Organisatie | Heiloo |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning van de gemeente Heiloo 2018 |
Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Heiloo 2018 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
29-03-2018 | 09-07-2019 | Nieuwe regeling | 09-10-2017 |
Paragraaf 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
fractie: een raadslid of leden van de raad die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard en die daarmee bij de aanvang van de eerste vergadering na de gemeenteraadsverkiezingen als reguliere fractie worden beschouwd conform artikel 2, lid 1 van het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Heiloo 2018;
Paragraaf 2. Ambtelijke bijstand
Artikel 2. Verzoek om informatie
De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Artikel 4. Weigering verzoek ambtelijke bijstand
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.
Paragraaf 3. Fractieondersteuning
Artikel 7. Financiële bijdrage bij splitsing
Bij splitsing van een fractie wordt de - op grond van artikel 6 lid 2 - vastgestelde variabele bijdrage per raadslid verdeeld over de betrokken fracties, zelfstandige groepen of zelfstandige leden, naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. Het raadslid neemt het variabele deel voor de resterende maanden van het kalenderjaar mee naar zijn nieuwe fractie of groep .
Bij splitsing van een fractie ontvangt alleen die fractie die bij de eerste zitting van een nieuwe raad na de verkiezingen als dusdanig is aangemerkt, conform artikel 2 lid 1 van het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Heiloo 2018, het vaste deel van de financiële bijdrage zoals bedoeld in artikel 6 lid 2.
Artikel 10. Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar
In afwijking van het bepaalde in artikel 9 wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
Artikel 11. Reservering niet gebruikte financiële bijdrage
Bij splitsing van een fractie valt de reserve toe aan die fractie die bij de eerste zitting van een nieuwe raad na de verkiezingen als dusdanig is aangemerkt conform artikel 2 lid 1 van het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Heiloo 2018 voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.
Aldus besloten door de raad van de gemeente Heiloo in de openbare raadsvergadering van maandag 9 oktober 2017.
de griffier
mevrouw G.A.Beeksma
de voorzitter
de heer T.J.Romeyn
De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. Artikel 103 gemeentewet laat dit scherp zien. Vóór de invoering van de wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In de duale verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.
Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
In deze verordening is de griffier het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.
Gezien de duale verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand heldere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moeten worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal het college dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.
Paragraaf 1. Algemene bepalingen
Lid e (fractie) , f (zelfstandig lid) en g (zelfstandige groep).
Hierbij wordt voor nadere specificatie verwezen naar het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Heiloo, 2018. Artikelen 2a, 2b en 2c.
Artikel 2. Verzoek om informatie
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op niet-openbare documenten is het bepaalde in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet van toepassing. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad, het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college en de Verordening op de raadscommissies.
Er is voor gekozen de griffier te benoemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering hun beslag hebben gekregen, leiden ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijkerwijs tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder het gezag van het college vallen en dus niet onder de noemer “griffiemedewerkers”. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
Op grond van het vierde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.
Artikel 3. Verlenen van ambtelijke bijstand
In het vierde lid wordt gewezen op het belang dat het college/ de betrokken portefeuillehouder heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verlenen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.
Het vijfde lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het vijfde lid bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Paragraaf 2. Ambtelijke bijstand
Artikel 4. Weigering verzoek ambtelijke bijstand
Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 3 regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Artikel 5. Geschil over ambtelijke bijstand
Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.
Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Paragraaf 3. Fractieondersteuning
Artikel 6. Recht op jaarlijkse financiële bijdrage
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.
Artikel 7. Financiële bijdrage bij splitsing
Door de bedragen voor de fractie en het individuele lid op te nemen in aparte bepalingen in artikel 6 kan er in dit artikel 7 makkelijker onderscheid worden gemaakt tussen de bedragen waar een afsplitsing recht op heeft.
Artikel 8. Besteding financiële vergoeding
Artikel 9. Voorschot bijdrage fractieondersteuning
Artikel 10. Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar
Artikel 11. Reservering niet gebruikte financiële bijdrage
Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.
Het spreekt vanzelf dat de raad sanctiemogelijkheden kan hanteren voor het geval een fractie niet handelt conform de verordening. Bijvoorbeeld wanneer uitgaven worden gedaan waar de financiële bijdrage niet voor bedoeld is of die niet kunnen worden onderbouwd, wanneer de verantwoording niet tijdig of volledig wordt ingediend, of wanneer teveel ontvangen voorschotten niet tijdig worden terugbetaald. De vermelding in de verordening van de mogelijkheid van terugvordering is stikt genomen overbodig omdat die mogelijkheid ook al bestaat op grond van artikel 4:57 van de Awb. Bestedingen in strijd met deze verordening kunnen worden teruggevorderd voor zover na de dag waarop de subsidie is vastgesteld, nog geen vijf jaren zijn verstreken.
Artikel 12. Verantwoording en controle
Elke fractie legt voor 1 februari verantwoording af aan de raad. Het verslag moet voor die datum zijn ingeleverd bij de griffie. De griffie attendeert de raadsleden op die datum in de eerste week van het kalenderjaar. Indien 31 januari niet op een werkdag valt, wordt de eerstvolgende werkdag aangewezen. Het verslag kan worden ingeleverd bij de griffie. De griffie bevestigt de ontvangst (via de mail of geeft een ontvangstbewijs) aan de indiener. Bij afwezigheid van de griffie kan het verslag afgegeven worden bij de receptie van het gemeentehuis. Ook daar wordt op verzoek een ontvangstbewijs gegeven. Dat bewijst dat het verslag op tijd is ingeleverd.
Te laat indienen of incompleet indienen van het verslag leidt er toe dat het verslag niet in behandeling wordt genomen en het voorschot terug betaald moet worden.
Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.
Bijlage Bestedingsverantwoording fractiebijdrage
Let op dat alle uitgaven voorzien zijn van:
Het verslag kan ingediend worden bij de receptie van het gemeentehuis t.a.v. de griffie, vraag om een ontvangstbevestiging (kan ook per mail) !
Het verslag kan ook afgeleverd worden bij de griffie, vraag ook hier om een ontvangstbevestiging (per mail of op papier) !!