Uitvoeringsregeling

Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem;

Overwegende dat het op basis van artikel 4, lid 3 en artikel 8 van de Gemeenschappelijke Regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem verplicht is een uitvoeringsregeling vast te stellen

Besluit de volgende uitvoeringsregeling vast te stellen:

Artikel A Begripsbepalingen

In deze uitvoeringsregeling wordt verstaan onder:

a. bedrijfsvoeringsorganisatie: de rechtspersoonlijkheid bezittende bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem;

b. bestuur: het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie, als bedoeld in artikel 14a van de wet;

c. colleges: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten;

d. directie: de directe van de bedrijfsvoeringsorganisatie;

e. gemeente: een van de deelnemende gemeenten Alphen aan den Rijn of Kaag en Braassem, waaronder zowel de rechtspersoon als de daartoe behorende bestuursorganen kunnen zijn begrepen;

f. gemeenten: de deelnemende gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem, waaronder zowel de rechtspersonen en/of de daartoe behorende bestuursorganen kunnen zijn begrepen;

g. Intentieovereenkomst samenwerking ICT: de intentieovereenkomst d.d. 18 april 2017 tussen de gemeente Kaag en Braassem en Alphen aan den Rijn, zoals gewijzigd op d.d. 31 augustus 2017;

h. raden: de gemeenteraden van de gemeenten;

i. regeling: de gemeenschappelijke regeling Rijn en Braassem;

j. uitvoeringsregeling: door het bestuur vast te stellen regeling waarin een nadere regeling is opgenomen inzake de taken die door de bedrijfsvoeringsorganisatie worden uitgevoerd;

k. wet: Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel B Doel

In de gemeenschappelijke regeling is vastgelegd dat het doel van de regeling is het bewerkstelligen van een kwalitatief hoogwaardige en doelmatige uitvoering van de taken van de gemeenten op het gebied van informatievoorziening, automatisering en andere niet overheidstaken;

Artikel C Uitgangspunten ICT diensten

1. De bedrijfsvoeringsorganisatie levert de ICT-diensten op de wijze als is omschreven in de Dienstverleningscatalogus, welke is opgenomen in Bijlage I van deze regeling.

2. Daarbij is als uitgangspunt genomen de inrichting van applicaties en processen binnen de gemeente Alphen aan den Rijn op het moment van totstandkoming van de regeling.

3. De ICT infrastructuur en het applicatielandschap van de gemeente Kaag en Braassem wordt middels het Procesplan Migratie ICT, opgenomen in bijlage II van deze regeling, gemigreerd, waarbij zoveel als mogelijk de huidige infrastructuur van Kaag en Braassem wordt gebruikt. Eventuele desinvesteringen van hard- of software die is aangeschaft vóór de inwerkingtreding van de Intentieovereenkomst samenwerking ICT zijn voor rekening van de gemeente Kaag en Braassem. Het Procesplan Migratie ICT eindigt na afloop van de daarin beschreven migratie.

4. Bij de inrichting van applicaties en processen wordt zoveel als mogelijk rekening gehouden dat dit systeem in de toekomst zelfstandig zou moeten kunnen functioneren om een eventuele toekomstige ontvlechting mogelijk te maken.

5. Roerende zaken die nodig zijn voor de ICT-diensten worden in bruikleen gegeven aan de gemeenten.

6. De bedrijfsvoeringsorganisatie zorgt voor toereikende verzekeringen voor de uitvoering van haar taken.

Artikel D ICT functie

1. Om het doel van de regeling te bereiken wordt de regierol op het gebied van Informatisering & Automatisering van de gemeenten belegd bij de afdeling I&A van de gemeente Alphen aan den Rijn.

2. De afdeling I&A van de gemeente Alphen aan den Rijn heeft een initiërende rol bij de voorbereiding van beleid op het gebied van informatie management, informatiestrategie en informatiearchitectuur.

Artikel E (Financiële) administratie bedrijfsvoeringsorganisatie

Om het doel van de regeling te bereiken wordt de financiële administratie van de bedrijfsvoeringsorganisatie uitgevoerd door de afdeling Financiën en Belastingen van de gemeente Alphen aan den Rijn.

Artikel F Meerwerk

1. Indien een gemeente de bedrijfsvoeringsorganisatie verzoekt aanvullende werkzaamheden te verrichten die naar het oordeel van de directie zodanig belastend zijn dat deze niet binnen het reguliere werkproces kunnen worden uitgevoerd, kan sprake zijn van meerwerk.

2. Indien sprake is van meerwerk treedt de directie en de gemeente daarover in overleg om deze werkzaamheden af te bakenen en in te plannen. Voor het uitvoeren van meerwerk kan een extra bijdrage aan de gemeente in rekening worden gebracht. Daartoe zal er een offerte worden opgesteld waarin naast de eenmalige lasten ook een inschatting wordt gemaakt van de exploitatie en beheerlasten van het meerwerk in de toekomst. Na accordering wordt deze offerte uitgevoerd.

Artikel G Inwerkingtreding

Dit besluit treedt de dag na bekendmaking in werking.

Aldus vastgesteld door het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem op 22 februari 2018,