| Organisatie | Heiloo |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Gedragscode publiceren persoonsgegevens op de website van gemeente Heiloo, 2018 |
| Citeertitel | Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens gemeente Heiloo, 2018 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 13-03-2018 | Nieuwe regeling | 05-02-2018 |
Artikel 1 Definitie ‘publicatie’
Onder ‘publicatie’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van de raadspagina op de website van de gemeente Heiloo.
Stukken die worden geplaatst, blijven na plaatsing permanent toegankelijk.
Artikel 2 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens
Personen die het aangaat kunnen te allen tijde aangeven dat hun gepubliceerde persoonsgegevens worden verwijderd. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd. Een dergelijk verzoek wordt altijd gehonoreerd.
Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen.
Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden
Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt als uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. Desgewenst kan een politiek ambtsdrager extra informatie laten publiceren, zoals adres en telefoonnummer.
Persoonsgegevens van ambtenaren
Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad – ongeacht of zij voor de gemeente Heiloo of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn – geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) worden openbaar gemaakt op de website van de gemeente Heiloo, eventueel met vermelding van de afdeling waar zij werkzaam zijn.
Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten
Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig niet op de website van de gemeente Heiloo openbaar gemaakt.
In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend termen als aanvrager, (wijk)bewoner, belanghebbende etc. onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd.
Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen
De inhoudelijke bijdrage van een persoon die gebruik maakt van het inspreekrecht in een vergadering wordt te allen tijde op de gebruikelijke manier opgenomen in de besluitenlijst en is na te luisteren via het digitale geluidsverslag van de vergadering. Daarbij wordt zijn of haar naam vermeld of genoemd.
Indien een inspreker een tekst inlevert – op papier of digitaal – voor publicatie op de website van de gemeente Heiloo, dan wordt deze op de website geplaatst, waarbij de persoonsgegevens zijn geanonimiseerd en enkel de naam wordt vermeld. De Griffie wijst de insprekers schriftelijk expliciet op de wijze van publiceren.
Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten
De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en bijbehorende bijlagen en achterliggende documenten worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt voor zover deze op de website van de gemeente Heiloo worden gepubliceerd. Het college ziet hierop toe. Een voorbeeld is nota’s van zienswijzen bij bestemmingsplannen.
Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures en petities die aan de raad zijn verzonden of overhandigd worden behandeld als ingekomen brieven. Deze worden niet als zodanig op de website van de gemeente Heiloo openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke bezwaarschriften ten aanzien van raadsbesluiten door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend termen als appellant, (wijk)bewoner etc. onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd.
Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad
Bij publicatie van activiteiten voor de raad op de website wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of e-mail adres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt.
Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit onvermijdelijk is.
Aldus besloten door de raad van de gemeente Heiloo in de openbare raadsvergadering van maandag 5 februari 2018.
Mevrouw G.A.Beeksma
griffier
De heer T.J.Romeyn
voorzitter
Artikel 3a Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden
Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, notulen, politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen.
Op de website van de gemeente Heiloo wordt van de politieke ambtsdrager het volgende gepubliceerd: Voor en achternaam, partijnaam, foto en emailadres. Nevenfuncties moeten bovendien wettelijk openbaar worden gemaakt.
Artikel 3b Persoonsgegevens van ambtenaren
Ambtenaren worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website relevant en niet ‘bovenmatig’. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam van de steller en eventueel de afdeling waar zij werkzaam zijn.
Artikel 3c Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten
Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook regelmatig voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans handgeschreven naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten.
Openbaarmaking – dit geldt voor genoemde vormen – zou betekenen dat via de website van de gemeente Heiloo brieven door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.
Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op de website is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Persoonsgegevens worden hierbij geanonimiseerd.
Artikel 3d Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen
Personen die tijdens raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht doen dit welbewust en in het openbaar. Zij leveren tijdens de vergadering vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in – al of niet digitaal – voor publicatie. Hun mondelinge inbreng is terug te luisteren via het digitale geluidverslag van de vergadering. Als op de door hen aangeleverde tekst hun adres en eventuele overige persoonsgegevens staan, wordt alleen de naam bij de publicatie vermeld.
Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken, geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website van de gemeente Heiloo met vermelding van hun naam. Bij aanmelding om gebruik te maken van het spreekrecht worden zij hier door de Griffie expliciet schriftelijk op gewezen.
Insprekers kunnen niet anoniem inspreken. Via artikel 3c wordt de mogelijkheid geboden om op schrift de boodschap over te brengen, waarbij de persoonsgegevens van de afzender worden geanonimiseerd.
Artikel 3e Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten
De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college. Persoonsgegevens worden hierbij geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. Het college dient te bewaken dat dit ook inderdaad gebeurt.
Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen, wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten.
Hierin wordt de lijn van 3c aangehouden.
Artikel 3f Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad
In het overzicht van activiteiten voor de raad op de website kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mail adressen zijn vermeld.
Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens op de website worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn.