Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Ede houdende regels omtrent het benoemen, herbenoemen en functioneringsgesprekken van de burgemeester Verordening benoeming, herbenoeming en functioneringsgesprekken burgemeester Ede

Artikel 1. Begripsomschrijving

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de commissie: de vertrouwenscommissie;

• b.

  de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Gelderland;

• c.

  presidium: het presidium bedoeld in artikel 2 van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Ede 2017;

• c.

  de secretaris: de secretaris van de commissie;

• d.

  de voorzitter: de (technisch) voorzitter van de commissie.

Artikel 2. Taak commissie

De commissie heeft tot taak:

• a.

  de aanbeveling tot (her)benoeming van de burgemeester voor te bereiden en daartoe een voorstel te doen aan de gemeenteraad;

• b.

  klankbordgesprekken te voeren met de burgemeester.

Artikel 3. Samenstelling

• 1.

  De raad benoemt uit zijn midden een voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter en de leden van de commissie, op voordracht van het presidium. Plaatsvervangende leden worden niet aangewezen.

• 2.

  De raad kan een raadslid benoemen die optreedt als technisch voorzitter aanwijzen, deze heeft geen stemrecht. De taak van de technisch voorzitter is het op onafhankelijke wijze leiding geven aan het proces en de vergaderingen van de commissie.

• 3.

  Als adviseur van de commissie wordt de eerste locoburgemeester toegevoegd.

• 4.

  Een adviseur is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht.

Artikel 4. Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De griffier is secretaris van de commissie en verleent de benodigde ambtelijke bijstand.

• 2.

  De plaatsvervangend griffier is eerste plaatsvervangend secretaris van de commissie.

• 3.

  De gemeentesecretaris kan als tweede plaatsvervangend secretaris van de commissie worden benoemd.

Artikel 5. Werkwijze

• 1.

  De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie leden dit noodzakelijk achten.

• 2.

  De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

• 3.

  Van het behandelde ter vergadering wordt door de secretaris een verslag gemaakt. Dit verslag wordt door de commissie vastgesteld.

• 4.

  De commissie vergadert alleen als tenminste een meerderheid van de leden aanwezig is.

Artikel 6. Geheimhouding

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

• 2.

  De voorzitter van de commissie wijst bij de (her)benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.

• 3.

  De commissie legt in elke vergadering en voor elk gesprek, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

• 4.

  De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt, tenzij in deze verordening uitdrukkelijk anders is bepaald.

• 5.

  De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet verplicht niet opheffen.

• 6.

  De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

Artikel 7. Vertegenwoordiging commissie en ondertekening stukken

• 1.

  De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten.

• 2.

  Alle stukken, bestemd voor de commissie, worden aan het privé-adres van de secretaris gericht en aldaar bewaard.

• 3.

  Alle stukken, die van de commissie uitgaan, worden door de voorzitter of namens hem door de secretaris ondertekend. De stukken worden verzonden vanaf het privé-adres van de secretaris, onder vermelding van ‘geheim’ op de enveloppe.

• 4.

  Stukken kunnen elektronisch worden verzonden na toestemming van de geadresseerde.

Artikel 8. Rapportage benoeming en herbenoeming

• 1.

  De commissie streeft naar een unanieme rapportage van haar opvattingen over de benoeming en de herbenoeming. Desgewenst wordt het gevoelen van de minderheid van de commissie in de schriftelijke rapportage vermeld.

• 2.

  Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen opvattingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen opvattingen van de commissie maar de verschillende meningen binnen de commissie ter kennis van de raad en de Commissaris gebracht.

Artikel 9. Gesprek met kandidaten burgemeestersambt

• 1.

  De commissie bepaalt mede aan de hand van de door de commissaris geselecteerde kandidaten de voor een gesprek te ontvangen kandidaten.

• 2.

  De voorzitter nodigt de geselecteerde personen uit voor een gesprek met de commissie. Plaats, datum en tijdstip van dit gesprek worden zodanig gekozen dat de namen van de kandidaten niet bekend worden bij de kandidaten onderling of bij derden.

• 3.

  Over de kandidaten worden geen inlichtingen - schriftelijk, mondeling of digitaal - ingewonnen dan door tussenkomst van de commissaris. Overleg met derden - met uitzondering van de commissaris - is uitgesloten.

Artikel 10. Beoordeling kandidaten burgemeestersambt

• 1.

  Bij de beoordeling van de kandidaten laten de leden van de commissie zich leiden door de profielschets, zoals deze is vastgesteld door de gemeenteraad.

• 2.

  De commissie kan gebruik maken van externe deskundige ondersteuning voor de beoordeling van kandidaten ten aanzien van persoons- en bestuursstijlkenmerken.

• 3.

  De commissie bepaalt haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten. Zij brengt schriftelijk verslag uit aan de raad en aan de commissaris. Zij doet het verslag aan de raad vergezeld gaan van een conceptaanbeveling van tenminste twee kandidaten, in voorkeursvolgorde, die naar haar oordeel voor de benoeming in aanmerking komen. De commissie vermeldt daarbij ten aanzien van de twee kandidaten de motieven die tot haar oordeel hebben geleid.

Artikel 11. Informatiebronnen commissie en gesprek burgemeester

• 1.

  De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris.

• 2.

  Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

• 3.

  Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in de vorige zin bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

Artikel 12. Verslag van bevindingen

• 1.

  De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen.

• 2.

  Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat ten minste:

  • a.

    een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

  • b.

    een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;

  • c.

    een weergave of de opvattingen van de commissie unaniem zijn;

  • d.

    het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

Artikel 13. Klankbordgesprekken

De commissie voert in ieder geval een klankbordgesprek met de burgemeester in het tweede, vierde en vijfde jaar van de ambtsperiode en in het eerste jaar van de eerste ambtsperiode.

Artikel 14. Afwijkende samenstelling commissie en quorum

• 1.

  Voor het voeren van de klankbordgesprekken met de burgemeester geldt de volgende afwijkende samenstelling van de commissie:

  • a.

    vier fractievoorzitters, waarvan twee behoren tot coalitiepartijen en twee behoren tot oppositiepartijen;

  • b.

    de eerste locoburgemeester namens de wethouders.

• 2.

  De raad kan bepalen dat de eerste waarnemend voorzitter van de raad deel uitmaakt van de commissie voor het voeren van de klankbordgesprekken.

• 3.

  Eén van de fractievoorzitters of de eerste waarnemend voorzitter van de raad treedt op als voorzitter van de commissie voor het voeren van functioneringsgesprekken.

• 4.

  De commissie vergadert alleen wanneer ten minste twee derde van het aantal leden aanwezig is.

Artikel 15. Voorbereiding klankbordgesprek

• 1.

  De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien.

• 2.

  Drie van de klankbordgesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.

Artikel 16. Klankbordgesprek

• 1.

  De voorzitter leidt het klankbordgesprek.

• 2.

  Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de raad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester almede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige klankbordgesprek.

• 3.

  De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:

  • a.

    het functioneren van de burgemeester als voorzitter van de raad en het functioneren van de raad;

  • b.

    het functioneren van de burgemeester als voorzitter van het college en het functioneren van het college;

  • c.

    het beheer van de portefeuilles van de burgemeester;

  • d.

    de informatievoorziening naar de raad;

  • e.

    het vertegenwoordigen van de gemeente in andere bestuursorganen;

  • f.

    de representatie van de gemeente;

  • g.

    de relatie met de ambtelijke organisatie;

  • h.

    verwachte en gewenste ontwikkelingen;

  • i.

    alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte thema's;

• 4.

  In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 17. Conclusies klankbordgesprekken

• 1.

  De griffier stelt de conclusies van het gesprek in conceptvorm vast. De commissie stelt de conclusies vast nadat de burgemeester daarover is gehoord.

• 2.

  Vervolgens worden de conclusies schriftelijk ter kennis gebracht aan de raad en de Commissaris van de Koning.

• 3.

  De conclusies van de klankbordgesprekken in enige ambtsperiode dienen als grondslag voor het gevoelen dat de raad aan het einde van een ambtsperiode aan de Commissaris van de Koning kenbaar maakt over het functioneren van de burgemeester.

Artikel 18. Einde lidmaatschap commissie

• 1.

  Het lidmaatschap van de commissie eindigt van rechtswege op de dag na de dag waarop:

  • a.

    de burgemeester van Ede is geïnstalleerd door de commissaris;

  • b.

    aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester is herbenoemd;

  • c.

    de conclusies van het klankbordgesprek door de commissie zijn vastgesteld.

• 2.

  De raad kan de leden en de voorzitter van de commissie schorsen en ontslaan.

Artikel 19. Archivering

• 1.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 17, alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde enveloppe en gerubriceerd als ‘geheim’ worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

• 2.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

• 3.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

• 4.

  De secretaris van de commissie draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de secretaris vernietigd.

Artikel 20. Citeertitel en inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening benoeming, herbenoeming en functioneringsgesprekken burgemeester Ede.

• 2.

  De Verordening op de vertrouwenscommissie aanbeveling tot herbenoeming burgemeester van 11 juli 2013 (Ede Stad, 24-7-2013) en de Verordening Functioneringsgesprekken burgemeester van 27 maart 2003 (Ede Stad, 27-03-2003) worden ingetrokken.

• 3.

  Deze verordening treedt in werking op de achtste dag na die van bekendmaking.

• 4.

  Deze verordening wordt ter kennis gebracht aan de commissaris van de Koning.