijke en of budgetbeheerder of er ruimte is binnen het taakveld of het programma. Als die mogelijkheden er niet zijn, dient de programmaverantwoordelijke en/of de budgetverantwoordelijke om aanpassing van het budget te vragen in tussentijdse rapportages.
Artikel 8b Budgetbeheer nadere spelregels
De programmaverantwoordelijke, budgetverantwoordelijke en of budgetbeheerder mag zonder toestemming van het college geen opdrachten verstrekken of overeenkomsten aangaan die inhoudelijk niet overeenstemmen met de omschrijving van de betreffende begrotingspost of het plan of bestek bij een werk / investeringsbudget.
Artikel 10 Dringende uitgaven zonder budget
Voor dringende uitgaven voor activiteiten die onuitstelbaar, onvoorzienbaar en onontkoombaar zijn en waarvoor geen budget beschikbaar is gesteld, wordt in overleg met de budgetverantwoordelijke gezocht naar ruimte binnen de beschikbaar gestelde budgetten.
Waar extra middelen noodzakelijk zijn voor deze 3O’s en de post onvoorzien wordt aangewend, vraagt het college van burgemeester en wethouders achteraf goedkeuring aan de Raad.
Hoofdstuk 4 Relatie andere besluiten
Artikel 11 Financiële verordening, Algemeen Mandaatbesluit, Inkoop- en aanbestedingsbesluit en –beleid
Onverminderd de gehoudenheid aan overige (wettelijke) bepalingen, nemen de programmaverantwoordelijke, de budgetverantwoordelijke en de budgetbeheerders bij de uitvoering van deze regeling altijd de bepalingen van de Financiële verordening, het Algemeen Mandaatbesluit, het Inkoop- en aanbestedingsbesluit en –beleid in acht.
Burgemeester en wethouders kunnen één of meer artikelen buiten toepassing laten of daarvan afwijken, indien toepassing van deze artikelen leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.
Artikel 14 Intrekking oude regeling
De regeling Budgethouders gemeente Meerssen 1997, zoals vastgesteld bij college besluit van 17 december 1996, wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarstukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze regeling in werking treedt.